电子档案归档内容和要求

昆明市建设电子文件与电子档案的归档内容、要求及管理办法一、总则二、术语三、基本规定四、电子文件的代码标识、格式与载体五、建设电子文件的收集与积累六、建设电子文件的整理、鉴定与归档七、建设电子档案的验收与移交八、建设电子档案的技术要求和质量要求九、建设电子档案的管理一、总则1.0.1为加强我市建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设的要求，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，制定本办法。返回目录1.0.2本办法适用于我市建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。1.0.3建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。二、术语2.0.1建设电子文件在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。返回目录2.0.2建设系统业务管理电子文件建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。2.0.3建设工程电子文件在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。2.0.4建设电子档案具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。2.0.5真实性电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。2.0.6完整性电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。2.0.7有效性电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。2.0.8元数据描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。2.0.10迁移将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程。三、基本规定3.0.1建设系统业务管理电子文件形成单位和建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理，将电子文件的形成、收集、积累、整理和归档纳入文件管理工作程序，明确责任岗位，指定专人管理。3.0.2建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门应负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档，并按照相关规定定期向城建档案馆（或县市区城建档案室）移交建设系统业务管理电子档案。返回目录3.0.3在建设工程电子文件的整理归档与电子档案的验收移交中，建设单位的工作应符合下列规定：1对列入城建档案馆接收范围的工程，按规定向城建档案馆移交工程电子档案。建设工程电子档案具体由三个部分组成：建筑（市政）工程电子档案、综合管网竣工测量电子档案、声像电子档案。2在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；3收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；4组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；5收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案；6在组织工程竣工验收前，提请城建档案馆对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收；3.0.4勘察、设计、施工、监理及测量等单位应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。城建档案馆应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收。3.0.5对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件，建设电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品，并在内容、格式、相关说明及描述上保持一致，且二者之间必须建立关联。3.0.6建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据的连续管理。3.0.7建设电子文件形成单位和建设电子档案保管单位应采取措施，保证建设电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，并应符合以下规定：1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。2应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。3应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。4应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。5建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。3.0.8建设电子文件形成单位与城建档案馆应对建设电子文件加强前端控制，实行全过程的管理与监控，保证管理工作的连续性。3.0.9城建档案馆应根据建设行业信息化现状，及时提出建设电子文件归档的技术性指导意见。建设电子文件形成单位据此明确规定各类建设电子文件归档的具体要求，保证归档质量。四、电子文件的代码标识、格式与载体4.0.1电子文件的代码应包括稿本代码和类别代码。1稿本代码应按表4.0.1-1标识。表4.0.1-1稿本代码稿本代码草稿性电子文件M非正式电子文件U正式电子文件F返回目录2类别代码应按表4.0.1-2标识。表4.0.1-2类别代码文件类别代码文本文件（Text）T图像文件（Image）I图形文件（Graphics）G影像文件（Video）V声音文件（Audio）A程序文件（Program）P数据文件（Data）D4.0.2格式要求各种不同类别电子文件的存储应采用通用格式，目前昆明市城建档案馆认可的格式有：表4.0.2各类电子文件的通用格式文件类别通用格式文本文件DOC、TXT表格文件XLS图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG、DGN影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP34.0.3载体要求脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘DVD-R光盘介质(优质光碟)、可擦写DVD-RAM光盘、磁带、硬磁盘等。移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存的载体。4.0.4扫描件质量要求A4幅面的档案需要用200DPI分辨率扫描为彩色JPEG文件，并且每张A4幅面扫描件的存储容量不要超过512KB。大于A4幅面的档案需要用200DPI分辨率扫描为黑白或灰度的TIFF（G4）文件，并且每张超过A4幅面扫描件的存储容量不要超过2MB(2048KB)。五、建设电子文件的收集与积累5.1收集积累的范围5.1.1凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据等都应属于建设系统业务管理电子文件的收集范围。5.1.2凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。各类建设工程电子文件应按照城建档案馆标准目录所列细目收集（竣工图电子文件按照实际产生收集）。返回目录5.2收集积累的要求5.2.1建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作。5.2.2建设电子文件的内容必须真实、准确。工程电子文件内容必须与工程实际相符合，且内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准和规程。5.2.3记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价值的建设电子文件的不同稿本均应保留。5.2.4凡是属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记，填写建设电子文件登记表（附录A、附录B）。5.2.5应采取严密的安全措施，保证建设电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。积累过程中更改建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件应按规范要求填写更改记录表（附录C）。5.2.6应定期备份建设电子文件，并存储于能够脱机保存的载体上。对于多年才能完成的项目，应实行分段积累，宜一年拷贝一次。5.2.7对通用软件产生的建设电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的建设电子文件应转换成通用型建设电子文件。附录C建设电子文件更改记录表序号电子文件名更改单号更改者更改日期备注5.2.8对内容信息是由多个子电子文件或数据链接组合而成的建设电子文件，链接的电子文件或数据应一并归档，并保证其可准确还原；当难以保证归档建设电子文件的完整性与稳定性时，可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式，如JPEG文件格式。5.2.9与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息（如电子签章等）必须与建设电子文件一同收集。5.2.10对采用统一套用格式的建设电子文件，在保证能恢复原格式形态的情况下，其内容信息可不按原格式存储。5.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及与建设电子文件处理有关的著录数据、元数据等必须与建设电子文件一同收集。5.3收集积累的程序5.3.1收集积累建设电子文件，均应进行登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存。5.3.2对已登记的建设电子文件必须进行初步鉴定，并将鉴定结果录入建设电子文件归档与管理系统。5.3.3对经过初步鉴定的建设电子文件应进行著录，并将结果录入建设电子文件归档与管理系统。5.3.4对已收集积累的建设电子文件，应按业务案件或工程项目来组织存储。5.3.5对存储的建设电子文件的命名，宜由三位阿拉伯数字或三位阿拉伯数字加汉字组成，数字是本文件保管单元内电子文件编排顺序号，汉字部分则体现本电子文件的内容及特征或图纸的专业名称和编号。建设电子文件保管单元的命名应与相应的纸质文件名称一致。5.3.6建设电子文件与相应的纸质文件应建立关联，在内容、相关说明及描述上应保持一致。六、建设电子文件的整理与归档6.1整理6.1.1建设电子文件的形成单位应做好电子文件的整理工作。6.1.2对于建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件，业务案件办理完结或工程项目完成后，应在收集积累的基础上，对该案件或项目的电子文件进行整理。6.1.3整理应遵循建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件的自然形成规律，保持案件或项目内建设电子文件间的有机联系，便于建设电子档案的保管和利用。返回目录6.1.4同一个保管单元内建设电子文件的组织和排序可按相应的建设纸质文件（标准目录）整理要求进行。6.1.5建设电子文件的整理1每个项目按文件夹树型结构组成：项目名称---案卷题名---文件材料题名。2每个案卷内文件的序号编码为：001-N。3每张光盘必须在刻盘时录入正确的盘符编号，盘符编号的规范是“项目名称每个字的首字字母组合”+“刻盘当天日期”。例如,项目名称:世纪城，日期为2010年12月1日，则光盘盘符编号为“SJC20101201”。注：光盘盘符编号不能超过16个字符，如有超出的情况，请移交档案人员进行调整。6.1.6建设电子文件的分类应按照《城建档案分类大纲》进行。6.1.7建设电子文件的著录应按照现行国家标准《城建档案著录规范》（GB/T50323-2001）进行，同时应按照保证其真实性、完整性、有效性的要求补充建设电子文件特有的著录项目和其他标识