项目文档管理流程

文档管理流程深圳天音通信有限公司分销信息系统编写人员:AMT咨询项目组编写日期:2001年11月12日更新日期:2001年11月12日文档编码:天音/0001文档版本:1.0批准人员:深圳天音项目经理AMT咨询项目经理文档控制修改记录日期编写人员版本备注审阅记录审阅人员审阅日期备注审阅人员审阅日期备注分发记录序号分发至备注项目资料库按照项目文档管理流程的要求，文档接收者请注意：如果您收到本文档的电子版，请打印本页并在相应的栏目中签字。如果您收到本文档的原件，请直接在相关栏目中签字。目录文档控制....................................................................................................................................i修改记录.............................................................................................................................i审阅记录.............................................................................................................................i分发记录............................................................................................................................ii文档概述...................................................................................................................................4目的....................................................................................................................................4适用范围............................................................................................................................4相关文档............................................................................................................................4项目资料库...............................................................................................................................4目的....................................................................................................................................4资料库结构及分类............................................................................................................5文档控制流程...........................................................................................................................6目的....................................................................................................................................6流程说明............................................................................................................................7文档控制标准...........................................................................................................................8目的....................................................................................................................................8软件标准............................................................................................................................8编写标准............................................................................................................................9命名标准..........................................................................................................................11附录：项目文档模板..............................................................................................................11文档概述目的本文档主要明确所有交付成果及其项目文档的管理流程和标准，并将在深圳天音通信有限公司分销信息系统的全过程中加以运用和控制。适用范围本文档就项目文档管理中的以下方面进行明确。项目资料库文档控制流程文档控制标准文档发布流程本文档管理流程将同时适用于参与实施的AMT实施项目组（包括实施联合体科讯公司实施组及PTC公司技术支持组等）和深圳天音项目组的所有成员。相关文档1.AMT项目实施文档标准项目资料库目的按照本项目的实施范围和总体策略，将建立集中管理的项目资料库，便于各类实施文档的更新、审阅、批准和发布管理。同时将在项目开始的初期，快速建立企业信息门户作为项目组进行沟通和文档发布的交互平台，本文档中确定的资料库分类及其他相关的流程都将作为此信息平台建立的需求标准之一。项目资料库由以下要素构成：1.主目录2.目录3.子目录4.主页5.标题资料库结构及分类主目录与本实施项目有关的所有文档及其他相关资料将统一存放在“分销信息系统资料库”主目录内。目录根据实施项目的范围和总体策略，将按照各个分项目对目录进行分类：1-项目管理文档2-财务管理系统实施文档3-人力资源管理系统实施文档4-项目设计管理系统实施文档5-项目施工管理系统实施文档6-办公与企业信息门户系统实施文档7-集成与技术开发文档子目录按照AMT实施方法论(AIM)和项目管理方法论(PJM)，建立以下分类子目录：项目管理文档目录下：1-总体实施计划及管理标准2-每周工作计划3-每周项目进度报告4-变更报告5-问题报告6-风险和争议报告7-阶段确认报告8-备忘录及会议纪要9-质量检查和审计报告10-文档发布通知11-文档模板12-其他文档及参考资料分别在财务管理系统、人力资源管理系统、项目设计管理系统、项目施工管理系统和办公及企业信息门户系统目录下：1-流程重组2-需求报告3-解决方案4-系统设置5-数据转换6-系统测试7-用户培训8-上线运行及维护9-其他集成与技术开发目录下：主页以下的文档同时要求以主页的方式存放：总体实施计划及管理标准每周工作计划每周项目进度报告阶段确认报告文档发布通知备忘录及会议纪要重大的变更报告、风险报告及问题报告其他需要跨项目小组或职能部门协调的报告或文档标题以下的文档同时要求以标题的方式存放：文档模板质量检查和审计报告主要的培训教材其他需要发布的参考资料等文档控制流程目的本控制流程明确项目文档的编写、分发和更新流程，并适用于所有项目文档的编写和收发过程。流程说明1.新建项目文档所有文档的复核、审批、更新均需遵照以下的程序和标准。按照AMT实施方法论和项目管理方法论以及项目工作计划和交付成果清单，采用本项目特定的文档模板创建项目文档，并：分配文档的版本号和文档编码，参见文档版本标准和文档编码标准。在文档控制的修改记录栏记录文档更新的所有记录。在审阅栏中，将需要审阅本文档的人员填列出。在分发栏中，将本文档所有的分发对象分别填列，包括项目资料库。创建文档目录，目录的显示级别为3层。创建文档概述，表明此文档的阅读对象、目的以及工作关联等。编写实施文档。2.文档复核、修改所有文档在分发前必须通过项目管理计划中指定人员的复核和审阅。本项目中各类文档的审阅级别请参见附表，并遵照以下的流程和标准：由文档编写人或项目小组组长按照文档审阅级别填列审阅人。将文档分发给相关的审阅人，并将拷贝件存放在项目资料库。由审阅人审阅后提出意见并书面通知文档编写人或项目小组组长。若需要，由指定人员对文档进行修改更新。按照文档级别，获得最终的审批（审批可以通过会议纪要或电子邮件的方式）但电子审批件需要并会同该文档一并保存于项目资料库。正式发布文档，定期通过文档发布通知项目组及所有的相关人员。3.对已经批准的文档更新对所有的经过最终审批发布的文档需要进行修改的，必须按照项目管理计划中的变更流程进行方能进行文档的修改和更新，未通过变更报告并获得批准的修改将视为无效。文档控制标准目的文档控制标准对以下事项进行明确，在创建、更新和审批项目文档过程中将严格执行统一的文档标准：文档软件标准文档编码文档版本文档封面文档页眉页脚文档字体文档命名标准软件标准1.文档软件标准建议项目文档采用统一的MSOFFICE2000版本作为编写工具，对于部分技术文献资料需要采用ACROBATREADER4.0以上进行浏览，其他相关软件的采用都需要通过项目经理的审定。以下是常用的文档类型及软件列表：文档类型建议采用的软件文字类MS-OFFICEWORD2000表格类MS-OFFICEEXCEL2000培训演示类MS-OFFICEPOWERPOINT2000流程图类VISIO2000计划类MSPROJECT2000/每周工作计划采用MS-OFFICEWORD2000编写标准2.文档编码文档编码是所有项目交付成果及实施文档的唯一标识，要求按照以下的格式进行编排：项目/PPP/CCC/NNNN，其中:PPP=分类名称缩写CCC=功能分类缩写NNNN=顺序4位数字编号按照AMT实施方法论和项目管理方法论的要求结合地铁项目文档的分类，各类文档编码参见下表：文档对应目录文档对应子目录文档