购物中心计算机信息系统的运作控制

购物中心计算机信息系统的运作控制在西方零售业发展史上，购物中心是继百货商店、自选市场、连锁商店之后的第四次商业组织形式的革命。它是根据整体计划建设的集购物、休闲、娱乐、教育文化、餐饮等多功能于一体的零售商业群，有统一的组织体系、统一的产权，顾客可实现一次购足的目的。勿庸置疑，随着国内购物中心的蓬勃发展，对电脑管理软件的需求也迅速增长。在国内，购物中心一般集中在中心城区，其经营方式大多以专柜为主。特别是，国内的商业区呈现多中心化的发展方向，其主要原因是由于城市的扩大化和居民区向城市边缘迁移。这样，就迫使许多大型的商业企业不得不利用其资金优势和人才优势，抢先在有利的区域建立新的购物中心。还有些企业的做法是在其他的购物中心中输出自己引入的品牌，建立起自己的“店中店”。一家大百货商店想成为全市购物中心的时代已经过去，大百货要吸引跨区域购物唯有采取特色经营。因此流通业的软件应针对这些特点，更好地为这些流通企业服务，使之在管理上能够实现对物流、资金流和信息流的控制，达到高效、低成本的目的，从而在激烈的市场竞争中立于不败之地。对计算机管理信息系统在购物中心运作中的控制，应和管理相应地结合起来。除了一般意义上的对物流和资金流的控制之外（这是购物中心正常运作所不可或缺的信息），更应强调对一些其他信息的开发和利用，这主要是针对购物中心决策层而言的。管理控制1、对厂商的控制对以专柜为主的购物中心而言，其生存的基础便是价格效应和品牌效应。专柜货品的价格是否合理、质量是否过硬、款式和品种是否符合潮流等，这些因素直接关系到企业的绩效。因此，在管理控制方面，经营部门必须及时知道这方面的信息。在一个刚刚组建的购物中心中，对厂商的控制必须是严格和细微的。单品管理和集中收银是解决这些问题的最好办法。而在与特定的厂商已建立了相互信任的时候，则不必将管理工作做得那么细微，仅对其实行严格管理就可以了。因此，计算机系统必须做到对专柜商品的单品管理和大类管理两种形式的并行。当然，对单品的管理也包含对价格、进货、出货、销售、盘点等正常作业的控制。2、对业务员的控制对决策层而言，既能够将业务员（有些地方又叫买手）的工作积极性、主观能动性充分地调动起来，又能给予一定的纪律约束，是中心能否正常运行和有效运行的关键之一。如果通过信息系统，可以知道业务员所进行的每一笔业务，那么决策层就可以有效地将其管理好，从而使商场的运行更高效和平稳。因此，信息系统中对业务员的跟踪和调查也是不可缺少的。决策咨询实际上，计算机管理信息系统除了在管理上帮助决策层提供一系列的信息之外，另一个重要的作用便是在决策咨询方面。通过对许多购物中心的考察，笔者总结了有关决策咨询的若干信息范围，供大家参考。1、顾客资料的管理随着居民购买力的提高，“顾客是上帝”的商业格言如果能真正地落实到实处，缩短商家和顾客的距离，那对购物中心的健康发展将是十分有益的。因此，通过信息系统建立起详细的顾客档案，及时沟通与顾客的联系，通过一系列的手段，如VIP卡、顾客联谊会等形式巩固老客户，发展新客户，吸引流动客户，则既树立了商业形象，又留住了客源。在这方面，国内的购物中心应给予足够的重视。2、每平方米效益（平效）设想一下，如果要引入一家厂商，给他多大的面积是合算的呢？这包含两方面的含义，一方面，购物中心本身要尽最大可能、最大效率地利用自己的有效营业面积，另一方面，厂商也要最大化地赚取他的利润。这里，可以借助信息系统来很好地处理这个问题。南京某购物中心将业种、品牌档次的平效经常进行统计，然后将同一业种和档次商品的平效加以统计，从而得出一个该业种、档次商品的合理平效。然后据此根据每个厂商的营业业绩，调整其经营面积；或者以此和厂商交流，告诉他其品牌在自己的购物中心中大概可以获取多少平效的业绩。厂商可以根据自己的实际供货能力和预备投放的品种，提出租用面积，与购物中心招商处进行协商。这样运行数年后，购物中心通过统计发现，营业面积变相地“扩大”了。这是合理地利用平效这个信息的例子。显然，信息系统在此担任了十分重要的角色。3、客流量、客单价的分析在台湾或东南亚的购物中心中，这是两个用得比较多的参数。主要是帮助决策层通过合理的管理手段，降低营业成本，合理安排人力，合理实现商品定位和招商。客流量的分析主要是可以调整不同季节的营业时间，确定在不同地方合理的工作人员数量。客单价的分析是购物中心招商的一个重要依据，也是商场定位的一个重要参数。南方某购物中心曾详细地规定自己的厂商所经营的不同业种的货品，其售价范围的百分比。他们将由信息系统提供的客单价数据，作为厂商大量供货的一个重要指标。这样做的好处也是变相提高了营业面积。与其他系统的接口流通业的计算机管理信息系统，应充分考虑和其他系统的接口问题。这主要是因为随着软件业分工的越来越细，流通业计算机管理信息系统的功能将逐渐萎缩，其控制功能和决策咨询功能将被放在更加显著的位置，而如财务、人事、办公自动化等购物中心必须的软件功能将由专门公司的产品化软件来完成。因此如何实现信息共享，将是流通业计算机管理信息系统的任务之一。计算机管理信息系统在购物中心运作中所提供的作用，不仅仅是收款机的功能，更重要的是，一方面实现对运作的控制，另一方面，为购物中心的良好运行提供丰富的咨询手段。今后流通业（特别是购物中心）对计算机信息系统的需求将呈现高速增长的态势。在不久的将来，流通业的管理软件也会如用友、金碟等财务软件一样产品化，也会形成某种程度上的垄断。因此，谁能站在更高的更实际的高度来看待这个行业，谁就可以抢先占领这个广阔的市场。（孙晓清）零售企业业务流程与计算机管理流程在我们工作中普遍存在，从行政工作、业务工作到财务工作等，只要有工作的群体，就有流程存在。今天我们在这里简单讨论零售企业的业务流程以及它和计算机管理信息系统的相互关系。在这里所列举的有关流程的一些基本原则对所有称之为流程的对象都有效。所以，对于财务流程、办公流程等方面的问题的思考，可以通过类似的方法去分析。企业的业务流程在企业的经营管理过程中非常重要。流程，就是企业在日常管理和业务活动中各个部门和相关工作人员共同遵守的工作顺序和规范性的工作内容。通常，流程由流向和业务处理两部分组成。流向决定工作的顺序，业务处理就是相关部门和人员的工作内容。业务流程决定了企业的业务工作通畅与否，也决定了业务工作的效率，同时，它还明确了各个部门和工作人员的工作责任。一、零售业务流程的发展历程零售业务流程是随着零售业务的规模（部门、人员、品种等）的发展逐渐发展的。早期的零售多半是个人小店，整个业务活动几乎就由店主一个人进行。那时的流程是串行的。就是从进货、定价、入库、出库、销售、盘点、结算都是由一个人按照顺序依次完成的。这个阶段业务流程的特点是只有流程，没有对操作人员的制约，也没有责任的划分。由于人少，串行的处理方法是必然的。随着商店业务发展，经营品种增加，业务量增大，一个人忙不过来，就开始增加人手，业务处理的一部分就开始分配给其他人员。相应的流程就出现了两个新的特点：第一，是业务处理开始并行；第二，由于有了人员之间的工作衔接，于是就在业务流程中出现了工作责任的划分。同时，为了在出现差错后能够找到责任人，又有了过程中的签字手续。这一阶段的流程，基本将后来流程的核心内容都体现出来了，但由于经营方式还是简单和原始，流程的形式仍然非常简单并且低效。大商场出现后，基本的经营部门和管理部门成为相对独立的经营和管理单位，经营品种和数量、周转次数减少，效率的问题就非常明显地提出来了。这时，业务流程开始成熟，针对部门职能、部门责任以及整个企业的经营效率等问题，流程将各个部门的业务活动有机地结合起来，从而形成大型零售企业的业务流程。这一阶段的业务流程的特点是种类繁多，不同的企业有着不同的流程，每一种流程都有各自的特点和作用，也有特定的作用对象。二、业务流程的作用从业务流程的发展可以看出，随着零售企业经营规模、经营业务的不断扩大，经营管理的不断深入，相应的业务流程也由简单的串行，向更有功效的并行方式发展。同时逐步成熟完善的业务流程，也进一步促进了管理的先进性和科学性。1、提高效率。随着业务流程并行代替串行，简化了一些不必要甚至是无效的步骤，合并了重叠的流程，缩短了票据的传递时间，加快了流程速度。改进后的流程提高了效率，消除了浪费，缩短了时间，提升了企业的竞争能力，同时也降低了整个流程成本。2、明确责任。在串行或简单并行处理方式中一旦某个环节出现故障或错误，就会波及后续相关环节，从而影响整个流程的正确顺利进行。而较为松散、缺乏严谨性的流程，由于权限划分不够明晰，很难责任到人，不利于企业的管理考核。随着业务流程的逐渐成熟完善，清晰明朗的责权关系不仅减少了出错率，提高了工作效率，同时也加强了企业的管理水平。3、便于错误查找。同样由于各流程环节权限划分的准确性的不断提高，责任的明确，便于出错环节的查找、修改。三、业务流程的设计原则1、提高效率原则。通过将传统的串行工作方式转变为并行的方式，改革原有的组织结构，由原来的垂直方式，变为水平方式，以简化冗余的流程、合并重叠的步骤，来缩短业务流程时间，加快运营速度，以提高工作效率。2、安全严谨原则。由于零售企业涉及工作流、票流、资金流、信息流，尤其是票流和资金流对企业的经营效率至关重要。为了确保流程的安全性，在进行设计时要考虑各环节、各操作之间的相互制约。如在商品验收入库的环节中，就要对配送单和验收单进行碰单处理，即单据捏对，以保证数据的准确性。3、责任明确原则。每进行一笔零售业务，都要涉及商品采购、定价、入库、销售以及后期的盘点、结算，各环节之间除了需要有严谨有效的制约机制，还需要建立明确的职责规范，以明晰责任，便于人员管理、业绩考核。例如在商品采购部门，采购人员负责固定订单的录入，里手负责新商品的引进，而买手则负责各种订单的审批、核准，明确的责任划分，使各个角色各司其职，便于科学有效地进行管理。4、功能合理分配。根据企业的组织结构设置，结合实际业务运作的特点，本着系统、灵活的原则，在进行流程整体设计时，注意各部门、各环节功能的合理均衡的分配，既要保证流程的连续性，又要保证各环节的独立性。四、业务流程的优化1、优化的原则：效率优先，安全严密、责权分明。2、优化的方法：尽量并行，兼顾串行、并行相结合的方法，将各环节的接触点减少到最低。3、手工管理流程的优化，即使在业务中的计算机自动化程度很高，也仍然会存在一定的手工操作，简化手工操作，避免重复劳动，都是保证业务流程整体优化必不可少的方面。4、使用计算机管理业务流程的优化，就需要充分利用计算机的网络优势，了解计算机系统的特点（准确、快速、信息量大、共享性好、易于控制），并充分利用它的这些特点，实现多点并行，以缩短简化的业务流程。五、计算机管理信息系统的开发过程与业务流程的关系在计算机管理信息系统开发早期，由于技术开发人员对商业了解不够深入，加之零售企业本身的一些观念的制约，软件开发商只能根据企业主要业务节点进行自动化开发，应用系统仅仅停留在各个业务点上，只能满足业务最基础的需求，即实现大量数据的计算、查询、排序、打印功能。在这一阶段，计算机管理信息系统对用户业务流程的依赖性很大，应用系统基本上属于专用系统。换了一个商场，系统就不适用了，因为新的用户的流程与原有用户流程有很大不同。另一方面，由于应用系统只是简单地仿真，没有对用户的业务流程进行优化，所以，系统所内含的管理水平也比较低。尽管早期的系统有种种不足，但在依赖用户的业务流程开发系统是早期商业计算管理信息系统开发的必由之路。就是说，早期的商业计算机管理信息系统对用户的业务流程具有很大依赖性，并且受到这种业务流程的种种制约，它妨碍了计算机系统对业务的管理效能的发挥。随着零售企业的发展，一些先进的经营理念，科学的管理方法被广泛采用，传统的陈旧的串行流程作业逐步被淘汰，换之与串行、并行相结合的流程处理方式。业务流程的优化更新，加快了计算机信息管理系统的升级改造的步伐。同时随着开发人员对商业业务流程的逐步熟悉和了解、经验的丰富，并借鉴结合各种经营新理念，目前的商业自动