第六轮中国全球基金艾滋病项目安徽省项目 督导评估

第六轮中国全球基金艾滋病项目安徽省项目督导评估方案介绍六轮安徽项目办督导与评估（E＆M）的定义•督导：是指连续地监视整个项目实施全过程与进展（包括每一项活动内容、每一个操作和结果），发现实际工作（或实际操作）与工作计划（或规范操作）的偏差，并及时纠正偏差。•评估：是对项目管理和项目实施手段有效性、具体活动内容和活动所产生的效果和影响的评价。•督导与评估强调项目地区的实施人员在开展项目工作中要收集、分析和保存好一切有关信息。一、目的•确保按时高质量地实现项目目标。•总结并推广成功经验，发现存在的问题并及时调整项目目标与活动。二、原则•与国家及我省整体的督导与评估工作密切结合。•督导与评估指标紧扣项目的3个目标和30项活动，能直接反映项目的预期目标。•多部门参与，特别强调基层社区民间组织和目标人群的广泛参与。•加强督导与评估能力建设，包括信息系统建设和人员能力建设。•强调将督导与评估的结果及时应用于决策、计划以及活动和预算的调整。三、组织与管理•六轮安徽项目办是六轮安徽项目督导评估工作的责任机构，由项目主管负责本项工作，并指定其他人员协助落实此工作。•六轮安徽项目办负责安排与组织落实省级督导评估活动，包括制定详细的工作计划、定期组织督导评估活动、撰写督导评估报告、向被督导单位反馈、定期向六轮国家项目办报送有关的督导与评估材料和报告。三、组织与管理•六轮安徽项目办将组建六轮安徽项目E＆M专家组。专家组主要由六轮安徽项目NGO咨询小组成员、熟悉我省艾滋病综合防治工作专业人员、与本项目活动领域相关专业人员组成，包括政府部门、非政府组织代表。•E＆M专家组负责审查和指导六轮安徽项目的督导评估方案或计划，参与重要的督导评估活动，审阅六轮安徽项目办提交的督导评估报告等，为制定和调整项目工作计划提供可靠依据，并根据督导结果指导下阶段重点工作领域。三、组织与管理•信息管理是一项常规工作，包括信息收集、分析、报表、报告与档案管理，由六轮安徽项目办和项目实施机构负责进行。在按项目计划开展各项工作的同时，做好各项工作活动资料的收集、档案管理、数据核实和定期报告。三、组织与管理•项目实施的资料报告采用季报与年报形式。项目实施机构应在每季度结束后的7天内，将项目实施的活动及其结果根据相应的报表上报六轮安徽项目办，并撰写上报项目活动的进展报告或项目完工报告；四、E＆M的内容与指标•项目启动阶段的评估，主要是对项目实施机构项目实施能力的评估，主要是项目申请书实施方案与计划的可行性评估；•实施过程的督导主要是对项目实施的进度与管理，包括项目工作的组织建设、工作人员的培训与能力建设、外展服务开展情况；•项目实施效果的评估，主要是在项目进行到一定阶段，对项目活动所产生的效果进行阶段性评估，以便根据项目目标，及时调整项目活动计划。四、E＆M的内容与指标督导与评估的指标•根据《第六轮中国全球基金艾滋病项目两年工作计划》中的三个目标制定了17个督导与评估指标，包括12个过程/产出指标和5个效果/影响指标。•为了使督导与评估指标在实际应用中更具有针对性、敏感性和可操作性，明确了12个过程/产出指标的定义，收集方法。五、E＆M的方法非现场督导评估•按报表周期评价项目实施机构的报表与总结，评估内容包括阶段性工作目标是否完成？报表是否及时、完整？报表数据是否合乎逻辑？总结是否及时？内容是否完整、有针对性？•并结合现场督导情况对报表资料和总结报告进行分析，及时发现问题和解决问题。•在日常工作中还要通过电话、电子邮件等方式对项目进展情况进行沟通，及时发现并解决问题。五、E＆M的方法现场督导：•省级对项目实施机构按照月进行现场督导评估，另外，省级可以根据工作需要，或对工作中突然出现的问题进行非定期督导，随时进行。•在组织现场督导评估时，将按照上级部门阶段性工作部署，结合本省工作重点、实施机构项目工作内容和指标分配情况，确定督导评估重点内容。五、E＆M的方法省级：采取普查或抽查的形式•对项目实施机构项目管理面加强督导，保证项目在全球基金艾滋病项目框架和原则下执行，•根据项目工作安排，重点组织不同专业领域的专项督导与指导，保证项目实施机构的规范执行。•评估项目实施机构计划的合理性、可操作性，以及是否严格按照项目申请书的要求开展项目活动，是否完成阶段性项目工作指标任务，是否按照项目计划预算使用项目经费等。•将以抽查的方式，评估项目实施机构报表的准确性与真实性。五、E＆M的方法项目实施机构：以自查为主•项目管理是否符合国家/省级要求？•项目执行进度和经费进度如何？•报表数据是否准确、合乎逻辑？•在完成项目计划过程中存在哪些本级不能解决、需要上级部门协调与解决的问题？等等。五、E＆M的方法•实施机构间相互交叉督导六轮安徽项目办将组织各项目实施机构间进行相互交叉督导与评估，一方面可提高实施机构督导与评估人员的能力，另一方面可以起到相互学习、经验交流的作用，以促进项目规范开展。六、现场E＆M的步骤•六轮安徽项目办发现场督导工作通知；•督导前培训：统一督导方法、明确工作任务•收集现场督导评估相关的信息：听取项目工作进展汇报/召开座谈会；小组访谈；个人访谈；查阅有关档案资料（现场记录、照片、报表等）；现场考察/观察。•督导活动结束后，现场反馈督导情况，并填写《现场记录表》，进行书面反馈；•督导活动结束后10日内，汇总督导资料并撰写督导评估报告，下发至各项目执行机构；七、E＆M结果的判断标准•根据各实施机构申报的项目书，明确了实施机构在项目实施周期中拟完成的项目指标数，并对每个过程指标按月、季度、半年和年度制定了数量化的标准，该标准将作为省级督导与评估项目进程与效果的依据。•项目实施机构，评估的标准为实施机构的项目活动申请书。八、E＆M结果利用•应充分利用督导与评估的数据，将督导与评估数据用于决策、制定计划，根据督导与评估结果调整今后的目标、措施与活动，为项目实施机构提供技术支持。•根据任务完成情况或指标评估结果，调整计划并决定下一步拨款/报账、项目实施机构的调整等。八、E＆M结果利用在督导与评估过程中，对督导与评估结果不合格的实施机构，将安排专家协助其改进工作，并在提出整改建议后的二个月内对其进行追加督导与评估，仍然不合格的实施机构不能进入下一个阶段实施项目，六轮安徽项目办将采取停止付款、终止协议的措施，并视不同情况，要求部分或全部退还所拨经费。九、E＆M经费预算六轮安徽项目前两年从全球基金申请的督导与评估经费约19105美元，占两年全球基金总经费的5.86%。第一年为11543美元，第二年为7563美元；十、E＆M频次和时间安排•定期督导评估按照项目工作计划安排，各实施机构项目启动后，六轮安徽项目办将对项目实施机构按月进行现场督导。•另外将根据六轮国家项目办总体工作部署及各项目实施机构工作执行情况，安排不定期的督导与评估活动。十、E＆M频次和时间安排•现场督导的时间安排2008年5月起，六轮安徽项目办共安排定期现场督导，每月1次；•2008年8月、2009年1月、2009年10月的督导评估活动将结合国家级督导评估活动进行。