员工背景调查管理办法

关于员工背景调查工作的推荐方案为降低因人才招聘带来的风险，避免因人员招聘不当产生的经济及技术损失，并为员工聘用提供客观、真实的参考依据，现结合我公司HR管理现况推荐员工背景调查（以下简称“调查”）工作方案如下：一、法律依据1、《中华人民共和国劳动合同法》第八条用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况；用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应如实说明。2、《就业服务与就业管理规定》第十三条用人单位应当对劳动者的个人资料予以保密。公开劳动者的个人资料信息和使用劳动者的技术、智力成果，须经劳动者本人书面同意。因此，对应聘者的调查具有限制性，必须是与劳动合同直接相关的内容；对调查过程中获取的劳动者个人资料具有保密义务。二、明确调查对象和内容如对拟聘用的所有人员均进行调查，需要花费大量的时间、人力、资金，且不太现实，因此，可根据情况进行区别处理，只对必要的聘用岗位人员进行调查，建议采用“3A模式”评估法判断需调查的对象和内容。1、A类岗位。高管人员、核心岗位人员、财务人员为A类岗位员工，为降低法律风险，存在调查必要。2、A类技能。员工担任某项工作所必需的相应工作技能或经验是否具备，应进行调查，看他以往工作经历中是否具备或体现出这一方面的素质。3、A类信息。对员工提供的信息资料中的A类信息进行核实，主要是学历学位、职位级别、职位证书、道德品质、竞业禁止、技术侵权、泄露违约等内容。三、确保程序及手段的合法性1、获得员工的合法授权。录取前单独签订《背景调查授权书》容易让人感觉缺乏信任感，建议在面试环节让应聘者填写《职位申请表》（见职位申请表（模板）.xls），注明背景调查承诺事项（“本人承诺：以上所填内容全部属实，公司可对其中除家庭背景外的个人信息进行调查，如有不实或虚构，愿接受取消申请资格或聘用后除名的处分。”），同时签字确认。2、合理使用调查报告。在调查中发现被调查人员存在相关不良行为，经评估后认为不宜录用，应低调处理，婉言告知不再录用，注意不能引用“调查内容”作为未录用的理由，尽量避免给公司带来法律风险。3、谨慎选择调查机构。主张公司自行调查，但因工作需要时，可选择外部信誉好、操作正规的专业调查机构进行调查，并签订合同。（需使用外部专业调查机构时另行提报方案）四、操作程序1、员工复试后，由人力资源部提报《员工背景调查审批表》（见员工背景调查审批表（模版）.doc），经人力资源部负责人、分管负责人、总裁批准后，由人力资源部依法实施背景调查工作，对其他调查机构未经员工授权的背景调查报告不得接受（否则将构成违法行为）。2、由人力资源部专人调查并填写《员工背景调查报告》（见员工背景调查报告（模版）.doc），经人力资源部负责人确认后报分管负责人、总裁，作为录用参考资料。3、背景调查报告涉及员工的隐私信息，人力资源部须强化保密工作、保密意识和保密责任，当别单位向我公司调查已离职或在职员工情况时，应让对方提供已离职或在职员工的授权证明，否则，应拒绝提供任何信息资料。综上所述，作为为员工背景调查工作的推荐方案。当否，请领导批示。