第五章电子邮件实务与应用

第五章電子郵件實務與應用5-1電子郵件初體驗5-2電子郵件之旅5-3電子郵件管理5-4通訊錄管理5-5物美價廉的WebMail服務早期電腦網路不發達的時候，人與人之間的書信往返皆透過紙張郵寄或傳真，不僅費時、成本高，同時紙張也不易管理。電子郵件的發明加上網際網路的興盛，改變了以往人們使用書信或電話的連絡方式，最重要的是，在傳送或接收時間、費用和資料管理上，都有顯著的改善和提升。5-1電子郵件初體驗電子郵件（ElectronicMail，e-mail），就是一種可利用文書編輯器所產生的檔案，透過網際網路連線，將信件在數秒內寄至世界各地。電子郵件要能夠運作，首先需要「電子郵件地址」、「電子郵件軟體」及「郵件伺服器主機位址」與「電子郵件通訊協定」這幾項元件的配合，請看本節的說明。電子郵件地址電子郵件地址即網路上的信箱，格式為username@hostname，其中username為使用者帳號，hostname為郵件伺服器位址，中間以「@」符號分隔。電子郵件軟體閱讀或撰寫信件所用的工具軟體，扮演著郵件管理員的角色。目前IE瀏覽器附屬的OutlookExpress是最為流行的電子郵件軟體。標頭顯示此封電子郵件的各項資訊，包含寄件者、收件者與副本接收者的電子郵件地址和郵件主旨，本文則為郵件的內容。標頭內文電子郵件伺服器主機位址電子郵件中區隔符號「@」之後的「ms19.hinet.net」就是郵件伺服器主機的位置，當各位利用電子郵件軟體寄出信件後，這封信件會透過寄件者的「外寄郵件伺服器」(SMTP)發送到收件人的「內收郵件伺服器」(POP3)上，正如同網路上的郵局一般。電子郵件通訊協定用途通訊協定說明收信POP3一般電子郵件多採用此通訊協定，收信時會將伺服器上的郵件下載至使用者的電腦，一般POP3和各位電子郵件後的DNS位址相同。HTTPWebMail即採用此通訊協定，收信時只下載郵件寄件人和標題，等使用者打開信件才傳送完整的郵件內容。IMAP類似HTTP，但不需透過網站伺服器，處理郵件的速度會較快，可直接在郵件伺服器上編輯郵件或收取郵件的協定，但較不普及。例如UNIX的郵件伺服器即採用此通訊協定。MAPI微軟制定的郵件通訊協定，必須和Outlook搭配使用。送信SMTP寄送郵件統一採用此通訊協定，通常取決於您上網的ISP所提供的郵件伺服器位址。電子郵件的運作機制瞭解電子郵件的相關元件之後，接著我們就來介紹電子郵件的運作機制：首先寄件人從自己的電腦使用電子郵件軟體送出郵件。5-2電子郵件之旅使用電子郵件之前，必須先設定郵件帳戶，接下來的內容將以OutlookExpress為例，說明如何設定郵件帳戶及其他相關功能。設定郵件帳戶請先執行「開始/所有程式/OutlookExpOutlookExpress。編寫與寄送郵件現在就請跟著底下的步驟，撰寫一封新的電子郵件與寄送相關功能與設定。寄送郵件給多位收件者隱藏收件者資訊附加檔案功能如果想將文件檔、圖檔和多媒體檔（聲音、影像）…等和朋友分享，則可以使用「附加檔案」讀取回條功能當您想要確認收件者是否收到郵件時，可以使用「要求讀取回條」功能。如此一來，當收件者收到郵件並同意送回讀取回條時，您就會收到確認郵件讀取的回信。接收郵件技巧如果想立即接收郵件，可以按工具列上的「傳送／接收」直接接收郵件。設定「傳送及接收郵件」的間隔時間回覆郵件收到郵件後，我們可以將自己讀信後的想法與意見以「回覆」的方式告知寄件者轉寄郵件5-3電子郵件管理隨著接收的電子郵件與日俱增，如何管理郵件並防範垃圾郵件和郵件所帶來的病毒，將是重要的課題。本節將介紹實用的郵件管理方法，讓您能夠有效且安全地處理郵件資料。刪除郵件功能壓縮郵件資料夾複製與搬移郵件郵件分類功能將郵件分類整理有助於日後尋找郵件資料，接下來介紹分類郵件的方法。郵件規則分類功能上述是以手動分類郵件的方式，當郵件量大的時候，利用「郵件規則」這項功能，收件匣中特定寄件者的郵件會全部自動移到指定的資料夾內，就連往後所收取的郵件也會依照此規則自動做分類！備份與匯入郵件備份郵件與匯入郵件功能對於經常使用電子郵件傳遞訊息的使用者而言，是非常重要的工作，以便往後有需要時可供參考。如果要將之前備份或別人儲存的郵件匯入OutlookExpress中，則請依照下列操作方式即可快速匯入郵件。完整保存電子郵件環境如果您因為更換硬碟或重新安裝系統而想在新的系統中完整保存原來的電子郵件環境，使用之前所介紹的郵件備份方法會比較費力且有備份不完整之虞，接下來我們將提供各位一個最佳的方法。阻絕垃圾郵件當我們在接收電子郵件時，最不願意看到的就是廣告信這類的垃圾郵件，只是隨著使用電子郵件的時間愈久，垃圾郵件往往是有增無減。防止病毒郵件祕技除了垃圾郵件以外，另一個令電子郵件使用者頭痛不已的問題，就是電子郵件病毒。郵件亂碼問題您一定有收過內容是一堆奇怪亂碼的電子郵件，這是因為寄件者使用的編碼不是一般常用的繁體中文（Big5），只要透過改變信件編碼的方式，便可解決此問題：郵件伺服器的郵件備份當信件從郵件伺服器上收下來時，郵件伺服器中的郵件資料也會同步被刪除。限制寄送郵件大小有時我們會利用郵件寄送較大的附加檔，但受限於有些郵件伺服器會對單封郵件大小設限，超過大小限制的郵件就會被退回，非常不方便。5-4通訊錄管理隨著網際網路的普及，人人幾乎都有自己的電子郵件地址，當您在寄送電子郵件給親朋好友時，如果手動一一輸入對方的電子郵件地址是件很麻煩的事，而OutlookExpress提供的「通訊錄」則可以解決這個問題。新增聯絡人資料通訊錄是由連絡人所組成，因此在使用通訊錄之前，必須先新增連絡人資料。已加入通訊錄的連絡人會顯示在「連絡人」窗格中。新增聯絡人資料群組聯絡人資料當連絡人資料變多時，將相同屬性的連絡人群組在一起，以便於傳送電子郵件給一群人，如親屬、朋友或同事。刪除聯絡人資料如果您想刪除某連絡人，只要將游標移到該連絡人的上方，按滑鼠右鍵並執行「刪除」指令，即可將這個連絡人踢出您的通訊錄名單寄送郵件與通訊錄功能在建立好連絡人資料後，各位就可以利用它來提升寄送郵件的效率與便利。匯出與匯入通訊錄當您想要將建立好的連絡人資料用在其他電腦上，或備份起來以備不時之需，可以使用匯出與匯入功能。5-5物美價廉的WebMail服務其實我們也可以不需要使用郵件讀取軟體（例如：Outlook、OutlookExpress）來讀取電子郵件，而是以瀏覽器直接上網收發郵件的方式，這稱為WebMail模式。優點就是不需安裝電子郵件軟體與事先設定帳號。免費WebMail的申請目前許多國內外的入口網站都有提供申請免費電子郵件信箱的服務，只要透過網頁瀏覽器簡單點選幾個步驟，就可以輕鬆擁有一個免費的個人電子郵件信箱，隨時都能夠上網收發電子郵件，相當方便。面對這麼多的選擇，要如何才能找到最符合自己需求的免費WebMail呢？以下我們提供三項要點，做為您選擇時的參考。–信箱容量–信箱功能與限制–網站的知名度貨比三家不吃虧－WebMail網站網址容量POP3MSN!奇摩://www.pchome.com.tw10MB支援Google接下來，我們就以Yahoo!奇摩的免費WebMail為例，說明寄送、接收、閱讀和刪除郵件的基本用法。章節現場練習作業建立個人帳號以Web-mail建立連絡人及通信錄發送郵件至老師帳號[e-mail]–(1)HTML或文字編輯–(2)信件夾代附件檔(檔案大小小於1K)–(3)信件並需要求收件方簽收–(4)加入信件狀態:標記,重要–(5)加入簽名檔收件：–轉碼–轉寄–回信–刪除信件