第八章电子订货系统

电子订货系统1理解电子订货系统的概念、组成和特点了解EOS与MIS的集成领会电子订货系统在实施中的环境评估、规划和做好电子订货系统的准备工作熟悉电子订货系统的订单设计和运作流程理解电子订货系统的结构和电子订货系统的推广因素知识要点2•掌握电子订货系统的结构•懂得辨别电子订货系统运作流程•掌握电子订货系统实施中的环境评估和规划•懂得电子订货系统的订单设计•懂得EOS软件主要业务流程的运作技能目标3联华超市电子订货系统联华超市创建于1991年5月，是上海首家以发展连锁经营为特色的超市公司。经过17年的发展，联华已成为全国最大的商业零售企业，拥有大型综合超市、超级市场、便利店等两千多家。联华采用电子订货系统，通过网络管理，不仅使商流、物流、信息流的传递实现同步，同时与配送中心和生产商、供应商之间建立起实时订货系统。平均每天的配送量高达6～8万箱，节日配送高峰期间的配送量达10多万箱的优异成绩。引导案例4第一节电子订货系统概述第二节EOS系统的结构与运作流程第三节EOS系统的实施第四节EOS系统的效益和发展趋势第八章电子订货系统5一、电子订货系统的基本概念电子订货系统（ElectronicOrderingSystem）简称EOS，是指企业间利用通讯网络（VAN或互联网）和终端设备以在线联结（ON-LINE）方式进行订货作业和订货信息交换的系统。EOS能处理从新商品资料的说明直到会计结算等所有商品交易过程中的作业，可以说EOS涵盖了整个商流。第一节电子订货系统概述6依据EOS所涵盖的范围来区分，可分成狭义的EOS与广义的EOS。狭义的EOS是指零售商将订单传到批发商、供应商为止的自动化订货系统；广义的EOS则是从零售点下单开始经批发商接单后，再经验货、对账、转账等步骤完成所有商品交易动作为止。7二、EOS的分类（一）EOS按应用范围可分为三类1、企业内的EOS（如连锁点经营中各个连锁分店与总部之间建立的EOS系统）2、零售商与批发商之间的EOS系统以及零售商的EOS系统3、批发商和生产商之间的EOS系统第一节电子订货系统概述8对于电子订货系统的配置，就门店而言，只要配备了订货终端机和货价卡（或订货薄），再配上电话和数据机，就可以说是一套完整的电子订货配置。就供应商来说，凡能接收门店通过数据机的订货信息，并可利用终端机设备系统直接作订单处理，打印出出货单，就可以说已具备电子订货系统的功能。9但就整个社会而言，标准的电子订货系统决不是“一对一”的格局，即并非单个的零售店与单个的供应商组成的系统，而是“多对多”的整体运作，即许多零售店和许多供货商组成的大系统的整体运作方式。10（二）根据电子订货系统的整体运作程序来划分，大致可以分为以下两种类型1、连锁体系内部的网络型，即连锁门店有电子订货配置，连锁总部有接单电脑系统，并用即时、批次或电子信箱等方式传输订货信息。2、众多零售系统共同利用的标准网络型，其特征是利用标准化的传票和社会配套的信息管理系统完成订货作业。第一节电子订货系统概述11三、EOS的组成与特点（一）EOS的组成1、供应商：商品的制造者或供应者（生产商、批发商）2、零售商：商品的销售者或需求者3、网络：用于传输订货消息（订单、发货单、收货单、发票等）4、计算机系统：用于产生和处理订货信息第一节电子订货系统概述12（二）EOS的特点1、商业企业内部计算机应用功能完善，能及时产生订货信息。2、POS与EOS高度结合，产生高质量的信息。3、满足零售商和供应商之间的信息传递。4、通过网络传输信息订货。5、信息传递及时、准确。EOS是多个零售商和供应商之间的整体运作系统，而不是单个零售店和单个供应商之间的系统。零售商和供应商之间建立起了一条高速通道，使双方的信息及时得到沟通，使订货的周期大大缩短，保障了商品的及时供应，也加速了资金的周转，实现了零库存战略。第一节电子订货系统概述13四、EOS的发展过程1、早期的EOS通过电话或传真在零售商和供应商之间传递订货信息。2、基于点对点（PointToPoint）方式的EOS零售商和供应商的计算机通过专线或电话线直接相连，相互传递订货信息。这种方式要求双方采用的通信协议、传递速率相同，要求对方开机才能建立连接。在供应商很多的情况下，这种方式就不适宜了。第一节电子订货系统概述143、基于增值网（VAN）的EOS零售商和供应商之间通过增值网传递定货消息增值网作为信息增值服务的提供者，用于转发、管理订货信息。增值网有两类：（1）地区VAN网络：由许多中小零售商在各地设立区域性的VAN，即成立区域性的VAN营运公司，为本地区的零售业服务，支持本地区EOS运行。（2）专业VAN网络：在商品流通中，常常是按商品的性质进行分类，如食品、医药品、农副产品、生鲜食品、服装等，因此形成了各个不同的专业。各专业为了达到流通现代化的目标，分别建立了自己的网络体系，形成专业的VAN。第一节电子订货系统概述154、基于Internet的EOSInternet在全球范围内的普及，利用Web技术，通过Internet传递订货信息，加速信息传递和共享，是越来越热门的话题。Internet网上亿万是巨大的潜在的供应商和零售商。但Internet的安全性和保密性问题制约着EOS的广泛应用。16一、EOS系统的结构（一）EOS系统结构电子订货系统的构成内容包括：订货系统、通讯网络系统和接单电脑系统，如图8-1所示。第二节EOS系统的结构与运作流程17（二）EOS系统整体运作方式EOS系统并非是单个的零售店与单个的批发商组成的系统，而是许多零售店和许多批发商组成的大系统的整体运作方式，如图8-2所示。第二节EOS系统的结构与运作流程18从图8-2中可看出，电子订货系统的批发、零售商场、供货商、商业增值网络中心在商流中的角色和作用。191、批发、零售商场采购人员根据MIS系统提供的功能，收集并汇总各机构的要货的商品名称、要货数量，根据供货商的可供商品货源、供货价格、交货期限、供货商的信誉等资料，向指定的供货商下达采购指令。2、商业增值网络中心每当接收到用户发来的EDI单证时，自动进行EOS交易伙伴关系的核查，只有互有伙伴关系的双方才能进行交易，否则视为无效交易。每笔交易可以进行长期保存，供用户今后查询或在交易双方发生贸易纠纷时，可以根据商业增值网络中心所储存的单证内容作为司法证据。3、供货商根据商业增值网络中心转来的EDI单证，经商业增值网络中心提供的通信界面和EDI格式转换系统而成为一张标准的商业订单，根据订单内容和供货商的MIS系统提供的相关信息，供货商可及时安排出货，并将出货信息通过EDI传递给相应的批发、零售商场，从而完成一次基本的订货作业。20二、EOS系统的运作流程（一）EOS系统的基本流程1、在零售店的终端利用条码阅读器获取准备采购的商品条码，并在终端机上输入订货材料，利用电话线通过调制解调器传到批发商的计算机中。2、批发商开出提货传票，并根据传票，同时开出拣货单，实施拣货，然后依据送货传票进行商品发货。第二节EOS系统的结构与运作流程213、送货传票上的资料便成为零售商的应付账款资料及批发商的应收账款资料，并接到应收账款的系统中去。4、零售商对送到的货物进行检验后，便可以陈列与销售了。第二节EOS系统的结构与运作流程22（二）订货作业流程第二节EOS系统的结构与运作流程231、订货人员在进行订货作业时，就要先在卖场查看各商品销售状况，确认确需订货，方可进行订货作业；要特别注意是否有未上货架的库存商品。2、订货人员在卖场扫描所需进货的商品价格卡，输入订货商品的数量。3、订货人员将掌上型终端机的订货资料输入后台电脑，再由后台电脑通过数据机，把订货资料传送至供应商或连锁公司总部的配送中心。24（三）盘点作业流程第二节EOS系统的结构与运作流程251、连锁店在进行盘点作业时，盘点人员可手持掌上型终端机去卖场和仓库，逐一扫描商品的价格卡或商品的条码，并输入清点的商品数量。2、商品存货清点与输入完成之后，将掌上型终端机连接到后台电脑上，以便统计和传输出盘点资料。3、再通过数据机把盘点资料传输至公司总部的电脑，总部电脑经过运算后，可作出盘点统计表、盈亏表和其它的管理报表。26一、实施EOS系统的环境评估通过研究流通业的发展或是观察整体市场的环境变化，可知目前对于EOS的强大需求是有其原因的，也可看出因应市场的需求，EOS形成的原因及扮演的角色。1、市场背景衍生需求，需要EOS消费多样化时代的来临，消费者对商品的选择要求多样化及个性化，导致商品的生命周期缩短，新商品的不断推陈出新，零售商在面对此剧烈变化的市场环境，如何管理为数众多的商品，维持适当的库存量，将是一大难题。因此，若能建立一套有效率的“少量多样”的订货方式，对于零售商而言将是一大利器，然而电子订货系统即是上述市场环境下的最佳工具之一。第三节EOS系统的实施272、环境的变革，产生并应用EOS标准化共识逐渐形成：随着各项标准渐渐地统一，各行业者能达成采用共同性标准的共识，有利于电子订货系统的推行。技术革新：电子信息科技的发达，各种自动化设备不断更新，电子订货系统的经济性及便利、亲和性愈趋完善。通信应用环境渐趋成熟：民营电信的开放，网络传输的改良，使得通信网络的稳定性及速度都有显著的改善，电子订货系统的利用更为方便，快速。基层劳力不足：人力不足，人工费用太高等因素，导致零售业喜爱采用应届毕业生，为使训练时间缩短，简化订货作业，推行电子订货系统将更有效地运用人力资源。28二、EOS系统的规划（一）落实EOS的规划在规划EOS时，必须先仔细考虑下列因素，再制定整体规划，分阶段逐步实施。1、零售商的业态属性（1）业态属性将直接影响EOS系统化的程度。一般来说，采用补货方式订购的商品较适合引入EOS，而其中订货频繁、较成熟的商品可作为优先考虑的对象。在零售商的业态性里的较成熟商品有食品、日用百货、生活用品、文具、医药品等，业态属性包括商品特性、订货习惯、配送体制等。（2）便利店、超市、药店、文具店等，由于交易对象多、追求物流效率、薄利多销等，都适合参加共同的订货中心。第三节EOS系统的实施292、系统的现状（1）电子订货作业要求供需双方密切配合，不但要考虑商店自身的经营体制和信息化程度，还需考察供应商。（2）通常信息化程度较高的企业，其内部的作业流程也比较合理，对新的作业方式有较强的适应能力。第三节EOS系统的实施303、具备推动系统化的体制或能力（1）EOS系统是例行作业，交易频繁琐碎，需要多方面的沟通协调，基本商品资料会经常更新，来自各供应商的报文非常频繁，需要随时更新商品数据库，因此维护商品数据库的正确性就非常重要了。（2）在考虑上述因素后，可同时考虑未来自动化的发展方向、与供应商的协调合作等问题，作出整体规划。第三节EOS系统的实施31三、做好实施EOS系统的准备工作1、申请增值网2、建立联网对象的协调制度3、建立商品代码、企业代码4、建立商品目录5、建立标准的订货模式6、建立商品交易档案7、培训作业人员8、指定对外联络人9、意外状况处理的对策10、引入测试第三节EOS系统的实施321、申请增值网根据企业信息化的性质、引入EOS系统的程度、服务、产品性能价格以及交易伙伴参加情况来选择最适合的增值网。2、建立联网对象的协调制度。在引入EOS系统前，应与交易对象达成共识，制定新商品导入、促销特卖处理、变更登录、标签发付、意外状况处理等规范。3、建立商品代码、企业代码。公共企业代码包括自有商品代码、通用商品代码、条形码作业和后续代码的管理体制等。334、建立商品目录商品目录是商品数据库的书面形式，扫描后即可进行电子订货。商品目录必须登录商品代码/名称、供应商代码/名称、售价等基本数据。5、建立标准的订货模式包括订货方式、订货时间、订货周期、订货人、EOS终端、多店订货及设备操作程序。6、建立商品交易档案根据商品目录建立交易对象对照表，增值网络中心、供应商、连锁店部门才能据此进行分单处理和绩效分析347、培训作业人员除引入前进行培训外，应持续进行关于维护、操作、意外