各部门职责和基本管理制度

湖南中铭置业有限公司各部门职责和基本管理制度公司“章程”和股东会“决议”授权公司经理层实施项目的开发建设和经营管理，根据公司实际情况，制定各部门工作职责和基本管理制度。一、公司工作部门及岗位设置（一）经理室2人，其中总经理1人，副总经理（常务）1人；（二）综合部4人，其中部门负责人（兼文秘）1名，内勤管理员1名，文员1名，炊事员1名；（三）财务部2人，其中部门负责人（兼会计）1名，出纳员1名；（四）工程部3人，其中部门负责人（兼总工）1名，工程技术员2名；（五）营销（招商）部部门负责人1名，策划及销售员根据需要另行招聘。二、总经理及各部门工作职责（一）总经理工作职责总经理负责主持公司全面工作，副总经理（常务）协助总经理工作。具体职责：1、组织实施公司股东会批准的经营决策方案，主持项目的开发、建设和经营管理；2、组织实施项目的开发计划和投资方案；3、拟订公司内部管理机构和岗位设置方案；4、拟订公司的基本管理制度；5、制定公司的具体规章；6、公司股东会授予的其他职责。（二）综合部工作职责1、负责公司印鉴、公文、合同、劳动、人事、财产、档案、后勤等内勤、内务管理和服务工作；2、负责公司与政府及职能部门的工作联系，协调公司与相关单位之间的关系；3、负责公司文秘和会议、活动、仪式等组织工作；4、负责办理项目立项、报建、工程综合验收和产权初始登记等开发建设的相关手续；5、公司经理交办的其他工作。（三）财务部工作职责1、执行国家财务会计制度和公司财务管理制度，遵守财经纪律；2、审核各项费用，降低工程成本，提高公司经济效益；3、统筹合理安排资金，进行销售跟踪管理，确保销售资金按时、足额回笼；4、按公司财务审批程序，搞好会计核算，按时编制会计报表，为股东会提供各种财务数据；5、协调银行关系，做好融资工作；6、协调税务关系，做好税收申报和缴纳工作；7、公司经理交办的其他工作。（四）工程部工作职责1、负责工程合同和工程预决算、进度款拨付方案等的制定和初审工作；2、负责施工现场的监督管理，随时掌握工程质量和工程进度，发现问题及时解决；3、协调项目参建各方之间以及相邻单位之间的关系，为项目创造文明和谐的施工环境；4、搞好工程资料的收集整理，做好施工日志和隐蔽记录，按程序及时完善相关经济签证，随时向领导和相关部门提供各项数据和资料；5、督促施工单位牢固树立安全防范意识，严格操作规程，消除各类安全隐患，确保施工安全；6、公司经理交办的其他工作。（五）营销（招商）部门工作职责1、组织实施公司确定的营销策划和招商方案；2、负责项目营销广告宣传，树立公司对外形象；3、负责市场调查，随时掌握政策变化和市场动态，对营销策划和招商提出合理化建议；4、负责项目产权面积的销售、租赁和招商，会同财务部门办理银行按揭等相关手续，确保销售资金按时、足额回笼；5、负责办理销售、租赁、招商合同和分户产权转移登记；6、公司经理交办的其他工作。三、基本管理制度（一）行政管理制度1、印鉴管理（1）公司印鉴由综合部管理，其管理的印鉴包括：公司行政章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、执行董事和总经理职章。（2）公司的行政印鉴按审批程序使用。未经公司执行董事、总经理或授权副总经理最终签署的公文、函件一律不得使用公司行政印章和执行董事、总经理职章。凡盖有公司印章的公文、函件须留原件，一般公文、函件留1份，重要文件、函件留2份。（3）公司的“合同专用章”只对公司执行董事或授权总经理、副总经理签字后的“合同”、“协议”使用。（4）公司的“财务专用章”只对预支、结算、办理转帐与支现、财务会计报表、资信证明、信贷申请、财务公函使用。凡担保性质的文函不得使用“财务专用章”，特殊情况须经公司全体股东签字后方可使用。（5）公司的“发票专用章”只限结算票据和税务统一的收款收据使用。（6）公司的行政印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、执行董事和总经理职章必须在公司申请注册登记的工商行政管理部门备案，未经公司许可和备案刻制的印章均属非法。2、公文管理（1）本制度所指“公文”范围：（1）以公司名义发出、加盖公司行政印章和执行董事、总经理职章的行政文书；（2）外来行政文书，包括各级政府（含房地产协会）发出的文件、公函和相关业务部门（单位）的信函、传真、电报、电子邮件等。（2）以公司名义发出的行政公文由经办部门起草，综合部核稿、打印和填写《公文签发单》，报公司总经理或授权常务副总经理签发。一般公文由公司授权常务副总经理签发，重要公文由公司总经理审阅后签发。（3）外来公文由综合部负责签收，填写《公文签收批阅单》后呈送领导阅批，一般公文呈常务副总经理阅批，重要公文呈送总经理阅批。（4）总经理因故出差或请假期间，公司公文由总经理授权常务副总经理签发和批阅，重要公文须通过通讯、通话或传真等方式报总经理同意后由常务副总经理签发。（5）以公司名义发出的公文和外来公文，由档案管理员分别作“发文”和“来文”登记，连同《公文签发单》和《公文签收批阅单》统一编号和存档。（6）领导阅批后的公文凡须公司职能部门承办的事项，档案管理员做好“来文”登记后，将公文送至承办部门，并作“发文”登记，有关事项办理完毕后，将公文退还档案室存档。（7）凡调阅存档公文，须经综合部负责人同意，并办理临时借阅手续，注明借阅人姓名、公文名称、文号和归还日期等。3、《合同》管理规定（1）本制度所指“合同”包括项目开发建设和经营管理过程中以公司名义对外签订的业务“合同”及“补充合同”（含“协议”、“意向协议”、“补充协议”）。（2）公司签订的所有合同必须符合《合同法》。（3）公司签订“合同”，由相关部门负责协商和起草，“格式合同”由相关部门负责协商和填写，经办部门负责人签字，综合部审核后报公司领导审批，公司执行董事授权总经理、常务副总经理签字后加盖公司“合同专用章”，留存正本一式2份。（4）“合同”签订后，经办人应随即将留存的“合同”正本1份交档案室存档，1份交财务部。因部门工作需要使用存档“合同”，经综合部负责人同意后制作复印件。（5）存档“合同”原则不外借，确须借用经常务副总经理审查同意，并办理借用登记手续，注明借用人和批准借用人姓名、“合同”名称、用途及归还日期，用后及时归档。4、员工食堂管理（1）员工食堂只限公司员工和业务往来客人用餐，每天供应早、中、晚三餐。（2）员工就餐实行登记制，由食堂工作人员负责在《员工就餐登记表》上打“√”；客人用餐实行餐票制，由综合部发给盖有公司印章的“客餐票”。（3）员工伙食费标准按每人每天10元计收，其中公司补贴6元，员工个人出资4元（煤、气、水、电费由公司额外补贴）。早餐2元，中、晚餐各4元。每月终了由综合部管理员会同食堂工作人员汇总，并与用餐员工核实，综合部负责人审核签字后，财务部报销员工补贴和客餐费，员工个人应承担的餐费从其次月工资中扣除。（4）食堂开餐时间，5月1日至10月31日：早餐7：30，中餐12：00，晚餐18：00；11月1日至来年4月30日：早餐7：30，中餐12：00，晚餐17：30.（5）食堂工作人员要牢固树立“以人为本”的思想和对工作高度负责的精神办好员工食堂，尽可能让员工吃饱、吃好，注意饮食卫生和饮食质量，保持食堂及餐桌、餐具清洁，餐具每餐消毒并使用“公筷”，不得烹饪、供应霉烂变质和有毒食物，如发生食物中毒事故将追究有关人员责任。5、公共卫生管理（1）公共卫生区包括办公室、会议室、接待室、员工食堂。（2）各部门办公室卫生由各部门自行负责，指挥部、执行董事、总经理、常务副总经理办公室、公司会议室和接待室的日常卫生由综合部负责，员工食堂卫生由食堂工作人员负责。（3）星期一至星期五上午8：00——8：10为各办公室清扫时间，下午上班之前10分钟为各办公室清理时间，周末下午为大扫除时间。（4）员工要养成良好的生活习惯和卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢果皮纸屑杂物，不乱堆乱放，要求办公设施及用具摆设划一，办公用品放置整齐，文件、资料随时入屉（柜），地板、门窗、墙壁及办公室桌椅保持清洁明亮。6、考勤及请假和销假（1）各部门工作人员（工程部除外）实行坐班制。员工应自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不无故缺勤。凡无故缺勤者，每缺勤一天扣发当事人一天的基本工资。特殊情况加班经公司认定补发当事人一天基本工资的加班费。（2）员工在本市范围内办事，应告知本部门负责人，部门负责人外出办事，应告知总经理或综合部。（3）员工离开本市或去外地出差办事，应打开手机，或将住处电话告知本部门人员，以便进行工作联系。（4）因公、因事人员返回岗位后应及时销假并汇报有关情况。（5）员工因私事请假，一天之内由部门负责人批准，超过一天者由公司领导批准。（6）员工申请长假的假期以病假15天，婚、丧假7天，事假5天（以上假期不含法定假日）为限，在此期限内留岗并发给本人基本工资，超过上述期限予以辞退。（7）员工请假离岗期间，其岗位工作由部门负责人安排人员顶替，不得影响部门工作的正常运转。（8）考勤以月为单位。考勤时间为每天上午8：00，下午2：30分。各部门负责考勤，综合部汇总。（二）财务管理制度1、资产管理（1）货币资金的控制原则：严格职责分工，形成严密的内部牵制制度，不得由一人办理货币资金的全过程，银行预留印鉴和与货币相关的票据必须分开管理。交易分开，防止将现金收入直接用于现金支出的坐支行为。（2）现金管理。借支及结算1000元以下的可支付现金，除此外一般不得支付现金。坚持收支两条线，收到的现金必须及时送存银行，不得坐支。现金收支依据合法的原始凭证办理。每日终了，出纳必须登记有关现金日记账并清点核对现金，做到帐实相符，不得白条抵库。财务部定期或不定期对现金进行盘点，编制现金盘点报告，如有盈亏及时查明原因并报告领导妥善处理。（3）银行存款管理。按国家有关规定开设基本存款帐户和一般存款帐户，基本存款帐户提取现金，一般存款帐户办理转帐结算业务。对银行存款日清月结，掌握存款余额，不得开具空头支票和远期支票。每月终了，根据银行存款帐与银行对帐单相核对，及时清理未达帐，编制银行存款额调节表。（4）备用金管理。“备用金”是指零星采购费和需要随身携带的业务招待费及其他临时支出等用来周转的资金。借支备用金，由申请人填写“借支单”，部门负责人签字，常务副总经理、总经理批准，到财务部办理借支手续。负责零星办公用品、材料采购的部门可借支备用金2000元，招待应酬较多的部门可借支备用金3000元，员工食堂可借支备用金2000元——3000元。备用金使用完后，凭审核批准的费用报销单据到财务部办理报账手续。如借支人工作单位（岗位）未发生变化，其借支的备用金可连续使用至每年12月20日前归还，借支员工离职、离岗必须归还备用金，否则，从其工资中扣除。为保证备用金的安全，借支备用金批准人负担保连带责任，部门负责人为第一责任人，备用金不能归还时，从第一责任人开始依次追索，直至扣完为止。（5）应收账款管理。应收账款主要指因销售形成的债权，如应收合同款、按揭贷款（已办按揭客户不能按期交纳按揭款而由公司代付按揭款项）。营销部应建立销售合同管理登记台帐，及时准确地反映应收款情况。对营销人员建立成交合同按期收款责任制，如该营销员离职，营销部另指定他人接管，相应的权利和义务一同转移。财务部接到银行转来的拖欠按揭款人员名单时，应及时通知并配合营销部催收按揭欠款。对多次催收欠款无效的客户，营销部提出名单，财务部核准后交公司研究处理。（6）开发产品管理。开发项目达到预售状态时，营销部将应销房屋平面图和编号、面积、销售价格等资料交财务部进行财产登记。每月最后一天财务部与营销部核对销售情况。每月10日前财务部编制空置房清单（已签“购房合同”视为销售）。已按合同约定交清全部款项的客户方可办理房屋交付使用手续。（7）固定资产管理。购置生产经营设备、器具、办公设备等固定资产必须签订合同。固定资产到货后，由综合部与使用部门组织验收，综合部编制“验收单”验收签字，同时编制“出库单”，由使用部门负责人签字，经常务副总经理、总经理审批后办理费用报销手续。综合部对财产进行编号、登记，建立实物台帐。固定资产在公