网上订舱系统货代操作手册

WORD完美整理版范文范例参考指导厦门港城电子订舱系统货代操作指南系统简介电子订舱系统是荆艺软件为船代公司开发的一套网上订舱系统，该系统为在出口操作流程扮演不同角色的用户（系统管理员、货代用户、船代用户、船东用户、堆场用户等）提供网上操作各项功能。本文档针对货代用户功能做简要的介绍。1.货代用户功能：网上订舱管理、排载管理、申报管理、提单管理、信息查询和系统维护；2.主要功能的用途：a)网上订舱管理：为货代和船东提供订舱平台，货代可提交订舱申请，查看船东订舱确认，并可做修改订舱申请及得到船东确认；b)网上排载管理：为货代和船代提供排载平台，货代可提交已得到船东订舱确认的排载申请，查看船代的排载确认，并可做修改排载申请及得到船代确认；c)网上申报管理：为货代和船代提供预申报平台，货代可提交箱号信息和预申报申请，查看船代的预申报确认，并可做修改预申报申请及得到船代确认；d)网上提单管理：为货代和船东提供提单核对平台，货代可在提交箱号资料后，提交提单签发信息，并可做提单修改及得到船东的接受；e)信息查询管理：方便货代公司查询订舱的基本信息及状态，统计业务量；以及查询各票业务产生的费用情况；f)系统维护管理：货代公司可根据需要自行建立和维护本公司的公司信息和用户信息，方便用户的自主管理；3.船代网上订舱管理系统的优点：多方共赢a)使用该系统的货代公司通过自主管理公司和用户信息，可有效管理本公司多用户在线订舱作业。通过公司与用户帐号的分离使货代公司在人员频繁流动的情况下，可安全可靠地管理公司和用户帐号，并对不同用户赋予不同的权限。用户还可通过“查看范围”的选项灵活地设置查找范围，更加迅速快捷地查找自己操作的数据。b)网上订舱提供了货代和船东的订舱互动平台，货代只要有上网的条件，即可足不出户，通过网络向船东订舱，并得到船东的反馈，提高订舱效率；WORD完美整理版范文范例参考指导c)网上排载、申报提供了货代和船代的排载互动平台，货代在网上排载、申报，可减少纸面单证和外勤人员的工作量，简化了出口操作环节，实现出口单证数据电子化，提升托单资料和海关预配舱单互动的速度；d)网上提单提供了货代和船东的提单核对平台，货代和船东通过提单数据和托单数据的比对，提高了提单核对的速度和准确性；电子订舱操作流程1.用户登录用户登录船代网站，在登入界面，输入用户名和密码即可进入系统。注意事项：请在登陆30分钟内完成操作（指网页闲置的时间不能超过30分钟，连续操作时间无限制），否则操作页面将显示无效，必须重新登录。2.订舱管理1)在线手工订舱要新增在线手工订舱先在承运船东的下拉框中选中船东，进入订舱明细。WORD完美整理版范文范例参考指导红色带*号为必输项。主要输入项目有航次信息、基本信息、货物信息、订舱信息、其他信息、联系人信息等。注意事项：航次信息a)拼票选择：选择拼票标志表示是否是拼票；注意：如果在此选中拼票标志，后面订舱箱量中必须至少有一个柜子是拼柜。b)船期要求：在船期要求的空白框中双击可以默认当天，点击旁边的小按钮就会弹出一个日历选择框，用户在其上面选择想要的日期即可；c)船名航次提单号是否填写，根据承运船东的配置，选完船东，系统会根据船东的配置，跳出提醒，如下图所示：注意：货代自行反馈船名航次提单号，还分成两种情况，船东确认和不需船东确认；船东确认，船东会到网上确认即接受订舱，需等待船东确认后到排载草稿中补料；不需船东确认，货代提交申请订舱就为船东接受，并转到排载草稿，货代可以直接到排载草稿中进行补料。基本信息WORD完美整理版范文范例参考指导a)填写收货地，起运港，交货地和目的地的红色必输项。有小图标的，只需点击小图表就会跳出如下图所示的选择框。可以在代码，中文名称，英文名称后面的空白处填入用户知道的过滤条件，再按查找按钮就可以过滤出如图所示的信息，点击所选港口就会把选中的信息填入明细界面。b)发货人代码为非必输项，是船代代码;发货人指发货人英文名称，为必输项。在这里不选代码，用户自己手动填写所需要的信息。货物信息货物信息红色的项都是必输的项。在所指的下拉框中可以选择不同的货物类型，会有不同的选择界面；如，会出现系统会默认一些设置，用户填起始温度，会自动带出终止温度。通风口可以填数字和字符。如，则会出现订舱信息WORD完美整理版范文范例参考指导点击订舱箱量的就会出现一条订舱箱量信息，如下图，用下拉菜单选择填写订舱箱量、箱型尺寸、装柜状态、SOC等信息；如有两条订舱信息时，第二条订舱信息需通过点击来增加；注意：如果在此选择了拼柜，前面必须选中拼票标志。SOC为自有箱标记，Y为是，N为不是。其他信息默认带出船代中的设置。联系人信息订舱联系人信息系统自动生成，单证联系人信息必输，以便船东、船代有事时可以及时联系。录入完毕后，选择，直接向船东申请订舱，过后可在“订舱综合管理”模块查询船东确认情况；申请订舱后，可继续在在线手工订舱界面继续录入新的订舱申请。选择则将把这比资料保存到订舱草稿中去（提示：保存草稿必输项可以不输，只有在申请订舱的时候必输项必输。）。2)订舱草稿管理点击[订舱草稿管理]选项，进入订舱草稿管理概览界面。WORD完美整理版范文范例参考指导默认过滤当前日期前7天后的订舱草稿数据，若不属于此范围，请直接点击刷新或者输入查找条件；没有条件的刷新可以刷出全部订舱草稿数据。选中需要操作的资料，双击或进入点击“明细”，即可进入订舱草稿管理明细界面。可以修改订舱草稿中的任何货代填写的信息，也可以再次保存草稿，或则直接申请订舱。3)订舱综合管理（货代）WORD完美整理版范文范例参考指导点击[订舱综合管理（货代）]选项，进入货代订舱综合管理概览界面。订舱综合管理：查询货代录入的订舱资料以及船东状态；默认过滤当前日期前14天后的订舱数据，若不属于此范围，请直接点击刷新或者输入查找条件；没有条件的刷新可以刷出全部订舱数据。a)挑选船东拒绝的资料可以点击，在明细界面复制、修改资料后可重新申请订舱或保存草稿；b)亦可点击，查看明细资料；c)选中船东确认的资料，点击，可以打印订舱确认单。d)如需退载时，进入该票明细界面，点击；4)打印提箱通知WORD完美整理版范文范例参考指导点击[打印提箱通知]选项，进入打印提箱通知概览界面。默认过滤当前日期前7天后的订舱数据，若不属于此范围，请直接点击刷新或者输入查找条件；没有条件的刷新可以刷出全部订舱草稿数据。打印提箱通知：选定船东已放箱的提单号点击打印，可打印空箱提取单、打印订舱确认单等报表；5)订舱EDI查询WORD完美整理版范文范例参考指导点击[订舱EDI查询]选项，进入订舱EDI查询概览界面（如下图）。可以查询货代上传的订舱EDI报文的解报情况；6)订舱EDI上传点击[订舱EDI上传]选项，进入订舱EDI上传界面。WORD完美整理版范文范例参考指导操作步骤：点击跳出窗口，再点击在本地系统选择要上传的订舱报文，然后点击；系统支持同时上传5个订舱报文；最后点击上传报文，等待解报。3.排载管理1)排载草稿管理点击[排载草稿管理]选项，进入排载草稿管理概览界面。默认过滤当前日期前7天后开航的排载草稿数据，若不属于此范围，请直接点击刷新或者输入查找条件；没有条件的刷新可以刷出全部排载草稿数据。选定要操作的提单号，双击或点击明细进入排载草稿管理明细，在排载草稿明细中货代可以修改在申请订舱中填写的货代资料（船名航次、提单号、港口和订舱箱量等船WORD完美整理版范文范例参考指导东确认过的信息除外）。（提示：货代如要修改订舱箱量等信息可以通过电话，Email,信件等方式通知船东帮助修改。）3．1．1整柜操作进入明细界面修改资料后，按“保存草稿”按钮保存本笔资料，待以后申请排载；也可以直接按“申请排载”向船代申请排载；点击，进行整柜拆票操作，整柜拆票界面如下图订舱箱量显示当前需要拆票的订舱箱量，以提供拆票依据。在下图的操作框里逐票输入提单号，填写该票的订舱箱量后，点击；拆票后的每票提单的订舱箱量体现在明细里；若需要删除，请在明细里选择需要删除的提单号，点击删除（如上图）。点击，会提示“拆票成功”，返回排载草稿管理概览界面，在逐票进行修改后，提交排载申请，等待船代接受；（提示：订舱时的原提单号在拆票后只有船东才能看得见，货代不再使用）3．1．2拼票操作点击，出现拆票界面WORD完美整理版范文范例参考指导如按船东通知分票，就在列表填写拆票后完整的提单号，点击，会提示“拆票成功”；返回排载草稿管理概览界面，逐票点入，进行修改后，提交排载申请，等待船代接受；（如下图所示）如默认原提单号，只在提单列表里分行填写原提单号的后缀（如A,B,C…），点击，在提示“拆票成功”后，返回排载草稿管理概览界面，逐票点入，进行修改后，提交排载申请，等待船代接受；（如下图所示）（提示：原提单号自动转换成拆票后的第一票即主提单号，例HDSL0001A为主提单号）如果还要追加拆票，要在主提单号（例：HDSL0001A）的明细界面，点击，进入拆票界面，在提单列表里分行填写原提单号的后缀（如D，E…），点击，会提示“拆票成功”，返回排载草稿管理概览界面，点入该票明细，进行修改后，提交排载申请，等待船代接受；（如下图所示）WORD完美整理版范文范例参考指导2)排载综合管理（货代）点击“排载管理”下的[排载综合管理]选项，进入排载确认查询概览界面。默认过滤当前日期前7天后开航的排载数据，若不属于此范围，请直接点击刷新或者输入查找条件；没有条件的刷新可以刷出全部排载数据。在排载综合管理概览界面中货代可以查询排载确认的情况，船代状态有未处理（空），接受排载，拒绝和排载中四个状态。注意：船代状态为排载中的，货代不能进行任何操作WORD完美整理版范文范例参考指导a)选择船代接受的资料点击转到申报草稿管理；b)选择船代拒绝的资料可以点击，在明细界面复制、修改资料后可重新申请订舱或保存草稿；c)如需退载时，对选中的资料点击；d)亦可点击，查看明细资料；e)需要打印托单，点击。3)排载EDI查询点击[订舱EDI查询]选项，进入订舱EDI查询概览界面（如下图）。可以查询货代上传的订舱EDI报文的解报情况；4)排载EDI上传点击[排载EDI上传]选项，进入排载EDI上传界面。WORD完美整理版范文范例参考指导操作步骤：点击跳出窗口，再点击在本地系统选择要上传的排载报文，然后点击；系统支持同时上传5个排载报文；最后点击上传报文，等待解报。4.出口申报管理“排载综合管理（货代）”选择需要操作的提单资料后点击“装箱反馈”将该票进行申报补料的动作。1)申报草稿管理点击“申报管理”下的[申报草稿管理]选项，进入申报草稿管理概览界面。默认过滤当前日期前7天后开航的申报草稿数据，若不属于此范围，请直接点击刷新或者输入查找条件；没有条件的刷新可以刷出申报草稿数据。WORD完美整理版范文范例参考指导点击明细进入申请申报草稿明细，在申报草稿明细中货代可以反馈箱号信息。填写箱号信息：a.用户可以点“装箱”按钮，系统将自动平分货物件数，毛重，体积到各个箱子里。（箱号，封铅号除外，需要手动输入。）WORD完美整理版范文范例参考指导b.用户也可以手工填写所有箱号信息，但是必须保证所有箱子中的件数，毛重，体积加起来分别等也货物信息中总的件数，毛重，体积，否则将不能申请申报。填写好箱号信息以后就可以点击或，保存草稿或则直接向船代申请申报。委托申报：点击“委托申报”按钮，系统跳出新的窗口，如下图；选择委托公司代码，系统自动带出公司名称，然后点击委托申报。委托申报后，订舱方可到信息查询—订舱综合查询（货代）查询该票信息。2)申报综合管理（货代）点击“申报管理”下的[申报综合管理（货代）]选项，进入申报综合管理概览界面。默认过滤当前日期前7天后开航的申报数据，若不属于此范围，请直接点击刷新或者输入查找条件；没有条件的刷新可以刷出申报数据。WORD完美整理版范文范例参考指导在申报确认查询概览界面中货代可以查询船代申报确认的情况，船代状态有接受、拒绝、未处理（空）和申报中四个状态。被船代拒绝后可以重新申请申报。注意：船代