费用报销基础知识

主讲：司马老师费用报销基础知识费用报销基础知识报销业务实操及与税法联系请输入您要的内容会计每月必做的事情目录content01费用报销基础知识n费用报销的重要性n费用报销基本原则n费用报销流程n报销凭证填写规范n报销票据粘贴方法n审核票据一、费用报销的重要性：费用报销一直以来是企业进行查账审计必查的项目，此块出现问题，对企业乃至国费用不利！公司日常费用报销范围：办公费、差旅费、通讯费、交通费、业务招待费、租金、培训费、资料费等......公司职工薪酬报销范围：工资、临时工资、社会保险费、住房公积金、职工福利费专项支出报销范围：购置软件、购置固定资产、支付咨询费、支付广告宣传费、货款、装修款以及其他（此类费用一般金额较大）二、费用报销四大原则谁批准谁负责原则手续完整原则即时清结原则先审批后支出原则先审批后支付原则凡支出项目均需事先申请经批准后才可支出；没有申请或未经批准的费用不得支出。谁审批谁负责原则审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的费用支出负责任。即时清结原则凡借用公款者，前账不清、后款不借。手续完整原则报销必须有经办人、规定各级审核人及审批人的亲笔签名，财务不得受理手续不全的报销单据。Ø让我们来看看这几个原则分别是什么意思？三、费用审批签字流程结算财务部审核附件粘贴整齐填写报销单经办人签字部门领导签字总经理签字业务经办人业务审核人审批人责任人财务审核人对所办理经济业务的真实性、正确性，对所填写的各类报销凭证的真实性、准确性、完整性负责。部门负责人。对所审核业务的真实性、合理性负直接责任。财务人员。对费用报销的合法性、合规性、金额的准确性负直接责任。总经理或副总。对费用报销的合法性、合理性负责。三、费用审批签字流程三、报销凭证填写规范Ø费用报销单u除出差费用外的所有费用都填写《费用报销单》u若一张报销单上有多个报销项目，如交通费、餐费等，可以填写在一张报销单上，但需分行填写清楚；u单据及附件张数填写票据的总数量。Ø费用报销单u金额小写：类别相同的票据上的金额合计数，采用阿拉伯数字填列，保留两位小数，如100元，填写为100.00，最后一栏合计金额也采用阿拉伯数字填列，保留两位小数，并在数据前加人民币符号“￥”，如合计金额为100元，填写为￥100.00。u金额大写：本张费用报销单合计金额的大写数字，大写金额前必须加“￥”或，大写后的如为零也必须填零，不能为空白。壹贰叁肆伍陆柒捌玖零u原借款：如有借支请填写。u应退余款：如借支金额大于报销金额请填写。三、报销凭填写规范Ø费用报销单报粘贴票据性质分类汇总分行填写需注明的情况部门主管捌柒陆伍肆零综合管理部201809318765.40必需填写餐饮费65.40加油费2000.00办公用品费2000.00交通费4000.0005部门经理部门总监副总经理总经理签字签字签字三、报销凭填写规范Ø付款申请书u填写要求基本上和费用报销单一致，需注意的是“收款单位”必须为全称，“账号”与“开户行”要如实填写，如**银行**支行等。u单据及附件张数填写附件的总数量。u付款原因：应填写清楚，不能过于简单，内容必须包括“使用目的及对应业务项目”，业务项目若涉及到类似采购等事项，必须述明“采购数量及对应单价”（有对账单附件的除外）。u所有付款项目必须附有对应的原始合同复印件、采购申请单复印件、原始凭证、发票。三、报销凭填写规范Ø付款申请书公司全称1111222233334444XXX银行XXX支行捌柒陆伍肆零8765.40XX直接用签字笔写在此处：应填写清楚，不能过于简单，内容必须包括“使用目的及对应业务项目”，业务项目若涉及到类似采购等事项，必须述明“采购数量及对应单价”（有对账单附件的除外）。部门主管部门经理部门总监副总经理总经理签字20180930Ø差旅费报销单u差旅费报销单需付出差申请单，除“出差补助”不需要付发票及票据外，其他均需有票据。u出差起讫日期必须填写清楚，以便于财务方便核算出差补助费用。u餐饮费用填写在“其他”一栏。三、报销凭填写规范Ø差旅费报销单1/1-1/10公司-长沙10xxxxxxxxxxxx1/11-1/15长沙-济南5xxxxxxxxxxxxxxxxx2018xxxxxxxxxx201801012018011515xx15xxxxxxxx1999.00壹玖玖玖零零xxxx参加长沙XX展会Ø借款审批单u借款审批单为各部门相关人员备用金申请、出差或业务接待等借支申请时使用，填写要求如同前几种单据。u出差或者业务接待完成后，填写报销单抵销借款。若借款金额多于实际使用金额，则由借款人将应退余款转账至公司账户。u借款事由需要填写详细，内容必须包括“使用目的及对应业务项目”。注意：各项借款超过公司规定借款金额，应提前一天通知财务部备款。三、报销凭填写规范Ø借款审批单XXXX部XXX20180930出差北京环保展会、4人壹零零零1000.002018年10月15日签字20180930部门主管部门经理部门总监副总经理总经理三、报销凭填写规范u票据粘贴方法多样，粘贴票据时应根据票据的多少、纸张的大小，选择合适的方法。但应以整个单据平整、美观为准，以便财务部装订成册。u粘贴的票据要求正面朝上，便于审核与日后查阅；按照发票种类纸张大小顺序进行粘贴，依次是小-中-大。u大张的票据只需固定票据的左上角，小张的票据需均匀的粘贴在粘贴单上，不能厚薄不匀。u请用胶水粘贴，不可用订书针装订。三、报销凭证票据粘贴方法Ø粘贴要求u粘贴前将票据上面所有的钉书针，回形针，夹子等外在的东西全部去掉。u票据分类，加油票，交通票，住宿票，餐饮加油票等，都要分好类别。u如果票据较多可采用多张粘贴单粘贴。（如果发票数量少易于辨别可贴在一张粘贴单上，但发票种类最多不要超过3种）u对于比粘贴单大的附件，例如：合同、采购申请单。应将超出部分按粘贴单大小折叠在粘贴单内。Ø整理票据三、报销凭证票据粘贴方法Ø粘贴方法票据较多时，票据按票面金额、纸张的大小依次从上到下、从右到左粘贴在粘贴单上三、报销凭证票据粘贴方法Ø粘贴方法Ø粘贴方法Ø粘贴方法票据较少时，票据按票面金额、纸张的大小依次粘贴在粘贴单上，也可直接附于报销单据后。Ø粘贴方法大张的发票贴上面小张的发票先贴Ø折叠票据将单据固定在封面的左上角，齐封面的底边线将长出部分对折齐上边沿线将长出部分折起，使上下两段长短相当票据折叠，使大小、长短与单据封面保持一致Ø折叠票据将票据折叠，使大小、长短与单据封面保持一致Ø粘贴中常见的错误集中粘贴，四周厚薄不均匀Ø折叠票据超出粘贴单大小宽度超过粘贴单，左上角对齐中间厚两边簿Ø粘贴中常见的错误票据叠加粘贴，容易挡住金额，未固定在粘贴单上，容易脱落。杂乱无章Ø粘贴中常见的错误Ø错误粘贴给财务部门增加的麻烦1、斜面增加打孔人员难度与危险度。2、既不美观又增加装订人员工作量。Ø我们的目的：让财务凭证变得美观、整齐、大方、便于存档四、审核票据•审核原始凭证的合法性a、不真实的原始凭证，如假发票、假收据、假车票等均是不合法的；（http//inv-veri.chinatax.gov.cn）b、虽真实但制度不允许报销的原始凭证也是不合法的，如个人因私购买物品、外出旅游用公款报销等；c、虽能报销，但超过规定比例和限额的部分也是不合法的，如职工出差超标准乘坐公交工具、住宾馆、超标准开支医药费等。四、审核票据•发票上是否有税务局的发票专用章•发票上是否有客户单位的发票专用章•发票上的客户名称是否是本企业的名称•开票人是否签名或盖章•发票的内容是否有涂改或不清楚的地方•发票项目是否真实准确、金额的大小写是否一致不予报销的单据1、内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、伪造的票据一律不予报销；2、白条票据或无财务专用章的票据；3、数量、单价、金额不明确的票据；4、收据、虚假发票等票据不予报销；5、名称必须写全程，否则不予报销；6、印章不清，或者根本就没有印章的票据；7、加盖其他印章的票据（如现金收讫）原则上，报销必须取得正规发票，对予确实无法取得正规发票的，可用同类型的其他发票代替，发票背面必须由部门负责人签字。02报销业务实操及税法联系n会计不能盲目做费用报销n典型的费用报销案例讲解会计不能盲目做费用报销，为什么？会计人员在平时工作中处理费用单据之前，要对相关费用税前扣除比例做到心里有底。只有这样，你才能站在企业税控角度上思考问题，而不是盲目的老板给你多少做多少。费用类别扣除标准/限额比例说明事项（限额比例的计算基数，其他说明事项）职工工资据实任职或受雇，合理加计100%扣除支付残疾人员的工资职工福利费14%工资薪金总额职工教育经费8%工资薪金总额（经认定的技术先进型服务企业）全额扣除软件生产企业的职工培训费用、核力发电企业培养核电厂操作员发生的培养费用职工工会经费2%工资薪金总额业务招待费MIN（60%，5‰）发生额的60%，销售或营业收入的5‰；股权投资业务企业分回的股息、红利及股权转让收入可作为收入计算基数广告费业务宣传费15%当年销售（营业）收入，超过部分向以后结转30%当年销售（营业）收入；化妆品制作、医药制造、饮料制造（不含酒类制造）企业不得扣除烟草企业的烟草广告费捐赠支出12%年度利润（会计利润）总额；公益性捐赠；有捐赠票据，名单内所属年度内可扣，会计利润≤0不能算限额利息支出据实（非关联企业向金融企业借款）非金融向金融企业借款的利息支出利率限制（同期同类金融企业贷款利率）非金融向非金融企业借款的利息支出，不超过同期同类计算数额，并提供“金融企业的同期同类贷款利率情况说明”1.利率限制2.债资比限制（金融5:1、其他2:1）关联企业之间的利息支出同关联企业一样，两个限制向有关联关系的自然人借款的利息支出满足一下条件，仅受利率限制1.企业与个人之间的借贷是真实、合法、有效的，并且不具有非法集资目的或其他违法行为）2.企业与个人之间的借款合同向没有关联关系的自然人借款的利息支出典型的费用报销案例讲解费用报销单——06月25日，业务部张敬轩报销车辆保养费420元及车辆加油费1500元，出纳以现金支付。后附：机打发票两张差旅费报销单——2017年07月09日，杜帅报销出差差旅费5106元。后附：火车票两张、住宿票一张、餐饮票一张如果报销人报销金额小于借款金额，将差额退还给财务人员。假如杜帅出差预支6000元：记账凭证：借：管理费用-差旅费5106库存现金894贷：其他应收款—杜帅6000业务招待费——关于业务招待费，我们平时要学会管控，尽量不要超标。因为税法规定，企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售、（营业）收入的5‰。那么，作为企业如何能够充分使用业务招待费的限额，又可以最大可能地减少纳税调整呢？假设某企业2017年营业收入为1000万，2017年的业务招待费为5万元，那么2017年允许税前扣除的业务招待费为60%，即：3万元小于营业收入的5‰即：5万元，那么纳税调整时以3为准，也就是说纳税调整增加（5—3）2万元，在这里超过60%的部分需要全部进行计税处理，即实际消费5万元就要付出5000元的代价。（假设企业所得税的税率为25%）事实证明：企业2017年营业收入为X，2017年的业务招待费为Y，那么2015年允许税前扣除的业务招待费为60%Y≦0.5%X，只有在60%Y=0.5%X的情况下，即Y=0.83%X，业务招待费占营业收入的0.83%。达到这个临界点时，企业才可能充分利用好上述政策。也就是企业在预算业务招待费时可以先估算当期的营业收入，然后按着0.83%这个比例就可以大致测算出合适的业务招待费预算值了。业务招待费范围问题：不论是财务会计制度还是新旧税法都未给予准确的界定。在实践工作中：指企业在经营管理等活动中用于接待应酬而支付的各种费用，主要包括业务洽谈、对外联络、公关交往、会议接待、来宾接待等所发生的费用，例如：（1）因企业生产经营需要而设宴或工作餐的开支（2）因企业生产经营需要赠送纪念品的开支（3）因企业生产经营需要而发生的旅游景点参观费和交通费及其他费用的开支（4