电子档案管理基础

电子档案管理基础王萍宋雪雁编著吉林大学管理学院信息管理系2005.12前言政府行政管理、社会公共服务、企业生产经营都在积极应用数字化、网络化技术，加快自身信息化建设的步伐，这一趋势给档案工作带来了挑战和压力，同时也带来了新的机遇。有效的电子档案管理是实现人类社会原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证。因此，我们应当立足于档案学、信息科学以及管理学的交叉融合，探索电子档案管理中所面临的诸种问题。第一章计算机支持的协同工作概论第一节计算机技术推动社会信息化第二节电子政务第三节电子商务第一节计算机技术推动社会信息化一、21世纪计算机技术的发展二、计算机网络技术三、计算机支持的协同工作的概念四、计算机协同工作技术研究的意义五、计算机协同工作技术的应用领域第二节电子政务一、电子政务的含义所谓电子政务，就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。第二节电子政务二、电子政务建设的意义1.政府主动适应社会变革的需求2.提高政府办公和决策效率3.推进政务公开实行4.整合政府职能，规范行政行为第二节电子政务三、电子政务的内容及构成电子政务的内容1.政府的信息服务2.政府的电子贸易3.电子化政府4.政府部门重构5.群众参与政府第二节电子政务电子政务的构成电子政务的构成按照国家电子政务“三网一库”的基础构架，电子政务系统的应用体系可分成3层。第1层（外网）互联网联通；。第2层（专网）政府部门内部以及部门之间的各类非公开应用系统；第3层（内网）政府部门内部的各类关键业务管理系统及核心数据应用系统。第二节电子政务四、各国电子政务发展概况美国在众多实施电子政务的发达国家之中，美国是起步较早，发展最为迅速的国家，目前已进入扩建和推广时期。一张包罗县、市、州、联邦以及各行各业在内的电子政务超级无形大网正在这个网络业最为发达的国家中逐步展开。第二节电子政务英国英国开展电子政务较早，在20世纪90年代末英国政府先后发布了《政府现代化白皮书》、《21世纪政府电子服务》、《电子政务协同框架》等政策规划，提出到2008年要全面实现政府电子服务。2000年3月30日，英国首相在“信息时代特别内阁会议”上提出：全面实施电子政务的时间从2008年提前到2005年。第二节电子政务德国与美、英两个国家相比，德国在信息技术方面显得相对落后。为了改变这种情况，德国政府提出了“全体上网”的10点赶超计划，强调利用互联网如同学会读书写字一样重要。第二节电子政务新加坡随着电子政务这一新概念的提出和推广，新加坡这个只有400万人口的迷你国家早已走到了队伍的前列，1999年，美国大众服务管理部将新加坡的电子政府网站评为世界上最先进的综合服务网站。新加坡的电子政务系统完全受国家控制，没有私人参与，政府每年要在这项工程上花费大量的资金，但电子政务的实施也为政府节约了许多费用。第二节电子政务日本为加速政府信息化、电子化的过程，日本政府于2000年3月开始启动“电子政务工程”计划，按照该项工程的计划，日本政府将在2005年以前让政府各部门的主要业务全部通过互联网进行，这标志着日本将全面进入办公电子化、无纸化的时代。第二节电子政务法国在西方发达国家中，法国是电子政务发展相对较晚的国家。其主要原因是，担心因特网的发展，会对法国传统文化造成冲击。但从1998年起，法国政府开始重视政府信息化的发展，并制定了一系列相应的计划。第二节电子政务中国中国由于历史和技术原因，政府办公自动化进程起步较晚，但着眼点较高，发展速度很快。1999年初，由中国电信、国家经贸委信息中心联合48个部委（办、局）信息主管部门倡议发起的“政府上网工程”得到各级政府部门、企事业单位和新闻媒体广泛响应，迄今为止，“政府上网工程”的发起单位增至60家。第三节电子商务一、电子商务的含义电子商务是指对整个贸易活动实现电子化,交易各方使用电子交易方式而不是通过当面交换或直接面谈方式进行的任何形式的商业交易；电子商务是一种多技术的集合体，包括交换数据（如电子数据交换、电子邮件）、获得数据（共享数据库、电子公告牌）以及自动捕获数据（条形码）等。第三节电子商务二、电子商务的分类1.根据贸易商务活动的伙伴或贸易对象分类2.按电子商务场所规模与业务功能分类3.按执行的电子商务的业务性质分类4.按照网络环境分类第三节电子商务三、电子商务的流程(1)买方通过Web站点网上搜索或在线广告获取欲求信息。(2)卖方响应并通过Web站点或在线广告公布和提供信息，虚拟展示其产品。(3)买卖双方经认证（CA）中心确认其参与电子商务的资格。(4)买卖双方通过E-mail、视频会议系统等工具进行贸易洽谈。(5)买卖双方的主管机构批准，为加快审批过程，应建立具有法律效力的网上审批及签字规程和工具。(6)进行具有法律效力的网上定购。(7)卖方企业进行商品货物准备和配送。(8)贸易执行(9)售后服务和支持第三节电子商务四、电子商务的组成原理电子商务是贸易链上的各个参与方在计算机信息网络环境（Internet、Extranet、Intranet、专用网络等）下，通过CA中心认证和信息安全保证的基础上，对贸易流程（商品信息交换、市场、商务洽谈、销售、支付、贸易执行、客户服务和支持）全方位处理的过程。第二章信息时代的档案工作第一节高新的信息记录技术第二节档案管理的变革第三节信息时代的档案学第一节高新的信息记录技术高新的信息记录技术—多媒体技术多媒体(multimedia)是融合两种以上媒体的人-机交互式信息交流和传播媒体。多媒体技术始于20世纪80年代。对计算机用户来说，多媒体就意味着不同类型的媒体(文、图、声、像、程序等)统一在一个计算机环境里。第一节高新的信息记录技术高新的信息记录技术—超文本超文本思想最早是由美国科学家V.布什(1890-1974)提出来的，他在20世纪30年代即提出了一种叫做Memex(memoryextender，存储扩充器)的设想，预言了文本的一种非线性结构。1965年，泰德·尼尔森创造了“超文本”(Hypertext)这个词，命名这种非线性网络文本为“超文本”，而且开始在计算机上实现这个想法，试图使用超文本方法把世界上的文献资料联机。第一节高新的信息记录技术高新的信息记录技术—超媒体超媒体采用非线性网状结构的方式将若干个有关的信息块进行逻辑组织。其知识库的组织方式类似语义网络理论中关于“人类记忆是一种网状结构”的理论。第二节档案管理的变革档案管理工作总体上的变革1.档案工作手段的自动化、系统化在信息时代，几乎所有的组织机构都无一例外地利用计算机和网络技术的优势来满足组织对信息的需求。电子文件保管系统作为信息管理系统的一种，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，能够快速、及时地满足组织行使各项职能时对文件、档案信息的需求。第二节档案管理的变革2.一体化的档案管理思想所谓一体化的管理，就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理，其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。第二节档案管理的变革3.协同合作的档案工作方式在电子环境下，电子文件的各项特征变得复杂难辨，现代组织机构的工作方式也向着团队化的方向迈进，因此在电子环境下，必须以协同合作的方式开展档案工作，以实现具有档案价值的电子文件的永久保存。第二节档案管理的变革4.电子文件管理流程的变化与纸质文件管理流程相比，电子文件管理流程在时间、内容和顺序等多方面都发生了变化。对于电子文件管理而言，应在管理职责、制度、理念、流程上进行相应的调整，以适应现代组织机构的运行要求，成为其整体业务过程的有机组成部分。第二节档案管理的变革1.积累与收集工作。2.整理工作。3.鉴定工作。4.保管工作。5.统计工作。6.利用工作。7.编目和编研工作。8.保密工作。电子档案管理工作具体环节的变革第三节信息时代的档案学信息社会与档案学在信息社会，人们不仅关注档案、还关注文件的产生、本质、整理和保管。档案学是关于档案的性质、特征和从档案工作中总结的理论和方法论等方面的知识的载体，研究的是档案系统和档案全宗，是关于人类历史和法律的历史纪录。第三节信息时代的档案学档案学理论模式的转变随着档案学的发展，功能性的档案学已经代替了描述性的档案学。即只需把文件产生的过程和背景加以功能性解释，人们便可以理解档案全宗的整体性以及档案在其背景环境中所起的功能和作用。描述性的档案学是实际的、实体的、现代的，而功能性的档案学是历史的、虚拟的、后现代的。第三节信息时代的档案学档案学的新表述档案的界定：档案从有形的实体转变为由元数据所控制的一组概念上的数据信息，其中的内容和背景联系以及结构同样具有情报和凭证功能。第三节信息时代的档案学档案学的新表述来源原则：不再直接研究档案产生于哪个行政部门，而变成一个虚拟的更为灵活的概念。因此，来源原则更适合于较为稳定、网络化的、小规模的组织。来源与功能和行为有关，与结构和地点无关，它是虚拟的，不是实体的。第三节信息时代的档案学档案学的新表述原始顺序：不再指按某种登记原则或分类标准而赋予档案的实体排列顺序。它是指借助于软件新系统把档案在概念上进行逻辑排序，并按照不同的方法、不同的目的、在不同的时间地点，按照不同的顺序加以优化组合。第三节信息时代的档案学档案学的新表述全宗：传统认为，全宗是在传递、整理和收集一组档案的过程中，按照某些规则和方法而形成的档案静态物理顺序。但现在，它已经发展成为以文件的功能和事实特征为核心，按不同的形成者和利用者进行动态的整合。第三节信息时代的档案学档案学的新表述整理和著录：人们不再局限于对实体档案及全宗的整理和著录，而是加深了对档案之间多重对应关系的系统理解，更注重档案产生的背景环境。同时，把相关的档案体系和功能性的元数据相结合，作为描述档案的工具。第三节信息时代的档案学档案学的新表述鉴定：档案鉴定再也不是评价档案所具有的研究价值，而必须对档案形成者产生的社会功能、其行为活动及其与公众的相互作用进行宏观分析，然后选择最能反映这些内容的、简洁而具体的档案加以保存，同时，继续按照这种功能逻辑标准，寻找私人或口头的档案材料，来丰富、补充机关档案的内容。第三节信息时代的档案学档案学的新表述保管：档案保管不再局限于实体档案的修复、保存和保护，相反，当新的软件被应用于虚拟的档案和档案全宗时，保管所关注的是那些起决定作用的不断演化和发展的概念及其相互关系。第三节信息时代的档案学档案学的新表述档案馆：档案馆不再是保管古老的档案的仓库，档案研究者、利用者也不再需要亲自进馆查阅档案，相反，它变成一种网络化的虚拟的“无墙”档案馆（数字档案馆），通过公开的档案网络存储体系，便可查阅档案。第三章电子档案的形成机制第一节相关术语第二节电子文件特性第三节电子邮件的档案功能第四节电子文件保管系统与电子档案管理第一节相关术语一、电子文件的定义国内外学者普遍认为电子文件的定义不应偏离文件的范畴，文件是作为电子文件的属概念。电子文件是文件概念的衍生，二者在基本属性上没有本质差别。但与此同时，又突出强调了信息时代电子环境下电子文件区别于其他类型文件的显著特征。综合以上定义，可以看出电子文件的定义大约有三条要点：一是用计算机生成和读取，二是用数字代码记录信息，三是要符合“文件”的要求。第一节相关术语二、电子文件的其他相关术语及其相互区别电子文件与电子档案电子文件与机读文件、虚拟档案第二节电子文件特性一、信息形态的数字化、与非人工识读性二、对设备的依赖性三、信息与载体的可分离性四、信息的可变性五、信息存储的高密度性六、多种信息媒体的集成性七、载体材料和信息技术的不稳定性八、对元数据的依赖性九、电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性十、电子文件的信息共享性及不安全性第三节电子邮件的档案功能电子邮件的