内部控制具体制度——存货管理

1存货管理制度1.总则1.1.为了加强对公司存货的内部控制和管理，防范存货业务中的差错和舞弊，保护存货的安全、完整，提高存货运营效率，以及加强对成本核算的内部控制和管理，防范产品成本失真，提高成本管理水平，根据《中华人民共和国会计法》、《上海证券交易所上市公司内部控制指引》、《内部会计控制规范——存货（试行）》和《企业内部控制具体规范——存货》（征求意见稿）等法律法规，并结合公司的实际情况，制定本制度。1.2.本制度适用于晋城蓝焰煤业股份有限公司（以下简称晋城煤业）本部、分公司及所属全资子公司和控股子公司（以下简称各单位），参股子公司可参照执行。1.3.释义存货，是指企业在日常生产经营过程中持有以备出售，或者仍然处在生产过程，或者在生产或提供劳务过程中将消耗的材料或物料等，包括各类材料、商品、在产品、半成品、产成品等。2.存货管理的组织机构和职责2.1.股份公司财务部门的相关职责（1）负责对供应分公司以及各矿供应部门、财务部门的存货管理监督检查；（2）负责对库存物资的盘盈、盘亏以及残、次存货处置进行审核；（3）负责各单位的成本核算；（4）负责编制公司的设备、配件采购计划。2.2.设备租赁部相关职责（1）负责设备及配件的入库验收以及不合格品的处置；（2）负责库存设备及配件的保管、保养以及安全管理；（3）负责库存设备及配件的发放工作；（4）负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；（5）负责库存设备及配件的定期盘点工作。2.3.供应分公司相关职责（1）负责材料的入库验收以及不合格品的处置；（2）负责库存材料的保管、保养以及安全管理；（3）负责库存材料的发放工作；（4）负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；（5）负责库存材料的定期盘点工作。2.4.运销分公司相关职责（1）负责制定发运计划；（2）负责产品调运管理。2.5.各矿的供应部门相关职责（1）负责自购材料、设备、配件入库验收和不合格品的处置；（2）负责股份公司采购直接送达本单位的材料、设备、配件的入库验收和不合格品的处置；（3）负责库存材料、设备及配件的保管、保养以及安全管理；2（4）负责库存材料、设备及配件的发放工作；（5）负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；（6）负责库存材料、设备及配件的定期盘点工作。2.6.各矿的产品仓储部门相关职责（1）负责原煤、产品煤的入库验收；（2）负责原煤、产品煤的仓储保管、安全管理；（3）负责产品的装车；（4）负责出入库产品的登记建帐，并定期与财务部门对账。2.7.存货管理岗位分工原则要求（1）公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。（2）存货业务的不相容岗位至少包括：存货的请购与审批，审批与执行；存货的采购与验收、付款；存货的保管与相关会计记录；存货发出的申请与审批，申请与会计记录；存货处置的申请与审批，申请与会计记录。（3）公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。公司要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。（4）公司内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。如存货是贵重物品、危险品或需保密的物品，应当规定更严格的接触限制条件，必要时，存货管理部门内部也应当执行授权接触。3.授权审批规定公司应建立存货管理的授权审批制度。存货管理的相关部门与经办人员应严格履行授权审批程序，审批人应严格遵守审批权限，不得超越权限审批。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货管理业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。授权审批内容可以参见下表：存货管理审批权力矩阵审批部门及人员审批事项需用单位供应分公司股份本部高管层董事会承办人领导仓库财务部领导财务部分管副总总经理总经理办公会董事长全体成员存货发放提出审批计划员审核取得存货为对方抵顶债务一般性验收审核审核审核审核审批重大验收审核审核审核审核审议审批存货盘盈、盘亏一般性提出审核审核审核审核审批3重大提出审核审核审核审核审议审批残、次存货处置一般性提出审核审核审核审核审批重大提出审核审核审核审核审议审批4.存货管理内控程序图：存货管理内控程序4.1.仓储部门负责验收的人员对物资进行验收，验收合格后出具验收报告单，办理入库登记手续并登记入帐。如验收不合格则报告采购部门协调处理。4.2.仓库保管人员对库存物资进行保管、保养，并定期盘点。4.3.需用单位领用物资需要填写领用单，经过审批后到仓库领取。4.4.仓储部门在认真核对领用手续后，按照物资发放原则给予领用单位所需物资。4.5.如果存货发生损坏、灭失、变质和长期积压等情况，保管人员应及时上报。4.6.根据审批权限规定，相关领导对存货处置进行审批。5.存货取得、验收与入库内控要求5.1.所有外购物资必须是有计划凭合同采购，入库依据材料采购计划、订货合同、到货情况的通知和随货所附的有关资料或凭证进行验收。5.2.接受投资者投入的存货，其实有价值和质量状况应当经过中介机构评估和检查，并与筹资合同或协议的约定相一致。5.3.取得的存货为对方单位抵顶债务的，该类存货的取得应经过公司采购部门、质检部门、财务部门和管理层审核批准，对大额抵债应经过董事会审核批准，其实有价值和质量状况应当符合双方的有关协议。5.4.材料、设备及配件的入库验收按照《采购与付款管理制度》相关规定执行。5.5.原煤、产品煤入库验收（1）原煤及产品煤入库要严格执行过衡制度，保证计量准确率。（2）产品煤要严格分级仓储。（3）建立入库产品的登记帐制度。5.6.财务部门按照公司会计制度的规定，根据入库单、验收证明及发票对验收合格的存货及时办理入账手续，正确登记入库存货的数量与金额。对月末货物已到、发票未到的存货，采购部门应统计采购数量，提供采购合同及运输单证等采购信息交财务部门进行材料暂估入账，财务部门根据采购合同单价或其他合理的不含税价格暂估材料成本入帐。5.7.公司仓库设置实物明细账，详细登记经验收合格入库的存货的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并定期与公司财务部核对。对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独记录，避免与公司自有存货相混淆。仓储部门1存货取得验收入库仓储部门2存货保管需用部门3领用仓储部门4发放物资仓储部门5存货处置审批部门6处置审批46.仓储与保管内控要求6.1.材料、设备及配件仓储与保管内控要求6.1.1.公司的仓储物资保管严格按照《材料仓库管理办法》《设备、配件仓储管理办法》的相关规定执行。6.1.2.材料入库保管，要根据材料的物理、化学、工艺性质以及材料之间的可容性、防火安全要求等，分区分类分库房存放。6.1.3.存货储存遵循防火、防水、防压的原则，库内存货应定点、定位、定量,严格执行“5S”管理，查出变质物资应及时报告并处理。6.1.4.储存区域分为合格品区、不合格区、待验区和报废品区，各类物资严格按区域存储。6.1.5.仓库必须根据上级和公安、安监部门的有关规定，结合仓库规模的大小和储存材料的特点，组建安全组织，建立安全保卫制度，制定安全操作规程，设置专职或兼保卫人员。具体措施参见附件《材料仓库管理办法》的相关规定。6.1.6.材料入库分类储存应符合以下条件。（1）优质钢材、有色金属、水泥、油脂、橡胶、皮革制品、油毛毡等怕雨露侵袭、怕潮湿、怕尘土的材料应存入封闭式库房。（2）仪器、仪表、工具、锡锭等要求保持一定温度的材料，应存入具有保温装置的库房中。（3）液体燃料、硝酸、硫酸、火药、雷管等易燃、易爆、有毒的材料应存入危险品库房。（4）大型钢材、钢轨、铸铁管、生铁锭块等，对雨淋日晒、严寒暑热的作用不发生或较少发生影响的材料一般可以露天存放，但要做好上盖下垫。（5）中小型钢材、木材、电缆、胶带等，怕雨淋日晒，但受温湿度以及风尘的影响不大的材料，可存放在料棚中。6.1.7.库房的货架、货位和货区，料棚、料场的料区，要根据库房、料棚、料场的结构情况，按照“四号定位”、“五五摆放”的保管方法，科学的布置和安排，充分利用仓容面积，力求做到库尽其用，物尽其所，便于收发保管、装卸搬运和安全作业。6.1.8.供应部门及各生产单位，应当建立存货管理岗位责任制，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓场清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并定期或不定期地进行检查。6.1.9.保管员应坚持每日巡仓和物资抽样检查，定期清理仓库呆、废料，对于储存期已满的物资应及时通知有关部门及人员重新检验。6.1.10.易燃易爆危险物品应有专门指定的库房，按有关部门规定又专人负责管理，贵重物品要入箱上锁。具体执行参见附件《爆破器材管理办法》和《油库管理制度》6.1.11.材料保养要根据材料的各种性能、技术要求(如怕热、怕晒、怕冷、怕潮、怕震、怕光等)，结合当地的自然条件，采取防热降温、防寒保暖、驱热降潮、防于保湿、防霉变、防虫害、防锈蚀、防尘砂等科学的合理的养护方法进行。6.2.原煤、产品煤仓储保管内控要求6.2.1.各矿应该建立原煤、产品煤仓储管理岗位责任制，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓场清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并定期或不定期地进行检查。6.2.2.矿调度指挥部根据生产及外运情况制定储煤计划，检查落实储煤情况。6.2.3.原煤井地测队定期测定储煤场存煤量。6.2.4.选煤厂根据新、旧储煤场储量，合理安排存储，并做好防火、防盗、防扬尘、防滑坡工作。56.2.5.储煤仓（原煤仓和产品仓）应强化安全责任制度，在明显区域设置禁止烟火标志牌和产品标识牌。6.2.6.储煤仓要严格按规定品种进行仓储，严禁混装及杂物入仓。6.2.7.在储煤仓内或仓上进行电、火焊作业时，应制定电、火焊措施，并经矿总工程师审批后方可作业。6.2.8.原煤生产井通风区应每班对储煤仓进行瓦斯检测，并填写检测记录。当瓦斯浓度超过规定时，应通知选煤厂采取瓦斯抽放措施。6.3.公司存货清查盘点执行《存货盘点管理办法》，定期或不定期地对各类存货进行实地清查和盘点，及时发现并掌握存货的灭失、损坏、变质和长期积压等情况，财务部门应根据有关制度规定取得期末存货减值信息并进行处理；存货发生盘盈、盘亏的，应查明原因，分清责任，并及时报告公司管理层审核批准后进行处理，对于重大盘盈、盘亏的，应报告公司董事会审核批准后进行处理。7.存货领用、发出与处置内控要求7.1.存货领用7.1.1.公司各业务部门因生产、管理、基本建设等需要领用原材料等存货的，应当履行审批手续，填制领料凭证。7.1.2.领料单位领用材料时，填制《材料领用单》，领用单要有领料单位领导和领料人签字或盖章。7.1.3.供应部门计划员按照批准的计划对领料单进行审批，领料人持经过审批的领料单到总库领料。7.1.4.仓库保管员按经过审批后的“材料领用单”进行审核发料，实际发料数量、规格必须与仓库主管审核后的“材料领料单”一致。7.2.存货发出7.2.1.仓库应根据经过审批的《材料移拨单》、《材料领料单》和《物资调拨(代让售)单》凭证进行发料。7.2.2.仓库发放材料要坚持按照核对发放凭证、备料、复核、点交和清理的步骤进行。7.2.3.仓库保管员发放材料，要认真审核发放凭证的材料名称、规格型号、数量、用途、批示等内容。对名称规格型号不清、用途不明、凭证涂改、非专职人员领料和无正式发放凭证等均不准发放。7.2.4.仓库要坚持交旧领新和先发旧后发新的制度，对规定交旧领新的材料实行以旧换新，对有修复的材料实行先旧后新。7.2.5.仓库发放材料，要坚持执行先进先出、易损先发的原则；对于有保管期限的材料要在有效期内发出；积压材料在不影响使用的前提下优先发放；实发数量必须等于或小于批准数量，不得大于批准数量。7.2.6.材料发放计量方法要与验收的计量方法相一致，过磅