企业参展工作流程

EXHIBITION企业工作流程参展PROCEDURE市场推广科叶创波01020304目录企业为什么要参加展会企业参加展会的目的和作用企业参加展会的的工作安排确定事情的时间节点展会结束后的总结工作展会调查个人心得与分享展会照片浏览01020304目录企业为什么要参加展会企业参加展会的目的和作用企业参加展会的的工作安排确定事情的时间节点展会结束后的总结工作展会调查个人心得与分享展会照片浏览中小企业需要与外部世界沟通并建立联系，而国际会展就是建立这种联系的桥梁和平台。最佳中小企业广告平台展会不仅是企业面对顾客的平台，同时也给企业提供了发掘潜在供货商和同行业间合作的机会。潜在机遇展会中，企业通过与专业观展顾客的交流中，也可以获悉顾客对产品改进的期望和对新产品的需求。市场调研，认清自我通过参加展览会，企业可以迅速全面地了解市场行情，向国内外客户试销新产品、推出新品牌，最终达到推销产品、占领市场的目的。扩大外销企业参加展会的四大理由展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心。参展是企业整个市场拓展工作的重要组成部分，应被列为全盘市场计划之中。现代企业参加展会的目的目的基本目标产品目标价格目标宣传目标销售目标BasicProductPricePromotionSales交易目的搜集信息宣传形象01020304目录企业为什么要参加展会企业参加展会的目的和作用企业参加展会的的工作安排确定事情的时间节点展会结束后的总结工作展会调查个人心得与分享展会照片浏览展前准备信息调研报名展会提交预算挑选展位订立合同支付款项确认人员展台设计宣传资料发布广告展品运输出行安排人员培训水电申请准备活动及讲座网络租赁展品准备主题确认展览期间布置展会人员礼仪收集建议客户信息收集行业信息收集新产品收集竞争对手信息收集设计趋势与改进活动及讲座举办企业参加展会的工作安排挑选展位：拿到展馆最新的平面图后，确定标摊或是光地展位，根据企业需要的面积大小，挑选合适的展位。好的展位对展会展出的效果有直接的影响。主题确认：不同的展会设立不同的参展主题，是展示新产品为主呢，还是企业宣传为主呢，亦或是客户接待为主呢。信息调研：通过查询相关资料，确认该展会的专业性、品牌性、权威性、国际性，确认该展会覆盖地区，是否有竞品企业参展，我司产品是否被该区域市场接受，从而确定是否要参展。报名展会：与展会主办方或者代理展览公司联系，询问报名费用及展馆平面图，取得参展报名表，填写表格并回传。订立合同：确定展位后尽快的签订合同，尽快将展位拿下。合同内容仔细审阅，注明主办方的职责和义务，确保参展方的权益。提交预算：大多时候企业会在年初确定接下来一年的参展计划，并在年初就把参加展会的整体预算提交。展前准备的工作安排支付款项：展位租定的费用，展台搭建的费用，水电申请的费用，网络租赁的费用，酒店机票预订的费用。部分费用需要展前全款支付，部分需要付首款，余款在展后一周内付清。出行安排：酒店、机票、签证，这三个是最基本的安排。酒店和机票最好提前预订，费用会比较便宜，避免因太晚预订而错失。签证办理提前查明办理时长，宜早不宜迟。展品准备：提前确定需要参展的产品，在展前将展品准备到位，如需动态展示，展品需要做调试确保能用，根据情况准备备机以及现场送样的部分。展台设计：展台设计应该是占据了展会筹办工作的大部分内容，从发出标书到筛选到最后敲定，还有砍价，施工图调整，大概要一个月的时间。需预留时间，确保在官方审图时间之前敲定。确定人员：确定参展人员，委派一名总负责人，人员应该包括迎宾、产品介绍员、翻译、信息搜集员，人数不等。如有观展人员，也需汇总统计。宣传资料：展品展示不只是产品本身，还需要有海报，SPEC，宣传册。还包括现场的企业宣传视频，产品说明牌等等。展前准备的工作安排水电及网络申请：标摊会配有电力，部分光地也配有限量电力，如需额外租赁，于截止日期前申请并全额支付款项。基本上展会都配有无线网络，也可申请个人使用接口。人员培训：在展会上，每一位参展人员都需要认清自己的职责，表现专业认真的态度，给予客户良好的印象，对促成与客户的关系沟通以及过后的交易有决定性的作用。展前培训包括产品、礼仪、语言。发布广告：展前宣传十分重要，影响着到展位的观众数量；展会期间，包括展馆的广告和线上广告都可选择性投入。准备活动及讲座：利用展会期间举办论坛或者讲座，参与者多为企业高层或者行业专业人士，影响力不容小觑。在展台适当策划活动，活跃气氛带动人流，还可为新品发布制造更多的曝光机会。展品运输：展品、宣传册、礼品、海报、演示道具等，如物品较多可考虑提前邮寄到酒店或者展馆，部分情况会产生额外费用，个别国家如选用货代费用较贵且需要提供专用代码。展前准备的工作安排市场调研：客户信息、行业信息、新产品信息、竞争对手信息，如果是一个专业且有影响力的展会，以上信息都必然会有所体现，因此，企业参加展会不只是展现自我，更要把握机会做足市场调研，很可能调研收集到的数据和信息就会直接影响着企业接下来的战略发展。布置展会：展前的细致准备，到这里才是真正的体现。一般在展前两天是用作搭建展台的时间，第一天搭起主体，第二天完善细节并摆放展品，将全部都过一遍，确认无误。人员礼仪：展览期间，每个人的职责都分工明确，时刻谨记自己代表着公司的形象，不能有松散的表现，给予观众和客户认真细致地态度。活动及讲座举办：活动如期进行，展会期间客户相对集中，选合适的时间和地点，让活动更成功。收集建议：在展会现场，会接触到各行各业各式各样的人群，无论是对展台设计的建议，亦或者产品改良的建议，都是最真诚最有说服力的，一定要认真对待和记录。展览期间的工作安排《展会筹备责任表》一次展会需要考虑的细节十分的多，提前罗列出要注意的事项，提前设立截止时间和相关责任人，能够有效地推动项目并避免遗漏。筹备01020304目录企业为什么要参加展会企业参加展会的目的和作用企业参加展会的的工作安排确定事情的时间节点展会结束后的总结工作展会调查个人心得与分享展会照片浏览展后总结工作每回在展会上收集到的上百张名片和客户信息，我们总是倍感珍惜，仿佛花了这么多钱，用了这么多的时间和精力，就都汇集在这一个个收集簿里了。然，如何体现这些收集到的信息的价值才是关键，所以我们必须得做好展后总结工作。最直接的形式就是总结报告，既能最直接的体现展会的工作成果，也便于领导对工作内容做审查。当然，建议还是将所有参展和观展的人员汇集到一起当面开一次总结会议会更有效。总结报告在展会上，往往会收集到许多意向客户的联系方式以及他们感兴趣的产品。安排专人整理分类，并分配给不同的人员跟进，往往就是这些工作就能促成新的订单。客户追踪前面提到，有许多涉及费用的款项是分首款和尾款的，尾款需要在展会后规定时间内结算。另外，展会期间发生的诸如行程住宿费用，出差费用等也应在展会后及时申请报销。费用结算展会结束后的总结工作展后调查展后调查问卷01020304目录企业为什么要参加展会企业参加展会的目的和作用企业参加展会的的工作安排确定事情的时间节点展会结束后的总结工作展会调查个人心得与分享展会照片浏览个人心得与分享我个人做每项工作都总是追求精益求精，力求把事情做到最好。然现实总免不了遇到困难或者是出现问题的时候。有时候，我会很庆幸遇到了这样那样的难处，因为只有亲身经历了，并且把困难解决了，才会真正地获得经验，并在不断总结经验的同时越做越好。下面是我自己曾经遇到过的一些案例和平日里收集的一些有用的资料，我总结出来，希望有所借鉴。Sharing您的关键词KEY个人心得与分享——报名展会报名展会选对了展位，就相当于成功了一半。一般情况下，在挑选展位时，我们会优先考虑以下几个因素：1.挑选展馆入口或入口两侧的位置，往往在这个位置，观众还处于体力充沛兴致勃勃的时候，总会愿意驻足观看一下。另，一个大的展馆往往有多个出入口，谨记要提前查清楚。2.主干道，尤其是在展馆中间的十字路口，是人流最聚集的地方，旺盛程度，不言而喻。不过在展馆过大时挑选离十字路口稍有点距离的反而更好。3.挑选新闻中心或是餐厅附近，人流肯定不会少的。4.当以上的位置都已经被售出，可以考虑找一些大的展商的展位附近的位置，诸如华为等大展商人流一般都不会少，沾一下光也不为过。5.如果你是连续参展，如果上一届挑选的位置还算理想，最好保持原先的位置或者附近，便于有印象的客户寻找。6.可以从主办方处或者从代理商处预订展位，部分代理商会有额外的服务赠送。最后，谨记一点，宜早不宜晚，先下手为强，合同签了才算数个人心得与分享——提交预算展会费用摊位费（标摊/光地）展位搭建费额外电力费配套设施租赁费展品准备费展会运输费用展品包装费往返运输费展馆仓储费宣传营销费用现场布置费现场广告费名片制作费宣传册及海报制作费礼品准备费餐饮费人员费用住宿费交通费出差补贴费用预算预设预算最好预留多一部分做应急开支个人心得与分享——展台设计收集设计要求对外招标挑选设计方案学会与时俱进，遵从设计理念的变化趋势，却不失自己的特色签订合同确定施工图个人心得与分享——招标标书招标内容招标要求评标及定标联系方式每次展会都有不同的要求，实时更新；标书内容越详尽，后续修改工作越少个人心得与分享——确定施工图三维效果图展台平面图详细尺寸图施工图一般包括多个内容：三维效果图、展台平面图、详细尺寸图、立面结构图、材料明细清单、平面内容核对等，如果有动态展示，还包括走线图和细节图。个人心得与分享——确定施工图立面结构图材料明细清单平面内容核对如果你不够细心，那请让几个别的同事一同审查细节，提前预防才能避免现场的手忙脚乱个人心得与分享——宣传资料产品宣传页将主打产品的信息印刷成纸质的宣传页，方便客户了解，图文并茂印象更深刻。客户邀请函制作纸质和电子的客户邀请函，在展前对客户做出邀请。展后也可发出感谢信或者跟进的邮件保持联系。公司宣传片公司宣传片高端大气。一般企业宣传片控制在3.5分钟内；产品宣传片控制在1分钟内。统一服装充分利用展台现场的展示机会，服装、环保袋、参展证的带子、名片等均可突显专业认真的态度。个人心得与分享——确认人员总负责人翻译产品介绍员迎宾信息搜集员合理分配人员，明确每个人的职责，提前做好培训个人心得与分享——出行安排飞机票——常用网站://路通平台，自动筛选同一航班实时最便宜的票价。建议提前一到两个月预订，避免无票影响工作行程。出国签证最好找一个长期合作的旅行社，可以避免许多资料的重复提交。了解清楚落地签、申根签注等内容。准备资料较多，最好找专人负责。举例：前往台湾需要台湾通行证、台湾签注、入台证；前往巴西的签证需要提前两个月开始办理。酒店——常用网站国外酒店国内酒店一般展会官网也会给出推荐的酒店，可以直接从官网预订个人心得与分享——展品运输010203040506散运拼装运输，除去拼装时间较长，而且需要相互协调以外，费用还是比较低廉的。专运包括上门收货并且在指定时间送货到指定地点，包括摊位。省却了货物接收和到目的地后转运到展馆的过程。其他方式这里主要指快递和自行携带。这也是我们公司用的最多的。一般展品较小且不多的情况的建议选用，基本不增加费用。水运时间长，但是费用低，国际展会大多采用这种方式运输物品。空运速度快，但是费用高，一般时间比较紧或者特殊物品才选用孔璇。陆运介于水运和空运之间，国际展会用的比较少，多为国内展会使用。个人心得与分享——布置展会地面结构木质地台地砖铺设仿真草皮地毯发光地台地面地毯地面地板木质地台上铺地毯发光玻璃地台个人心得与分享——布置展会板墙结构涂料防火板波音片喷漆亚克力软膜个人心得与分享——布置展会板墙结构灯光墙软布玻璃爪个人心得与分享——布置展会电工灯具LED灯钨丝灯/镝灯筒灯长臂射灯牛眼灯日光灯个人心得与分享——人员礼仪