电子表格处理软件基础Excel

第四篇电子表格处理软件基础——中文Excel2000•中文Excel2000概述•工作表的编辑•数据运算•工作表的格式化•数据图表化•数据管理和分析•页面设置和打印第14章中文Excel2000概述Excel2000是Microsoft公司开发的功能强大、技术先进、使用方便的电子表格软件。是基于Windows的应用程序。电子表格是一种二维表。功能体现在电子表格、图表、数据库等三个方面。启动：“开始”菜单→“程序”子菜单→单击“MicrosoftExcel”图标退出：“文件”菜单→“退出”命令单击右上角的关闭按钮双击左上角的控制菜单按钮单击控制菜单→“关闭”命令按快捷键Alt+F4基本概念和术语(1)工作表和工作簿工作簿(BOOK):是指在Excel环境中用来存储和处理工作数据的文件。是若干工作表(sheet)的集合。新建的工作簿只有16个独立的工作表，可增加其他的表或图，最多255张。默认文件扩展名为.xls工作表(Sheet):是由许多单元格组成的表格。每个表为256列×65536行，列标为A-IV；行号为1-65536。正在处理的工作表称为活动工作表。(2)单元格、单元格地址a.单元格：工作表中每个长方形的表格。每个单元格均有一个固定的地址，称为单元格地址。由“列标+行号”组成。正在处理的单元格为活动单元格。b.区域：由一些相邻的单元格组成。通常用第一个单元格地址和最后一个单元格地址，中间用冒号分隔表示。如：(A2:F10)区域。如：A3格表示第1列第3行的单元格。区分不同工作表的单元格：在单元格地址前加上工作表名和！号。如：Sheet2!A3表示工作表Sheet2的第1列第3行的单元格。区分不同工作簿的单元格：在工作表单元格地址前加上工作簿名，并用[]括起来。如：[Book1]Sheet2!A3表示工作簿1中工作表Sheet2的第1列第3行的单元格。窗口的组成与操作标题栏菜单栏工具栏编辑栏名称框活动单元格行号列标状态栏工作表标签水平滚动条垂直滚动条全选按钮标题栏：一般系统启动后，自动为：BOOK1工作簿（文件名），扩展名为.XLS。工作表区：左上角按钮为：全选框；上面为：列标；左面为：行号；右面为：垂直滚动条；下面为：表标签、标签滚动按钮、水平滚动条。工作簿基本操作(1)打开已有工作簿文件步骤：a.“文件”菜单→“打开文件”命令（或“常用工具栏”中单击“打开”按钮）b.在“打开”对话框键入或选择所需文件名，单击“打开”按钮。(2)保存工作簿文件步骤：a.编辑好文件后，利用“文件”菜单→“保存”命令（或“常用工具栏”中单击“保存”按钮）b.在对话框中选择“保存位置”，在文件名处键入名称，单击“保存”按钮。1、工作表基本操作工作表的选取与更名(1)表的选取：单击表标签。(2)表的插入：“插入”菜单→选择“工作表”命令。(3)表的删除单击要删除表的表标签→选取“插入”菜单→选择“删除工作表”命令→打开对话框，若删除，选“确定”。(4)表的更名双击表标签→出现“重新命名”对话框→填上新名后按“确定”按钮。第15章工作表的编辑单元格、区域的选取(1)单元格的选取：单击该单元格。(2)区域的选取：如：(A1:E6)区域。单击左上角第一个单元格(如A1)→拖动鼠标至右下角最后一个单元格(如E6)，松开鼠标，即选中该区域。(3)选取一行：单击行号。(4)选取一列：单击列标。(5)选取整表：单击表左上角的全表选择框。(6)取消区域的选取：单击所选区域外任何空白处。A1E62、输入数据单元格数据输入先单击要输入数据的单元格，后输入。(1)字符输入字符输入在单元格中为左对齐，输入的内容可在编辑栏中的输入框中显示，修改在输入框内进行。数字字符在输入时要先输“‘”(半角)，如输入字符3333650，则输入时应键入’3333650，单元格内显示左对齐的3333650。(2)数字输入一般数字的输入显示为右对齐。(3)日期和时间输入一般输入格式为“年/月/日”或“年-月-日”，但系统都会转换为“年/月/日”格式。时间格式为“时:分:秒”(4)自动填充输入在输入表格时，经常会遇到序列数，使用自动填充功能方便快捷。•复制单元格字符数据步骤：a.在选定单元格内输入字符数据；b.将鼠标指针移到单元格右下角的小“■”块处，直到出现黑“╋”字。c.按住鼠标左键，向下(右)拖动鼠标至目标单元格，松开即完成。填充柄•填充序列数系统提供常用序列的填充，用户也可以自定义系列。例如：输入星期一、星期二、…的序列。步骤：a.在选定单元格内输入“星期一”；b.将鼠标指针移到单元格右下角的小“■”块处，直到出现黑“╋”字。c.按住鼠标左键，向下(右)拖动鼠标至目标单元格，松开即完成。•等差数列填充例如：产生序列：1、3、5、7、9…。步骤：a.在选定单元格内输入“1”；b.选定要产生序列的单元格，假设为(A1:F1);c.选取“编辑”菜单中的“填充”命令;d.选取“填充”命令中的“序列”选项，出现“序列”对话框，将对话框中的步长改为2；e.按“确定”按钮。数据编辑(1)数据删除选取单元格，输入新内容或按Del键。(2)修改数据两种方法:方法一:单击单元格，在编辑栏的输入框内修改。方法二:双击单元格，在单元格内修改。3、移动和复制工作表进行编辑时，经常需要将单元格或区域移动或复制。（1）移动简捷法:选定单元格或区域→鼠标指向单元格或区域的一边，指针为空心箭头→拖动单元格或区域到新的位置，松开。剪切/粘贴法:选定单元格或区域→选取“编辑”菜单中的“剪切”命令(或工具栏中“剪切”按钮)→再选定目的单元格→选取“编辑”菜单中的“粘贴”命令(或按“粘贴”按钮)。（2）复制简捷法:选定单元格或区域→鼠标指向单元格或区域的一边，指针为空心箭头→按住Ctrl键，拖动单元格或区域到新的位置，松开。复制/粘贴法:选定单元格或区域→选取“编辑”菜单中的“复制”命令（或工具栏中“复制”按钮）→再选定目的单元格→选取“编辑”菜单中的“粘贴”命令（或按“粘贴”按钮）。（3）工作表的移动和复制同一工作簿内:选定工作表标签→拖动鼠标到所需的位置松开即可。不同工作簿之间:选定工作表标签→选取“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令→在“工作簿”列表框中选取目标工作簿→选取工作表位置→若是复制，则要选中“建立副本”复选框，不选则为移动→单击“确定”按钮。4、插入和删除1.行、列、单元格的插入P2412.行、列、单元格和区域的删除P2423.清除删除是整个区域除掉，但清除只是取消选定区域中的内容。1、公式的输入（1）简单公式a、自动计算：选择要计算的数据区，系统把结果显示在状态栏，可以通过快捷菜单改变计算类型。第16章数据运算（2）自动求和1.存放结果单元格相邻总计的数据区选取需总计的数据区，注意数据区内应包括一个空单元格，用于存放总计数。单击自动求和按钮。2.总计的数据存放任意的单元格选定存放结果的单元格→按自动求和按钮→用鼠标选择要总计的数据区域→按回车键。用于存放计算结果（3）复杂公式先输入“=”号，再键入公式的内容。3类运算符：算术运算符：+、-、*、/、^、%等比较运算符：=、、、=、=、等文本运算符：&（连接）运算次序与数学的运算规律一样。例如：津贴计算：津贴=基本工资÷6×42、函数的使用Excel2000中提供了几百个函数。函数的结构：函数名（参数1，参数2，……）函数的输入：选定单元格，可通过“粘贴函数”按钮获取函数。或：“插入”菜单→“函数”命令。粘贴函数对话框例如：计算最大值函数列表框，编辑栏输入“=”后出现函数列表折叠按钮，用于重新选取参数范围重选数据范围再单击折叠按钮单击确定，完成3、公式的编辑（1）公式的复制：可以使用填充柄复制；也可以使用“复制”→“粘贴”的方法。在复制时，公式中引用的单元格会随着目标单元格与原单元格相对位置的不同而发生变化。（2）公式的移动：可以用鼠标拖动单元格边框的方法；也可以用“剪切”→“粘贴”的方法。在移动公式后，其中所用引用的单元格都不会发生任何变化。（3）单元格特定属性的复制：选定单元格，单击“复制”；选中目标单元格，“编辑”菜单→“选择性粘贴”命令；在“选择性粘贴”对话框中选择相应内容。4、相对引用和绝对引用1.相对引用所谓相对引用，就是把一个含有单元格地址引用的公式复制到一个新的位置，公式中的单元格地址会根据情况而变化。2.绝对引用所谓绝对引用，就是把一个含有单元格地址引用的公式复制到一个新的位置，公式中的单元格地址保持不变。公式中的单元格地址前有“$”符号。（注：此公式是混合引用）1、自动套用格式系统提供多种不同制表格式供用户选择。方法：先选定所需套格式的区域→“格式”菜单→选择“自动套用格式”命令→在对话框中选择格式，单击“确定”按钮。第17章工作表的格式化2、自定义格式化㈠字符格式化1.使用字符格式化按钮。2.使用“格式”菜单中“单元格”命令里的“单元格格式”对话框中选取“字体”标签。包括:字体、大小、字形、颜色和下划线等。㈡对齐格式化1.对齐格式按钮。2.使用“格式”菜单中“单元格”命令里的“单元格格式”对话框中选取“对齐”标签。㈢数字格式化1.数字格式按钮只要选取需要格式化的区域，再单击数字格式按钮即可。2.使用菜单命令a.选取需要格式化的区域；b.单击“格式”菜单；c.单击“单元格”命令；d.在“单元格格式”对话框中单击“数字”标签，选定一个格式；e.单击“确定”。㈣边框设置1.用边框设置按钮。2.使用“格式”菜单中“单元格”命令里的“单元格格式”对话框中选取“边框”标签。㈤单元格背景和底纹设置1.用颜色设置按钮。2.使用“格式”菜单中“单元格”命令里的“单元格格式”对话框中选取“图案”标签。㈥行高列宽调整改变列宽1.鼠标法鼠标移至右边框线上，指针变为双箭头，按住鼠标左键拖动到合适宽度，松开。2.菜单法:选取改变列宽的列→单击“格式”菜单→单击“列”命令→单击“列宽”子命令→在对话框内填上需要的宽度，按“确定”。改变行高操作与“改变列宽”相似，在“格式”菜单选“行高”命令。3、条件格式条件格式是指根据单元格中的数据是否满足所规定的条件而设置不同的格式。4、格式复制和删除格式的复制：（1）使用“格式刷”按钮（2）使用菜单命令“编辑”菜单→“复制”命令→“选择性粘贴”命令格式的删除：“编辑”菜单→“清除”命令→“格式”命令1、图表类型图表能直观明了地表示工作表的数据及其数据变化趋势的功能。Excel为用户提供14种图表类型。如柱形图、条形图、折线图和饼图等。2、图表的组成分图表区和绘图区两部分。第18章数据图表化图表标题网格线绘图区图表区数据表数据轴分类轴数据系列图例3、创建图表图表在Excel中存在两种方式:a.图表与工作表在同一张工作表中，称为嵌入图；b.单独创建于另一张表中，成为独立的一张工作表。“图表向导”按钮插入图表菜单命令（1）在工作表上创建嵌入图表步骤:⒈选定用于创建图表的数据；⒉单击“图表向导”按钮；或“插入”菜单→“图表”→“在原工作表嵌入”；⒊用“＋”指针划定图表区域；屏幕出现“图表向导”对话框；⒋依照“图表向导”上的指令来操作；⒌共分五步，各步骤之间通过选择“下一步”或“上一步”按钮转换；⒍在任何步骤中选择“完成”按钮，“图表向导”将完成操作。（2）创建独立表格工作表与表图分开。1.菜单法：选取数据区→“插入”菜单→“图表”→“建立新图表”→完成图表向导五步骤，按“完成”。2.快捷法：选取数据区→按Alt+F1或F11可快速建立默认类型(一般为柱形图)的图表。4、图表编辑和格式化（1）图表及其元素的选中（P275）1.嵌入图的选中单击嵌入图的空白区。2.独立图表的选中单击图表标签。“图表”菜单“图表”工具栏3.图表元素的选中a.选图表区单击图表中空白区域。b.选图形区单击图形区的空白处。c.选数据系列在选中图表后，单击数据系列。d.选数据系列的一项数据在选中数据系列后，单击系列上的某一数据。e.选取其他项包括：标题、图例、坐标轴、网格线和文字框等，单击某项