第二章会展项目流程

第二章会展项目流程第一节会展项目是什么？一、会展市场从会展活动的角度来定义，会展市场指按照一定的法律规范，由主办者组织人员和场馆，以会展活动中的各种服务为交易对象，以产品推广和信息、技术交流为目的一系列交易活动的总和。会展市场是由若干相互联系的要素构成的一个复杂的运作系统。这些要素中有四个主要的方面：1.会展交易主体。指会展市场从事交易活动的个人或组织，包括会展需求主体和会展供给主体。会展需求主体是会展活动所要服务的对象，对会展产品或会展服务有潜在需求且具有一定购买能力的单位和个人。会展供给的主体是提供商品展示场所、环境、技术服务、信息交流等一系列会展服务产品的展会组织者或主办者。2．会展交易的客体。会展活动的交易对象即会展服务，如票务服务、展品运输等。3．会展举办的时间和地点。会展的最大特点在于“集中”，必须集中在一的时间、地点进行。4.会展活动的交易法规。必须由国家或相关部门制定会展经济活动的法律法规，以规范会展市场行为二、会展市场包括哪些机构吗？会展市场的发展需要多个机构参与，主要有：1．政府。会展市场需要政府发挥指导、培育、组织的作用，实行规范化管理，促进信息沟通，减少展馆重复建设，对一些公益性展览可以用政府办展的形式举行。2．会展计划者会展计划者是会展的卖方，是会展的发起单位，可以是国内外组织、政府或其他组织和公司。3．会议组织者（PCO）和展览公司（PEO）4．会展场馆提供会展场馆，对会展场馆进行管理和经营，会展期间交主办单位使用。5．参展商和会议代表这是会展市场的需求方，会展的举办者只有满足了参展商和会议代表的需求和支付能力，会展的举办才能成功。6．观众包括专业观众和一般观众。专业观众，是指与会展活动有直接购买关系的人群，他们与展商签订购买协议的可能性很大，展商也可以从他们身上了解更多的需求信息。一般观众，更多的是指看热闹的人群，他们是气氛的烘托者，购买和成交的可能性较小。7．行业协会会展市场的培育和管理的另一个要素是行业协会，它可以帮助政府部门决策、执行政府的决定，说服会展参与机构接受会展的管理等，有利于促进会展市场的发展。8．会展设计搭建公司提供展台的设计、搭建、安装服务，满足多种形式的展示需求。9．会展配套服务商提供包括物流、广告媒体、住宿、餐饮、旅游、鲜花绿植、设备租赁等配套服务。案例：政府参与和管理的方式各国不一德国政府授权德国经济展览会与博览会事务委员会（AUMA）作为权威的协调管理机构，对德国每年举办的国内外展览会、博览会进行组织和协调。意大利，展览机构的监督和管理是由意大利工业部直接负责。新加坡设置的展览和会议署，则隶属于新加坡贸易发展局。也有把会展与旅游合署办公，互不隶属的，如美国旧金山会议与旅游局。英国、法国则单设会议局，与旅游局平行，如伦敦会议局、巴黎会议局。三、会展项目部分会展综合专业网站中国会展网中国会展在线中国展会网凹凸会展网环球会展网项目：项目是一项独特的主题性工作，即遵照某种规范及应用标准导入或生产某种新产品或新服务。2.项目具有的特性：独特性一次性多目标性生命周期性相互依赖性冲突性3.会展项目的内涵与特色：（1）顾客导向性从目标上看，会展企业项目管理的运作方式是以提供令客户满意的服务为目标的。（2）项目关联性。一个会展项目的实施往往涉及服务、交通、通讯、建筑、装饰等诸多部门，因此往往直接或间接地带动相关产业的和部门的发展。（3）客户广泛性。会展项目以客户群体而非个体为对象，即以参展商和观众为主的客户群，因此需要丰富展会内容，一方面吸引更多的参展商，另一方面也增强对观众的吸引力。（4）效益整合性。会展项目在取得经济效益的同时，也取得了巨大的社会效益。另外，会展项目收益由多方构成，是高收益、高利润的项目。4.会展项目的阶段按照会展项目的特点可划分为四个阶段：项目启动阶段项目规划阶段项目执行阶段项目结束阶段5.会展行业与会展企业会展行业涉及工业、农业、商贸等诸多产业，对开拓市场、促进消费、加强国际合作交流、扩大产品出口、推动经济快速持续健康地发展等具有重要作用。会展企业是会展产业集群的核心组成部分和中坚力量，它们具体从事各种会展活动和相应的服务工作。从广义上看，可以把会展企业定义为参与到各种会展经济中的各个企业和各个单位，它既包括与会展直接相关的各经营企业，又包括与之间接或衍生相关的各行各业的企业，如会展所涉及的服务、交通、旅游、广告等诸多部门的企业。从狭义上看，会展企业是指会展的经营企业，主要包括会展的主、承办方和从事会展策划、组织、运行或展馆工程的企业。作业以小组为单位，从各种途径收集会展企业招聘信息，将企业名称进行整理归类。每组至少收集10个名称。案例英国励展博览集团英国励展博览集团（ReedExhibitions）是世界第一大的展览及会议活动主办机构，已积淀逾百年的全球品质展览会的开发、策划、推广及销售的丰厚经验。励德爱思唯尔是全球领先的出版商和信息提供商，也是一家FTSE－100上市公司。作为其成员公司，励展充分利用励德爱思唯尔横跨不同行业及地域的优势，为客户提供市场营销的延伸服务，涵盖展会、广告、直复营销及网络行销，协助客户全方位提升知名度，加强客户营销信息的递放效果。励展遵循“用全球化思维，解决当地之所需”的理念，在世界各地设有分支及代理机构，其本地管理团队对当地市场有着精辟的认识，并与当地政府部门商业团体及媒体有着紧密的合作关系，对客户的需求能作出迅速响应。并提出最富成本效益的解决方案。励展通过38个办事处在跨越美洲、欧洲、中东和亚太地区的37个国家每年举办超过470个展览、研讨会、论坛和会议，服务于航天与航空、汽车、广播、建筑与施工、电子、能源、石油天然气、工程、制造、环境、餐饮与酒店、礼品、医疗保健、室内设计、信息技术与通讯、珠宝、生命科学与制药、机械、医疗教育、印刷与视觉传达、房地产、安全、体育与娱乐、旅游等44个行业。2008年励展举办各类活动汇聚了来自世界各地的逾700万各行业人士。励展博览集团早于20世纪80年代就进入中国举办展览，现已发展为中国最活跃的国际展览及会议主办机构之一，拥有五家在华成员公司，包括励展中国公司、上海励华国际展览有限公司、国药励展展览有限责任公司、励展华博展览（深圳）有限公司和北京励展华群展览有限公司。励展在中国现共有员工约400人。未来，励展还将通过巩固现有展会，开发新项目和建立战略合作合资伙伴关系等方式，为中国相关行业提供更多高品质的展览会。第二节展览会项目的操作展览会能否成功举办很大程度上取决于展览会的组织者，也是计划者、协调者和控制者。组织者肩负着在同一时间将参展商和观众安排到同一地点进行交流的重任。组织展览会是一项极为复杂的系统工程，任何一个环节的失误都会影响展览会的效果，进而影响展览会的连续举办。讨论：目前，我国历史最长、层次最高、规模最大、商品种类最全、参展商最多。成交效果最好的综合性国际贸易展览会是哪个展会？第106届广交会举办时间：第一期：2009年10月15－19日第二期：2009年10月23一27日第三期：2009年10月31一11月4日会期：每期5天展览地点：中国进出口商品交易会展馆（广州市海珠区阅江中路380号）主办单位：中华人民共和国商务部、广东省人民政府承办单位：中国对外贸易中心展出内容：第一期第二期第三期电子及家电类照明类车辆及配件类机械类五金工具类建材类化工产品类进口展区日用消费品类礼品类家居装饰类办公、箱包及休闲用品类纺织服装类鞋类医药及医疗保健品类食品及土特产品类展览总面积：112．5万平方米（2009年春交会）总展位数量：55885个（2009年春交会）成交额：262．3亿美元（2009年春交会出口累计成交）到会境外采购商：165436人（2009年春交会）参展商数量：出口展区：21709家（2009年春交会）进口展区：395家（2009年春交会）展览会项目工作流程图项目策划招商招展展会前期筹备展会现场服务与管理展会后续服务一、展会项目策划（一）展会项目策划有什么作用？展会策划就是会展企业根据收集和掌握的信息，对展会项目的立项、方案实施、品牌树立和推广、展会相关活动的开展、展会营销及展会管理进行总体部署和具有前瞻性规划的活动。展会策划对会展活动的全过程进行全方位的设计并找出最佳方案，以实现企业开展会展活动的目标。第六届中国花卉博览会总体策划方案目录第一章：“六博会”总体分析一、“六博会”基本情况二、“六博会”、“五博会”、昆明世博会主要情况比较三、举办“六博会”的有利条件四、不利条件五、综合效益分析六、市场分析第二章“六博会”整体构想一、办会目标二、筹办工作重点三、组织框架四、资金筹措五、人才开发计划六、筹办的战略实施阶段第三章活动方案一、主要活动二、“六博会”、“五博会”的主要内容三、“六博会”活动的目标四、活动选择的原则五、活动内容的初步效益分析第四章招展工作方案一、主要内容二、招展目标三、招展面临的有利条件和不利条件四、招展工作的重点及方式五、初步设想第五章“六博会”宣传推介方案一、“六博会”、“五博会”的宣传推介情况二、“六博会”的宣传推介工作目标三、工作重点四、实施构想及时机选择第六章“六博会”市场开发方案一、“六博会”、“五博会”市场开发情况二、“六博会”市场开发工作目标三、工作重点四、实施构想及时机选择第七章“六博会”场馆及配套实施建设方案一、场馆建设的基本原则及内容二、场馆会期效益及长久效益初步分析三、场馆建设面临的有利条件及不利条件四、场馆建设进度五、花卉广场建设进度六、室外景观区建设进度七、交易区建设进展第八章“六博会”城市建设整治工作方案一、昆明世博会、顺德五博会期间城市建设工作概况二、“六博会”城市建设整治原则与目标三、城市建设整治工程四、城市建设整治效益初步分析第九章“六博会”旅游开发方案一、世博会旅游开发概况二、“六博会”旅游开发总体构思三、旅游开发条件分析四、旅游开发工作重点第十章“六博会”接待工作方案一、接待原则二、接待内容三、接待目标四、昆明世博会、顺德五博会接待工作概况五、“六博会”接待工作的有利、不利条件分析六、接待重点七、接待实施（二）展会目策划流程合作单位的确定展品范围规模的确定服务商安排计划招展招商推广计划人员分工计划展会进度计划庆典活动计划展中会策划方案制定初步预算撰写立项策划书报批报备报审展会定位立项（三）展会项目立项会展项目经过实施组织工作的决策者和政府有关部门的批准，并列入项目实施组织或政府计划的过程，称为立项。实际上，展会项目立项就是一个对具体的展览会所涉及的一系列事项进行初步的规划和设计，确定其基本的框架。1.展会项目名称（1）基本部分说明展会的性质和特征，如博览会、展览会、交易会、洽谈会、展销会等。（2）限定部分主要用于说明展会举办时间、地点、规模以及内容等。（3）附属部分是对基本部分和限定部分的进一步补充，更详细地说明展会举办的具体时间、地点等。2.展会举办地点展会举办地点的策划是由粗到细的，先确定国家或地区，其次是确定城市，最后确定具体的场馆。主要考虑在城市的地理位置、场馆容量、配套设施、出入便利程度、周边环境已经成本预算等因素。3.展会的时间安排展会的时间安排包括两个方面：展览会计划在什么时候举办和举办多长时间，主要指展览会的筹展时间、对公众开放的时间以及撤展时间。4.展会的举办机构展会举办机构一般包括主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。主办单位是指具有国家主管部门批准的有报批会展项目资质的单位承办单位是指虽然没有报批会展项目资源，但