发挥项目管理在设计阶段的积极作用(1)

发挥项目管理在设计阶段的积极作用从项目管理的角度而言，设计单位是项目管理在项目进行过程中涉及到的一个重要组成部分，设计者是设计任务的具体执行人，设计阶段是项目生命周期的重要阶段。虽然设计阶段所经历的时间相对较短，但由于此阶段是将设计概念转变为用设计语言（即图纸和说明书）所表达的实物的过程，设计方案的决定和选择很大程度上决定了建设期各种相关费用的大小。因此对设计环节和设计人员的管理成为项目管理中非常重要的一部分。能否在项目管理中最大程度地发挥设计单位和设计者的作用成为项目管理成功至关重要的因素之一。本文将从对工程项目进行整体管理的角度探讨对设计阶段的管理。一.对传统意义上的设计阶段的管理为使设计达到比较理想的效果，首先要加强对设计阶段的管理。传统意义上的设计阶段是指我国目前应用最广的按设计--招标--施工的程序运作的设计阶段。在这样的标准程序下，整个设计过程应该在规定的时间内按计划，有步骤地进行。在传统的设计阶段中，项目管理应该在以下几个方面实施管理和控制，以使设计在整个项目中发挥更大的作用。1．确定设计单位业主项目管理在设计阶段首先要做的工作是确定设计单位。在确定设计单位的过程中，项目管理应确定并安排完成以下事项：1）所需设计单位的类别2）设计单位及设计者的责权3）设计协调工作的责任认定4）设计单位及设计者在工程的设计阶段，招投标阶段以及施工阶段的角色此处应加以说明的是，如果有需要，可以要求设计单位在项目的概念阶段介入，从而使项目得益于较早的技术信息反馈，有益于项目在概念期决断的更为合理化。5）设计合同条款的确认主要包括：付款条款，变更费用，以及退款，补偿等事项。6）草签协议的形式7）所完成工作的内容及交付格式8）信息反馈，汇报的要求和规定。而设计单位的最终选择应基于以下几个标准：a.设计单位及设计者的经验和声望b.设计者的能力及能否参与该项目c.设计人员的良好的从业纪录d.设计项目的运作方式e.设计者的创造性f.设计单位和设计负责人的项目管理能力g.设计单位对该项目的收费水平2．建立设计团队选定设计单位后，接下来的任务是组建设计团队。组建设计团队是将设计单位内符合设计能力和经验要求的人员组织在一起来完成项目。人员配备除了要包含该项目所涉及专业的人员，还要根据项目的大小，特点和复杂程度考虑各专业的人员比例，这一过程是设计单位及其管理人员较熟悉的操作过程，但业主也要介入这一过程，并对团队的组成进行审核。项目管理所要考虑的除了设计人员本身的专业能力外，还要考虑成员在团队精神以及在完成项目方面的主观愿望等方面的因素，这些因素将直接影响项目管理的成果。大型项目设计团队除了设计人员以外，还需要有其他方面的专家加入，比如：现场项目经理，土地机械工程师，环境工程师，噪音专家等等。目的是给予设计者适当的建议以求设计不会违反有关规定及更具实践操作性。我们在相应领域的把握主要是设计人员的经验，但在项目较大，较复杂的情况下，在设计阶段请各方面的专家给予建议也是非常重要的环节。接下来，项目就进入了实质性的设计阶段。我国现行的基本建设程序把工程项目的设计分为两个阶段，即初步设计和施工图设计。也有工程设计单位将工程设计分为三个阶段，称为初步设计，基础设计和施工图设计。本文采用国际通用的设计阶段划分，即项目的设计阶段包括：方案设计，初步设计和施工图设计。3．方案设计方案设计阶段所产生的设计草图表现出的方案应适合于各种外部条件，如：功能，造价，材料，结构和技术要求，环境要求等。因此在这一阶段，对项目目标的理解至关重要。项目管理应做到的是经常组织包括业主，设计团队及其它相关人员的会议，对有关问题多方探讨直至将各方理解达成一致。方案设计的最终结果是产生报批文件（包括设计草图）。要保证提供给政府有关部门的报批文件能够成功批复，必须相应地做好大量的准备工作，项目管理要重点监督完成以下几方面的工作：1）分析当地政府的规划2）分析先前项目的政府决策3）分析政府决策的一致性和连贯性4）向政府部门寻求建议4．初步设计初步设计是对方案设计的进一步细化，是对具体设计要求提出解决方案的过程。在这一阶段，由于设计内容更为细致，因此可以对整个项目的投资以及项目的运行费用做出更精确的估计。协调各专业之间的关系成为管理任务中至关重要的问题。5．施工图设计施工图设计阶段，项目的设计任务将被彻底完成，并且设计结果将被做成相应文件送交有关政府部门审批。在这一阶段除了设计任务的完成，排除各种文件和图纸中存在的矛盾和谬误将是颇为复杂和繁重的任务。在这一阶段，时间上的矛盾仍然是一个主要问题。设计时间的延误多数是由于设计条件不具备，专业间配合不力，不能及时和准确地从其它来源获得信息，或者对项目管理的不力造成的。在这一阶段需要注意的是，如果图纸设计和说明书完成时不能留有相应的时间，会给精确的预算带来相当大的难度，也将减少整个项目纠正错误的机会和可能性，因而带来增加工程造价的后果。这一阶段，项目的不可遇见费用将被确定下来。应指出的是，所确定的不可遇见费用是为了应对项目进行过程中所发生的应急事件而准备的，比如设计变更（非设计错误所导致的），材料价格上升，以及工程意外延期等等，并不是为了设计中发生错误而设立。因此，有理由要求在设计阶段尽量将设计中的失误降低到最低点。6．完善设计管理计划虽然设计的各个阶段都有相应的项目管理需要注意的事项，从而使项目管理的在一定程度上有的放矢，但完善的设计管理计划才是控制整个设计的时间和质量的最为有效的手段。设计管理计划的目的是：通过对项目的目的，客户的需求以及设计要求的分析和进一步确认，从管理的角度促成设计的最优化，并使所做设计能够解决技术问题和达到各技术专业间的协调，以及能够满足法律和环境方面的规定。设计管理计划和管理方法应始终贯穿于整个设计阶段。设计管理计划应包含的内容是：1）建立合理的项目计划时间表2）确定能够完成该时间表的可用资源3）确定设计组个人的分工和责任4）确定其中的重要事项和事件及其时间5）确定设计风险及应对措施6）确定对设计评价的方式和时间7）确定使整个设计组协调运转的方式二.对快车道(fast-tracking)设计法设计阶段的管理快车道设计法也就是各阶段设计顺序交叉的方法。设计、设备采购和制造、施工三者之间，既有顺序，又有交叉。设计采用多次出图的方法进行，先保证如期开工，再做细化设计。不容置疑，这种方法会大大缩短整个建设周期从而为业主争取更多的利益。然而，执行这样的设计过程给项目管理带来极大的挑战性。由于在这样的设计条件下设计结果将在很短的时间内用于工程施工，设计上的问题往往在施工进行时甚至在某段工程进行完毕时才被发现，类似这样的情况将直接带来业主的损失。因此所有的设计工作应该比传统意义上的设计更为细致，各专业之间的配合也一定要更协调。适时增加设计团队项目会的次数是一种有效的提高设计效率的方法。虽然这种方法并不新鲜，但如果应用得当，在较大的项目尤其是工艺较复杂的项目中仍然不失为最有效的方法。另外，加强会签制度的管理，实际上也是加强了信息沟通的渠道，从而有效地减少了设计阶段的失误。三.对设计团队应用人力资源管理的理念进行管理无论多么有效的管理方法和管理手段最终是由参与设计的每一个人来执行的，设计的最终效果取决于设计团队中的每一个人是否能够或愿意完全施展自己的才华。虽然设计单位对设计者的内部管理是决定设计人员工作态度的主要因素，但对整个设计团队应用人力资源的管理理念进行管理仍不失为一种有效的提高设计效率和设计质量得好方法。比如对整个设计团队某些工作指标上加以设定，并以此为基础设立奖惩制度；帮助设计团队建立和谐的合作氛围；指导设计团队建立是用于该项目的信息沟通渠道和汇报制度等等。上文提到的设计阶段，仅仅是整个项目周期的一个环节，往往并未在管理实践中给予足够的重视。实际上对这一阶段的管理是很有潜力可挖的。对设计阶段的质量，时间和工程造价的进行有效控制往往能够达到事半功倍的效果。地铁工程是一项系统工程，涉及的专业多、技术复杂，单独的一家设计单位不可能完成设计任务。目前，为我们天津地铁2、3号线前期工作服务的设计单位共有8家，这在客观上加大了设计管理的难度。这就要求我们在传统设计管理的基础上，引入全新的设计管理理念，在注重质量、进度管理的同时加强设计团队的人力资源管理。对设计阶段，特别是对地铁项目的设计阶段加强管理的方法还有待于我们在实践中进一步完善。