公司档案管理细则

徐州市芭田生态有限公司1.目的为对公司质量与环境有关文件及其它文件的审批权限、发放、标识及更改等方面作出明确规定，确保文件受控及质量与环境管理体系、其它工作的有效运行，特制定本规定。2.范围适用于公司各类文件的管理。3．管理规定3.1公司质量与环境文件范围：3.1.1质量与环境管理体系文件（三层文件）；3.1.2公司质量与环境有关的红头文件；3.1.3部门与质量有关的红头文件；3.1.4部门与质量有关的的文件；3.1.5公司的其它文件。3.2受控文件范围：3.2.1质量与环境管理体系文件（质量与环境手册、程序文件及支持性文件、表格等）盖“受控章”。3.2.2公司所有红头文件为受控文件，但不必盖“受控章”。3.2.3其它文件（如技术文件、质量与环境标准等），必须控制分发，发下的文件需盖“受控章”。3.2.4科室要复印正在实施的有效文件时，科室负责人应在复印件上签名，否则文件无效。文件管理规定第2页文件管理规定3.3非受控文件：3.3.1发给顾客或公司领导认为需发给有关人员的质量与环境管理体系文件为非受控文本，盖“非受控章”。3.3.2各科室编写的管理制度，属非受控文件，但必须编号，送人事行政办备案；记录表格，必须编号（按《记录管理规定》实施）送人事行政办备案。3.4职责3.4.1质控室是质量与环境管理体系文件的归口管理部门，其职责是：a．负责编写《质量与环境手册》并交各科室会审、会签;总经理批准；b．协调相关科室编写程序文件和支持性文件（工作文件、指导书及记录等）及对文件的格式进行规范。c．负责列出及收集受控文件的控制清单；d．负责质量与环境管理体系文件和资料编号及发放程序的控制；e．负责质量环境管理体系文件和资料的更改、作废、遗失、增补的审核及报批。3.4.2有关科室a．质控室负责公司有关质量与环境的红头文件(受控文件)的管理（登记、发放、及收回失效文件）；b．工艺设备室分管技术文件（含对外来技术文件的控制发放），盖“受控章”并将发放清单交人事行政办备案；c．质控室分管质量标准及有关质量文件的编写和管理。d．各科室编写的工作文件，按ISO的标准规范文件来编制，经科室领导审核后，进行编号，按公司《文件管理规定》总经理批准发放；不必盖“受控章”，文件发放清单交人事行政办备案；3.5文件的编号文件管理规定第3页3.5.1质量与环境体系文件编号的方法如下：例：Q/XBT·B4.8·02—2004Q/XBT·B·4.8·02——2004版本号（以年份）文件序号（01，02……）标准号（如4.8为“文件要求”）类别号（A：手册B：程序C：支持性文件D：记录表格）企业代号：“XBT”即“徐州芭田”拼音第一个字母大写标准代号3.5.2公司红头文件，以“徐芭田字[Χ—××××]××号”顺序号年份类别（如“技”、“生”、“ISO”等）3.5.3各科室文件的编号方法如下：例：质控室2004年第5份质量文件，写法为Q/BT·ZK·Z·05—2004Q/XBT·ZK·Z·05—2004年份序号（01，02……）Z代表质量文件，H代表环境文件质控室（取“质控”拼音字母的大写）芭田（取“芭田”拼音字母的大写）标准代号质控室2004年第3份环境文件，写法为Q/XBT·ZK·H·03—2004第4页文件管理规定●其它科室写法与以上类同，各科室代号见下表：部门代号部门代号部门代号人事行政办RS工艺设备室GY质控室ZK生产室SC储运室CY财务室CW物流室WL3.5.4公司的行政文件以发文件编号为文件编号.3.6文件的使用和管理3.6.1有关科室应能及时得到有效的文件，对失效文件，人事办、质控室及主管部门应及时撤出，防止误用。3.6.2各科室及有关人员对文件应妥善保管，保持整洁、完整、清晰。对丢失、随意涂改或人为造成缺损的，要进行处罚。3.6.3责任科室用电子邮件下发经公司领导批准的质量与环境有效文件，不得随意修改，需要修改的必须按文件修改程序办理。从电子邮件打出的有效文件，必须经使用部门领导签名方可有效。3.6.4公司质量与环境管理体系文件（手册、程序文件、工作文件及表格）持有者，调离或离开本公司时，应办理退还手续。3.6.5质量与环境管理体系文件保存期一般为2年，到期的文件及作废的文件，总经理批准，集中销毁，各主管科室留一份自存备查。3.7文件中的一些标识和规格说明：3.7.1受控文件盖“受控章”；3.7.2非受控文件盖“非受控章”；3.7.3作废文件盖“作废章”；3.7.4各科室自编的与质量和环境有关的文件一律按程序文件和工作文件的格式和字体统一编制。文件管理规定第5页3.8文件的更改3.8.1质量与环境管理体系文件更改，由科室提出，报质控室并填写“文件制修订申请表”，按原审批程序申请修改。3.8.2文件更改方式为划改或换页。由人事行政办将修改后的正文打印下发，各文件持有者自行换页。内容修改过多，版本从“A”顺推改为“B、C……”，修订从“00”顺推改为“01、02……3.8.3小面积的文件更改在24小时内完成更改、审批并发放。3.9文件评审3.9.1公司质量与环境管理体系文件的有效性在每次管理评审中进行评审，评审必须记录、保存。若有更改，按“2.8文件更改”规定执行；3.9.2各科室的管理文件，应在一定时间由科室领导组织本科室人员进行评审，评审必须记录、保存。记录控制按《记录控制程序》实施。本规定由人事行政办起草，归口管理并负责解释。1．目的：为加强公司档案管理工作，使档案更好地为公司生产发展、技术进步、营销管理服务，特制定本细则。2．总则：2．1公司档案是公司建立以后在各方面运作形成的全部文件资料的总和，包括基本建设、设备仪器、生产统计、供应销售、财务管理、劳动工资、人事管理、行政事务、质控体系、信息管理、公共宣传等方面的档案。2．2公司档案管理是维护公司经济利益、合法权益和反映公司历史性进程的重要工作，是公司管理基础工作的组成部分，公司各科室必须密切配合，共同做好档案管理工作。3．公司档案工作的原则：3．1实行分级管理，涉及公司全局工作有保存价值的文档，由公司保密档案室管理；属于科室性质的日常工作资料由科室负责管理，严禁任何人保存应当归档的文件资料；3．2确保档案系统、完整和清晰，准确反映公司生产、基建、经营管理等各方面的真实面貌的历史过程；3．3遵循档案形式规律，保持档案材料之间的有机联系，做到分类清楚、组卷合理、检索方便。3．4档案工作要列入各部门的工作计划、职责任务，并纳入绩效考核。公司档案管理实施细则公司档案管理实施细则第7页4．公司档案管理体制4．1公司设立保密档案室并设专职档案员，专职档案员由人事办管辖。专职档案员的任务是：收集、整理应由档案室保存的文档，对各科室的档案工作进行检查、监督和业务指导。4．2各科室设兼职档案员。兼职档案员的任务是做好本科室档案管理工作，确保各类资料的完整，接受公司档案室的业务检查和指导，准确、及时地向公司档案室移交应缴的档案。5．档案的收集5．1公司在生产及各项建设活动和管理工作中形成的各种文件资料（包括图纸、图表、文字材料、录象带、缩微胶片、计算机磁碟等），按以下分类，由各科室兼职档案员做好收集、积累、保管、整理工作。5.1.1产品生产档案（生产室、储运室、质控室分别负责与本科室有关的部分）。包括生产许可证，生产工艺原始记录，年度、季度、月份生产报表和工作总结，仓储情况记录，各车间统计日报表，产品创优规划和上级颁发的奖状、证书等资料。5.1.2产品质量档案（质控室负责）。包括产品质量各项标准，原材料及产品的全套化验资料，ISO质量认证全套文件资料，公司内部审核及外部审核等资料。5.1.3设备、仪器档案（工艺设备室负责）。包括购买设备的合同、协议书，设备的随机文件、随机图纸，自制设备的全套图样及文件，设备安装、调试、试车记录，化验仪器和生产用电脑的全套文件等资料。5.1.4基本建设档案（工艺设备室负责）。包括征地选址，厂区规划，工程项目设计、施工的图纸、图样、文件，原材料化验单，工程质量检查记录，工程竣工验第8页公司档案管理实施细则收、移交，工程改建、扩建和维修等图样文件资料。5.1.5科技研究档案（总公司农化中心负责）。包括新产品开发的实验记录、理化分析计算资料，科研项目任务书、委托书、合同，成果推广广告，客户反馈材料，成果获奖证书、奖状，科技研究工作总结、论文、报告等材料。5.1.6行政事务档案（人事办负责）。包括公司一级办公会议记录、纪要，公司大事纪，行政机构设置变动的文件，公司颁布的各种规定、决定、规章制度和计划总结，各科室的周、月、季度、年度工作计划、总结，公司财产、物资、档案交接凭证，公司法律事务形成的文件等资料。5.1.7经营管理档案包括公司经营销售计划、合同、协议书，产品销售情况年度、季度、月份报表，原材料供应计划、总结、报告和批复，供应商、客户资料，原材料、物资管理等文件材料。5.1.8财务会计档案（财务室负责）。包括财务预算、决算以及完税等的凭证、帐簿和报表，以及各种会计凭证、帐簿和报表等。5.1.9人事档案（人事办负责）。包括公司对职员的聘任、嘉奖、处分的通知、通报，公司职工招收、解聘、辞退、奖惩的通知、决定、通报，职工调动介绍信存根，职工转正、定级、升资的审批表，劳动工资方案、计划、统计表，职员履历资料和员工名册等。5.1.10信息档案（由信息部负责）。包括生产、安装、工程建设、项目开发、行政管理等各科室所需的各类信息资料，计算机光盘等文件资料。6．档案的归档与立卷6．1各类文件资料归档一般按每式一份执行；重要的和利用频繁的文件资料应为每式两份。6．2基本建设项目档案在竣工验收一个月内归档。6．3新购设备开箱时必须有档案管理员在场进行技术资料核对登记，于竣工后连同试车记录等文件资料整理立卷归档。公司档案管理实施细则第9页6．4各项管理工作形成的文件资料，在翌年第一季度由兼职档案员进行整理，经部门领导审定，报送公司综合档案室进行组卷、归档。6．5财务会计档案在年度终了后暂由财务部保存一年，期满后移交归档。6．6人事档案资料中的通知、通报、决定、方案、制度、计划，在翠年第一季度内移交公司档案室归档，其他资料由人事办负责保管。7．档案的保管7．1公司档案室要有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防有害生物、防污染的具体保障措施，调节好室内温度、湿度，以保证档案的安全。7．2移交、接收档案，必须办理交接登记手续，及时做好分类、整理、鉴定和编制目录等工作。7．3公司档案室要定期检查档案保管状况，对破损的档案要及时修补、复制。8．档案的鉴定从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值，由公司领导、兼职档案员和公司档案室专职档案员组成鉴定小组，每两年对档案进行一次鉴定。经鉴定确定有永久保存价值、长远利用价值的档案应永久保存；在一定时期内有利用价值的档案分别定为长期（十五年以上）或短期（十五年以内）保存；介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。每次鉴定要写出鉴定报告，注明鉴定时间和参与人。9．档案的借阅和利用9．1凡使用档案者，均要填写文件借阅单，依据借阅权限和档案密级，经公司领导签批后方能借阅。借阅期限一般不得超过一个星期，到期归还，如需再借，应办理续借手续。9．2借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案归还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告公司领导。9．3外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经公司领导批准后方可借阅，且第10页公司档案管理实施细则不得带离档案室。其抄摘内容也须公司领导同意且审核后方可带出。10．档案的销毁对已失效的档案，认真鉴定后，编制销毁清册，该清册永久保存。办理销毁的手续，鉴定人把清册和销毁意见，逐级呈报，经董事长批准方能销毁，销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。11．附则应积极利用电脑信息系统进行档案管理，提高工作效率。本实施细则自公布之日（2006年01月01日）起开始实施，本规定由人事行政办起草，归口管理并负责解释。质量与环境方针目标质量方针与目标质量方针：不断地满足客户的