3---档案管理制度1.11

...-1-西安瑞迪姆医疗科技有限责任公司瑞迪姆办[2021]04核发：档案管理制度（试行）第一条总则为加强公司档案管理工作，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性、系统性，有效的保护和利用档案，更好的发挥档案的凭证与价值作用，结合公司实际，制定本制度。第二条档案的定义及类型本制度中的档案是指公司在日常经营中形成的反映公司战略发展、生产经营、企业管理及设计研发等活动，具有查考利用价值的文件、图件、影音资料。第三条适用范围本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。第四条档案的范围凡是反映公司工作活动，具有考查利用价值的文件材料均属归档范围，包括综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。第五条行政管理部门职责：（一）负责公司收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。...-2-（二）建立健全公司档案管理制度，指导执行情况。（三）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档案和其他资料。（四）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。第六条其他各部门职责：（一）各部门需指派专人负责整理归档本部门的档案，并负责在工作变动时，做好或协助移交工作。（二）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。（三）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。第七条档案资料的收集：（一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。（二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理。1.归档范围：电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。文件、合同资料要登记详细信息，以便检索利用。2.档案借阅：（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。...-3-（2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经负责人批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级。（3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。（4）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。第八条档案归档内容：（一）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文。（二）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。（三）公司与其他单位来往的文书及权益文书等。（四）公司领导的批示、指示。（五）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。（六）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。（七）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报。（八）公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。...-4-（九）公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。（十）公司发布的各类广告、宣传材料。（十一）公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。（十二）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料。（十三）财务档案资料。（十四）各种实物档案。（十五）其他具有利用和保存价值的文件资料。第九条档案资料的归档要求：（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复，复印本和正式稿和附件等必须齐全。（二）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管。（三）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。（四）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。（五）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、...-5-牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（六）下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：1.公司规定的密级文件。2.重要文件，如政府批文、核准文件、证照等。3.合同、协议书等正本及过程资料。4.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。5.其他认为需要即时归档的资料。第十条档案的保管（一）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。（二）档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（三）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。（四）建立档案目录，存于案卷盒内，便于查阅。第十一条本办法由行政管理部负责解释，自发布之日起实行。附件：1.《档案交接登记表》2.《文件档案移交目录》...-6-3.《部门内部档案移交清单表》4.《档案借阅登记表》..-7-附件1.档案交接登记表移交时间移交单位/部门序号题目文号形成日期页数保管期限编制单位备注-8-附件2.移交目录记录编号:日期：序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交部门移交人日期收件部门日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。-9-附件3.部门内部档案移交清单表记录编号:日期：移交性质□离职□调岗□归档档案所属年度档案类别保管期限数量永久长期短期合计移交说明移交人：接收意见接收人：移交人（部门）经办人：移交日期：年月日接收人（部门）经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。-10-附件4.档案借阅登记表借阅日期借阅部门（人员）批准人借阅档案名称及档案编号密级页数归还日期归还情况收档人备注-11-（此页无正文）报送：总经理抄送：行政部、研发部、TDDR部、销售部