第8章项目信息与沟通管理

第八章项目信息与沟通管理8.1项目信息与沟通8.2项目沟通管理8.3项目信息管理8.4项目管理软件介绍第八章项目信息与沟通管理8.1项目信息与沟通一、什么是信息？♪人得到的知识♪人与外界相交换的内容经过加工处理对人们各种具体活动有参考价值的数据资料。8.1项目信息与沟通二、信息是一种资源资源可以重复使用拥有信息，就拥有了创造价值的依据信息越多，信息的质量越高，越有利于作出正确的决策或判断，所以，人们总是希望尽可能多地获得信息8.1项目信息与沟通三、信息的对称性信息的对称性是指在一定的事物或对象面前，与之相关的不同组织或个体对该事物或对象具有相同的信息或资料的一种情况信息不对称客观存在人为造成信息不对称往往会造成很多问题8.1项目信息与沟通四、乔韩(John&Henry)窗口理论自己知道的自己不知道的别人知道的别人不知道的A公开区B盲目区C隐秘区D未知区多多与人沟通8.1项目信息与沟通五、沟通的定义和过程沟通就是信息的交流•挖沟使两水相通。——《左传·哀公九年》：“秋，吴城邗，沟通江淮。”•指使彼此通连、相通。•为了设定的目标，把信息、思想、情感在个人或群体之间传递，并达成协议的过程。8.1项目信息与沟通五、沟通的定义和过程发信者编码通道译码接信者信息反馈8.1项目信息与沟通六、沟通的内涵要使沟通成功，意义不仅需要被传递，还需要被理解。对于项目管理者来说，如果想进行有效的沟通，无论是否同意对方的观点，都将尊重对方，给于其说话的权利，同时将自己的观点更有效与其交换。8.1项目信息与沟通七、沟通的方式♪语言沟通♪通过语言、文字、图画、表格等♪口头沟通&书面沟通♪非语言沟通♪通过媒介而非讲话或文字♪身体语言、语调、环境布置等在谈话时，语言占35%，非语言占65%。表达情感时，语言占7%语调占38%非语言动作占55%8.1项目信息与沟通七、沟通的方式♪正式沟通♪通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递与交流的方式♪组织规定的汇报制度，例会制度，报告制度等♪非正式沟通♪正式沟通渠道之外的信息传递方式♪私下交谈，小道消息8.1项目信息与沟通七、沟通的方式♪上行沟通♪下级向上级反映情况：层层传递&越级反映♪下行沟通♪上级向下级发布命令或指示♪平行沟通♪平级之间的信息交流和传递8.1项目信息与沟通七、沟通的方式♪单向沟通♪双向沟通是否有反馈“二八”定律•企业中百分之八十的问题可以归根于百分之二十的原因；•企业管理中的许多问题都是因员工之间的沟通不充分引起的。•企业内部沟通不充分，肯定是属于这百分之二十的原因中的一个重要部分。8.1项目信息与沟通企业实例•“在传达事情时，员工最后的做法和老总的想法差距较大”•“员工人品朴实，对高层领导看法一般，认同度不高”•“公司运用层层把关的方法，但最后不满意两种结果：数量不佳或结果不正确”•“管理人员与普通员工有很多矛盾”。8.1项目信息与沟通8.1项目信息与沟通八、沟通的障碍•个人对现实世界的认知和想象力。人们总是能看到自己想要看到的东西。盲人摸象。•个人的喜好、个性和感情。•个人的经历和背景差异。•由于存在各种主观障碍，零距离沟通是不可能的。经历和背景对沟通的影响：相似经历少，沟通很困难相似经历多，沟通较容易8.1项目信息与沟通客观障碍：•距离对沟通的影响•语言成为沟通的障碍•层次和位置对沟通的影响8.1项目信息与沟通鼓励横向联系：部门1部门2经理经理员工员工传统的管理结构不鼓励员工之间的横向联系。经理们把员工之间的横向联系看成是对自己的权力的架空和挑战。但在项目管理下，我们充分鼓励员工之间的横向联系，大大提高工作效率。8.1项目信息与沟通减少企业中的管理层次：部门经理部门经理副总经理部门经理部门经理副总经理总经理总经理助理部门经理部门经理部门经理部门经理总经理看问题的角度8.1项目信息与沟通事情的复杂性•事情的复杂性会增加沟通的难度；•需要依靠系统的方法来减少沟通的难度；•把复杂的事情简单化8.1项目信息与沟通文化氛围•不同的文化氛围会给沟通带来困难；•文化就象是我们习惯了水温的水；•每个人都隶属于多个文化集团；•职业文化。8.1项目信息与沟通项目沟通关系框架示意图团队项目经理项目需要者（最终用户）上层经理政府及地方职能部门公检法部门质量部门市场部门制造部门研发部门供应商销售商转包人新闻媒体项目中几种重要的沟通•项目经理与业主的沟通•项目经理与承包商的沟通•项目经理部内部沟通•项目经理与职能部门的沟通8.1项目信息与沟通项目经理与业主的沟通•项目经理首先要理解总目标，理解业主的意图，反复阅读或项目任务文件。•让业主一起投入项目全过程，而不仅仅给他一个结果•业主在委托项目管理任务后，应将前期决策和策划过程向项目经理作全面的说明和解释，提供详细的资料•项目经理应妥善处理与业主有关的其他部门的干扰8.1项目信息与沟通项目经理与承包商的沟通•项目经理应让承包商理解总目标、阶段目标以及各自的目标、项目的实施方案、各自的工作任务和职责等•指导和培训各参加者和基层管理者，使其适应项目工作•项目经理要有服务的观念，不能动辄使用惩罚权•在招标、商签合同、工程施工中应让承包商掌握信息、了解情况，作出正确的决策8.1项目信息与沟通项目经理部内部的沟通•项目经理与技术专家的沟通十分重要•建立完备的项目管理系统，明确划分各自工作职责，设计比较完备的管理工作流程，明确规定项目中正式沟通的方式、渠道和时间，使大家按程序、按规则办事•项目经理需要采取合理的激励措施•职能人员的双重忠诚问题•建立公平、公正的考评工作业绩的方法、标准和可核实的目标管理的标准，对成员进行业绩考评8.1项目信息与沟通项目经理和职能部门的沟通•界面协调是项目成功的关键•项目经理必须发展与职能经理的良好的工作关系•项目经理与职能经理之间应有一个清楚的、便捷的信息沟通渠道•项目经理和职能经理主要的信息沟通工具是项目计划和项目手册8.1项目信息与沟通九、沟通的原则和技巧•尽早沟通•主动沟通•鼓励反馈•简化语言•善于询问与积极倾听•限制消极因素•运用小道消息•组织进行有效的沟通沟通小游戏8.1项目信息与沟通8.2项目沟通管理8.3项目信息管理8.4项目管理软件介绍第八章项目信与沟通息管理8.2项目沟通管理一、管理与沟通“高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通，普通管理者约花50%的时间用于传播信息”《EffectiveCommunication》Ludlow,R.•复杂性•系统性二、项目沟通管理的特征8.2项目沟通管理•没有建立沟通管理的模式或者概念;•通常只注重组织机构中上下级之间的沟通,忽视工作流程与责任体系;•由于项目经理的技术背景,项目经理不是将主要注意力集中在沟通和协调上,而是集中在技术细节问题上;•项目绩效报告(如果有的话)并不是发送到有关的项目干系人,而是按照级别的不同发给领导,而真正需要该信息的人员往往不能得知;•由于权力(利)方面的矛盾,部门之间的沟通通常存在巨大的空洞(障碍),使得一些本来并不复杂的问题长时间得不到解决;•会议的管理：会议纪律、形式主义、偏离主题、长篇大论(silencethetalkative）、没有记录等等。三、国内在项目沟通管理中常见的问题8.2项目沟通管理•沟通促成者(communicationfacilitator)•协调者(coordinator)•领导者(Leader)•沟通仲裁者：(communicationreferee)(conflictsolver)•混乱驾驭者(Conflictsolver)•谈判者(negotiator)•聆听者(listener)•解释者(interpreter):澄清问题或概念，避免产生曲解项目经理需要控制沟通，但不能控制所有信息8.2项目沟通管理四、项目经理在沟通中的中心角色•项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目班子内部的信息畅通。五、项目沟通管理的内容8.2项目沟通管理8.1项目信息与沟通8.2项目沟通管理8.3项目信息管理8.4项目管理软件介绍第八章项目信与沟通息管理•自上而下的项目信息•自下而上的项目信息•横向流动的项目信息•以顾问室或经理办公室等综合部门为中心的项目信息•项目管理班子与环境之间进行流动的项目信息8.3项目信息管理一、项目信息种类项目信息管理是指对项目信息的收集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作的总称，也就是把项目信息作为管理对象进行管理。项目信息管理的目的就是根据项目信息的特点，有计划地组织信息沟通，以保证决策者能及时、准确获得相应的信息。以计算机为基础的现代信息处理技术在项目管理中的应用，为大型项目信息管理系统的规划、设计和实施提供了全新的信息管理理念、技术支撑平台和全面解决方案。8.3项目信息管理•项目信息收集方式：信息人员，信息查询设备，信息服务机构，参观调研•项目信息传递方式：专人负责，通信传递，会议•项目信息归档与利用8.3项目信息管理二、项目信息管理的内容8.1项目信息与沟通8.2项目沟通管理8.3项目信息管理8.4项目管理软件介绍第八章项目信与沟通息管理1.MicrosoftOfficeProject2003（1）概述Project2003是Project软件基于Windows操作系统的第六个版本，已成为世界上应用最普遍的项目管理软件。Project为普通工作人员或项目管理人员提供对于项目的整体规划和跟踪，并按照业务需求交付相应的结果。作为一个项目管理软件，Project2003能够帮助单位协调商业计划、项目及资源，从而获得更好的商业业绩。通过使用其灵活的报告和分析功能，可以利用可操作的信息来优化资源、安排工作优先顺序并协调项目与总体商业目标。8.4项目管理软件介绍Project2003系列产品包括MicrosoftOfficeProjectStandard2003、MicrosoftOfficeProjectProfessional2003、MicrosoftOfficeProjectServer2003以及MicrosoftOfficeProjectWebAccess。Project2003是MicrosoftOffice系统中不可缺少的一部分，新增了很多功能，如①演示向导②打印向导③XML报告向导④资源可用性图表⑤资源信息导入ProjectProfessional2003、ProjectServer2003和ProjectWebAccess共同组成Microsoft针对企业项目管理（EPM）的解决方案。该解决方案使组织能够合理安排业务活动、项目和资源，以获得更理想的业务结果。8.4项目管理软件介绍（2）Project2003主要功能1）项目范围管理2）项目进度管理3）项目资源管理4）信息沟通管理5）项目综合管理8.4项目管理软件介绍2．项目管理中心平台（LinkProject）（1）概述LinkProject是梦龙科技有限公司研制的项目管理类软件之一。在大型关系数据库SQLServer和Oracle上构架起企业级的、包含现代项目管理知识九大体系在内的、具有高度灵活性和开放性的、以计划－协同－跟踪－控制－积累为主线的企业级工程项目管理平台软件。支持多用户在同一时间内集中存取所有项目的信息，包括有基于B/S、基于C/S结构等不同的组件以满足不同角色的项目管理人员的使用。8.4项目管理软件介绍3．新中大工程项目管理软件Psoft（1）概述新中大工程项目管理软件，ProjectManagementSoftware，简称Psoft是新中大公司针对现代项目管理模式吸取了PMBOK、FIDIC条款等来设计系统模块和流程，并结合中国企业的管理基础研究开发的一体化大型管理系统。新中大Psoft所体现的设计思想内涵是“现代工程、互动管理”。Psoft产品主要功能模块为项目管理、物资管理、协同办公管理、人力资源管理、客户关系管理、经理查询以及财务管理七大部分8.4项目管理软件介绍