如何有效搭建和运作集团培训组织部门

如何有效搭建和运作集团培训组织部门培训与发展现在越来越引起企业的重视，许多企业也随着公司的发展将这个人力资源管理核心工作脱离出来，成立了独立的培训部门，或培训中心，或培训学院。尽管三者在职能方面不尽相同。但有一个共同点：培训将以一个独立的组织部门而显得越发重要。培训部门如何定位？不同的培训部门到底有哪些职能区别？如何搭建和运作一个有序的培训组织部门？培训组织部门的主要有哪些有效工作？等等。这些都是让企业培训人员在边摸索边探讨的问题。本文将结合自己多年在培训机构和企业的工作经验，从培训部门的职能入手，与大家一起分享个人的一孔之见。1、搭建和运作培训组织的战略规划培训组织部门的战略规划是培训工作的起点，是培训行动指南和工作纲领。在制订培训组织战略之前，一定要做好详尽的企业培训现状调查分析。在战略选择方面，有循序渐进、独立设置和从属型等。循序渐进是根据公司由大到小的发展情况，一般是企业培训专员，发展到培训主管，再发展到培训经理，到建立松散型的内部培训师队伍，再独立出来筹建培训部，发展到培训中心，最后发展到培训学院，实行事业部体制。正常情况下，培训部、培训中心和培训学院的区别在于权限职能和人员配置方面的不同：培训部负责的是企业中下层培训，组织面较窄；培训中心负责的整个企业培训，培训学院一般不负责整个企业培训，而是企业文化的提炼和灌输，职业经理人的培训和部分模块培训。独立设置型就一开始设立了企业培训部，统管企业的所有培训，各部门要培训，就给培训部提需求，整个企业的培训只有培训部输出。从属型主要是依附HR系统基础上的培训，这类培训一般适合小型企业的需求，培训系统不完善。培训组织部门负责人依据公司的发展战略，设计出实用、扁平、简单的培训组织架构，编写清晰明确的岗位和培训职责、权限和激励机制。2、培训组织部门的人员配置人员配置是部门发展的基础。但企业的培训部门是公司的职能部门，配备的专职人员不需要很多。例如，联想管理学院刚开始成立时，编制人员只有4人，却负责整个管理学院的组织和部分教学工作。一般情况下，培训部门设立的岗位有培训经理、项目培训经理、培训信息分析员及行政文员等职位。培训经理主要负责确定学院的发展目标和方向，对学院重大工作项目的审批等。培训项目经理主要负责项目培训计划（近、中、长期）的制定、年度培训工作总结；培训学院业务实绩管理、开拓战略性培训业务；课程体系的设计、讲师的培养、培训学院与下属企业间的协调、核心课程的引入、与政府及相关的教育机构接洽。培训助理组织实施新开发课程的审核、组织实施集团内部讲师等级评估以及注册讲师调度调配；下属企业培训支援申请的管理、制定集团自行开发课程的实施计划；制定年度课程实施计划。信息分析员负责培训需求调查和分析、集团内外部资讯收集与整理分析、培训效果的跟踪和分析、学员管理制度的建立、学员管理考核、考察、协助经理人才库的补充和完善。行政文员培训学院图书室的日常管理、培训实施过程中的后勤支援、培训学院经费的预算控制和登记管理、培训通知的发放等、培训档案的信息录入、存放和管理、培训学院有关资料的下发和确认、培训场地和设施的管理维护和调配、培训实施过程中的器材提供。3、企业课程体系的建立企业培训课程体系的建立上一般采用分级模块化设置原则，根据培训对象的三个层次，将课程分为高、中、基三层分别相对高层管理者、中层管理者和基层管理者，从专业课程（分为生产、销售、人力资源、研发、财务五个模块）和通用课程两个方面来设计课程模块，形成模块化课程设置。集团培训学院课程体系的建立要根据公司的发展目标，及培训需求调查和分析的基础上建立。主要的课程类型根据培训组织的职能不同而不同。例如：联想集团管理学院不管技术培训，也不做前线销售培训，主要是九大工作形成课程体系：一是新员工入模子培训，每个月1期，为期1周；二是1年两期联想经理培训，每期3天；三是为期2天的联想高级干部研讨班；四是外地平台新员工培训；五是企业文化培训；六是通用课程技能培训；七是培训课程实施；八是企业文化的提炼；九是学历、研修班和海外培训。4、培训讲师团的建立和评估内部讲师团一般由内部培训师、外聘专家或顾问、后备培训师三部分组成。内部讲师的来源是，集团高层管理者、集团及各企业培训管理者、有丰富实践经验的管理者专业技术人员和集团内部招聘的适合人选。集团内部讲师形式上：一种是由培训学院邀请集团高层管理者担任的高级讲师，一种是由培训管理者及专业人员经考查培训后聘请的讲师，一种是在集团内部公开招聘并培养的讲师。对于后两种形式的讲师，根据他们的知识水平、工作经验、教学对象的不同层次，分成高、中、初三个级别。讲师类型按课程类型来划分，每一级可划分为态度、知识、技能、企业文化、其他五个类别。内部讲师团一般由培训部或培训中心或学院进行统一管理和协调，设计的主要内容包括内部讲师的选拔、聘用、授课、成长和评估。其中，对内部讲师团的授课评估和成长是保障内部培训师健康发展的基础。内部讲师团的激励涉及讲师课程开发激励、授课激励、成长激励和讲师考核。采用的激励方式有奖励外派学习、课程奖励、服饰奖励、节假日授课需发放节假日补助费、差旅补贴、积分奖励以及荣誉奖励等。讲师评估由专门的评估小组来承担部分评估工作，小组成员由集团的有关领导、主导企业培训管理者、培训学院有关人员组成。除荣誉讲师外，每年度进行一次考核并对其等级进行重新评估。评估方面涉及上课时数、开发课程时数、课程实施、学员一、二级反应评估等。5、课程的新开发、审核和实施保障培训组织部门课程的有效开发和知识更新是培训能够循环进行的基础。课程开发采用对外引课程内容调整为主，内部自行开发为辅的原则。根据课程体系,有一部分课程是需要培训学院自行组织讲师实施的,对于这一部分课程的教材可以采取两种方式：一种是对外部咨询机构或培训机构的课程在培训后，将课程核心内容进行合理修订，并调整成适用的教材，然后在集团内部兼职讲师中选择合适的人选进行传授并由其进行企业内部推广，另一种方法是由培训学院组织人员结合企业实际经营状况，进行针对性强的课程开发。集团总部或下属各企业需要以集团名义开发的培训项目都必须报送培训学院审批,由培训学院主要负责人签字实施。对积极主动开发符合企业培训需求的课程的，实行奖励制度，对外部引入和内部开发课程的审核，由培训学院组织实施该项初审、复审、试讲评估和推荐实施工作。培训的实施要根据所制定的培训实施方案进行。根据培训方案中的内容向集团及各企业发放培训通知。通知内容包括培训内容、讲师介绍、培训对象、培训目的、时间、地点、费用、报名方式、联系人等。在实施培训过程中，需要从学员纪律、设施的正常使用、讲师的接待、培训效果记录、培训结果考查、发结业证书等方面进行控制。培训方法有自学法、计划学习法、成就动机训练法、讲课法、研讨训练法、头脑风暴法、OTJ培训法、案例教学法、角色扮演法、仿真模拟培训法、实验室培训法、企业教练法、抛锚式教学法、游戏训练法、拓展训练法等等。培训后管理方面需要从收集整理学员档案、分类存放培训资料、支付课程引入费用、培训总结报告等未尽事项方面进行完善。6、培训需求调查培训需求调查是培训工作循环发展的基础。一般培训需求调查可以从组织层面、工作层面和人员层面三个角度进行人员调查。需求调查方法例如有访谈法、问卷调查法、观察法、关键事件法、经验预计法、头脑风暴法、专项测试法、档案资料法、集体讨论法、自我分析法、基于胜任力的培训需求分析法、任务和技能分析、缺口分析、工作绩效评价法、错误分析法等。每种方法被培训者参与程度、管理层参与程度、所费时间、成本、指标衡量的程度均不同，需要选择合适的需求调查方法。例如：对于一些需求信息的精度要求较高，而且是特殊的需求，适宜用测验法和问卷调查法等，而不适宜用面谈法，集体讨论法等。7、培训评估工作无论是培训师、培训经理、组织高层或学员实施某项培训，都需要达到一定的目的。培训评估对于是否达到这个目的就显得尤为重要。一般来说，培训评估方法划分为背景评估、投入评估、反映评估和产出评估四类评估。在评估行为上也可以划分为反应、学习、行为和结果四种。四种培训方法难易程度不同，因此，采取的评估方法也不同，常用的评估方法有：培训评估调查问卷、工作行为评价法、工作成果评价法、前后测与对照组发、培训评估的成本-收益分析法等。8、企业文化的提炼和灌输企业文化是企业的灵魂，是企业的精神支柱。不管有没有写出来，任何一个企业都有其自己的文化。企业文化是一个企业员工的行为准则和工作习惯。培训学院一般都设立了企业文化岗位，提炼和整理企业文化和管理思想。例如：联想集团的企业文化岗位，在每年举行的高级干部研讨班，和平时老总在会议上讲的内容上，通过提炼，编辑成册，收集成企业文化、亚文化及各下属公司的管理经验。培训学院一方面在组织集团公司企业文化，包括企业宗旨、目标、使命、愿景、价值观、做人做事标准、企业歌曲、企业标志、企业形象等，以及在人、财、物等方面的基本要求等的同时，也努力使企业文化通过一定的载体展现出来。另一方面，培训学院在依托集团公司的文化背景下，也需要形成学院自己的亚文化。例如：TCL领导力开发学院形成了自己的学院理念、学院愿景和学院目标。学院理念：以企业战略为导向、以HR系统为依托、以提升组织技术为目的，建立立体、开放、有特色的培训体系。学院愿景：孕育职业经理人的摇篮，传播企业文化的基地，成为TCL集团的思想库。9、企业E-learning信息化推进信息化是企业发展的高速公路。培训信息化不仅可以资源共享，高效快捷的开展工作，而且可以大大节约培训成本。建立企业E-learning培训体系是企业发展的一个趋势。企业e-learning，主要由四个部份组成，一是需求与培训管理技术、二是软件技术平台、三是知识资源、四是e-learning服务。这４个基本组成部份越匹配，企业或组织实施e-learning就越容易取得成功。其中，需求与培训管理技术是驱动、软件技术平台是载体、知识资源是支撑，一般而言，知识资源可以是视频文件、音频文件、多媒体文件、普通WORD文件或PPT文件等。e-learning系统包括一般包括培训需求确认、培训计划、在线培训与学习、在线考试、统计与整体评估等模块。另外，企业为了实现个性化的培训，往往需要个性化课程，因此，针对这种企业，还需要课件制作模块，有些e-learning系统还增加了适时交流沟通模块。10、培训设施、档案资料的管理培训学院设施由培训人员管理和维护，需要借用时，课室及器械的借用有冲突进行调整和协调。在使用过程中，借用单位不得随意移动或拿走借用的设备，培训课室有关管理人员对借用的课室和设备进行检查验收，如在使用过程中有损坏或遗失应照价赔偿。根据培训学院的业务范围，将现有资料分为六个大类，分别如下：A类：学员档案；B类：讲师档案；C类：课程资料；D类：教材资料；E类：培训调查分析资料；F类：课室/器材管理及经费；G类：综合文件。11、经费管理培训学院作为一个组织机构应该有一定的运作经费，由培训学院根据每年的培训计划，对培训学院在一年中可能产生的费用进行预算。根据经费的使用方式可将经费分为直接费用和间接费用两种类型。直接费用指在引进课程或实施课程中所产生的费用。包括课程费、讲师差旅费接待费、学员食宿费、场租费、实施过程中的其它杂费。间接费用指保证学院正常运作的管理费、课程的调研考查费、教材引进或开发费等。集团总部负责培训学院的间接费用，直接费用由下属企业根据每次参加培训的人数分摊。培训学院的经费采取登记汇总的方式进行管理。