汽车备件运营管理细则

1前言随着店面备件业务的不断丰富，势在必行需要做到库存管理科学化，业务流程标准化，业务操作熟练化，为了使店面备件业务规范，提供较高服务质量，提高客户满意度和店面收益，本细则提供了可供对照的标准管理流程，对店面的日常业务做出了系统的指导。本细则共分为八个章节：备件部门的职责、零件采购管理、零件库存管理、零件入库出库盘点管理、备件仓库管理、精品和油漆辅料管理、其他业务管理及补充说明，通过各章详细的讲解，使得店面备件业务人员能够全面系统的了解和掌握备件业务的各项知识，并使得管理人员能够意识到备件业务的成熟会提高店面的竞争力。备件部门的使命就是通过高的供应率来及时满足客户的需求，和优化库存带来的低库存金额使店面获得良好的收益。为实现这一使命，希望各店服务经理、备件负责人、备件业务人员能够熟读该细则，并把它运用到今后的实际工作中去，为客户提供高品质的服务，为提升润东品牌形象做贡献！2目录第一章备件部的职责．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3第二章零件采购管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．51、零件采购原则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．52、订货流程管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6第三章零件库存管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．71、我们需要一种科学的库存管理方式．．．72、零件的生命周期．．．．．．．．．．．．．．．．．．．73、库存级别管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．84、库存管理总结．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．115、备件部重点KPI指标．．．．．．．．．．．．．．．12第四章零件入库、出库、盘点管理．．．．．．．．．．．．141、入库管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．142、出库管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．143、盘点管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15第五章备件仓库管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．171、备件仓库管理的原则．．．．．．．．．．．．．．．172、备件仓库现场管理的细则．．．．．．．．．．．203、B/O零件到货管理和预约货架管理．．．．20第六章精品和油漆辅料管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．221、精品管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．222、油漆、辅料管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．22第七章其他业务管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．241、旧件及废油废品（件）处理．．．．．．．．．242、交旧领新制度．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．253、呆件处理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．264、借用管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．275、外部采购．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．276、仓库管理员权限设置．．．．．．．．．．．．．．．28第八章补充说明．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．293第一章备件部的职责零件供应是向客户提供售后服务必不可少的重要环节，备件部能否及时、准确的供应零件，往往直接关系到能否及时向客户交付车辆，关系到客户满意度。而另外，备件部对零件库存的有效管理，可以实现资金的高效周转，为店面带来可观的效益。备件部的使命就是要通过最大限度的及时满足客户需求（实现高的供应率），和优化库存带来的低库存金额，以获得良好的营业收益。备件部门的工作职责主要分为以下几个部分：1、销售是指向维修车间提供维修所需的零件。一个称职的备件部门必须保证较高的零件及时供应率。2、订货（采购）为了维持零件的供应，必须及时向零件地区供应中心发出订货，补充销售出去的库存。3、仓库作业日常的仓库作业包括入库、出库、盘库等作业4、从备件部的工作职能上来讲：不局限于管理零件，管理范围还包括以下几个方面：1.1、汽车装璜：包括车用精品及非车用精品（外围附件、电子产品、服饰类、箱包鞋帽类、洗化类、烟酒类、购物卡、礼品卡等）。1.2、养护用品：包括蓝海豚养护用品及厂家养护用品及自购其他养护用品。1.3、油漆及辅料：色母及漆用辅料、其他辅料。1.4、工具：包括厂家配备专用工具、设备工具、常用其他工具。41.5、其他：废油废品类、礼品类、办公用品类、劳保类、油类（汽油、柴油等）、广宣类等不同类别（可根据店内实际情况调整归属管理）。总之，零件销售是备件部的根本任务。零件销售换句话说就是零件供应。没有备件部门及时准确地提供零件，也就没有维修服务良好的客户满意度。备件部门的仓库作业和订货管理是为零件提供服务的。通过良好的仓库保管工作和及时合理的订货工作可以为零件的供应提供坚实的保障。5第二章零件采购管理1、零件采购原则1.1、按市场保有量做采购计划：明确市场车型的保有量、回厂台次、回厂车型等数据来把握库存车型零件的生命周期，及时调整库存结构。1.2、按零件类型调整采购计划：零件类别特殊对策新车型零件上市0至6个月期间、需求量小待初期库存消耗掉，需一买一上市7至12个月期间、需求增长很快根据近期需求趋势特殊管理（采用最近三个月的出库数据计算所需库存）上市13至24个月，需求波动很大谨慎监控需求波动趋势（采用近六个月的数据计算所需库存）季节性零件（在每年的特定月份中，需求突然增加）根据季节性变化趋势控制库存，计算订购数量时，乘以季节性参数（如夏季的雨刮片可以根据历史同期增长情况乘以1.4等）大型零件（需求较大存储空间）谨慎地降低在库数量，保持库存量最小化高价值零件（占用资金多、风险高）保持稍低于正常水平的库存6服务节零件（服务周期间需求猛增）根据需求波动趋势，保持适当的库存量保修零件根据服务部门的信息保持库存精品根据新车销售数量保持库存1.3、根据紧急件需求和库存件的目标供应率做采购计划。库存度越小、库存成本越小，占用的资金就越少，但是供应率可能就无法保证；所以最科学的库存管理一定是从库存宽度和库存深度出发，保持适应需求的库存度，并通过观察供应率的变化来微调库存宽度和深度。2、订货流程管理2.1、备件计划员做订单，备件负责人确认审核完毕后，计划员通过订货系统或厂家规定的订货形式订货。2.2、备件负责人和计划员应及时跟踪零件发货情况，及时了解零件缺货信息。2.3、零件订货分正常订单和紧急订单。(1)、正常订单：4S店用于补充其常规零件，以保证零件供应，无品种和数量的限制，以快流件为主。(2)、紧急订单：为满足客户对非库存零件的临时需求、专门应对由于车辆故障无法继续使用的紧急情况而下的订单。此类订单以库存短缺零件为主。紧急订单需要有S/A,前台主管签字，大金额（超过1万）或总成件还需要服务经理和车间主管签字确认。车不在店的，需要车主交不低于零件销售价的50%-80%做押金，零件到货后通知客户，一定时间内（自店制定时间）不来更换，零件退库，押金不退。较大事故车紧急订单需经服务部、财务部审核，审核订货押金是否收取或保险公司是否确定索赔等，然后方能采购。2.4、备件部采购非厂家零件时，要进行采购询价，同种零件比价格、同种价格比质量、同种质量比服务，按照厂方、集采、自采顺序优选供应商。7油漆、辅料采购要备件部做好需求统计分析后再采购，避免超储。2.5、SRD(宝马零件自动补货系统)(1)、每天人工监测自动补货清单,检查SRD日志，避免零件被锁。(2)、在“补货监控报告”查看补货项目，监测最小包装数量，最小库存数量以及库存零件的再订购点(3)、在“业绩管理”监测自动补货排除率，库存超储情况，及时对于店面储库存做出调整(4)、在“更改自动补货标记”对于季节性，周期性的配件及时排除，避免补货形成呆滞。(5)、对于SRD每天的自动补货项目，要在每天的18：00之前，在系统中监测，根据实际需求，结合季节周期变化，调整补货数量，减少单一品种资金的积压，提高单一品种周转。SRD系统每天形成建议订单，备件计划员要在订单正式生成之前，根据自己店面实际情况，分析数据的准确性，调节补货数量，删除不必要的需求。对于常用配件的补货数量限制在库存最大值与最小中之间，避免不必要的超储，备件主管/经理要负责监督审核2.6、订货需求发现与查询(1)、库存缺货实时查询在DMS系统中，“销售点系统”中的“高级查询”建立高级查询公式(按照零件号，零件名称，库存数量，B/0数量,P/O数量，最大库存，最小库存，车型代码等)，每天下班之后，运行高级查询，核查库存的缺货状况，根据自家的使用情况对于A类快流件，做紧急订货补充，对于全国缺货的配件，做调货处理。用以保证隔天配件及时供应。(2)、全国快流件供应查询和缺货预警8每周在RDA系统中，查询全国前1000种畅销配件，通过BBA系统确认宝马厂家的快流配件的库存以及补货状况，按照自家的库存的需求情况，对于店面未来可能存在的需求，根据资金情况做出订货预期判断。(3)、订货频次和订货深度一般库存储备：提高订货频次，降低订货深度，以配件周转带动资金周转。SRD补货：每天在18：00之前，在SRD系统中对补货订单进行订货深度修正，减少库存储备周期，减少的成本积压可以运用到紧急需求的采购上。紧缺类配件补货：不能严格的按照订货频次和订货深度来测算订货数量，而是按照现有资金的可用性，全国缺货程度，以及其他经销商的缺货情况，做市场销售预期，储备的配件不一定要自己消化，也许其他经销商也是销售对象。第三章零件库存管理1、我们需要一种科学的库存管理方式某些备件工作者仅仅凭借一定的市场经验，就认为可以推断出“该存什么，不该存什么”，“什么时候订什么”，供应率也可能达到80%-90%，但随着时间的推移，就会产生一定量的不良库存——这是被无数事实证明了的！所以，我们需要一种科学的方法来管理我们的库存！零件的流动具有偏向性——最大的销量往往只是集中在最少的品种当中9不同种类零件在市场上的流量存在巨大差异，左图是某家海外分销商所做的分析，我们发现在一段时间内的全部27万项的订货中，90%的金额集中在3万个品种当中，也就是11%的订货品种占了销售量的90%。因此，我们要把注意力放在管理这些少量的库存品种上。那么究竟库存什么呢？只库存我们刚才说的那11%的常流动品种吗？还是把所有的品种都做库存？对于每一零件应该如何库存，以及库存多少呢？只有通过市场和日常销售数据的详细统计和分析，才可以实现稳定、合理、高效的库存，进而提高备件部的整体工作效率，最终实现CSNO.1的目标。2、零件的生命周期对于任何一个零件来说，其所适用的车型都将经历初期投入市场、较高市场占有率、老车型淘汰三个阶段。从下图可以看到，市场对这种零件的需求正像生命现象一样，表现出增长、平稳、衰退的起伏趋势，我们称之为零件的生命周期。如何针对零件在其生命周期不同阶段的特点，有的放失地进行库存管10理，将成为我们做好零件库存宽度的主要课题。3、库存级别管理3.1库存级别管理定义及其必要性库存级别管理是指根据零件销售数量和销售频度的不同而进行级别划分，并对各个细分级别采取相应的管理方法。对零件库存进行级别化管理其实就是对各种零件进行级别划分，然后依据各级别的特性制定针对性的管理方法。这种库存级别管理方法不但能够有的放失地提高零件供应率，同时也能够给店面提高库存资金的利用率。运用这种科学的库存管理方法能够最终实现我们的使命——精简库存。3.2、库存级别的划分我们在划分零件库存级别时，是依据月均需求量（MAD）和需求频次两个参数，对一段时间内发生过需求的零件进行级别划分（MAD:通常我们采用前6个月的每月需求量来计算月均需求），如左图：从图中，可以看出我们先依据需求数量MAD按照从高到低的顺序排列，进行了大级别的划分，为A,B,C,D,E,F,G7个大级别，并且还划分出了库存级别A,B,C,D和非库存级别E,F,G级。其中，库存级别为具有流动性的零件库存，因此我们需要对该级别的零件进行重点管理，并进行必要库存。但仅仅依据MAD还不能精确的对零件进行更细致的级别划分，这是因为，某一零件的需求量虽然很大，并不一