会议管理制度(正式)

注：1、此份为试运行文件，该流程/制度负责人为精细化管理领导小组组长，主要职责是修改、维护流程/制度的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理；2、若在运行过程中遇到运作不畅等情况时，请及时知悉精细化管理领导小组指导；3、精细化管理前文件若同本文件有冲突时，一律依本文件执行。文件更改一览表版本更改内容更改日期更改人评审栏部门会签部门会签欧博企业管理研究所克诺五金有限公司总经理1.0目的为提高会议质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特制订本管理制度。2.0适用范围公司所有会议，包括各部门会议、跨部门会议、公司专题会议、临时会议等。3.0职责3.1会议组织人和主持人3.1.1确定会议目的；3.1.2确定会议议程及参会人员，审核会议通知；3.1.3控制会议节奏与进度，把握会议重点，控制发言人发言时间和内容，不偏离主题；3.1.4根据《会议通知/签到表》，明确并掌握会议时间，尽量确保会议不超时，视会议情况需要，若需延长会议时间，主持人应至少提前15分钟知会与会人员；3.1.5确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为，例如：窃窃私语﹑故意刁难﹑逃避责任﹑急于了事和专横自大等；3.1.6平衡发言，充分发挥与会人员的群体力量；3.1.7善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；3.1.8确保会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，明确具体完成期限；3.1.9会议不能准时召开等其它变故的事前协调；3.1.10会议纪律的监督执行；3.1.11会议记录的签核；3.1.12会议决议或对策实施效果的跟踪、验证；3.2会议通知人3.2.1拟定会议通知（含会议议程）；3.2.2确保通知到位，每位参会人员必须在会议通知上签名（也可通知部门领导并签名，由部门领导负责转达到位本部门相关参会人员）；3.2.3异常状况及时告知会议组织人或主持人；3.2.4会议因故取消或延迟等，应至少提前半小时通知相关人员；3.3会议记录人3.3.1组织与会人员签到；3.3.2现场记录会议内容和会议决议等重要事项（文字记录）；3.3.3会议记录（决议）的发放；3.3.4检查﹑协调和跟进会议决议执行状况；3.3.5向主持人汇报会议执行状况。3.4参会人员3.4.1会前准备会议的相关资料，并带笔记本做好记录；3.4.2准时参加会议，遵守会议纪律；3.4.3会后传达会议精神并进行工作安排，付诸行动；3.4.4因临时或突发事件导致不能准时参加会议或缺席时，应至少提前半小时告知会议主持人，并办理书面请假手续，经主持人同意后方可请假，并委托职务代理人参加；3.5.5严禁向他人请假或代请假。3.5其他3.5.1可提前预知需要召开的各部门会议、跨部门会议、公司专题会议等，会议组织人或主持人必须在每周四上午11：00前将下周会议安排及有关事项告知人事部，由人事部统筹安排并协调会议时间和会议室安排，避免会议时间和参会人员冲突，并统一拟定《周工作会议安排表》，每周五上午12：00前下发至相关部门和人员，各部门提前做好工作安排和参会准备；若需临时更改会议时间，会议组织人或主持人应至少提前半小时告知人力事部进行统一协调，确保各项会议的正常召开。3.5.2若需召开临时会议、紧急会议、生产现场会议等时，会议组织人或主持人在不影响提前安排的正常会议的情况下，可自行组织召开，除通知方式外，其他规定必须按照本文件执行。4.0会议纪律规定4.1纪律规定4.1.1保证会议不受干扰；4.1.2会议期间与会人员将手机调为振动或关机状态；4.1.3会议期间禁止吸烟、交头接耳；4.1.4会议期间禁止接听电话，与会人员确有紧急事情处理，需要接听电话或遇突发事件急需处理时，必须举手示意征得主持人同意后到会场外的地方接听、处理；4.1.5会议期间，未经主持人许可，不许处理与会议无关事宜；4.1.6需要提问或发言时，必须举手示意征得主持人同意后方可发言或在主持人的安排下发言；4.1.7会议准时开始，会议时间由主持人按议程情况控制；4.1.8已通知应参会的人员，若因临时或突发事件不能准时参加会议或缺席时，应至少提前半小时告知会议主持人，并办理书面请假手续，经主持人同意后方可请假，并委托职务代理人参加，严禁向他人请假或代请假；4.1.9与会人员必须提前5－10分钟签到，确保会议准时召开。5.0管理约定5.1凡会议迟到30分钟内的人员，向员工基金乐捐10元/次；超过30分钟、未向主持人书面请假并同意或缺席者，按旷会处理，向员工基金乐捐30元/次；5.2未经会议主持人同意擅自早退会议的，乐捐30元/次；5.3逾期未完成会议决议事项且无正当理由和依据的，每逾期1个工作日乐捐10元/项，若因此给公司造成损失的，按照相关管理规定追究责任；5.4会议记录人未在会后1个工作日内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认后分发至相关部门的，处10元/次乐捐；5.5会议期间，凡手机或通讯设备铃声响者，乐捐10元/次；5.6会议主持人必须在规定的时间内完成会议，不得超时，超时处5元/次乐捐；5.7未经主持人同意擅自发言的，处5元/次乐捐；5.8在会议上有骂人、拍桌子、扔物品、中途恶意离场及其它严重扰乱会议秩序行为者，视情节轻重处以200—500元/次乐捐；5.9违反其它会议规定（纪律）或未履行相关职责的(如未传达会议精神或未安排会议要求的内容)，视情节轻重处以10--20元/次乐捐；5.10所有乐捐以现金形式上交。5.11除早会、生产协调会、现场临时会议，高层内部会议、部门内部会议以外的跨部门正式会议必须有会议议程，未制定会议议程的会议组织人，处10元/次乐捐。6.0相关表单6.1《会议通知/签到表》6.2《会议记录表》6.3《周工作会议安排表》