电子文件归档与管理

电子文件归档与管理张洪涛•一、电子文件与电子档案概述•二、电子文件的收集•三、电子文件的整理•四、电子档案的管理•五、电子档案的利用•六、电子档案的保管一、电子文件与电子档案概述（一）电子文件与电子档案的含义电子文件（ElectronicRecords）是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、扫描机），并有相关环境（如操作系统、数据库）支持；以数码形式（数字、图形、音频、视频）存储在外存储器上；阅读及处理需设备；借助网络传输。电子文件可分为如下几类：•一是文本文件（text,字或表处理文件）。是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。•二是数据文件(date，数据库电子文件)。以数据库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记录、字段是其三个层次。•三是图形文件（graphic）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。•四是图像文件（image）。指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。•五是影像文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等。•六是声音文件。指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。•七是命令文件，即计算机程序。电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。含义:•一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。•二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。•三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。•四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的DBASE等设计的管理软件。（二）电子文件的特点及其影响1、特点（1）依赖设备（设备化）。电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备。纸质文件可以直接阅读，电子文件不能直接阅读。离开计算机的操作系统及应用软件，我们就无法对电子文件进行读写和管理，这就决定了电子文件与其相应计算机系统软硬件及其相关设备的依赖性。这给电子文件保管带来许多问题，促使我们在电子文件形成时要考虑将来计算机及其设备的兼容性、设备发生故障时的应急处理措施、电子文件加密后的解密、技术设备更新时电子文件数据格式的转换等问题。（2）数字化。电子文件的信息形态是数字化的。电子文件通过计算机显示或打印机打印到纸上使我们看到的由文字、图形等是电子文件的一种输出形式。（3）网络化。电子文件借助网络，能实现信息共享，但不安全。电子文件依赖于计算机及其网络系统，它可以不受时空限制，如果不采取保密措施，则能在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端。二、电子文件的收集1、收集积累要求（1）在OA系统中形成电子文件，应收集电子文件正本、记录修改过程和办理情况的的信息，元数据及记录电子文件的背景信息。草稿性电子文件，由于不具备正式文件的功能，一般不收集，但法律、法规等重要文件在其修改过程中形成的电子文件应收集。（2）用计算机起草、打印，但不通过网络流转的电子文件，应收集其最后稿本，最好能收集其过程文件，同时应记录其背景信息。（3）为了保证电子文件不被非正常改动，除应及时收集外，还要有严格的安全措施，尤其是无纸办公系统所形成的电子文件应严格控制。（4）应及时捕获在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其收集责任的电子文件，将其集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以后再进行整理。（5）收集电子文件时，必须收集与之适应的软硬件环境、元数据和背景信息等。在通用的软硬件环境下形成的电子文件，对软硬件条件及相关参数要有明确记录；在特殊软硬件环境下形成的电子文件，对软硬件及相关参数要进行收集。对收集的电子文件要进行登记，以防遗漏，同时也便于查找。并要对电子文件逐一备份，在特殊情况下可制成纸质复制件或缩微品，以防计算机系统发生故障而造成电子文件无法读取的不可挽回的损失。在管理制度上，应将电子文件收集视为电子文件责任者的一项重要任务，要指定专人负责，并在档案管理部门指导监督下进行。（6）电子文件的格式必须统一。文本文件：通用格式为：XML、RTF、TXT，并注明文字处理工具，如WORD等。扫描型电子文件：通用格式为：JPEG、TIFF，如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。视频、多媒体、超媒体文件，通用格式为：MPEG、AVI，如为非通用格式，应收集其压缩算法和相关软件。音频文件，通用格式为：WAV、MP3，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。（7）保证电子文件真实性的主要措施是：一是从电子文件生成时就开始对其严密监管，建立对各项操作的跟踪记录；二是建立真实性的认定方法和手续。明确检验要素，主要是：电子文件生成过程的不同版本；各位责任者的签署手续；操作处理的权限核对；交接程序审核等。三是建立鉴定规则和程序。四是明确执行部门和责任者。（8）保证电子文件完整性的主要措施是：一是建立电子文件的收集、积累制度。二是在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间。三是对电子文件的背景信息作出规范化的要求，并随时进行登记。四是制定电子文件元数据管理规范。（9）保证电子文件有效性的主要措施是；一是归档时应注明文件存储格式、软硬件环境、相关数据及参数。二是对于通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。三是对于专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，不能转换时应将该软件与文件同进归档。四是对于加密电子文件，应解密后再归档，确实需要以加密方式保存的，应将其密码同时归档。2、电子文件收集的范围（1）按载体形式分的归档范围A．磁带B．磁盘C．光盘D、优盘（2）按文件内容分的归档范围（电子文件归档的变化）A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位用电子计算机辅助设计（ＣＡＤ）、辅助制造（ＣＡＭ）的各种电子文件材料。B、本单位的收文。主要指通过网络传输、面交或邮寄收到的各种磁盘、光盘、磁带等电子文件材料。C、本单位设计的各种应用软件。D、本单位购买或接收的各种系统软件、应用软件。⑶实行电子公文归档后的变化A、归档范围的变化①本级公文由收发文单位均归档变为仅发文单位归档。②上级公文由归档不分工变为归档须分工。③联合发文由“必要重复”变为“不要重复”。④制发文由仅归公文变为另归元数据。B、归档要求的变化①归档公文由不需检测到必须检测。归档的纸质公文一般只需目测，不需借助设备仪器检测。归档的电子公文必须借助设备仪器进行真实性、完整性、有效性检测。对电子公文真实性检验的内容主要指：电子公文生成过程中不同版本是否齐全；是否有各位责任者签署手续；操作处理是否经过权限核对；交接过程是否有审核等。完整性检验的主要内容指：电子公文的不同稿本是否齐全；同一稿本是否齐全；电子公文的职能活动、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背景信息是否齐全；电子公文的元数据（包括公文的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）是否齐全。有效性检验的主要内容指：电子公文经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后，其信息是否仍可识别；光盘、磁盘、磁带等是否可用；在规定的系统中是否可用等。②公文由定期归档变为即时归档。纸质公文一般在形成的第二年上半年归档。电子公文因其具有可复制性，一般在形成后即时归档（或称在线归档、随办随归），即实行逻辑归档。实行即时归档要求电子公文整理方法能适应于随办随归的方式，《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中规定的分类、排列、编号等方法都能适应随办随归。③归档公文的载体类型由单轨制变为双轨制。纸质公文一般仅归纸质公文，即单轨制。为了保证电子公文的真实性、完整性和有效性，在电子公文的法律地位尚未普遍认可的情况下，现实的电子公文归档一般采用双轨制，即归电子公文与电子公文打印出的纸质公文。④归档公文的份数由单套制变为三套制。纸质公文一般仅归档一套，其它的作为资料保存。电子公文按规定须归档三套，一套归档保存，一套提供利用，一套异地保存。这是因为电子公文在利用时可能造成其损坏，必须有一套保存不用；电子公文归档后存储载体很难长期保存，必须多套保存，以防不测；电子公文如仅在一处保存，如遇类似9.11事件的发生就无法恢复全部档案。电子公文归档的多套制，使传统档案学中归档的唯一性受到挑战。3、电子文件收集的时间与方法电子文件一般应在电子文件形成或任务完成后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要分阶段收集。电子文件的收集，有的用计算机网络系统进行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程，因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集工作。4、电子文件的审核（1）对是否归档进行审核。（2）对完整性、准确性进行审核。（3）对相关环境进行审核。三、电子文件的整理(一)、电子文件整理与纸质文件整理的不同之处①整理的前处理不同纸质文件材料要进行拆除金属物、修裱破损文件、复制褪变文件、折叠超幅面纸张等前处理工作，鉴定的范围主要是确定密级、归档范围、划分保管期限，对重要的特殊载体的文件还应进行真伪鉴定。而电子文件在归档前除进行是否归档、确定密级、划分保管期限等鉴定外，还需进行真实性、完整性和有效性检验。②整理的环境不同纸质文件可用计算机辅助整理，也可用手工整理；可实行随办随归制度，也可实行年终归档制度；可进行集中整理，也可实行分散整理；可实行文书处理、档案整理一体化，也可实行文书处理、档案整理分开化。电子文件一般实行计算机整理、随办随归档制度（也可实行年终、季末、月末、阶段等归档制度）、集中整理（也可实行网络化分开整理）、文档一体化。③整理的对象不同纸质文件的载体是纸，强调其原始性；归档时仅归纸质文件即可，可实行归档的单一载体。电子文件材料是信息，一般存储在光盘、磁盘等载体上，必须借助于计算机等设备才能阅读，不强调原始性，但强调其真实性；在较长时期内，还需实行电子、纸质文件归档“双轨制”。④整理的方法不同纸质文件整理时分类的级次一般采用三级，分类方案一般采用年度—机构（问题）—保管期限，分类方案中强调按机构或问题集中；编目可用计算机，也可用手工。电子文件用计算机检索很方便，因此，在整理时分类的级次可采用三级分类，也可采用两级分类，分类方案一般为年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题），分类方案中强调按保管期限集中，这样便于日后的鉴定工作；电子文件的编目需用计算机。⑤整理后的归档文件处理方法不同纸质文件材料整理后需装盒、排架；归档时间一般在岁末年初或某阶段结束后；归档份数一般为一份；整理时及刚归档后利用不太方便。电子文件整理后，其电子部分的归档信息在计算机中排序后，存入光盘、磁盘等载体中即可；归档份数一般为三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存；“双轨制”中的纸质部分要与电子部分的内容、排序、编号等一致；归档时及归档后利用较方便。（二）电子文件的登记电子文件应以盘、件为单位分别登记，格式及项目见《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）附录A的表A.1、