公司采购业务运作精要

12•采购基本知识•采购作业流程•采购需求描述•采购准备工作•采购实施作业•采购控制作业•供应商的管理•采购谈判技巧•采购品质管理•采购成本控制3(一)4采购基础知识5•采购的含义•采购管理的内涵•采购的范围•采购的职能•采购人员的业务素质采购基础知识61、狭义的采购(Purchase)——是指限于“购买”(Buying)的方式，由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程，亦即所谓的“一手交钱，一手交货”或“银货两讫”。个人——满足消费需求；公司——满足生产需求注意点：在狭义的采购之下，买方一定要先具备支付能力，也就是要有“钱”才能换取他人的物品，未满足自己的需求。“钱”-现金的价值与重要性采购基础知识72、广义的采购（Procurement)——购置系指除了以购买的方式，占有物品之外，还可以用下列途径取得物品的使用权，来达到满足需求的目的。租赁：即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权。（举例：1、租结婚礼服。2、租录影带或武侠/爱情小说。3、租用货车等）借贷：即一方以无需支付任何代价的方式，取得他人物品的使用权；使用完毕，仅返还原物品。（举例：1、朋友之间借钱/借房。2、各母,子公司之间，生产资料彼此调拨）交换：以物易物的方式，取得物品的所有权及使用权。（举例：1、中国前苏联。2、美国通用汽车公司埃及纳塞汽车公司)征收：政府以有偿和无偿方式，取得民间物品的使用权或所有权。（举例：战争时，政府征用钢铁厂及机械厂，作为生产武器弹药的用途）装满216节火车车厢的芒果汁一架IL-28型客机技术及员工培训小汽车采购基础知识81、公司功能的内涵适当的供应商（RightVendor）…….合格的供应商（QualifiedVendor)关键点：建立平等互需的买卖机会，维持长期合作的交易关系适当的品质（RightQuality）关键点：品质以适合可用为原则适当的时间（RightTime)…….JIT适时管理关键点：适时采购，及时交货是最好的管理原则适当的价格（RightPrice)关键点：“一分价钱一分货”适当的数量（RightQuality)关键点：避免“过与不及”采购基础知识92、管理功能的内涵事前规划（Planning)：组织建立&作业流程&预算事中执行（Doing)：竞争策略&一般策略&行动计划事后控制（Seeing)：采购人员行为规范&工作绩效评估&内、外关系协调.采购基础知识10有形的物品1、原料：直接使用于生产之原料。（举例：织布用的棉纱，生产电路所用的晶片，生产水泥所用的石灰石等）2、副料：除了原料之外所耗用的材料。（举例：化学催化剂；螺丝；锉刀；瓦斯；包装袋和打包带等）3、半成品：已经过一次或多次处理并将在后面的阶段进行深加工。（举例：钢板，钢丝和塑料薄片等）4、成品：包括被用来销售而采购的所有产品。（举例：汽车，收音机等）5、机具及设备：指制造产品的主要工具。6、事务用品：办公室生产线人员在文书作业上所需的设施及夹具，纸张，以及任何其它杂项购置。（举例：桌椅，帐册，计算机，扫把和衣架等）采购基础知识11无形的劳务1、技术：取得正确操作或使用机器，设备，原料等的专业知识(Knowhow)。2、服务：•售前服务：指卖方在交易前提供产品的资讯。包括产品说明，操作示范制作过程或材料规范，参观设施等。关键点:此项服务要增加采购人员的产品的专业知识,对决策有帮助.•售后服务：指卖方提供机器，设备之安装或修护，操作或使用方法的教育训练，运送及退换货品等。•专业服务：指聘专家，管理顾问，律师等专业人员所提供的特殊服务。•勤务服务：指日常作业性质的服务，包括资讯传达，膳食服务，搬运，清洁，警卫等。3、工程发包：包括厂房，办公室等建筑之营造与修缮。采购基础知识12采购职能战术采购订购职能内部用户确定规格选择供应商制定协议供应商谈判签定合同订购发货和评估进度检查和评估供应商原料来源供应购买购置采购职能活动：•确定需要购买的商品和服务的规格（按照要求的质量和数量）；•选择最合适的供应商；•为制定协议做准备和实施与供应商的谈判；•将订单发给优先供应商；•订单的监督和支出控制；•后续工作和评估（解决索赔，产品和供应商档案的更新，供应商评级和分类）附：采购职能不包括物资需求计划、原料的安排、存货管理、引入检查和质量控制方面的责任。采购基础知识13•国内采购界流传“一张嘴，两条腿，外带一付好下水”•采购人员的业务能力：了解购买的物品和所在行业——产品原理，性能要求。了解市场——行情，价格走势。了解供应商——供应商实力，报价的合理性。供应保证——实地考察供应商供应保证能力（质量标准，交货及时性等）谈判能力和计划能力——用来获取最低总价格。产品成本分析能力（举例：1999年IBM被美国采购协会评为全球最佳采购组织，IBM公司资深副总裁，首席采购官GeneRitcher在获知识一消息之后，发表了热情洋溢的讲话“…………..”)采购基础知识14管理能力的发展则是对具有潜力的采购人员施以管理能力的训练，使他们在不久的将来可以进入管理阶层中，成为经理人才。教育训练自我评估资格认证管理能力发展采购人员培训对具有潜力的采购人员施以管理能力的训练借由外界的资格考试来取得采购技能的认识经由自我评估来了解本身采购能力的优缺点并设计改进计划经由系统化的训练计划来培养专业的采购人员举例：采购管理人员的发展采购基础知识15采购作业流程16•采购作业流程基本步骤•流程控制手法•采购表单采购作业流程17举例：某外资电子公司采购人员角色及训练整体成本的考量(Totalcostthinkers)销售技巧训练后勤运送专家(Logisticexperts)清楚地了解顾客的需求(Knowledgeableaboutcustomers’needs)清楚地了解公司的需求(Knowledgeableaboutcompany’sneeds)具有远见(Long-termthinkers)生意人(Businessman)法务专家(Legalexperts)绝佳人际关系处理能力(Excellentpeoplerelationsmanagers)与工程人员共事的能力(Abletoworkengineers)最佳供应商的选择能力(Selectingbestsuppliers)谈判者(Negotiators)采购者的角色与能力一般管理训练汇率波动影响ISO9000认证标准供应商关系处理能力班-PQA90训练法务及合约签订训练谈判技巧训练自制或外购训练物流能力训练基本采购训练国际贸易及运输训练需受的训练采购基础知识18•采购作业流程基本步骤：采购之来源——国内采购，国外采购。采购的方式——议价，比价，招标。作业细节上有差异采购的对象——物料，工程发包等。流程大同小异公司规模越大，采购金额偏高者，对程序的设计越为重要。举例：介绍美国采购学者威斯订（J.H.Weting）采购作业步骤:一般采购作业流程设计关键点：（下页）采购作业流程19举例：介绍美国采购学者威斯订（J.H.Weting）采购作业步骤（1）1.确认需求。即在采购之前，应先确定买哪些物料？买多少？何时买？由谁决定等？2.需求说明。即确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以明确说明，以便来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。3.选择可能的供应来源。即就需求说明，从原有供应商中，选择实绩良好厂商，通知其报价。或以登报公告等方式，公开征求。4.合宜价格决定。即决定可能的供应商后，进行价格谈判。5.订单安排。即于价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单或合约，均属具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求及权利义务，须予列明。采购作业流程206.订单追踪与稽核。即签约订货之后，为求销售厂商之如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交运，并予严格检查收入库。7.核对发票。厂商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对，财务部门才能办理付款。8.不符与退货处理。即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依照合约规定退货。并立即办理重购，予以结案。9.结案。即凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高阶层管理或权责部门核阅批示。10.记录与档案维护。即凡经结案批示后之购案，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题之查考。档案都有一定保管期限之规定。举例：介绍美国采购学者威斯订（J.H.Weting）采购作业步骤（2）采购作业流程21一般采购作业流程设计的关键点:1.注意先后顺序及时控制。即应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。譬如，避免同一主管对同一采购案件，做数次的签核；避免同一采购案件，在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购案会签部门太多，影响作业时效。2.注意关键点之设置。即为便于控制，使各项在处理中的采购作业，在各阶段均能追踪管制。如：国外采购，从询价，报价、申请输入许可证、开信用状、装船、报关、提货等均有管制要领或办理时限。3.注意划分权责或任务。即各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。如：请购、采购、验收、付款等权责均应予区分，并指定主办单位。4.避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱。即注意变化性或弹性范围以及偶发事件之因应法则，譬如“紧急采购”及“外部授权”，系有权宜办法或流程来特别处理。采购作业流程225.程序繁简或被重视的程度,应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。即凡涉及数量较大，价值较高或易发生舞弊之作业，应有较严密之处理监督。反之，则可略予放宽，以求提高工作效率。6.处理程序应合时宜。即应注意程序的及时改进，早期设计的处理程序和流程，经过若干时日后，应加以检讨，不断改进，以因应组织的变更，或作业上的实际需求。7.配合作业方式的改善。譬如手工的作业方式改变为电脑化作业，因此流程与表单需作相当程度的调整或重新设计。一般采购作业流程设计的关键点:采购作业流程案例23•流程是指使用资源将输入转化为输出的活动或一组活动。•流程控制是指系统的识别和管理组织内所应用的流程，特别是这些流程之间的相互作用。•流程控制力求实现持续改进的动态循环，使组织获得可观的收益，典型表现在产品，业绩，有效性，效率和成本方面。ACPDACPD时间改善目标手法:PDCA（策划---做---检查---行动)P(策划):根据顾客的要求和组织的方针为提供结果建立必要的目标和流程.D(做):实施流程.C(检查):根据方针,目标和产品要求,对流程和产品进行监视和测量,并报告结果.A(行动):采取措施,以持续改进流程业绩.采购作业流程24•采购作业流程——以采购表单进行其实际申请及承办手续。•采购表单设计采用一次自动套写（Onewritingsystem)采用单一功能（Multi-FunctionorUsers)1、请购单（PurchaseRequisition_PR)2、订购单（PurchaseOrder_PO)案例采购作业流程25采购需求描述26•采购的核心工作•采购规格•其他采购说明•如何选择正确的方法描述采购需求采购需求描述27采购的核心工作：采购描述（PurchaseDescription)采购需求描述28•采购描述直接影响了采购商品的品质、功能与价款价格。•采购描述要提供下述几个目标。1.所欲购买的产品为何？2.采购订单主要内容。3.建立验收，测试与品质检查的标准。•采购说明可分为两大类：详细式的规格其他采购说明采购需求描述29•产品制作规格包含四要素：1.基本功能的设计要素；2.消费者可接受程度的行销要素；3.符合经济效益的制造要素；4.市场，原料之取得，供应商能力及成本的采购；•如何设计合适的规格:1.采购早期介入2.正式委员会3.非正式组织4.采购协调者采购需求描述30•撰写规格1.为了设计与行销所需的功能性特质、化学属性、尺寸、外观等。2.为了制造所需的材料之操作性。3.为了检验所需可以测试材料是否符合规格。4.为了仓储所需而能有效率的收料、储存及发料。