客户档案管理制度

客户档案管理制度第1章目的第1条为科学地保管和高效地利用客户档案资料，提高客户档案立档工作质量，为档案管理工作提供依据，特制定本制度。第2条本制度适用于企业客户服务部、市场部、销售部、财务部等部门所有与客户有关的表格、计划、文案等资料的收集、归档、建档，以及档案的日常管理工作。第3条客户档案管理的职责分工如下。1.客户信息主管负责编制客户档案管理制度，并监督执行。2.客户信息管理人员负责客户信息资料的收集、整理、归档、建档，以及档案的日常管理工作。3.客户服务人员、销售人员负责客户信息资料的收集、记录工作，并在规定时间内将客户信息资料提交给客户信息管理专员。第2章客户档案的立档工作第4条客户档案的内容。客户档案包括“客户基本资料表”、“客户信用评估报告”、“客户销售合同（复印件）”、“客户资质评级表”、“客户销售统计表”、“客户信息分析报告”等。第5条客户档案信息的来源。由于客户档案由多个部分构成，所以不同的信息由不同的部门负责提供，具体要求如下所述。1.本月的“客户基本资料表”、“客户销售合同（复印件）”、“客户销售统计表”等资料由销售部门负责在下月日前向客户服务部档案管理人员提供。2.本月的“客户信用评估报告”等资料由财务部门负责在下月日前向客户服务部档案管理人员提供。3.本月的“客户资质评级表”、“客户信息分析报告”等资料由客户服务部负责在下月日前向客户服务部档案管理人员提供。第6条客户信息的归档程序。新收集的客户信息资料应及时归档，归档程序如下所述。1.对客户信息进行鉴别，看其是否符合归档要求。2.按照客户信息的属性、内容，确定其所归属的档案。3.在信息目录上写明信息材料的名称及有关内容。4.将新客户信息资料放到指定位置，以方便查找。第7条归档的资料必须按年度立卷。本企业在营销活动中形成的各种有保存价值的资料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第8条客户的基本信息主要包括客户名称、法定代表人、地址、邮编、电话、传真、注册资本、经营规模、经营范围、经济实力、客户与企业的主要业务来往记录等。第9条为保证案卷质量，统一立卷规范，立档工作由相关部室兼职档案员配合，档案室的文书档案员负责组卷、编目。第10条案卷质量总要求。保持文件之间的有机联系，遵循文件的形成规律和特点，方便保管和利用。第11条归档资料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全。第12条在归档的资料中，应将每份文件的正本与副本、转发文件与原件、请示与批复、多种文字形成的同一文件放在一起，不得分开。第13条普通文件应合一立卷，绝密文件应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第14条不同年度的资料一般不得放在一起立卷，但是以下情形需要特殊处理。1.跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。2.没有复文的，放在请示年立卷，跨年度的规划在针对的第一年立卷。3.跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。4.跨年度的会议文件放在会议开幕年。第15条客户档案资料应区别不同情况进行排列，密不可分的材料应依以下次序排列在一起。1.批复在前，请示在后。2.正件在前，附件在后。3.印件在前，定稿在后。其他材料应依其形成规律或特点进行排列。第16条客户资料应按排列顺序依次编写页码。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面左上角打印页码。第17条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写字迹要工整，卷内目录放在卷首。第18条客户档案有关资料情况的说明应逐项填写在备考表内，备考表应置卷尾。若无情况说明，应填写相关负责人的姓名和立档日期。第19条各部门案卷的排列顺序。软卷封面（含卷内文件目录）→客户资料→封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第20条案卷的装订。装订前，对被破坏的材料应按裱糊技术要求装裱，字迹已扩散的应与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第3章客户档案的保管工作第21条客户档案的保管要做到“四不”，即“不散、不乱、不丢、不坏”。第22条为确保客户档案的完整和安全，必须对客户档案材料进行检查与核对。第23条客户档案材料检查与核对工作要定期进行，检查的内容既包括对客户档案保管的环境进行检查（如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等），也包括对客户档案材料本身进行检查（如查看有无霉烂、虫蛀等）。在下列情况下，也要对客户档案材料进行检查与核对。1.对有些档案发生疑问。2.发生突发事件之后，如文件被盗、遗失或发生火灾。第24条客户档案的保管、保密工作，严格按照下列要求进行。1.库房要配备必要的防火、防潮器材。2.设专人负责客户档案的保管工作，配齐必要的存档设备。3.库房、档案柜应保持清洁，不准存放无关物品。4.任何人不得擅自将档案资料带到公共场合。5.客户档案保管人员离开时关灯关窗，锁门。6.无关人员不得进入库房。7.库房内严禁吸烟。第25条要对客户的档案材料（包括档案的数量、档案材料的收集补充情况、档案的整理情况、档案的保管和利用情况、库房的设备情况、档案工作人员情况等）进行严格统计。第4章客户档案的使用与销毁规定第26条客户档案的使用。企业各部门与客户间的重大事项，均须报告客户信息服务部（除该业务保密外）。第27条如果需要查阅客户档案，应按以下手续进行。1.由申请查阅者提交查阅申请，在申请中写明查阅的目的、对象、理由、查阅人概况等。2.由申请查阅者所在单位（部门）盖章，负责人签字。3.由档案保管部门对查阅申请报告进行审核，若理由充分、手续齐全，则予以批准。第28条客户档案外借时，须履行如下手续。1.借档部门提交借阅申请，内容与查阅申请相似。2.借档部门盖章，负责人签字。3.档案部门对借阅申请进行审核、审批。4.进行借阅登记，把所借材料的名称、份数、借阅时间、理由等填写清楚，并由借阅人员签字确认。5.归还借阅材料时，应及时在外借材料登记表上注销。第29条销毁客户档案应履行如下手续。1.超过保存期限的档案，由客户服务部档案管理人员登记造册，经客户服务部经理和档案形成部门领导共同鉴定，报客户总监批准后，按规定销毁。2.经批准销毁的档案可单独存放半年，经验证确无保留价值时再行销毁，以免误毁。3.销毁档案必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将待销毁的文件另作他用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁登记表上签字。第5章附则第30条客户档案的修改、更新。客户发生重大变动事项时，应及时修改客户档案资料；客户与本企业的业务交往、客户的年度业绩报告、财务状况报告应及时更新。第31条本制度由客户服务部客户信息主管制定、修订和补充。第32条本制度呈报总经理审批，自颁布之日起执行。