第六轮中国全球基金艾滋病项目档案管理

六轮安徽项目办档案管理目的意义收集范围管理原则分类方法常规资料项目活动资料管理方式档案管理的目的及意义档案资料的完整性、准确性和系统性，是保障项目工作规范开展的重要保证在信息分享的过程中要做到：正确、及时、完整以便于：1、开展督导评估工作2、项目工作经验的推广3、信息查询的方便、快捷资料收集范围所有与项目有关的具有保存价值的资料，都属于资料收集的范围档案资料管理是一项常规的工作，包括资料的收集、整理、分析和存档以及结果的发布等档案资料管理也是一项长期的工作，所以项目实施单位在活动过程中要及时收集、整理与项目相关的各种资料档案管理原则专人负责、规范整理、集中管理活动结束7天内完成资料（会议、培训、督导等）收集整理存档档案管理原则电子版的材料应及时备份、专人管理、层次分明，以便于查询和利用做好电脑安全工作和档案数据保密工作对涉密数据文件必须加密码保存，杜绝敏感数据和重要文件的泄漏档案资料分类方法_常规资料11、管理制度包括：项目办公室组织管理制度及人员分工财务管理制度设备（供应品）及固定资产管理定期例会制度档案管理制度信息管理督导评估制度等档案资料分类方法_常规资料22、收文、发文收文和发文都应该有签批、登记发文可按时间顺序排列，收文可分部门、按时间排列档案资料分类方法_常规资料33、工作计划：按类别和时间排列。4、工作总结：按类别和时间排列。5、各类报表：分本级报表和下级报表两种。按照内容和领域进行分类，每类按时间排列。档案资料分类方法-常规资料46、财务管理资料：包括财务报表、财务报告、审计报告等，分类别、按时间顺序排列。7、设备供应品资料：分类别，按时间排列。8、工作动态/简报/通讯：可分为国家、省级、本级、其他等四类，每类按照时间排列档案资料分类方法-常规资料59、基线调查资料：根据基线调查要求，可包括方案、计划、原始调查表、访谈记录、数据库、总结、分析报告、地图等。10、项目协议：包括上级与本级、本级与项目实施单位、项目办与相关项目工作人员签署的项目协议。11、常用信息：项目有关人员的联络方式、职责分工、相关表格等。档案资料分类方法-项目活动1、培训材料：（1）参加上级培训，主要内容包括：培训通知、日程、参会人员回执原件、通讯录、培训讲义、培训体会/小结（必须包括时间、地点、参与人员、主要内容、产出、体会）等。可按部门、按时间进行排列。（2）本级举办培训，主要内容包括：培训通知、日程、签到簿、通讯录、培训讲义、总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、培训产出、效果评价）、活动声像资料活动预/决算。2、会议材料：（1）参加上级会议，主要内容包括：会议通知、日程、通讯录、会议材料、会议体会/小结（时间、地点、参与人员、主要内容、产出、体会）等。（2）本级举办会议，主要内容包括：会议通知、日程、签到簿、通讯录、会议现场材料、会议记录、会议纪要或总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价）、活动声像资料、预/决算等。3、宣传活动资料主要内容包括：通知、实施方案或工作计划、签到簿、通讯录、宣传相关过程材料、总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价）、声像资料、预/决算等。4、督导评估资料主要内容包括：督导通知、督导方案/计划（包括督导目的、督导对象、督导方法、人员分工、时间安排、评分标准及要求）、现场督导记录和督导报告[包括督导时间、地点、人员、督导内容和方法、督导结果（包括上次督导问题的落实情况、工作亮点及经验、存在的问题和解决问题的建议）]。六轮安徽项目活动资料主要内容项目建议书（原始稿）评审意见书项目建议书（修改稿）协议书实施过程材料（包括通知、讲稿、人员名单、小结、出台的文件、相应的声像资料、新闻报道及其他佐证材料）项目进度报告（申请项目超过一个季度的需每季度定期提交项目进度报告，内容包括项目活动在一个季度中组织和实施工作的进展、财务进展等）现场督导评估材料（具体包括是否按照计划和预算开展工作，档案材料是否整齐、完整，财务执行情况等）完工总结报告（具体包括项目的组织实施过程、项目产出、预期目标完成情况及财务决算等）竣工验收报告（由督导单位执行，具体内容包括是否按照计划开展工作，是否按照预算支出，进度报告是否及时提交以及档案资料是否整齐、完整等）。六轮安徽项目活动主要的目标人群暗娼和嫖客男男性行为者校外青少年艾滋病感染者/艾滋病人及其家庭受艾滋病影响的儿童针对以上目标人群，六轮安徽项目活动分为四个领域：MSM干预领域、暗娼和嫖客干预领域、校外青少年干预领域、艾滋病人及儿童关怀领域。六轮安徽项目活动资料收集（1）发放宣传资料及安全套：发放记录表、现场活动声像资料（2）咨询检测：咨询记录、检测单、检测结果（3）转介服务：转介单及转介回执（4）干预、外展服务：现场活动记录、活动照片、活动小结（5）招募志愿者/同伴教育员：签订协议书，明确工作任务（6）同伴教育：现场活动照片、工作记录（7）培训：通知、日程、签到、预/决算、讲义、照片、小结（8）会议：通知、日程、签到、预/决算、会议记录、照片、小结；如是例会，可仅作会议记录、并留有影像资料等佐证材料。（9）有奖竞赛：活动方案、物品发放记录、活动小结、现场照片（10）举办晚会：节目单、照片、晚会小结（11）兴趣小组活动：现场活动照片、签到、活动记录、活动小结（12）聘请专业技术人员：聘书/合同（13）编印培训教材：编印小组成员名单、教材。（14）技术指导/培训：技术小组成员名单、指导/培训内容、满意度调查、受益者签名、现场照片、小结。（15）产品推介会：通知、议程、会议记录、签到、现场照片、预/结算、小结（16）基线调查：调查方案、调查表、现场照片、基线分析报告、调查小结（17）调查评估：调查方案、调查表、调查报告/小结、活动照片（18）终期评估：调查问卷、访谈记录、活动照片、调查报告/总结（19）对HIV病人随访/检测：随访表/记录、检测单、现场照片、（20）心理咨询：咨询记录（21）家访：家访记录表、被访者签名、照片、总结（22）项目区考察：考察日程、人员名单、活动照片、交流材料、考察报告项目资料保存形式包括纸质档案、电子文件档案、声像资料档案、年度资料汇编和上墙信息等。各类形式档案资料应分别保存，每类形式资料应参照上述方法分类保存，且分类方法要保持一致。1.纸质档案：分类、装订成册，以档案盒（袋）的形式保存。2.电子文件档案：包括所有电子版的文档和声像资料，各类资料可以根据不同的载体形式分别保存，并定期进行备份。3.声像资料档案：指与项目有关的声音、图像和影像资料，各类资料可以根据不同的载体形式分别保存。4.上墙信息：包括全球基金项目管理机构示意图、项目办公室职责和分工、各种制度等相关信息。5.年度资料汇编：对于定期产出的资料可以考虑在一个项目年度结束后，分别进行统一装订，形成年度资料汇编。针对不同保存形式的资料，应分别建立资料档案信息一览表，详细说明存档资料的内容，包括分类信息（包括档案盒/袋编号、类别、序号等）和资料信息（名称、数量、提供者、存档时间、保管人等），上述信息应在资料存档时由保管人及时填写。各类档案盒（袋）编号必须是唯一的，可采用多级编码的形式，便于增加类目。纸质档案、年度资料汇编和声像资料档案在资料保存盒上注明本盒资料类别和资料信息，电子文档可以用文件夹和文件名称表示资料类别和时间、内容等基本信息，上述信息应与资料档案信息一览表内容保存一致，以便于资料查询。纸质档案资料应有资料借阅情况的信息，包括所借阅资料名称，借阅日期、借阅人签字、归还日期以及保管人签字等。