电子档案演示aappt-[北京外国语大学-BFSU(li

北京外国语大学电子文件管理培训北京外国语大学档案馆电子文件基础知识电子文件电子档案电子文件的“三性”逻辑归档和物理归档元数据电子文件指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。例如在计算机中形成的word文档、FoxPro形成的数据库文件、数码相机拍摄的数码相片等，只要是代码形式（数字形式）形成、存在的文件，都是电子文件。按照信息类型可以分为一、字处理文件二、图像文件三、图形文件四、影像文件五、声音文件六、多媒体文件七、数据库文件八、超文本文件九、计算机程序十、数据文件按照信息类型可以分为一、字处理文件写教案出试卷成绩单科研申请出国申请学生事务教学事务考务（一）收集种类（二）如何建立文档及模版Word文档的建立和编辑首先是键入文字，进行编辑和错误修改；其次是设置文本格式，进行字体、大小、下划线、粗体、斜体的文本格式的设置；最后是设计版面格式，如段落的缩进、分栏、插入图片、美术字、加页眉脚、插入各种外部对象，用于美化版面。Word文档的保存保存文件可以有几种选择方式：1。退出Word应用程序（不推荐）Word文档的保存2.只保存文件，不关闭窗口“文件”“保存”或“另存为”Word文档的保存保存新文件时，须指明：文件名保存位置类型保存位置框给文件起名选择文件格式新建文件夹Word文档模版的建立选择模版格式中文EXCEL2003步骤1：明确内容输入的单元格—当前活动单元格步骤2：内容输入建立一个EXCEL工作表的方法保存EXCEL工作表的方法1、单击[文件]→[保存]，打开[另存为]对话框2、在保存位置框找到保存文件的磁盘和文件夹在文件名框中输入文件名,在文件类型框中选择:Excel工作薄选项。3、最后单击确定按钮4、Excel文档的保存与Word文档大致相同保存位置框给文件起名选择文件格式新建文件夹二、图形图像文件（一）基本概念图像就是指景物在某种介质上的再现，是通过描绘或拍摄等方法得到的景物的相似物或视觉印象。一般地讲，凡是能为人类视觉系统所感知的信息形式或人们心目中的有形想像统称为图像，例如各种图片、光学影像、照片等。图形是一种抽象化的图像，是对图像依据每种要求进行分析产生的结果，它表示图像对象的形状和轮廓。它不直接描述数据的每一点，而是描述产生这些点的过程和方法，因此它又称为矢量图形。（二）收集范围教学活动学生活动重大活动国际会议数字图像图形的获取和存储1．获取和存储常用的数字化设备有扫描仪、数字化采集卡等。现在，数字照相机和摄像机可以直接获取数字化的图像和视频。扫描仪对已有的照片和图片进行扫描，并把图像数字化进入计算机。摄像机和照相机则可以实时地采集实景空间和现场的图像，它们通过与计算机的数字接口，进入计算机。2．压缩和转换由于图像的数据量非常大，一般要经过压缩后才进行存储和传输。不同的压缩技术可以用于图像，减少数据冗余。如果采用无损压缩，压缩比不会太高；而采用有损压缩，则对图像的视觉质量会有不同程度的影响。压缩算法要根据具体的应用来选取。同时，压缩也会对实时处理、存取和检索产生一定的影响，即带来一定的处理延迟。对于保存文件的问题，应该根据不同的用途来确定图像图形的格式。保存为软件的专用格式，这也是一种最大可能地保留可修改性的作法。但作为档案保存，一定要存成通用图像格式。数字图像图形的文件类型数字图像图形文件的保存（一）直接保存在计算机文件价中（二）保存在数据库中1.采用普通数据库（建立imaage字段）2.采用专门数据库三、声音、影像及多媒体文件的保存（一）基本概念1.音频(1)从计算机产生声音的原理上又可以将音频分为数字声音和MIDI音乐.声音文件是实际声音的数字化录音。(2)音频格式在计算机中存储声音数字化波形信息的文件格式主要有：WAV、SND、MP3、VOC文件等。存储合成音乐信息的文件格式有：MID、MOD及RMI文件等音频的采集、制作与保存（1）工具：录音机、录音笔、mp3、麦克风（2）软件：SoundForge、Wavelab、CoolEdit（3）保存：2.视频（1）视频是连续的图像序列，当然它的数据量非常大，这给视频的存储、处理和检索提出了新的问题，例如如何对海量视频数据进行存储和检索。（2）视频的存储必须要经过压缩，因为它的数据量太大了，现阶段再大的存储容量也难以存储稍长时间的未压缩的视频。（3）MPG格式、AVI格式、DAT文件、MOV格式等视频的采集、制作与保存（1）工具：摄像机、光盘（2）软件：ACDSee等（3）保存：3.多媒体（1）20世纪90年代，多媒体技术得到了快速的发展，计算机具有了综合处理文字、声音、图形和影像等信息的能力，可以处理多种媒体信息。（2）视频的存储必须要经过压缩，因为它的数据量太大了，现阶段再大的存储容量也难以存储稍长时间的未压缩的视频。（3）MPG格式、AVI格式、DAT文件、MOV格式等课件开发（1）建立模版（2）素材资源库支持（3）课件数据库四、数据库文件教学资料数据库教学素材库考试题库五、超文本文件远程教学网上教学管理教师管理考试管理信息发布网上授课课件教学作业处理等网页制作六、计算机程序和数据文件教学软件管理软件编制程序利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。电子档案指电子文件的真实性、完整性和有效性1.真实性指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。电子文件的“三性”2.完整性指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。3.有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。逻辑归档和物理归档2.物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。1.逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。逻辑归档中，电子文件在归档前后的物理存储位置并没有发生变化，换句话说，电子文件本身并没有向档案部门移交。不过，仍然有一个事物发生了移交行为，那就是文件管理权，即文件管理的权力由文件形成者所有变为档案人员所有。指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。元数据第二节电子文件管理基础归档流程电子文件管理原则国家政策需要解决的问题电子文件管理原则文件整理原则集中保管原则开放保密原则国家政策电子文件管理的好处和面临的问题1.接收方便、归档及时齐全2.面临的问题电子文件归档基础知识电子文件的管理原则与方法1.瞻前顾后2.承上启下3.左顾右盼电子文件的管理的难点一、观念意识：未重视文件管理二、管理举措：未跨上新的平台三、系统设计：未明确功能需求四、教训电子文件归档流程基本步骤一、建目录首先：在计算机存放数据的磁盘分区内建立专门的一个电子文件归档目录；第二步：在该目录下建立归档电子文件子目录，子目录的建立可以按照该单位的归档范围建立；第三步：在归档范围子目录下在按照平时工作建立预设工作子目录；第四步：将平时形成的电子文件随手存入相应目录中；第五步：工作中或年终可对这些目录根据实际情况进行调整。二、文件著录首先：建立一个exl文档；第二步：按照下列著录项目进行著录；第三步：保存后与被著录文件保存在一起；第四步：存入根目录三、编辑文件目录和说明文件首先：打开Windows记事本；第二步：按照下列要求填写目录和说明文字；文件按行编写。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。第三步：将该说明文件存成README.TXT；第四步：将该文件存入根目录；四、刻录光盘第二步：选择要刻录的文件；第三步：选择整盘刻录；首先：打开刻录软件；五、填写归档电子文件登记表首先：在档案馆主页上下载登记表；第二步：按照有关项目进行填写；六、填写归档电子文件移交、接收检验登记表首先：在档案馆主页上下载登记表；第二步：按照有关项目进行填写；七、填写光盘封面封底首先：填写封面第二步：填写封二；第三步：填写封底和封脊ROOT(\)根目录说明文件著录文件电子文件目录Readme.txtdescription.xls电子文件子目录1.树状目录结构：2.一些概念:根目录(\),子目录,下级目录,上级目录(父目录),当前盘,当前目录F:光盘文件目录结构小节电子文件归档基本流程1.电子文件分门别类存入相应目录2.对文件进行著录3.编辑文件目录和说明文件4.拷贝光盘5.填写相关表格6.填写封面电子文件归档标准谢谢大家