固定资产投资项目档案管理(科工局)

资项目档案管理知识与技能贾伟军2017年3月基本概念内容提要项目档案工作的基本要求项目档案类别的划分项目文件收集、归档及要求项目档案整理、组卷及要求项目档案管理应注意的问题一、基本概念（一）军工固定资产投资项目：是国防科工局负责审批或审查后报国务院审批，全部或部分使用中央政府预算的固定资产投资项目。（二）军工固定资产投资项目档案：是指在项目论证、批复、实施、竣工验收、运行维护等各阶段形成具有保存价值的不同载体形式的项目文件。（三）军工固定资产投资项目档案工作：是军工固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是一项以项目管理为中心内容，以项目建设档案（文件）为管理对象的专业性和服务性工作。（一）项目档案工作的性质（二）项目档案工作主要任务（三）项目档案工作的原则（四）项目档案工作主要内容（五）项目档案的特点（六）项目档案工作基本要求二、项目档案工作的基本要求（一）项目档案工作的性质项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性工作。项目档案工作具有独立的工作对象、特定的工作内容和专门的工作方法，是项目建设中不可缺少的重要环节，是实现项目建设和科学管理的技术基础和保障性工作。（二）项目档案工作主要任务项目档案工作是项目工作的重要组成部分，其主要任务是：按照国家及上级有关规定和要求，建立完善项目档案工作体制和有关规章制度，收集并科学管理固定资产投资项目档案，最大限度的发挥其作用。（三）项目档案工作的原则项目档案工作统一领导，项目档案集中管理保证项目档案的完整、准确、系统、安全为项目建设、运行、维修、管理、改扩建等提供服务。（四）项目档案工作主要内容1.项目档案工作体制和制度建设主要工作内容是：成立有关档案机构、将项目档案工作纳入有关计划、建立健全项目档案岗位责任制、建立完善项目档案工作管理网络、制定完善有关规章制度和标准。2.档案部门对项目档案工作进行监督、检查和业务指导主要工作内容是：制定项目档案工作计划、提出文件材料归档要求、定期对项目文件材料形成积累情况进行检查。3.各相关部门及参建单位作好建设各阶段文件收集、积累和归档工作主要工作内容是：建设单位各相关部门及参建单位，根据各自职责开展项目建设过程中各阶段建设项目文件的收集、积累，并在项目建设完成后定期向档案部门移交归档。4.完成项目档案验收工作主要工作内容是：组织项目文件材料的归档工作及项目档案验收准备和验收工作。（五）项目档案的特点•项目档案是在项目建设过程中形成的重要原始历史记录，由于固定资产投资项目多数投资规模较大、建设周期较长、技术要求高，因此在整个项目建设中形成的档案数量大、种类多，主要有三个特点。成套性专业性动态性成套性:这是项目档案最突出的特点。建设项目档案形成于整个项目建设工作，反映了项目从提出、调研、可行性评估、审批、计划、勘测、设计、施工到竣工、投产等专业领域的内容。项目档案记载了项目活动的全过程和成果。这些专业领域之间既不同，又相联系，构成了一个固定资产投资项目档案成套性的完整整体。专业性:固定资产投资项目档案是众多专业技术活动的真实记录，包括了工程勘察、设计、建筑施工、地质、水文、测绘、设备仪器管理、地下管道、科研等，是专业技术人员智慧和劳动的结晶。经过规范整理的项目档案，反映了工程建设的指导思想、技术水平、进展实况，是检验工程建设质量必不可少的依据和凭证。动态性:这是项目档案一个比较明显的特点，决定了项目档案工作的难度，从项目的提出、设计到施工、评审、验收等，档案工作一直处于活跃的动态中，直至验收以后，才能相对稳定。（六）项目档案工作基本要求国务院办公厅《关于加强基础设施工程质量管理的通知》（国办发[1999]16号）第二十四条明确规定“所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》有关规定，建立健全项目档案。从项目筹划到工程竣工验收各环节的文件资料，都要严格按照规定收集、整理、归档。”国家档案局制定了一系列的关于项目档案工作的文件及标准，有《建设项目（工程）档案竣工验收办法》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等。2007年，原国防科工委制定了《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号），对验收组织、验收要求、验收程序等方面进行了全面的规定国防科工局、国家档案局联合印发的《国防科技工业固定资产投资项目档案管理办法验收办法》（科工计[2015]931号），对项目档案工作职责分工、项目文件归档与管理、项目档案验收及奖惩等方面进行了全面的规定。1.项目建设单位要建立领导责任制，明确各相关部门和人员的工作责任，建立考核机制；2.要将项目档案工作纳入项目建设管理程序，项目档案工作应与项目建设工作同步进行，同步开展；3.建立项目档案工作管理制度，作好项目建设过程不同阶段的项目文件收集及归档工作，确保项目档案完整、准确、有效和安全；4.作好项目档案验收工作，为项目竣工验收及验收后的运行提供保障。三、项目档案类别的划分固定资产投资项目档案涉及的有：管理类、设备仪器类、基本建设类、科学研究类和声像类（照片、录像等）等类别档案。管理类项目档案基建类科学研究类声像类设备仪器类四、项目文件收集、归档及要求（一）各部门项目文件管理职责及要求1.投资管理部门:负责项目管理类文件收集、归档工作，并对自身形成文件准确性、有效性负责。投资管理部门应按照阶段，对项目从立项、实施、验收、后评估等全过程形成的各类管理性文件及时进行收集、整理、配套和归档。投资管理部门在签订项目可研、设计、咨询等项目合同、协议时，应明确合同方需要提交的项目文件材料范围、份数等。2.档案管理部门:负责对各部门及参建方在项目建设不同阶段的文件收集、积累、预立卷及归档工作的监督、检查和业务指导；负责归档文件的规范整理、科学组卷、安全保管与利用工作，并做好归档文件完整性、有效性检查和项目档案验收的准备工作。档案部门（或专兼职档案人员）应参加设备仪器的开箱验收，对随机资料进行清点和详细登记；档案部门要参加自行研制或委托研发设备仪器和有关研制的鉴定、验收会，对提供的研制文件是否齐全完整进行审查。3.设备仪器部门:负责从设备仪器从购置、安装调试、验收和运行维护等阶段形成的全套文件的收集、整理、配套和归档，并对自身形成文件准确性、有效性负责。设备仪器管理部门在签订购置、研制合同时，应在合同中明确供方必须提供的相关文件，并在设备仪器验收时进行清点和核对。设备仪器使用、维护阶段形成的文件，应按照阶段及时整理归档。4.基建管理部门：负责基建工程从勘察设计到工程验收全过程形成基建管理性文件（前期文件）、施工文件、监理文件及竣工文件收集、整理、归档，并对自身形成文件准确性、有效性负责。基建管理部门在基建单体工程竣工交付时，负责对施工、监理等单位移交的基建档案进行检查，办理有关的检查交接手续。在重大改建、扩建、改造工程涉及原有工程项目变更时，负责将变更过的有关基建文件统一整理归档。5.技术安全管理：负责项目有关环境保护、职业卫生、劳动安全等相关备案、审批及验收文件的收集，并向投资管理部门移交或向档案管理部门归档相关文件，并对自身形成文件准确性、有效性负责。6.保卫部门职责：负责有关项目消防申报（备案）、审批及验收相关文件的收集，并向投资管理部门移交或向档案管理部门归档相关文件，并对自身形成文件准确性、有效性负责。7.审计管理部门职责：负责收集项目审计相关文件，并向投资管理部门移交或向档案管理部门归档相关文件。8.财务管理部门：负责项目建设资金管理、竣工决算等相关财务文件的收集工作，并向投资管理部门移交或向档案管理部门归档相关文件，并对自身形成文件准确性、有效性负责。9.文书文件管理部门：负责收集与项目建设相关的文书文件，并向投资管理部门移交或向档案管理部门归档相关文件。10.声像资料摄制部门:负责建设过程中重大事件、建设过程声像资料收集、整理和归档工作。归档的项目声像资料应全面准确，画面清晰，并能反映出项目的有关特征，如：建筑物外景、外貌和内建；设备仪器外观；建设、研制过程以及与项目有关的重大活动场景等。(二)项目文件的归档要求及归档范围1.项目文件归档要求确保归档文件的完整性，须按照规定的归档范围，将项目应该归档的文件材料全部移交归档，各种文件资料原件齐全,因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，复制件需经有效确认，确认方式按各单位相关规定执行；保证归档文件的准确性，使归档文件的内容真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备；保证档案的系统性，使项目档案分类科学、组卷合理，反映其形成规律，保持各部分之间的有机联系；项目文件的收集归档应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-）的有关要求；归档的纸质文件应是原件，归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签署完备、准确有效。；照片应同时归档数字形式照片和冲洗或打印成册的纸质照片。单张数码照片分辨率应不低于300万像素。，每张纸质照片应编制照片文字说明，每个照片单元应编制单元说明。2.项目文件归档范围综合类文件归档范围项目前期文件：上级关于项目立项的通知、文件；建设单位项目立项申请报告；项目建议书及批复文件；可行性研究报告、请示及批复文件；项目评估、论证、招投标文件；项目初步设计、请示和批复文件或评审意见；实施方案及评审意见；环保、劳动安全、职业卫生、消防、人防、绿化等请示、批复文件；安全、职业卫生、环保等预评价和后评价文件等；法人授权书；其他项目前期建设有关的文件。实施过程文件：项目调整报告、评审报告、请示及批复文件；项目年度投资计划文件。项目验收文件：环保、消防、劳动安全、职业卫生、人防等专项验收文件；项目文件材料归档情况报告、批复；档案验收登记表、验收意见等；审计报告和审计意见书；项目验收申请报告及批复文件；项目质量评审材料；项目验收总结报告；竣工验收纪要、结论等；项目验收会议文件；归档文件专题目录；项目建设大事记；其他项目验收文件。管理类基建类文件归档范围基建文件：决策立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；工程招投标及承包合同文件；工程开工文件；商务文件；工程竣工验收及备案文件；其他文件。基建文件监理文件：监理管理文件；监理工作记录；竣工验收文件；其他文件。监理文件施工文件：工程管理与验收文件；施工技术文件；施工测量记录；施工物资文件（各种出厂质量证明文件、检测报告、复试报告等）；施工记录（建筑与结构工程、电梯工程）；施工试验记录（建筑与结构工程、给排水及采暖工程、建筑电气工程、智能建筑工程、通风与空调工程、电梯工程）；施工质量验收记录。施工文件竣工图：按照建筑工程专业，绘制建筑与结构工程、给排水及采暖工程、建筑电气工程、智能建筑工程、通风与空调工程、室外工程竣工图。竣工图设备、仪器类文件归档范围（外购或引进）：计划购置阶段文件包括：引进报审表、购置申请单、申购请示及批复；选型、选厂调研报告、技术经济论证报告（国产单台价值10万元以上，进口单台价值2万美元以上）；购货合同；外汇审批表、征免税单等文件；商检报告、报关单。开箱验收、安装调试阶段文件包括：开箱验收记录；图样、图册、光盘、使用说明书等随机资料；装箱单、产品合格证；安装调试记录、试车记录、验收鉴定记录；安装竣工图（基础工程图、电气接线图、地下管线图）；试用期间记录；固定资产交接单。使用维修阶段文件包括：履历书或履历卡；检定证书及检定记录；修理、维修任务书，记录及验收报告（单）；重大事故分析及处理报告；精、大、贵、关设备仪器机时统计表等。外购设备、仪器（标准）外购软件设备、仪器类文件归档范围（自研或外研）：合同、任务书；方案报告；测试、试验记录及报告；设计、工艺文件；安装、调试记录；配套软件研制需求分析、设计、测试、源程序、使用说明等文件；研制总结报告；鉴定、定型评审文件；成果申报、审批文件。自研设备、仪器（非标）自研或外研软件设备、仪器类文件归档范围（特种设备）：计划购置阶段文件；开箱验收、安装调试阶段文件；设计制造资质文件；出厂质量证