电子文件管理张照余删减版

1电子文件管理1、电子文件的定义：国际：（1）通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片/带之上的文件/档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排；（2）通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件（3）在正常的业务活动中以数字形式利用、保留或存储的任何文件，而无论其是否以数字形式制作或接收（4）以数字形式存在，依赖于计算机的文件3、电子文件与相关概念辨析（1）机读文件：是电子文件概念的“曾用名”“机读文件”强调文件的阅读方式；而“电子文件”强调文件的存在方式机读文件概念不太严谨（2）虚拟文件：不同于传统实体文件的、具有“虚拟性”的计算机文件。一度引起关于电子文件的“虚拟性”之争虚拟论者：电子文件具有虚拟性反虚拟论者：电子文件具有物理实态。（3）数字文件数字文件=电子文件国际惯称：电子文件（electronicrecords)数字资源（digitalmaterials/resources)但也有观点认为：电子文件数字文件（我们不认同）（4）电子档案电子档案==电子文件电子档案==归档了的电子文件电子档案==具有档案性质的电子文件4、电子文件的特点：（1）、非人工识读：人们无法直接阅读电子文件，必须借助计算机来阅读。（2）、对生成技术环境的依赖：电子文件只有在其生成的技术环境中才能最大限度地保持其原始面貌。生成环境的改变，可能导致文件信息的失真和处理、利用上的困难，甚至无法识读。2（3）、信息与载体的可分离性：可分离性应作以下认识：文件内容与表达其内容的数字代码序列之间不具有固定关系数字代码序列与其存储载体之间具有不具有固定关系（4）、文件寿命较短（5）、存储密度极高（6）、增殖速度极快（7）、多种信息形式集成：电子文件可以将文字、图形、图像、声音、影像等各种信息形式有机组合（多媒体文件）。6、电子文件的生命周期：（1）设计阶段（conceptstage）——应用系统的设计、开发和安装阶段（2）形成阶段（creationstage）——每一份电子文件在应用系统环境中产生出来的过程（3）维护阶段（maintenancestage）——对于形成后的电子文件的技术维护和保管7、电子文件的分类：（1）按照文件功能划分（主文件、支持文件）•主文件：记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件•支持文件：生成和运行主文件必须的文件（2）按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件）•简单文件：仅友一种格式组成•复合文件：由多种媒体形式和文件格式合成的文件•复杂文件：逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件典型：超文本文件（Hypertext);超媒体文件（Hypermedia)（3）按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘文件）•磁盘文件：以磁盘为存储介质•磁带文件：以磁带为存储介质•光盘文件：以光盘为存储介质（4）按照存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件）•利用文件：为利用而制作、流传的文件•保存文件：脱离流转过程，作为母板保存的文件•备份文件：作为保存文件的复本而备存的文件（5）按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件）3•原生电子文件：直接生成于数字环境中的电子文件•数字化的电子文件：由传统文件通过数字化而形成的电子文件（6）按照信息表达方式划分（图像文件、图形文件、文本文件、音频文件、视频文件、数据文件、程序文件）8、图像分辨率：每英寸包含像素的个数（DPI）显然，组成一幅图片所用的像素越多，它的清晰度就越高分辨率越高，文件越清晰，但文件的体积越大。9、图像色彩位数图像分解为像素：①黑白像素：每个像素用1个“0”或“1”表示②灰色像素：每个像素用8个“0”、1”表示③彩色像素：每个像素用24个或更多个“0”、“1”表示10、图像深度（色彩位数）：表示每个像素所用的0、1的个数（比特数）112、常见的图像文件格式：BMP：位图文件格式Bitmap（.bmp）TIFF：标签图像文件格式TagImageFileFormat（.tif）GIF：图形文件交换格式GraphicsInterchangeFormat（.gif）JPEG：联合图像专家组格式JointPhotographicExpertsGroup（.jpg）PNG：流式网络图形文件格式PortableNetworkGraphics（.png）15、常见的矢量图图像文件格式SVG：可缩放矢量图形格式ScalableVectorGraphicsSWF：震动波格式ShockwaveformatDXF：CAD矢量文件格式AutodeskDrawingExchangeformatWMF：Windows图元文件格式WindowsMetafileformatEMF：Windows扩展图元文件格式EnhancedMetafileformat16、常见的文本文件：TXT格式、RTF格式、DOC格式、WPS格式、UOF格式、XML格式等17、文本文件的特征：4内含某种文字符号体系；内含某种字符编码规则通常具有编辑属性；通常具有逻辑结构18、音频文件三个关键指标采样频率：每秒种采样次数采样精度：记录每次采样的数据位数声道数：数字音频的信道数20、音频文件的推荐格式主流音频文件格式如下：WAV格式、MP3格式←对音频文件，国家推荐采用以下通用的音频文件格式CD格式、DVDaudio、WMA格式、RA格式、ATARC格式AAC格式、VQF格式、AIF（或AIFF）格式、MIDI格式21、主流视频文件格式如下：AVI格式、DV-AVI格式、MPEG-1格式（VCD格式）、MPEG-2格式（DVD格式）MPEG-4格式（流媒体格式）、DivX、MOV、ASF、WMARM格式、RMVB22、电子文件管理的内容（1）、微观管理电子文件的生成；电子文件的采集；电子文件的传送；电子文件的鉴定；电子文件的存储；电子文件的利用电子文件的处置（2）、宏观管理建立组织机制；制订法规、制度和标准制订管理策略和规划；控制管理过程25、电子文件管理的原则全程管理原则、前端控制原则、真实性保障原则完整性保障原则、可读性保障原则26、全程管理原则（1）、全过程管理：通过过程控制实现结果控制（2）、全面的管理：要统筹兼顾所有管理活动和管理要素527、真实性、完整性和有效性保障原则电子文件的真实性：是指文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。电子文件的完整性：包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。电子文件的可读性（有效性）：是指文件具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性34、电子文件管理系统（ERKS)？（狭义）能够对机构产生的电子文件进行科学管理和利用，保证电子文件的行政有效性和法律证据价值的计算机软硬件系统，尤其是与之相应的软件程序。（广义）保证电子文件科学管理和有效利用，保证电子文件的行政有效性和法律证据价值的管理系统。包括：软硬件系统、技术手段、管理方法、法规标准和组织体系等。35、电子文件管理系统的基本功能（1）、电子文件的生成（2）、电子文件的流转（3）、电子文件的利用（4）、电子文件的鉴定、处置（5）、电子文件相关信息的采集（6）、电子文件的存储和备份（7）、电子文件的转载、迁移（8）、支持机构正常的业务活动36、电子文件管理系统与相关信息系统的关系（1）、ERKS与信息系统（IS）信息系统（IS)与ERKS的两种关系：①嵌入关系：以信息系统为母体，将电子文件管理所需实现的功能嵌入其中，即通过对作为母体的业务信息系统的改造（二次开发），使得原信息系统能够对产生的电子文件进行科学管理和利用，保证电子文件的行政有效性和法律证据价值。6②接合关系在将必要的文档管理功能嵌入各业务信息系统后，设计一个独立的电子文件管理系统，并通过标准的数据接口，保证该系统和各业务信息系统在文件数据流上的无缝连接和文件管理上功能集成。（2）、ERKS与档案管理系统（AMS）AMS与ERKS的不同：①对象不同②功能不同AMS与ERKS的关联：①数据交换关系（移交、调用）②功能延续关系（如元数据采集）（3）、ERKS与文件（管理）系统（FMS）FMS与ERKS是完全不同的概念：①不同管理对象：计算机文件/文件②不同性质：系统程序/应用程序39、系统开发目标（1）、确保电子文件行政有效性和法律证据价值（2）、确保电子文件最大限度地支持机构的职能活动（3）、保护电子文件的完整、真实与可靠，维护系统内记录的长期可读（4）、保证机构内、外在线文件的检索和利用（5）、保护系统内的电子文件中涉及的各人隐私与知识产权（6）、确保文件在完成现行期后的归档与在线移交40、电子文件鉴定的定义是指根据有关规定鉴别电子文件的档案价值，确定其保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件。41、影响电子文件鉴定的因素（1）、数量激增：导致原有的逐件、逐份的直接鉴定法难以应付（2）、信息易逝：要求将鉴定时间提前，及早确定每份电子文件的价值和保管期限（3）、对软硬件环境的依赖：内容有用性不足以构成电子文件保存价值，必须开展技术鉴定（4）、信息的相关性：要求实施“实时鉴定”7（5）、高密度存储：可适当放宽保管范围42、电子文件鉴定的特点（1）、多维性：鉴定范围拓宽（2）、连续性：文件一生需要多次鉴定（3）、分散性：归档前的鉴定主要由电子文件形成部门承担；归档后的鉴定由档案人员承担；还有技术人员、信息管理人员参与。（4）、风险性：出现意外的可能较大43、电子文件鉴定的内容（1）、电子文件的鉴别（2）、电子文件的价值鉴定（3）、电子文件的处置（4）、对电子文件鉴定过程的记录44、电子文件的鉴别•鉴别的任务：将文件从非文件信息中挑选出来•鉴别的时间：是在系统设计阶段49、电子文件的内容鉴定（1）、直接鉴定法（2）、职能鉴定法（3）、直接鉴定法和职能鉴定法的适用性比较（4）、内容鉴定应以保管期限表为基础53、电子文件归档：将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式移交。电子文件归档特点：（1）、归档时间提前（2）、归档方式多样化（3）、归档范围扩大（4）、归档难度增加54、电子文件的归档范围（1）、参照国家关于纸质文件材料归档范围的有关规定执行（2）、要求“三合一”（3）、采取双套制归档：55、电子文件的归档方式8（1）逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。•逻辑归档——实时进行•逻辑归档较适用于预归档（2）物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。•物理归档——定期进行（按照纸质文件规定的时限）•物理归档较适用于正式归档•凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档56、电子文件的归档要求：（1）、文件形成部门或信息管理部门具有归档职责（2）、归档电子文件应进行真实性、完整性和有效性检验（3）、归档电子文件应确定密级、划定保管期限（4）、归档文件应按规定格式存储到耐久性好的脱机载体（5）、其他归档要求①如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交①套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为元数据保存。②归档后文件形成部门应将存有电子文件的原载体保存至少1年③归档需填《归档电子文件移交、接收检验登记表》、《归档电子文件登记表》，并与电子文件同时保存。（6）、归档电子文件脱机存储要求①相对集中拷贝至载体（可按文件类别集中）；②一式3套：一套封存，一套查阅，一套异地保存；③载体设置成禁止写操作状态；④加密电子文件在解密后再制作拷贝；⑤每一个载体中同时存放相应的机读目录；⑥载体或装具上贴上标签，标签上注明：载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、