信息系统分析与设计第8章 项目管理

第8章项目管理信息系统的开发是一项涉及面广、技术难度大的综合性系统工程，需要投入大量的人力、财力、物力、时间等资源，对整个组织的改革与发展会产生很大的影响。只有按照系统的观点使用现代项目管理的科学理念与方法对企业管理信息系统的整个开发过程进行控制，才能够以较小的投入取得较为理想的效果。信息系统开发的项目管理是为了使开发项目能够按照预定的成本、进度和质量顺利完成，根据管理科学的理论，对需求、成本、人员、进度、质量、风险等进行科学分析和有效管理及控制，并利用工程化开发方法所进行的系统活动。本章将介绍项目和项目管理的含义、信息系统的项目管理。8.1什么是项目8.2什么是项目管理8.3信息系统的项目管理思考题8.1什么是项目8.1.1项目的定义和分类项目在我们的生活和工作中随处可见，如开发一个新产品、研发一个新软件、举办一次国际会议等。但是并不是所有的事情都能称为项目。那么什么是项目尼？美国项目管理协会（ProjectManagementInstitute，PMI）在其《AGuidetotheProjectManagementBodyofKnowledge，PMBoK》中是这样定义项目的：项目（Project）是为了创造某一独特的产品或服务所做的一次性努力。项目的产出可以是有形的产品，也可以是无形的服务。“独特”是指项目所创造的产品或服务与其他产品或服务相比，有明显的区别。“一次性”是指项目有明确的开始时间和结束时间。项目一般要涉及一些人员，由这些人员完成一些相互关联的活动。项目发起人通常希望能够及时、高效地完成项目任务。项目可以按照不同的标准和原则进行分类，如表8-1所示。表8-1项目的分类分类标准分类情况等按照规模大小分特大型项目、大型项目、中型项目、小型项目按照复杂程度分复杂项目、简单项目等按照行业领域分建筑项目、工业项目、农业项目、医疗卫生项目、交通项目等按照结果分产品项目、服务项目等按照组织分企业项目、政府项目、非营利性机构的项目等按照性质分科研项目、技改项目、产品开发项目、投资项目、采购项目等组织的各个层次都可以承担项目工作，可以只有一个人参与项目，也可以有几千人参与项目。项目的持续时间从几周到几年不等。项目可以涉及一个或多个组织部门，例如联合投资者或合作伙伴。项目根据目标或任务要求有所不同。例如：开发一个新产品或提供一种新服务，改变一个组织的结构、人员配置或组织类型，设计一种新型运输工具，开发或获取一种全新的或经修改过的信息系统，修建一座大楼或一项设施，在一个发展中国家为某个社区建造一个供水系统，开展一次政治竞选活动，执行一套新的经营程序或过程等。8.1.2项目的特点项目通常是作为实现组织战略计划的手段而实现的。与公司的运作不同，项目具有非常明显的特点。1．项目有一个明确界定的目标每个项目都有定义明确的目标。这个目标可能是时间目标，如在规定的时间段内或规定的时间点之前完成；也可能是成果目标，如提供某种规定的产品、服务或其他成果等。项目的目标通常以工作范围、进度计划和成本来定义。项目目标可以修改，允许有一个变动的幅度。但是，当项目目标发生实质性变化，它就不再是原来的项目，而是产生一个新的项目。2．项目的一次性或时限性一次性是项目与其他常规运作的最大区别。每一个项目都有一个明确的开始时间和结束时间。项目是一次性的，当项目目标已经实现、由于项目目标明显无法实现或者由于项目需求已经不复存在而终止项目时，就意味着项目的结束。一次性并不意味着项目历时短，有些项目历时数年，如三峡工程。然而，不管什么情况，项目的历时总是有限的，项目不是一项持续不断的工作。3．项目的独特性或唯一性“没有完全一样的项目”，也就是说，每个项目都是独特的。或者其提供的成果有自身的特点，或者虽然其提供的成果与其他项目类似，然而在时间、地点、内部和外部的环境等条件有别于其他项目，因此项目总是唯一的。项目的这种独特性对实际管理项目有非常重要的指导意义。例如，由于每个项目都有其特殊的方面，因此有必要在项目开始前通过合同（或等同文件）明确地描述或定义最终的产品是什么。如果要提供什么刚开始没有定义清楚，或未达成一致，那么最终交付产品或服务时将很容易发生纠纷，造成不必要的商务和名誉损失。因此在某种程度上说，在签合同时已经决定了项目的成败。4．项目的冲突性项目经理与一般的职能经理相比更多地生活在冲突的时间里。项目与职能部门可能为人员、资源以及权力等相互争夺；项目组之间可能为解决主导地位而起冲突；项目经理与客户之间可能因为项目范围的变更而争执；项目组成员常常面临双重命令的困惑。项目作为一个整体，其内部诸要素之间以及内部与外部企业环境之间存在很大的不确定性和风险，存在着资源冲突与权力的不均衡问题。项目协调和沟通是每个项目经理始终要面对的一个难题，因此项目经理要不断处理项目过程中出现的冲突。5．渐进明细渐进明细是综合了一次性和独特性后的整体项目特性。因为项目的产品或服务事先不可见，在项目前期只能粗略地进行项目定义，随着项目的进行才能逐渐完善和精确。这意味着在项目逐渐明细的过程中一定会进行很多修改，产生很多变更。因此，在项目执行过程中要注意对变更的控制，特别要确保在细化过程中尽量不要改变工作范围，否则会对项目的进度和成本造成重大的影响。项目的渐进明细也告诉我们：很多项目可能不会在规定的时间内、按规定的预算由规定的人员完成。这是因为，项目计划在本质上是基于对未来的估计和假设进行的预测，在执行过程中与实际情况难免有差异，还会遇到各种始料未及的“风险”和“意外”，使项目不能按计划运行。因此，在项目管理中要使制定的计划应切实可行，遇到具体问题应具体分析。6．项目的不确定性正是由于项目是一次性的、独特的，有时我们很难确切地定义项目的目标和准确估计完成项目所需的时间和成本支出。所以项目具有较大的不确定性，它不像其他工作可以试做，或失败了可以重来，同时项目的过程是渐进明细的，潜伏着各种风险，特别是项目的初期。8.1.3项目的约束每一个项目都会在时间、成本和质量等方面受到约束，这些限制在项目管理中有时候被称为项目成功的三约束。为取得项目的成功，必须同时考虑时间、成本和质量三个因素，这三个目标经常存在冲突。项目经理的责任就是在三者之间进行权衡以保证项目的成功。由于项目的不确定性和资源使用的竞争性，很少有项目最终能够完完全全地按照预定的时间、成本和质量要求完成。随着时间的推进，项目发起人、项目组成员或其他的项目干系人对项目会有不同的看法。例如，某系统集成公司的高层领导认为项目组是不是应该在时间、成本和质量目标不变的情况下完成增大后的项目范围?为了做出好的决策，必须要由项目经理、项目组和发起人进行充分的协调和谈判，这是项目经理的重要任务。同样，项目中的其他一些要素也起着重要的作用。要平衡好这些项目矛盾，就需要好的项目管理。8.1.4项目与日常运营一个组织的活动，可分为一次性的项目活动和重复性的运营（Operation）活动。运营活动是指在确定环境下所开展的重复性、持续性工作，如企业定型产品的生产与销售。项目活动是在不确定和相对开放环境下开展的独特的、一次性的工作，如企业新型产品的开发和定型产品生产技术改造等。这两种不同的经济活动虽然创造的都是一定的产品和服务，但它们之间有许多本质的不同。具体见表8-2。项目和运作的主要区别在于：项目是临时性的和独特的，而运作则是具有连续性和重复性的。项目的目标与运作的目标有根本区别。一个项目的目标是要达到这一目标从而结束项目；相反，持续进行的运作的目标是为了维持这一业务，通常会选定新的目标并继续进行工作。表8-2项目与日常运营的对比比较项目与日常运营项目日常运营不同点负责人项目经理部门经理实施组织临时性的项目组织稳定的职能部门组织模式项目团队层次管理管理方法变更管理保持连贯是否持续一次性的重复性的是否常规独特的常规性的实施目的特殊目的一般目的工作文件运用预先制定的计划运用标准化的作业指导书考核指标以目标为导向效率和有效性风险不确定相对确定相同点实施者都由一定的人来实施资源占用都有资源的制约管理过程都需要计划、实施和控制8.1.5项目和战略项目是用来组织那些因为受企业正常运作限制而无法解决的活动的手段。项目也因此经常被用于实现组织战略计划的手段，项目团队要么是组织雇用的，要么是一个签约的服务供应商。以下一项或多项战略计划，是项目被批准的典型依据。1.市场需求（如：一个石油公司为了应对长期的汽油短缺问题而批准建造一座新的精炼厂的项目）2.业务需求（如：一个培训公司为了增加收入而批准开发一门新课程的项目）3.客户要求（如：一个电厂为了向一个新的工业园区提供服务，从而批准建造一座新的变电站的项目）4.技术改进（如：一个电子公司在引进了一种新的电子游戏格式后，批准开发新一代的视频游戏机的项目）5.法律要求（如：油漆厂批准制订有毒材料使用须知的项目）。8.2什么是项目管理8.2.1项目管理的定义和基本要素按照PMI定义，项目管理（ProjectManagement，PM）是在项目活动中应用一系列知识、技能、工具和技术，以满足或超过项目干系人对项目的要求和期望。项目管理的基本要素即项目、干系人、资源、目标和需求。1．项目2．项目干系人项目干系人是指参与项目和受项目活动影响的人，包括项目发起人、项目组、协助人员、顾客、使用者、供应商、甚至是项目的反对人。人们的需求和期望在项目开始至结束都是非常重要的。成功的项目经理都会与各项目干系人发展并保持良好的关系，以确保对其需求和期望有较好的了解。3．资源资源的概念包括内容十分丰富，可以理解为一切具有现实和潜在价值的东西，包括自然资源和人造资源、内部资源和外部资源、有形资源和无形资源等，例如人力、人才、原料、材料、资金、市场、信息、技术等。此外，专利、商标、信誉以及某种社会联系等，也是十分有用的资源。特别是在知识经济时代，知识作为无形资源，其价值更加突出。我们不仅要管好、用好“硬”资源，也要学会管好、用好“软”资源。由于项目具有一次性的特点，项目资源不同于其他组织机构的资源，它多是临时拥有和使用的资源。资金需要筹集，服务和咨询力量可采购或招聘，有些资源可以租赁。项目过程中资源需求变化甚大，资源使用完毕后要及时偿还、遣散或作其他处理，任何资源的积压、滞留或短缺都会给项目带来损失。资源的合理、高效地使用对项目管理尤为重要。4．目标项目要求达到的目标可分为两类，即必须满足的规定要求和附加获取的期望要求。规定要求包括项目实施范围、质量要求、利润或成本目标、时间目标以及必须满足的法规要求等。附加获得的期望要求如顾客的时间、资金等要求。5．需求项目要求达到的目标是根据需求和可能来确定的。一个项目的各种不同干系人有各种不同的需求，有的相去甚远，甚至互相矛盾。这就要求项目管理者必须对这些不同的需求加以协调，统筹兼顾，以取得某种平衡，最大限度地调动项目干系人的积极性，减少来自他们的阻力和消极影响。因此，为了完成一定的管理目标，项目管理需要对上述要素进行确定、分析、平衡、计划、实施、控制等活动。主要包括：（1）在项目范围、时间、成本和质量中寻求平衡；（2）在有着不同需求和期望的项目干系人中寻求平衡；（3）在明确表示出来的要求（需求）和未明确表达的要求（期望）中寻求平衡。8.2.2项目管理的特点与其他管理方式相比，项目管理有许多特点。1．项目管理具有探索性因为项目的唯一性和独特性，决定了每实施一个项目都要具有一定的创新性。项目管理必须要承担风险、勇于探索、发挥创造力才能成功。这也是它与一般重复性管理的主要区别。2．项目管理具有复杂性项目一般由多个部分组成，工作跨越多个部门或机构、需要运用多种学科的知识来解决问题；项目工作通常没有或很少有可以借鉴的经验；项目实施中有很多不确定因素和风险；项目团队往往来自不同组织，具有不同背景和经验的人员组成，管理上难度大等。这些因素都决定了项目管理是一项复杂的工作。3．项目管理的整体性项目是实现特定目标而展开的多项任务的集合，是一系列的活动或过程，项目管理追求整体目标的整体优化，而不是某个活动或过程的优化，