电子表格的简单应用与编辑word文档中常见问题的处理

电子表格的简单应用与编辑word文档中常见问题的处理红椿镇初级中学--------余德华一、电子表格的简单应用•Excel简介•数据录入•编辑和管理•数据分析•页面设置一、Excel简介1、关于ExcelExcel是美国微软公司开发的Windows环境下运行的电子表格系统，微软公司先后推出了多个不同版本。这里以WPS表格为主作简单介绍。2、主要功能Excel的文件管理功能；Excel的电子表格功能；Excel的数据管理功能；Excel的数据图表功能；Excel的数据分析功能；以数据处理为主。对于以文字性填充的表格最好在word文档的表格中进行处理，便于编辑文字。3、Excel工作界面由应用程序窗口和文件窗口两个部分组成文档题栏菜单栏工具栏编辑栏文件标题列标签行标签单元格垂直滚动条工作表标签标签滚动按钮状态栏水平滚动条4、基本元素Excel工作簿：即Excel文件，其扩展名为“.xls”。工作表：一张由行和列组成的巨大的二维表，共有65536行256列。单元格：工作表中的每个小矩形，由行和列的交叉构成，是工作表的最小单位。单元地址：由列号和行号组成，指出某单元在工作表中的位置。当前单元格：即活动单元，指当前正在操作的单元格，由黑色线框住。工作簿和工作表的特性最大限制开启工作簿的数目受限于可用的记忆体和资源系统工作表的大小最多65536行，256列单元格内可接受的文字长度每个单元格最多可包含32000个字符单元格内可接受的数字型数据的长度常规数字格式的数据长度为11位（包括特定字符）单元格内数字精度保留15位；若长度超过15位，多余数字位显示为“0”工作簿中可使用工作表页数最多255个工作表二、数据录入1、向单元格中录入数据，主要有一下3种方法：(1):单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。(2):双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。(3):单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同(2)。2、插入符号和特殊字符选择【插入】—【符号】命令。3、自动填充选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑】—【填充】—【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；填充一系列数字、日期等，通过拖动，Excel可自动延续此系列数字、日期或时间段等。技巧按Ctrl+D组合键，可向下填充；按Ctrl+R组合键，可向右填充；按住ctrl选中需填充的单元格，可一次充；双击选中单元格的右下角实心“+”可快速向下填充。4、自动填充序列初始选择扩展序列1，2，34，5，6…9：0010：00，11：00，12：00…MonTue，Wed，Thu…星期一星期二，星期三，星期四…JanFeb，Mar，Apr…一月，四月七月，十月，一月…1月1日，3月1日5月1日，7月1日，9月1日…1999，20002001，2002，2003…Text1，textAText2，textA，Text3，textA…产品1产品2，产品3…技巧：分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期；如：输入1/21月2日输入0空格1/2显示为1/2技巧：在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，如“，”。技巧：单元格中最多只能录入11个数字，如超过11个数字（如录入身份证号码）时，将不能正常显示，此时需将单元格中的数字转换为文本格式。方法：1、单击鼠标右键；2、单击“设置单元格格式”选项；3、选中“数字下拉菜单中的文本”选项，单击确定。三、编辑和管理一、编辑单元格选定一整行或一整列单击需要选定的行或列的行号和列号;选定多行和多列将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键,拖动至末尾行号或列号;选定整个工作表的所有单元格按Ctrl+A组合键,或单击“全表选择”即0行0列。选定连续的单元格区域a使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键,拖动至该区域右下角,释放按键;b可先用鼠标定义区域左上角单元格,按shift键,再单击区域右下角单元格,即被选中;选定不连续的单元格区域先选定第一个单元格区域,按住ctrl键,再选第2…个单元格区域.查找与替换①选择【编辑】--【查找】命令,或按ctrl+F组合键,打开【查找与替换】对话框的查找选项卡;在【查找内容】下拉列表框中输入查找内容,单击【查找下一个】按钮,光标则移动到与待查内容相符的单元格上.可多次单击【查找下一个】按钮,直到找到所需的单元格位置。提示:单击【查找全部】按钮,可在对话框下方列出所有符合条件的单元格信息.①单击【替换】标签,打开【替换】选项卡,在【查找内容】和【替换为】下拉列表框中输入所需内容,单击【查找下一个】按钮,定位到要替换掉的单元格,单击【替换按钮】,即可快速工作表中特定单元格的内容。也可直接单击【全部替换】按钮.单元格文字随时换行在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了。插入空白行如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。复制粘贴excel里函数计算出来的数据方法：选择此列复制，到新列右键－选择性粘贴－勾选数值即可。如图：设置单元格格式数字格式Excel数值型数据共有12种显示格式。对齐格式水平对齐、垂直对齐、自动换行、缩小字体填充、合并单元格、增加缩进等。字体格式字体、字形、字号、颜色、下划线、特殊效果等。边框格式提供线形、颜色以及线的位置。底纹图案给选取的单元格设置背景颜色和图案效果。单元格保护保护工作表操作：[工具][保护][保护工作表]。只有在保护工作表的情况下生效。(如下图：)设置单元格格式Excel的格式工具1）格式工具栏2）单元格格式对话框17在查看表格时还会经常遇到这种情况：在拖动滚动条查看工作表后面的内容时看不到行标题和列标题,给我们的查阅带来很大的不便。冻结窗口后可便于查看标题项目[视图]-[冻结窗格]（或【窗口】-【冻结窗口】）冻结窗口数据有效性打开一张学生成绩表,选中数据区域(注意:这里的数据区域不包括标题行或列)，单击“数据→有效性”命令，进入“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中，将“允许”项设为“小数”，“数据”项设为“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”，最后单击“确定”退出。接着，执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”工具栏。好了，现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。对错误数据进行修正后,红圈标记会自动消失。提示：我们平时所填的有些统计表就设置了数据有效性，如下图：函数的使用及输入方法由等号开始，按照函数的格式直接输入函数表达式,回车结束。如：=SUM（A1：B6）（求和）方法：1)[插入][函数][…]。2)选择函数，确定后进入参数提示框。3)输入或选择函数的参数。4)确定。四、数据分析常用函数：•函数名语法格式示例•求和函数SUM(数列)=SUM（C2:C40）•计数函数COUNT(数列)=COUNT(C2：C40)•最大值函数MAX(数列)=MAX(C2:C40)•最小值函数MIN(数列)=MIN(C2：C40)•计算满足条件的单元格个数•COUNTIF(数列)•=COUNTIF(C4:C50,=72)•自定义函数=(F8/G8*0.4+J8/K8*0.3+N8/O8*0.3)*100•表与表之间的数据引用（举例说明）当排序含有公式的数据列表时，应该谨慎行事。简单排序步骤：1)选择参与排序的数据区域2)单击工具栏中的升序或降序按钮数据排序与筛选复杂排序步骤：1)选择参与排序的数据区域。2)[数据][排序]。3)选择关键字和排序方向。例：对“数.xls”据进行操作，性别为主要关键字，年龄为次要关键字。筛选指只显示满足条件的数据记录。有自动筛选和高级筛选两种方法。操作步骤：1)光标位于数据列表上。2)[数据]→[筛选]→[自动筛选]。3)单击筛选按钮，取值或选取自定义后给出筛选条件。4)取消筛选：[数据]→[筛选]→[自动筛选]数据筛选筛选按钮五、页面设置有时在打印电子表格时，需在每一页都打印上同样的表头，可在页面设置中进行操作。打印标题：文件——页面设置——工作表——顶端标题行如：输入$1:$3，则表示每页都打印1-3行同样的表头。编辑WORD文档中常见问题的处理word窗口介绍word编辑与排版1、自动套用格式2、段落编排3、插入表格4、页面设置标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏水平标尺垂直滚动条垂直标尺水平滚动条文本区状态栏选定栏是一个隐含栏当鼠标移到该处时,鼠标指针转变为指向右方一、word窗口介绍1、窗口组成2、工具栏介绍1）常用工具栏2）格式工具栏二、word编辑与排版1、自动套用格式有时我们在编辑word文档时，往往会出现在编辑完第一条，回车后会自动出现第二条。如：在上一段用的序号是“1”时，下一段会自动出现“2”，这时只需删除“2”或撤销“自动套用格式”，也可以点击序号前面的“自动更正选项”中的“撤销自动编号”即可按我们提前设计好的序号进行编辑。2、段落编排快捷方法：选中区域，点击鼠标右键，在选项中点击段落，然后进行相应设置。1）、特殊格式2）、段前段后间距3）、行距4）、换行和分页（如下图）3、插入表格在编辑中有时也需要绘制一些表格，进行分析说明，其方法如下：点击菜单栏“表格”—插入—表格，出现如下对话框后，进行表格行数和列数的设置即可。（如下图）在绘制好的表格中也可以进行相应的一些操作，如：插入、删除、拆分、合并、粘贴、复制、单元格对齐方式等。4、页面设置方法：1）点击菜单栏“文件”2）点击文件下拉选项中“页面设置”在此功能下可分别设置“页边距”、“纸张”、“版式”、“文档网络”。（如下图）提示：有些系统需安装打印机后才有“页面设置”这项功能。不妥之处敬请指正！红椿镇初级中学余德华