6课Word邮件合并标书的整体制作

计算机基础徐州工业职业技术学院任务驱动：任务4、为投标讨论发出批量邀请函任务5、投标书的整体制作与完成（生成目录）知识点掌握：掌握邮件合并的方法生成邀请函，掌握页面、页眉页脚、背景等的综合设置方法。掌握模板的使用方法，会自动套用格式，会更改英文的大小写，会用工具菜单能自动生成目录，会更新目录任务4、为投标讨论发出批量邀请函2.4.1样式2.4.2模板2.4.3邮件合并2.4.1样式1、定义:规定文档中标题、题注、正文等各种文本元素的外观形式,样式是几组格式的总称。一个样式中，可以包含多种格式，比如：标题1样式，我们可以把它定义一个字体名称、字号大小、粗体、斜体，字体颜色等等。也就是说，通过样式的设置，可以为内容快速应用多种格式，而不必每种一一设置各个格式，更重要的是，样式具有索引功能，能被Word在后续操作中识别和替换等。2、样式分类：段落样式、字符样式、表格样式2.4.1样式3、设置：选中文字或段落，“格式”工具栏－“格式窗格”按钮或“格式”菜单－“样式和格式”来创建段落样式或字符样式，“表格自动套用格式”就是样式的一种综合运用实例演示：通讯录中样式的使用2.4.2模板1、模板的含义是文档的特定格式，是一种文件名后缀为.DOT的word文档2、新建文档时选用的默认模板是word的空白文档模板，默认名为：Normal.dot3、利用一个模板的步骤：（1）“文件”+“新建”（2）单击标签，选择所需的文档类型2.4.2模板4、创建模板方法1：执行“文件”+“新建”+“模板”命令，创建一个新空白模板文档，然后，输入内容，并将其保存为一个模板文件。方法2：将现有文件直接转化为文件名后缀为.DOT的文件2.4.3邮件合并邮件合并是在两个电子文档之间进行的，一个叫“主文档”，一个叫“数据源”文档。“主文档”中包含有在合并文档时保持不变的文字或图形，可以理解为一份文件的原件。“主文档”内又可分为两部分，一是相对固定的内容（如：正文、签名等），另一部分是变化的内容，其中前者在“主文档”中直接制作，后者则需要从“数据源”文档中合并进来。“数据源”文档一般所保存的多为通讯资料，以表格的形式存储，表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。一行（一条记录）为一个完整的信息，一列对应一个信息类别即数据域（如姓名、地址等）。第一行为域名记录。在“数据源”文档中只允许包含一个表格，可以在合并文档时仅使用表格的部分数据域，但不允许包含表格之外的其它任何文字和对象。2.4.3邮件合并邮件合并通常包含以下几个步骤：①创建主文档，编辑好固定不变的内容。②创建或打开数据源。③在主文档中对应位置插入合并域名字。④执行邮件合并操作。将数据源中的可变内容与主文档中的不变内容进行合并，生成一个合并文档或打印输出2.4.3邮件合并操作实例：录取通知书的制作邮件合并上机前的准备工作：邮件合并上机操作要求生成班级邀请函，邀请班上每个同学来参加招投标大会，请课代表事先做好”班级名单.xls”，里面含有班级每个成员的姓名，以备上机时使用。任务5、投标书的整体制作与完成（生成目录）2.5.1任意设置页码2.5.2创建目录2.5.3投标书的整体制作2.5.4Word2003的高级使用*2.5.5Word2003的实用技巧2.5.1任意设置页码分开封面（目录）与正文不管你的封面有多少页，首先要做的就是将你的封面与正文分开（作用就如同将封面与正文分别存为两个文件一样，可以分别进行不同的操作），操作是将光标定位到封面最后，使用“插入”菜单中的“分隔符”命令，进入后在“分隔符”窗口下部“分节符类型”选项栏中点选“下一页”，确定后退出。这时文档就分为封面（目录）与正文两节。2.5.1任意设置页码将光标定位在正文所在页，使用“视图”菜单中的“页眉与页脚”命令，进入后在“页眉与页脚”对话框中点击“链接到前一个”按钮，目的是为了取消链接，再点选“设置页码格式”按钮（第四个按钮）进入后，在“页码格式”对话框下部“页码编排”选项栏中勾选“起始页码”，并根据你的要求在“起始页码”后的空白框中选择正文第一页的页码，一般都是1，确定后退出。这样就达到了封面或目录与正文分开设置页码的目的。注意：使用分隔符可以将文档分成若干个部份分别进行设置。2.5.2创建目录目录自动生成是“样式和格式”的具体应用，操作方法：①格式化各级标题ⅰ选择“格式”→“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格。ⅱ分别设置一级标题、二级标题、三级标题。②使用“索引和目录”命令，自动生成目录ⅰ将插入点定位到目录页，敲击三次回车键【Enter】，产生三个空行。将光标移到第一行，输入“目录”，并设置居中、字体、字号和字形。ⅱ将光标移到第二行，选择“插入”→“引用”→“索引和目录”对话框，点击“目录”选项卡，如图所示，确定即可在目录页生成目录。ⅲ若生成目录页码未对齐，可将插入点置于未对齐后，此时水平标尺将出现“右对齐式制表符”，按住【Alt】键并拖动该制表符，使出现的虚线与其它页码对齐，释放鼠标左键即可。ⅳ用户可以选定目录页的目录文字，重新设置。因修改内容造成页码变化，可在目录页中右击并选择“更新域”命令，在弹出的对话框中选择“只更新页码”按钮。如某些标题被修改，则选择“更新整个目录”，确定后目录中的页码或标题自动更新2.5.2创建目录生成目录实例演示：“Word上机操作”的目录生成注意：目录的更新2.5.3投标书的整体制作参考1：封面目录正文：投标涵投标人承诺涵具体内容1…2…附录：投标人资质文件招标邀请函注意：红色为一级标题，蓝色为二级标题，绿色为三级标题2.5.3投标书的整体制作参考2：封面目录正文：1工程简述1.1项目背景和开发理念2商务部分2.1投标涵2.2投标人承诺涵2.3法定代表人身份证明书2.4投标人法定代表人授权委托书2.5设计内容2.6建筑工程条例2.6.1质量责任和义务3附件：投标人资质文件招标邀请函2.5.4Word2003的高级使用1、自动检查拼写与语法错误（1）设置：“工具”＋“选项”选中“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”，清除“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”（2）用红色波浪线标识可能的拼写错误，用绿色波浪线标识可能语法错误2.5.4Word2003的高级使用2、搜查拼写和语法错误（1）选定段落（2）“工具”－“拼写和语法”3、字数统计（1）目的：用来查看字数、段落数和行数（2）使用“工具”－“字数统计”进行查看。2.5.4Word2003的高级使用4、自动更正常用单词输入错误----如:theri--their误用CapsLock引起的错误—thERE--there同时关闭CapsLock键常见的单词组合拼写错误—如:onthe—onthe具有语法错误的常用词组—如:can’tofbeen—can’thavebeen2.5.4Word2003的高级使用a、打开与关闭自动更正按钮“工具”－”自动更正”：若要显示或隐藏“自动更正选项”按钮，选中或清除“显示‘自动更正选项’按钮”复选框。b、若要设置与大写更正有关的选项，请选中或清除对话框中的后五个复选框。c、要打开或关闭“自动更正”词条，请选中或清除“键入时自动替换”复选框。2.5.4Word2003的高级使用例：设置自动更正内容“工具”－“自动更正选项”：选中“自动更正”设置“替换”与“替换为”内容例如：替换：眭替换为：计算机基础教师2.5.4Word2003的高级使用5、中文版式拼音带圈字符纵横混排合并字符双行合一6、插入脚注、尾注、批注、书签等2.5.4Word2003的高级使用7、其它：宏，窗体，审阅，修订，域、修复等*2.5.5Word2003的实用技巧1、快速改变阿拉伯数字为大写2、快速插入当前日期或时间按Alt+Shift+D键来插入系统日期，按Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间3、快速改变文本字号选中文字后，按下Ctrl+Shift+键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号;选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字*2.5.5Word2003的实用技巧4、快速取消自动编号虽然Word中的自动编号功能较强大，但是有时自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。(1)当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；(2)选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框，最后单击“确定”按钮完成即可；课堂互动：将“6课目录生成素材”打开，给正文插入页码（要求目录没有页码），将页码居中显示，字号为初号，颜色任意。设置完正确的页码后在第一页生成目录。更改正文中的部分标题的大纲级别，并更新目录。课后作业：作业一：投标书的制作完成。教师下发项目任务单，同学们根据项目任务单和查到的资料，完成投标书的整体制作，并上交到小组长，小组长上交到课代表（电子稿，标题为班级姓名学号投标书）。课后作业：作业2：每位同学写出Word任务的项目小结，内容可含：理论和上机学习总结，个人的学习工作计划是否得到实施，预期成果及自查项目是否完成，个人工作进度，重点难点是哪些;在任务完成过程中对相关职业素质方面的教育，如质量意识、成本控制意识、团队合作意识等是否有明确的认知，不足处是什么（电子稿和A4打印稿一份：标题为班级姓名＋Word项目小结）课后作业：作业2参考：一、学习目标二、学习过程三、学习体会以上作业在Excel第一次上机前必须全部上交每位同学最好准备一个U盘，用来保存资料，任务作业和上机作业。项目任务单制作投标书：任务1.1：投标书中文字的编辑与排版修饰(20’)文本的编辑和排版：字体、段落、首字下沉、分栏、特殊符号的输入（2’），项目符号和编号的设置方法、边框和底纹。任务1.2：投标书中表格的制作与修饰(20’)表格的制作，单元格的设置，表格边框的设置方法，表格中公式的使用方法，自动套用格式的使用。任务1.3：投标书中图形的制作与修饰(20’)图形和艺术字的绘制，图片的插入方法，图文混排的方法，背景的设置。任务1.4：为投标讨论发出批量邀请函(20’)掌握邮件合并的方法。在投标书的最后加上批量邀请函，并进行设置。任务1.5：投标书的整体制作与完成（生成目录）(20’)掌握目录的生成方法，页眉页脚的插入及设置方法，页面的设置与打印。