文件和资料控制程序

程序文件湛江市新国强水泥有限公司程序文件文件编号XGQ-QP-0401版本V1.0标题：文件和资料控制程序页次1/31．目的为了在公司各职能部门均使用有效版本的质量体系文件和资料，使公司质量体系有效运行。2．范围本程序适用于公司各类质量体系文件和资料的控制。3．职责各类质量体系文件和资料由管理者代表组织文件编写小组编制，发放、更改、回收、作废等由公司办公室负责，总经理、管理者代表负责质量体系文件的审批。4．运作程序4.1文件控制的范围公司质量体系文件包括公司编制的质量手册、程序文件、作业指导书、技术文件等，还包括国家质量法规，顾客提供的资料等外来文件。4.2文件编写质量手册、程序文件、技术文件及其他管理文件由总经理或管理者代表组织编写。4.3文件的审批4.3.1质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。4.3.2技术文件、管理文件由部门主管审核，主管副总经理批准。4.3.3其他管理文件由相关职能部门负责人审核，副总经理或管理者代表批准。4.4受控文件的控制规定4.4.1受控文件标识受控文件在封面或第一页必须盖有受控文件的印章，并有发布日期、实施日期。4.4.2受控文件的发放原则发放至直接用于指导生产与工作的部门或使用者手中.4.4.3受控文件的发放、保存和使用公司办公室负责确定受控文件的使用部门，使用者和数量，并在发放时做好登记发放记录，各使用部门对受控文件应妥善保存和使用有效版本。程序文件湛江市新国强水泥有限公司程序文件文件编号XGQ-QP-0401版本V1.0标题：文件与资料控制程序页次2/34.4.4受控文件的更改a)文件需更改时，应由文件更改提出人填写“文件更改申请单”说明更改原因，对重要的更改应附有充分的证据。b)受控文件的更改应按原审批要求进行审批，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。c)文件更改批准后，公司办公室发出更改通知或更改页给使用部门，使用部门根据更改通知在文件上更改或将更改页替换相应的原文件页，原文件页应及时回收作相应处理。4.4.5受控文件的作废与回收受控文件经5次更改后（修改状态从“0”到“4”）或文件需大幅度修改时，可以作废，但受控文件的发放部门必须发放新版本受控文件后，才能把旧版本作废。公司办公室按文件发放记录回收作废版本后，加盖“作废“印章保留一份存档，其余要及时销毁。4.5非受控文件的管理4.5.1非受控文件的发放范围发放到该文件不直接用于指导工作和生产的部门或人员。非受控文件封面或第一页盖有相应印章标识。4.5.2非受控文件的发放和使用非受控文件仅作工作参考用，不得将非受控文件用于指导工作和生产，不得代替受控文件的有效版本使用，不作回收。4.6质量体系文件的编号规则4.6.1质量手册的编号规则按《质量手册》每一章节规定，质量记录的编号见XGQ-QP-0402的规定。4.6.2编号形式XGQ－－－文件流水编号质量体系要素代号文件类别代号公司代号程序文件湛江市新国强水泥有限公司程序文件文件编号XGQ-QP-0401版本V1.0标题：文件与资料控制程序页次3/34.6.3编号格式使用说明a)XGQ为“湛江市新国强水泥有限公司”的代号；b)主要文件类别编号：QM为质量手册QP为程序类文件WI为检验规范类、操作规程、作业指导书QR为质量记录类c)文件序号编号可根据需要确定位数，位数有其他含意时应明确规定，要做到一种文件一个序号；d)文件版号是表明文件修改状态的标志，如初次审定版本为“1”，文件换版一次则编号为“2”，换版两次版号为“3”，依此类推。4.7国家质量法规、顾客提供的资料保持原编号，列入控制文件总目录，发放使用时，封面或第一页按4.4.1标志和相关规定管理。4.8办公室资料员应与化验室经常沟通，并于每年12月到县、市技术监督机构确认公司使用的国家质量法规性文件是有效版本，并及时撤出作废版本，更换最新有效版本。4.9文件借阅：公司员工需借阅受控文件时，应在资料员办理借阅登记，借阅的文件不得转借、复制、损坏、遗失、涂改，按时归还资料员处；回收时资料员应检查文件的完整性；对到期未交还者，资料员应予以催还。5．相关文件和记录5.1质量记录控制程序5.2文件发放登记表5.3文件更改申请单5.4受控文件目录5.5文件借阅登记表