常见的项目管理失误

常见的项目管理失误1.缺乏适当的人员与技能影响：用人不当与资源分配失调是项目管理失误中最常见的一种现象。一个项目能否圆满完成，人员与技能的配备占了主导因素。用人不当的结果往往会导致项目无法继续执行，这样就算计划再好，也是纸上谈兵。解决方案：IT与项目经理应全面了解及掌控技能与资源情况，包括对项目顾问、合约承包商和外包商的详细评估。使用项目管理软件可以帮助项目经理充分掌握所有团队成员的技能与工作量分配。在了解分工与职责后，IT与项目经理就可以决定如何在日常工作和项目中合理分配资源。指派专门的资源经理来负责解决人员与资源的分配问题也是一个不错的主意。2.缺乏富有经验的项目经理影响：如果没有一名经验丰富的项目经理掌舵，项目很可能会随着发展而失去控制。解决方案：聘用一名符合项目要求，并拥有出色人际关系处理技巧的项目经理。他应当有号召力，能够管理风险，并在团队成员和外部参与者之间起到协调作用。此外，一名优秀的项目经理也应该具备相关技术的知识与技能。3.没有遵循标准的项目管理流程影响：这是项目管理中的第二大常见失误。缺乏合理的流程会抬高项目风险，加大项目失败的可能性，最终导致无法在限定的时间与预算内完成项目。解决方案：制定良好的项目管理流程能助你提高项目效率，并及时捕捉到项目执行过程中的各种问题，控制风险。4.流程太多太杂影响：过多的流程会让项目失去灵活性，继而影响参与者的积极性。曾经有一家软件开发商告诉客户公司的项目经理，他们能够在不增加成本与工作量的基础上添加额外的功能，但项目经理却回绝了这一建议，因为他觉得公司用户并没有要求这一功能。其实，只要不影响项目预算与计划进度，又征得用户的同意，多添加一些功能是利大于弊的。解决方案：提高灵活性，与项目支持者及参与者积极沟通。5.对项目变更缺乏追踪影响：要么预算超支，要么进度拖慢(或两者兼有)。解决方案：建立正式的变更申请流程，任何项目范围内的变更(比如添加新功能)都应在变更文件上详细注明，并由项目最高主管审核批准。此外，项目经理也需判别出该申请对预算和时间进度会产生什么影响。6.对项目动态缺乏了解影响：管理学大师彼得德鲁克曾说过，无法管理就无法测量。反应到项目上，即无法及时协调资源，或对变更做出应变。解决方案：使用软件。借助有效的项目管理软件可以在一个平台上面观看掌握整个项目全局的动态，目前市面上较为盛行的有MSProject、SAP、P3项目管理软件，以及新晋的8thmanage,根据笔者多年的经验来说，用MSProject做计划好做，但是如果要跟踪资源和任务情况就比较不直观，有资源超支、人员浪费的情况出现也需要管理者主动发现，软件不会告知你，而目前我们公司使用的是8thmanage的项目管理系统，整个系统很好地融合了项目管理九大领域与实际项目流程，在这个平台上不仅能直观看到项目的整个动态，各项目的活动负责人也能对自己所负责的项目活动部分进行很好的掌控，当有情况发生或项目需要变更时，系统有预警功能，能通知到相关的负责人。7.对小问题掉以轻心影响：问题不会自己解决。如果对小问题掉以轻心，那么它们就会演化成大问题，最终成倍增加项目成本。解决方案：加强项目团队成员的态度与意识，及早纠错。等到亡羊补牢，为时已晚。8.没有定义项目范围影响：如果商业与IT部门没有事先定义项目范围，那项目终将无法满足预期的成效，IT也会缺乏方向来如期完成项目。解决方案：通过商业用例和范围划定来纠正错误定义的项目，项目范围可谓一个项目最初的SLA（服务水平协议），有了这份协议，项目活动才有据可寻。9.忽略项目之间的关联影响：忽略项目之间的关联会造成资源分配失调(比如配给某项目的人员也是另一项目所需要的)，从而影响项目进度，作为连锁反应，其它项目也会受到拖累。解决方案：在制定项目计划时将关联因素考虑在内。与项目参与者多交流，并绘制项目关联表，可协助你明确了解各项目之间的关系。10.风险评估过于随意影响：项目脱离原有轨道，IT需清理预料外的麻烦。解决方案：风险评估应是项目计划的一部分。可以在团队中进行头脑风暴，收集可能的风险因素，然后设法规避这些风险。这一活动不会花费太久的时间，而且他也能帮助你在正式开始前充分了解项目的软肋所在。11.对用户抵触心理认识不足影响：用户对新技术的抵触会让项目所投入的资金与精力白费。解决方案：在项目计划阶段先考虑到推行过程中的阻碍，并设法化解这些阻力。与那些工作将受新项目影响的用户交流沟通，向他们阐述项目会给他们的工作流程带来的有利变化与价值。12.时间进度表欠完善影响：团队成员对何时完成何种任务没有概念，对整体项目的按时达成形成阻滞。解决方案：最简单的方法是判别出项目中所有的活动，并在这些活动后面标注预计完成日期。使用项目管理软件亦可创建进度计划表。13.对不合理的项目期限不作反驳影响：使自己陷入无法如期完成项目的窘境，并有损IT部门的信誉。或许公司所设定的项目期限过于苛刻，而IT部门强行完成只会起到反作用。解决方案：IT经理应向公司管理层解释无法预期完成的实际困难，以及强行完成所需付出的代价(比如成本大幅上升，资源预算超支等)，让管理人员在成本和速度之间做出选择。14.与项目支持者、参与者缺少沟通影响：IT无法达成预期的要求。解决方案：在传递关键书面文件与表格的同时加以当面说明，并用对方能够理解的方式简明地阐述要点(有些商业人员不会理解长篇大论的技术术语)。在这种沟通互动中，其实公司的商业分析师在用户与IT之间扮演了一个非常重要的协调角色。建议对参与项目，或受项目影响的所有商业成员提供一份项目综述(从计划到部署)，并标示出那些活动要求商业人员参加互动，以及互动的目的。总之，IT应多花一些时间来指导商业部门了解项目执行的步骤。