重点建设项目文件归档要求

重点建设项目文件归档要求与档案整理规范杭州市档案局郑永仙一、总则（一）项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。•（二）在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。•（三）项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。•（四）建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据相关要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。二、重点建设项目文件的收集•（一）项目文件的形成和积累•项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。•建设过程•1、项目准备阶段•建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。•2、项目施工阶段•（1）项目实行总承包的．由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。•（2）建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。•3、项目试运行阶段•试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件．（三）收集要求•1、范围要求：反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。•2、时间要求：各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。需强调的几个问题•一是区分基建档案和文书档案。若基建项目立项不成功，应将相关文件归入文书档案；在基本建设项目建设期间形成的文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等也应归入文书档案；二是加强原件的收集。形式原始性和内容原始性是档案发挥作用的基本前提。基本建设项目实行工程质量领导责任制、监理制、法人制、招投标制、合同管理制后，随着管理的规范，单位时间内文件形成的数量急剧增加，大量的施工基础资料和监理文件在施工现场形成，如若管理不善，很容易造成原件丢失；•三要注意以下材料的收集：1）在项目立项、设计阶段注意检查征地拆迁方面收集的资料是否齐全，尤其是拆迁户在拆迁过程中形成的材料。一般基本建设项目只保存了业主单位与当地政府的协议，而拆迁户的政策处理材料基本没有，这种做法容易造成档案散失，影响社会稳定。这方面材料有：•征地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图、土地勘测界址点成果材料•征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书、评估书（一户一表调查、土地勘测面积计算、拆迁房屋评估及非违章建筑证明、房屋拆迁及其电力设施迁改补偿等材料）•建设前原始地形地貌的状况图、照片等•2）应注意招投标过程中产生的资料的收集是否齐全，尤其是参加招投标专家组的人员在评议标过程中针对具体项目不同标段形成的评分表等材料，同时应加强收集未中标标书的收集；•3）工程交工验收后试运行期间材料的收集是否齐全，试运行记录是否齐全完整，竣工图是否能反映工程竣工后的真实状况，与变更是否符合；•4）声像档案的收集（包括开工典礼、重大工程质量事故等方面）是否齐全完整。收集范围包括：领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；本单位组织或参加的重要外事活动；记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象的照片；记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹以及民间风俗和著名人物的照片档案；其他具有保存价值的照片档案；•5）针对电力与企业技改重点项目档案与上述城建、水利、交通重点建设项目档案的构成有较大差别：主要由土建和设备组成，因此要注意检查电力与企业技改项目设备档案的完整性。设备档案主要包括以下内容：工艺规程、产品检验检测记录、招投标材料、合同协议、设备随机材料、设备调试记录、设备验收记录、设备维修记录、试运行记录等。•6）高技术产业化项目档案收集范围应与初步设计或建设方案批复内容为主三、项目文件的整理•（一）依据•国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范、科学技术档案案卷构成的一般要求。•行业有特殊规定的按照行业有关要求。•（二）整理的重点•着重加强案卷标题、卷内目录、竣工图、组卷等与档案检索利用有关的环节。•页号、日期、备考表等细节可适当斟酌。•组卷原则“遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用”。•落实在此就是“按项目建设程序”科学组卷•项目建设程序•1、工程准备阶段•可以归纳为：提出项目建议书→可行性研究→工程规划设计→工程计划安排→开工审批。•2、施工、监理阶段•3、竣工验收阶段•工程准备阶段文件分成七大类。即：（1）工程立项文件；（2）土地（建设用地征地拆迁）文件；（3）规划设计（勘察、测绘、设计）文件；（4）招投标文件（5）开工审批文件（6）财务文件；（7）建设、施工、监理机构及负责人。监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等立卷。一般是按单位工程立卷为多数。•施工文件立卷•施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等立卷。1、按单位工程立卷按单位工程整理立卷是经常采用的一种方法。2、按分部工程立卷分部工程是独立组织施工的基本单位，因此施工文件按分部工程整理立卷是普遍适用的。3、按专业立卷施工文件能按专业分开施工的，就应按专业整理立卷。4、按阶段立卷工程施工过程根据施工性质和时间可分成若干阶段，分阶段收集整理施工文件，完成立卷工作是符合立卷原则和施工进度要求的。竣工验收文件立卷按单位工程、专业立卷。1、按单位工程立卷按单位工程整理立卷是工程档案立卷的基本原则，竣工验收文件立卷也不例外。2、按专业立卷单位工程中每一个专业（或分部）工程施工完成后，应进行本专业（分部）工程的竣工验收，形成本专业（或分部）的工程验收文件。竣工图立卷竣工图应按单位工程、专业等立卷以建筑安装工程为例，一般分成二部分，一是综合竣工图部分，二是专业竣工图部分综合竣工图指的是建设项目平面图及竖向布置图，室外管网综合图和电气（电力、电讯、电视等系统）综合图，以及室外各专业图纸。专业竣工图是指建设项目各专业图纸，如公用建筑工程竣工图为建筑、结构、给水排水、电气、智能化等专业图纸。科学组卷•综上所述，管理性文件材料，按问题•施工（监理）基础资料，按工程部位组卷（单位、分部、分项）或•按文件材料性质+时间（工序、进度）案卷标题的拟写管理性文件材料：原文书档案三要素施工（监理）基础文件资料：案卷题名=项目名称+单位工程名称（起讫里程或结构、部位名称）+文件名称案卷分类排列•案卷数量不多可不分类•分类方法：按参建单位分类，按项目阶段排列•案卷排列顺序：基本按照《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》中附表的顺序进行•《科技档案案卷构成的一般要求》•（GB/T11822—2008）基本要求（1）竣工图必须是新图（2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。（3）应有竣工图编制说明。一个项目或单位工程应有编制总说明，每一册案卷应有本册编制说明。阐明竣工图编制依据、原则、变更情况、设计与竣工图数量对照等。（4）审核发现竣工图不准确或短缺的，要及时修改补齐。竣工图编制要求与方法（5）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。（6）国外引进的项目、引进技术或由外方承包的项目，外方提供的竣工图由外方签字。竣工图编制几种方法（1）没有变更的，在原施工图上盖竣工图章即可。（2）少量的一般性的变更，在原施工图上用杠改、划改、圈改等方式进行更改。（3）重大变更或更改面积在35%以上的,要重新制作竣工图.（4）更改后原图图号不变.重做的竣工图可在图标栏加上“竣工阶段”或图号后加“竣”字.规范使用竣工图章•用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。•所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章.行业规定设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并填写相关内容.•竣工图章内容填写齐全、清楚，不得代签。编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人6080四、档案专项验收程序•关于强县扩权的档案专项验收补充•B类省级重点建设项目竣工档案专项验收；•市级重点建设项目竣工档案专项验收；•县级重点建设项目竣工档案专项验收•B类项目的定义A类：由省管理考核的项目B类：由各市管理考核的项目•具体流程•建设单位提出申请•档案行政管理部门受理•申请条件•1、主体工程、辅助工程和公用设施，已按批准的设计文件要求建成；•2、工程档案已按照国家有关规定做好如下工作：•（1）工程全过程档案已收集齐全并规范整理；•（2）编制案卷目录和工程简介；•（3）配备符合档案管理要求的工作间、阅览室和适宜的库房、必要的设施；•3、其他各项工作已按《浙江省省级重点建设项目竣工档案专项验收管理办法》要求完成。•报送材料•申请单位根据重点建设项目级别相应向省、市、县档案局报送申请材料；•档案部门受理•省、市档案局受理后，将委托县档案局组织档案专项验收，县档案局出具初步验收意见，报省、市档案局；县级重点建设项目由县档案局直接受理，组织档案专项验收；•各级重点建设项目相应由省、市、县档案局根据初步验收意见作出准予/不准予行政许可的决定。•2、档案行政许可申请表的填写•申请人证照编号：组织机构代码证编号•申请事项：XX项目档案专项验收•材料目录：XX项目档案专项验收请示文件•自查评分表•项目档案情况汇报专项验收自查汇报的起草•一、项目概况（项目建设依据、总投资、主要建设内容、主体工程开工时间、主体工程完工时间）•二、项目档案工作基本情况•（一）档案工作基础管理介绍•1、组织领导与管理体系情况•分管领导落实、思想认识、重视支持等•项目档案管理的归口部门•建设单位及施工、设计、监理等单位专兼职档案人员管理网络组成及素质情况•项目建设单位对项目档案工作进行监督指导•2、档案管理制度与控制措施•项目档案编制办法•项目档案管理办法•项目文件归档范围和保管期限表•竣工图编制办法等的制订与编制情况•是否做到几个“纳入”•纳入工程质量检查内容•纳入地质勘探和设计合同，并明确档案整理标准和收集范围•纳入施工与监理合同，并明确档案整理标准和收集范围•档案检查验收工作与工程进度检查、工程中间验收、交工验收同步•3、档案硬件建设•库房条件•设施设备•（二）项目文件材料的形成、积累、整理与归档工作情况；项目档案的完整、准确、系统情况•1、收集工作•项目前期文件、施工、监理设备安装、交工、系统调试运行各阶段和项目声像、电子文件、实物等特种载体档案的收集情况、档案数量•2、项目文件质量•施工技术、监理等文件编制完整性、有效性•竣工图编制的规范性•3、项目档案的接收、管理、移交工作情况•4、整理工作•分类、组卷、编目、保管期限划分等业务情况•5、检索工具编制6、利用工作•在施工、管理中的作用•档案信息化及信息安全工作•数字化加工•登记备份•三、存在问题及对策其他事项•1、正确树立建设单位与档案中介服务的关系•2、共性问题•不进行档案专项验收、非B类项目按B类处理；•整理不规范、缺竣工图、无法检索；•信息化程度、信息安全意识差等•谢谢大家！