建设项目竣工及监理档案讲课提纲2

—1—铁路建设项目竣工及监理档案讲课题纲白润文2010.3建设、施工、监理单位：为优质、顺利地完成铁路竣工文件和监理档案的编制，方便归档资料的收集工作，确保建设项目顺利交验，今天与大家见面，共同探讨铁路建设项目档案(建设项目前期和施工、监理、竣工)的收集、分类、编制和归档等相关问题。近年来，我局建设项目空前高涨，建设范围广、投资规模大、建造标准高，这是一个不争的事实，认真做好工程施工和档案交接，这是必须要认真对待的事，对此，我们必须上上下下全力以赴的做好这件事、做精这件事、做实这件事。我们的目的是如期高质量完成施工任务，建成优质工程、精品工程、一流工程。但是，实现这个目的，确保施工质量的优良，除建设单位严格要求，认真抓好三控，施工、监理各方严格把握工程施工各个环节、真真切切按标准施工外，项目前期文件、竣工文件和监理文件的编制归档也要做到高标准、高质量。所以，根据建设项目的确定和递进，项目前期文件必须按阶段及时收集到位并同步做好编制；根据施工进度，各项施工竣工资料和监理档案必须及时收集整理，跟进补制，对标编制。没有完备的、准确的、质量优良的、齐全完整的施工竣工资料和监理文件，没有按铁路科技档案标准—2—编制竣工文件，没有符合铁路系统要求和标准的建设项目档案，根本谈不上该工程项目的质量优良。不符合档案规定的移交内容和程序，工程不予验收，不予接收，末次计价不予办理。因此，你们公司举办这个培训班，确确实实讲非常重要、非常及时，这为我们上上下下全力以赴的做好这件事、做精这件事、做实这件事提供了良好的学习交流平台，提供了良好的编制竣工和监理文件的学习机会。今天给大家讲的内容，目的就是要求我们明确编制前期文件、竣工文件、监理文件的重要性，并做好归档文件的编制，使大家明确施工前、施工中、施工后如何做好前期文件和施工竣工和监理文件材料的收集积累和平时立卷工作，如何把握标准做好档案的编制和归档工作，如何按时顺利并高质高效地完成档案的移交工作。下面讲解一下有关前期文件、施工竣工文件和监理文件的收集、编制、归档和移交等相关事项，讲解一下项目建设有关部门在编制归档文件工作中的工作职责和应肩负的责任。共分四个部分：第一部分：编制铁路建设项目档案的意义及重要性第二部分：铁路建设项目文件材料的内容第三部分：铁路建设项目竣工监理文件编制的相关职责及质量要求。第四部分：铁路建设竣工和监理文件编制的执行标准和有关要求。不妥之处,请予指正。—3—第一部分：编制铁路建设项目档案的意义及重要性铁路建设项目是铁路基本建设工作的重要组成部分，是铁路运营前重要的必备基础设施，是铁路设备的重要环节。铁路建设项目的投入和产出，是铁路工作的重要工作内涵。今天的投入为了明天的产出。确保今后铁路基础设备的正常运转，抓好铁路建设项目在建阶段各项工作，是我们建设单位、设计单位、监理单位、施工单位的共同责任，必须一丝不苟的、兢兢业业的、优质高效的履行职责，严格按规章办事，严格按规程作业，严格按标准施工。这一点我想大家应该清楚，希望大家认真做好。但是，根据我们以往的经验，往往是施工工作做的较好，但前期文件和竣工监理文件做的不令人满意，一是施工项目前期文件，建设单位收集的不齐全不完整，缺这少那，没按相关要素进行收集归档；二是施工项目竣工文件，建设单位要求的不全面不系统，没有及时的进行指导，造成事后归档补办的被动；三是监理单位在现场施工中没按规范严格把关，监督不彻底，监管不认真，监理不细致，工作随意性强，只重现场查看，不重材料审核，有时事后补签，造成了很大的工作被动；四是施工单位在施工时，对形成的材料不及时收集整理，不及时跟进补制，造成文字材料不合乎要求，图纸不合乎规范，使的验交时麻烦不断，影响工程顺利交接。出现这些问题，一是各方面对编制建设项目档案的重视程度不够，二是对编制建设项目档案的要求、规定不甚了解。对此，必—4—须引起大家的高度重视。铁路建设项目档案涉及到各个部门和各个人员，建设单位、设计单位、监理单位、施工单位均包括在内。如果在档案意识上有偏差、在工作要求上有偏差、在工作质量上有偏差，只重视工程进度，只重视工程质量，对技术资料不重视，必然导致整个工程的脱节，导致整个工程出现瑕疵。对此，我们对档案工作要有个全新的认识。一.什么是建设项目文件？前期文件和竣工文件？建设项目档案？建设项目文件：是指在铁路基本建设、更新改造、大修改造工程及自筹资金（或其他投资款源）新建、改建、扩建工程等建设项目的建设全过程中形成和收集的文件资料统称，主要包括建设前期文件、工程管理文件、施工文件、监理文件和竣工文件等。1.建设项目前期文件是指一个建设项目从其立项到实施施工阶段的所有文件材料，也就是建设项目的项目立项、调研、可行性研究、决策及各阶段设计过程中形成和收集的文件。项目前期文件有着很重要的历史价值，反映的是项目施工前整个工程立项、审批、预可研、可研、设计、招投标、开工阶段的内容，对于工程的投资、进度、控制、设计、施工及管理都有明确的界定，是工程事后追溯、审计的重要依据。2.工程管理文件，是指由建设单位在项目建设过程中形成—5—和收集的文件。3.施工文件，是指由施工单位在工程施工过程中形成和收集的文件和原始资料。4.监理文件，是指由监理单位在工程建设监理全过程中形成和收集的文件。5.竣工文件是指在建设项目建设过程中形成的，如实反映施工过程和建设项目实体状况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等。简单讲就是建设项目竣工验收文件，即施工单位按验收标准编制而成的文件材料、竣工图及声像资料。建设项目档案：是指在建设项目立项、设计、施工、监理、竣工活动中形成的，具的保存价值并按要求系统整理归档的建设前期文件、工程管理文件、监理文件和竣工文件的统称。二.竣工监理文件在工程中的地位随着国民经济的快速发展，国家的GPT每年以8%--10%以上的速度增长，铁路运输所作的贡献比例很大，铁路是国民经济的大动脉、大联动机的地位日显突出。因此，国家在铁路建设的投入力度进一步加大，多方修建铁路的积极性和热情进一步增强。2006年铁路投资为1553亿元，2007年为2560亿元、2008和2009年的铁路投资均超过3000亿元，十一五期间投入15000多亿元。铁路建设的大力投资，以成为推动国民经济向前发展的重要推力。—6—完整、准确、系统、安全的项目档案是监督项目工程建设的重要依据，是政府监管的必要要求，也是社会监督的客观责任。近年来，国家、国务院、铁道部对项目档案作出了大量要求：1990年，国务院办公厅下发了监督工程建设及档案的管理办法，提出了加强基础建设和档案管理的质量和要求。要求施工管理实施终身负责制。其中第24条对加强建设档案提出了严格要求，要求建设单位、施工单位必须做到严格履行责任，依法归档。2001年，铁道部制发了117号《铁路工程竣工验交办法》文件，明确竣工文件归档的相关内容。2002年，铁道部办公厅制发了8号《铁路工程竣工文件编制办法》文件，对编制竣工文件提出了要求和规定，明确了竣工文件编制的质量要求、份数、整理、编制、交接等。今年，铁道部拟修订该办法，并增加监理档案的相关内容。2003年铁道部下发了《铁路建设管理办法》，对建设、监理、施工、审计均作出了新规定，是铁路建设的根本大法。2006年，国家档案局、发改委联合下发了《重大建设项目验收办法》，主要精神是：1.强化建设项目的地位并使之制度化。如青藏铁路，是国家档案局验收，第一次验收没能通过，原因是过去档案是分散管理（设计部分在铁路设计院；前期文件一部分在设计院，现设计院已脱钩，另一部分在上级主管机构；施工资料在施工和接管单—7—位；审计管理在部里。这就造成了工作的不连续不衔接）。今后必须要纠正过来。实施项目档案的系统管理，从前期到竣工，从施工到监理，均要系统收集保管到位。今后档案验收实施一票否决制。2.进一步加强领导，档案做到必须做到“完整、准确、系统、安全”。“完整”：是指项目前期及竣工材料完整，就是单位和单项工程的文字、图纸要完整。“准确”：是指项目前期、监理、竣工文件归档材料要准确，法律手续要完备。“系统”：是指项目前期、监理、竣工各个环节的项目档案资料要系统配套。“安全”：是指档案的形成过程要安全，档案的移交要通畅，并没有丢失、破损现象。3.强调了验收组织及验收申请。申请项目档案验收应具备以下条件：项目主体工程和辅助设施已按设计建成，能满足生产和使用需要；项目试运行考核合格或者达到设计能力；完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。4.强化了验收要求。项目档案验收应在项目竣工验收3个月前完成；并组成验收组，召开验收会议，按规定验收工程全过程，如项目建设概况、项目档案工作情况；监理单位的对项目档—8—案的审核情况；档案的检查及管理情况；档案的质量评价；档案验收意见等。5.项目档案的检查。采用质询、现场查验、抽查案卷的方式进行。案卷抽查不少于100卷，重点是项目前期的管理性文件、隐蔽工程文件、监理文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。2008年3月，铁道部下发了铁建设[2008]23号文件，即《关于重新印发铁路建设项目竣工验收交接办法的通知》，指出：此办法适用于新建、改建国家铁路和国家参建的合资铁路。强调了验收分为静态验收、动态验收、初步验收、安全评估和正式验收等五个阶段。静态验收的条件之一是“竣工文件编制已按规定的内容和标准基本完成”；动态验收的条件是必须“满足静态验收的所有条件”；初步验收应具备的条件之一是“竣工文件按规定编制完成，施工过程中的管理文件和招投标文件等整理完毕，达到档案验收标准”；安全评估的条件是解决了初验中的问题；正式验收应具备的条件之一是“建设项目档案经相应行政主管部门验收合格”。铁路建设项目验收的主要内容包含了档案的内容，要求“检查工程竣工文件编制完成情况，建设项目批准文件、设计文件、施工过程管理文件及招投标文件、监理文件、—9—竣工文件等资料是否齐全、完整、准确，并按规定归档”。关于监理档案的归档要求，国家和铁道部已下发过不少规定，2007，铁道部下发了《铁路建设工程监理规范》（TB10402-2007），对监理文件的归档内容提出了明确的要求。上述规定和办法，均强调了竣工和监理文件在工程施工竣工中的地位，没有完备的竣工和监理文件，没有按时的归档交接，各项工程就难以验收。三.建设项目档案的作用建设项目竣工和监理文件是交付使用的必备文件，是安全使用的保证，是建设项目的依据。齐全完整的竣工监理文件，具有很高的社会和经济价值；不齐全完整的、文件与实物不符的竣工监理文件，对生产经营害处极大。因此，编制高质量的建设项目档案意义重大、作用更强。1.具有原始凭证的作用。项目档案来源于原始资料，是工程施工过程原始记录的直接转化，不能事后编造。是监督、审计、管理、利用的依据。特别是解决纠纷、拆定责任的有利凭证。举例：隧道、桥梁等。2.具有原始科技和生产信息的存储作用。项目档案包含了在施工过程中原始施工记录，施工组织、施工管理、施工技术、工程结论等都涵盖其中，特别是采用的新技术、新工艺、新材料等。是施工单位汲取教训、总结经验的书本资料。具有较强的参考价值。—10—3.具有技术管理作用。项目档案贯穿于项目建设的全过程，竣工后，其档案技术管理作用尤为突出，接管单位要据此进行运营，所以，每一个分部、分项、单位工程的原始记录，都将在今后的技术管理起着重要的作用，每一次检验批，会配套产生一系列的工作表格，是实施过程管理的原始数据，都将在今后的工作佐证着施工项目的每一个环节。因此，接管单位要根据施工过程齐全完整的资料，来科学有效的进行技术管理。4.具有认识和参考作用。档案是继承前人、过程积淀、后人使用的重要史料，我们今天干的工作是在总结先人的基础上，为事业进行着过程的积淀，也就是在为后人积淀档案，后人将会吸取我们的成果，继往开来的开展工作。这个过程是个认识的过程，是个前进的过程，离不开方方面面的学习、参考、再学习、再参考。—11—第二部分：铁路建设项目文件材料的内容按基本建设