文件管理制度：朗欧企管实战

文件宣导记录文件变更/修改记录版次文件变更/修改内容修订日期A/0首次发行2014/12/23宣导日期：宣导地点：参加人员签名：1.0目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保其制订的科学性、实用性，使之规范化、制度化，从而发挥各项生产经营所需之作用，特制定本制度。2.0适用范围：适用于公司所有受控类文件以及外来文件的管理。3.0权责：由项目部负责本管理制度的制定、修改及相关文件的收发、管理，各部门配合执行。4.0定义：4.1受控类文件（指的是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件）：4.1.1管理制度文件：主要是企业产权、组织、管理等的制度文件，其主要目的是：更好地实现企业目标，约束员工的行为规范同时维护员工切身利益，是企业科学、实用经营管理的保证与依据；4.1.2程序文件：是实行质量管理的支持文件，描述完成某项活动或管理的方法和程序；4.1.3标准类文件：包括操作标准、作业标准、检验标准。对管理标准强化具体作业细则，对制品的制程作业标准规定具体作业方案、程序及操作方法，以确保品质检验要求；4.1.4质量记录：是为已经完成的质量活动或达到的结果提供客观证据的文件；4.1.5技术文件：指本公司相关工程或产品的设计图纸、工艺流程、各类商务合同、客户资料、财务报表、技术档案及资料等；4.1.6各类控制卡、横向控制卡：是针对各员工、部门的行为加以规范、指导、划一的的准绳与依据，目的在于提高各员工与员工间、部门与部门间工作的效率、规范与协调。4.1.7外来文件或资料：相关的法律法规。国家或行业颁布的产品标准，技术规范和顾客提供的与产品有关的文件或资料。5.0相关文件：无6.0工作程序：6.1编制公司《受控文件一览表》(附件7.1)。6.2文件制作管理：6.2.1文件制定与审批权责：6.2.1.1管理制度文件、程序文件、作业指导书、控制卡均由各相关部门编写、部门经理审核、相关人员会签、总经理批准、项目部文控发行、存档(原件）。6.2.2文件格式：6.2.2.1《文件宣导记录》为文件的第一页，如本文；6.2.2.2《文件变更/修改记录》为文件的第二页，如本文；6.2.2.3文件的内容为文件的正文，以描述各项工作的具体动作标准、责权，如本文的第三页。6.3文件内容架构(七段式)：6.3.1目的：重点说明编写该文件的目的；6.3.2适用范围：说明该文件的使用范围；6.3.3权责：说明负责制定、维护、执行的相关部门；6.3.4定义：说明文件的专有名词或特殊意义，如无此项可略；6.3.5相关文件：为该文件中所涉及到的文件；6.3.6工作程序：说明该项工作流程的步骤内容的详细项目，有流程图可依流程图作说明、无则一般说明。6.3.7附件：为该文件中所提及到需使用的表格。6.4文件编码原则：6.4.1部门代码部门代码部门总经办稽查中心营销中心财务部设备工程部企管部采购部代码ZJADSACWEDQGCG部门计划物控热电一车间二车间质检部项目部代码PCRDYCECQAPR6.4.2文件类别：1表示：一阶文件即管理制度2表示：二阶文件即程序文件3表示：三阶文件即标准、规范、作业指导书、控制卡、技术文件、图纸4表示：四阶文件即表单类用以收集、传递资讯、控制作业流程或证明作业符合要求。6.4.3文件编码规则：一阶、二阶、三阶文件编码规则：XXXX-XXX-XX流水号两位（从01开始递增）部门代码两位+文件类别一位公司代码四位四阶文件表单编码规则：XXXX-XX4-XXXX表单版次号（从A、B、C...开始升版）流水号三位（从001开始递增）部门代号两位+文件类别一位公司代码四位6.4.4外来文件编码规则：文件代号码如下：FG——法律法规；BZ——国际国家标准；JS——技术资料；QT——顾客和供方等相关方文件XX-XXXXXX年月日文件代号6.4.5文件的版本号用A、B、C位等26位字母表示。修改状态，采用数字表示，从0-9开始依次递增（若有打错字、排版有误、错词更换等不影响整个程序的目的，适用范围和权责的情况下，用修改状态，其它情况则换版本）；6.4.6文件的页次格式为：页次/总页数；6.5文件的审批：6.5.1文件的审核：6.5.1.1文件编写的内容必须符合国家的法律法规和技术标准；6.5.1.2质量管理手册、程序文件以及标准类等文件及其他规定不可相互抵触；6.5.1.3编写内容之可行性；6.5.1.4编写项目需完备；6.5.2文件的核准：6.5.2.1确认审核程序的完备性；6.5.2.2需符合公司的经营理念与品质方针，并且在符合国家法律法规的相关规定。6.6文件的发行：6.6.1文件核准后复印件需在文件的内容页(第3页)登记发行日期，并盖红色“受控文件”章才可发行；原稿不盖“受控文件”章；6.6.2文件经核准后一周内发行，急件需立即发行；6.6.3质量管理手册和程序文件按总经理批准的《文件派发单》(附件7.2)进行发放；作业指导书根据工作需要发放给相关部门；6.6.4不在《文件派发单》(附件7.2)内者，需以《内部联络单》申请，部门负责人核准后才可发给影印本；6.6.5接收单位因作业需要增加文件份数时，以书面向项目部提出申请，部门负责人核准。影印发行时盖红色“受控文件”章；6.6.6经发行之正式文件,使用部门不得在文件上涂改；6.6.7作业现场使用的受控文件必须经由项目部登记发行，并盖有受控章，如未盖受控章使用部门不得进行使用；6.6.8公司各部门制定新的四阶表单文件时须报项目部进行登记备案后方可进行使用；6.6.9文件发放时，接收单位需在《文件分发/回收记录表》(附件7.3)上签名并注明份数，完成签收、接收作业。6.7文件接收管理：6.7.1文件接收单位须依类别归档；6.7.2需建立文件归档之目录并保持正确版次。6.8原稿管理：6.8.1原稿与《文件分发/回收记录表》(附件7.3)一起存档；6.8.2修订前、后文件需分开用文件夹保存，前者盖“作废”章并加注日期；6.8.3修订前之文件保存期限2年，2年到期后需总经理核准后方可销毁。6.9实施宣导：6.9.1接收单位收到文件后一周内实施宣导，急件需立即宣导；6.9.2文件不论以传阅宣导或集中宣导，在宣导后相关人员皆需在《文件宣导记录》上签名。6.10修订：6.10.1申请单位向项目部提出修订时，需填写《文件修改、废止申请书》(附件7.4)，流程同6.2～6.8项作业；6.10.2修订时需登记修订内容于《文件变更/修改记录》中；6.10.3接收新版文件后，各单位应修改存档目录之版次，并将旧版之文件回收给项目部；6.10.4项目部需将回收后无效文件立即盖“作废”章；6.10.5因作业需要未能立即回收之旧版文件，继续在各单位使用时，须盖“限期使用章”，并注明使用条件，以识区别；6.10.6文件资料如例为附件时，则注明(例)，文件再修订时附件不作修订，只作为参考用，内容不作为遵循之依据。朗欧企管——工厂管理咨询落地派更多工厂管理制度、流程、方法、案例请关注微信langouqg6.11资料备份：6.11.1文件资料列印后需储存电脑硬盘中，并需备份一份；6.11.2储存之资料应妥善保管并防止损坏、丢失及过期；6.11.3文件可以任何媒体(包括电子文件)形式存在，电子形式之受控文件须设置适当的保存路径，其修改、废止、发放及调阅等须经受控人之审批。具体控制方法参照以上文件条款。6.12外来文件管理：6.12.1外来文件类别：政府颁布的法律法规及管理规范标准,顾问公司的企管资料及外部动态信息资料,外来技术性文件。6.12.2外来文件应做好接收与发放登记，记录于《外来文件一览表》(附件7.5)中，并在显眼位置加盖红色的“外来文件”章。7.0附件：7.1受控文件一览表7.2文件派发单7.3文件分发/回收记录7.4文件修改、废止申请书7.5外来文件一览表核准审核编制人编制日期