第三方物流的运作模式

第1页共20页深圳市XXXX信发展有限公司物流中心文件受文对象：各分公司、各配送中心发文单位：第三方物流小组副本呈送：职能部门文号：（物）内字2001-09-02抄送存档：总裁办秘书处日期：2001-9-19文名：第三方物流的运作模式1.原则：1.1.货物的所有权属总公司,仓储和配送委托第三方进行。1.2.总公司在当地设立异地帐户，委托银行定向划款,货款直接回笼总公司。1.3.总公司与分公司和办事处之间涉及物流业务的内部协调和沟通由物流小组全权负责。2.适用范围：2.1.各办事处2.2.条件成熟必须改制的分公司。3.名词解释3.1.二级配送中心：即总公司设在当地的仓库，库内货物属总公司，由物流中心或第三方物流公司管理，总公司相关部门授权当地办事外全权处理进货、出货、盘点、监控等作业。3.2.配送中心：即包括深圳、上海、北京和天津外运仓库在第2页共20页内的配送单位4.工作分工：4.1.第三方物流小组：负责制定流程、与物流公司和金融机构签署协议、对办事处业务流程及具体操作进行培训和指导等工作。4.2.办事处及分公司商务：负责进货申请、制作调拨申请单、订单受理、制作销售发货单、到货及发货确认等工作；4.4.办事外及分公司财务：负责货款到帐确认、销售发货单审批等工作；4.4.物流中心：负责二级配送中心到货信息发布、到货入库手续监控等工作，协助各办事处解决物流问题。5.说明：经过在西安、太原、贵阳、长春等办事处的实践，我们将第三方物流的运作流程归纳为以下两种基本模式：模式一适用于业务量及市场覆盖面较小的地区，当地办事处只设商务，不设财务,业务中心在其上级分公司；模式二适用于业务量及市场较大的地区，当地办事处设商务和财务,业务中心在办事处。6.模式一：贵阳（昆明）模式：贵阳办事处属昆明分公司管理，由于当地的市场较小，作业流程的中心设在昆明分公司。第3页共20页6.1.进货流程：6.1.1.办事处商务根据库存情况和销售预测，向分公司商务提出书面进货申请；6.1.2.分公司商务在“进销存”系统中制作《进货申请单》；6.1.3.总公司商务审核，填制《调拨通知单》，配送中心按单备货、出货、运输；6.1.4.物流中心制作《到货通知单》，通知二级配送中心到货情况；6.1.5.二级配送中心登录总部进销存系统下传数据，根据《到货通知单》信息查询、核对、接收货物，在系统中办理入仓手续；6.1.6.如果实际收货与到货信息不符，二级配送中心应及时与物流中心联系，确认实际到货情况，根据物流中心的处理意见作相应处理；6.1.7.二级配送中心按规定制作《收货日报》、《库存日报》报告给办事处商务；6.1.8.办事处商务根据总部商务提供的调拔信息,核对实际收货情况,发现异常应与物流中心及总部商务联系解决.6.2.出货流程：6.2.1.办事处的客户向当地办事处提出购货申请；6.2.2.办事处商务向分公司商务下达采购订单，并要求客户第4页共20页付款；6.2.3.分公司商务登录总部服务器,在“进销存”系统中制作《销售发货通知单》；6.2.4.分公司财务确认货款到帐后，登录总部服务器,在“进销存”系统中审批《销售发货通知单》；6.2.5.二级配送中心登录总部服务器下传数据，根据《发货通知单》确认可以发货，开始安排分拣、扫描、包装和运输工作。6.2.6.二级配送中心分客户填写《货物托运单／客户签收单》，货物送达客户后，由客户签收，二级配送中心将签收单据汇总作为费用结算凭证。6.2.7.二级配送中心每月统计每天的派送情况库存数量，列出详细清单送办事处，由办事处或分公司商务审核，审核无误后由办事处商务签字确认并报物流中心（由总部支付费用时）或分公司物流部（由分公司支付费用时），以便结算费用。6.2.8.二级配送中心按规定整理《库存日报》和《发货日报》，每日定时反馈给办事处商务，办事处商务核对发货及库存情况报分公司。6.2.9.分公司对办事处商务反馈的二级配送中心资料审核并保存。第5页共20页模式一进货流程图办事处商务分公司商务总部商务物流中心配送中心二级配送中心承运公司信息流实物流12345673提出进货申请填写《进货申请单》制《调拨通知单》审核、制《到货通知单》按单备货、出货接收到货通知安排运输接收货物，办理入仓接收库存报表监控入库手续办理第6页共20页模式一出货流程图办事处客户办事处商务分公司商务分公司财务分公司物流二级配送中心物流中心信息流资金流实物流122344555678提出购货申请下采购订单，通知客户打款核订单，制《发货通知单》核定款到，签批通知二级配送中心出货办理出仓手续客户打款安排送货货物签收单据汇总，反馈接收库存和发货日报核对信息监控出库手续第7页共20页7．模式二：太原（石家庄）模式：太原办事处分属石家庄分公司管理，由于当地的市场较大，作业流程的中心在太原办事处。7.1.进货流程：7.1.1.办事处商务在“进销存”系统中制作《进货申请单》；7.1.2.总公司商务审核，填制《调拨通知单》，数据上传配送中心；7.1.3.配送中心按单备货、出货、运输；7.1.4.物流中心制作《到货通知单》，通知二级配送中心到货情况；7.1.5.二级配送中心登录总部的进销存系统下传数据，根据《到货通知单》信息查询、核对、接收货物，在系统中办理入仓手续；7.1.6.如果实际收货与到货信息不符，二级配送中心应及时与物流中心联系，确认实际到货情况，根据物流中心的处理意见作相应处理；7.1.7.二级配送中心按规定制作《收货日报》、《库存日报》报告给办事处商务；7.1.8.办事处商务根据总部商务提供的调拔信息,核对实际收货情况,发现异常应与物流中心及总部商务联系解第8页共20页决.7.2.出货流程：7.2.1.办事处的客户向当地办事处提出购货申请；7.2.2.办事处销售下达采购订单，并要求客户付款；7.2.3.办事处商务登录部部服务器，在“进销存”系统中制作《销售发货通知单》；7.2.4.办事处财务确认货款到帐后，登录部部服务器，在“进销存”系统中审批《销售发货通知单》；7.2.5.二级配送中心登录总部服务器下传数据，根据《发货通知单》确认可以发货，开始安排分拣、扫描、包装和运输工作。7.2.6.二级配送中心分客户填写《货物托运单／客户签收单》，货物送达客户后，由客户签收，二级配送中心将签收单据汇总作为费用结算凭证，7.2.7.二级配送中心每月统计每天的派送情况库存数量，列出详细清单送办事处商务审核，审核无误后由办事处商务签字确认并报物流中心（由总部支付费用时）或分公司物流部（由分公司支付费用时），以便结算费用。7.2.8.二级配送中心按规定整理《库存日报》和《发货日报》，每日定时反馈给办事处商务，办事处商务核对发货及库存情况报分公司。第9页共20页7.2.9.分公司对办事处商务反馈的二级配送中心资料审核并保存。第10页共20页模式二进货流程图分公司商务总部商务物流中心配送中心二级配送中心承运公司信息流实物流12345672填写《进货申请单》制《调拨通知单》审核、制《到货通知单》按单备货、出货接收到货通知安排运输接收货物，办理入仓办事处商务接收库存报表监控入仓手续第11页共20页模式二出货流程图办事处客户办事处销售办事处商务办事处财务分公司物流二级配送中心物流中心信息流资金流实物流122344555678提出购货申请下采购订单，通知客户打款核订单，制《发货通知单》核定款到，签批通知二级配送中心出货办理出仓手续客户打款安排送货货物签收单据汇总，反馈接收库存和发货日报核对信息监控出库手续第12页共20页附件一.物流报表（一）发货通知单XXXX分公司发货通知单发货单位：日期:编号：品名配置客户1客户2客户3客户4备注合计商务：财务：物流：（二）库存日报外运-XXXX仓库库存日报数据截止时间:报告日期:产品名称配置上期结存本期入库本期出库本期实存在途第13页共20页合计制表：审核：（三）收货日报外运-XXXX仓库收货日报数据截止时间:报告日期:到货通知商品名称配置数量到货时间FO#发货单位备注制表：审核：（四）出货日报外运-XXXX仓库发货/派送日报数据截止时间:报告日期:客户名称发货通知商品名称配置数量派送人签收人签收签收第14页共20页单号时间单号制表：审核：（五）出库手机条码清单外运-XXXX仓库出库手机条码清单数据截止时间:报告日期:出货日期收货单位单据号码产品名称条码号制表：审核：（六）费用结算对帐单第15页共20页外运-XXXX仓库月份派送服务对帐单日期送货单号客户名称手机数量其它物品数量合计结算数量备注总计外运制表：XXXX审核：外运-XXXX仓库月份仓储服务对帐单日期手机其它物品结算数量备注入库数出库数库存数库存情况概述12第16页共20页331总计外运制表：XXXX审核：第17页共20页（七）货物托运单／客户签收单深圳XXXX通信发展有限公司物流配送中心货物托运单／客户签收单托运单号：00000001发货单位：深圳XXXX通信发展有限公司货运代理：（）配送中心运输方式：收货人：收货人地址：联系电话：运输类型：（）加急配送（）常规配送到货时间：日时分品名数量箱号总件数收货方签收总件数第18页共20页备注：双方交接签收时，应仔细检查核对，一经签收，则视同外包装完好无损。发货人签字：承运人签字：收货方签收：日期及时间：日期及时间：日期及时间：异常情况描述：相关人员（签字）：第一联发货人留存第二联承运人留存第三联费用结算第四联收货人留存第19页共20页附件二.财务结算、核算流程：1、结算流程：1.1.总公司与客户签署《货款结算书》，指定我司的结算帐号、结算方式、结算纪律。1.2.根据客户的付款信息，及时查验银行帐户的到款情况，并做好相应的记录（包括备查帐、进销存的日帐款结算）和资料保存。1.3.每日做好银行存款明细帐（见附表），并定期与总公司、银行进行对帐，每月末将银行存款明细帐及银行单据寄回总公司财务部。2、财务核算流程：2.1.客户的信用额度申请，返利价保折扣等的计算、审批、支付，均由分公司负责操作。2.2.客户的应收帐款由分公司控制，同时并入公司的应收帐款日报表和DSO考核指标。2.3.分公司(办事处)财务根据客户的销售、回款等情况，按客户建立应收帐款台帐（见附表）；每日与商务核对销售情况，制作应收帐款日报表，负责与客户核对往来帐目。2.4.分公司（办事处）财务根据客户开具发票的要求，进行核对无误后，向总公司财务部税务办书面申请开具发票。2.5.每月分公司财务根据配送分仓的销售情况，返利价保奖励的支付情况，分客户统计制作客户发货汇总表（见附表），并按区域汇总制作营业收支汇总结算表（见附表）。2.6.月末公司财务需将如下资料寄往总公司，由总公司进行帐务处理：营业收支汇总表（按区域）客户发货汇总表（分客户）银行存款明细帐（按帐号）存货收发盘点表（按配送仓）配送分仓的入库单、出库单发货通知书返利价保奖励的批件、客户签收单银行单据2.7.各配送分仓的物流配送费用、异地银行帐户的手续费不第20页共20页在分公司支付，由分公司负责申请，总公司支付。3．总公司帐务核算流程：3.1.总公司财务根据分公司送来的单据、报表进行相应的帐务处理，并对资金、应收帐款、存货等进行监控。3.2.总公司财务根据分公司财务开具发票申请表，审核后开出发票寄予分公司或客户。3.3.每月与银行、分公司核对银行帐目。3.4.每月与分公司、进销存软件核对存货的收、发、存的数量。3.5.每月与分公司、进销存软件核对汇总的销售情况、返利价保奖励的支付情况。3.6.每月与分公司、进销存软件汇总应收帐款金额。3.7.分类妥善保管相应的会计档案，以备查核。3.8.各配送分仓的物流配送费用、异地银行帐户的手续费由总公司支付，但计入分公司的费用总额。4．资金管理流程：4.1.异地银行帐户的开设由总公司资金部和分公司共同负责。4.2.所有异地银行帐户均需签署定向转款协议（异地到深圳）。4.3.所有异地银行帐户的资金调拨由总公司资金部协调分公司解决。4.4.银行单据先由银行方面寄给分公司，分公司核对后寄予回总公司财务部。