高效管理电子邮件

--李志坚2009.07面临的问题邮件很多不容易找到需要的邮件不知道怎么合理归类邮件减负！1.减少邮件数量2.提高邮件质量3.“同化”他人30x5=150150x240/60/8=7530x5=150150x240/60*20=12000减少数量--少发-少收1.必要？2.合适？3.目标正确？是否必要？？？？？？？ＦＹＩ－－没时间阅读琐碎的感谢信多余的邮件－－反复转发不完整的邮件－－没有一次性发出可搜索到的信息－－也用邮件发发出的邮件是否合适？？？？是否符合法律规定是否职业化是否会引起他人误解或反感２４Ｈ原则目标是否正确少用“回复所有人”－－同步讨论ＮＲＮ，ＮＴＮ少用抄送和群发抄送的理由：自我显示客气敷衍给人难堪以防万一提高电子邮件质量A-B-C电子邮件质量工具ActionBackgroundCloseAction行动简述A•简单列明需要采取的行动、关键点，或特殊目的•点明前后关系，做到明白无误Close结尾Background背景C•下一步行动和小提示•使用带职务和联系信息的自动落款B•清晰、简洁、相关•使用分点和数字来雕塑主体•使用清晰的黑体字来总结个段落。ActionA用简短的一句话概括邮件主旨同时用简练的语言辅助说明C更多的客套话下一步行动—展望签名—职业化形象B思路清晰，循序有逻辑文字尽量在一个屏幕也内突出重点准确描述和控制附件主题例如“Action”、“Infor”、“Request”、”Confirmed”、”Delivery”例如：Delivery：工程部开会-6/25-15:00，小会议室Endofmessage.信息辅导，以期持续效果接受辅导自我辅导辅导他人•让所有人提供的反馈建议•每周询问团队成员对邮件的反馈意见实施上述方法，并询问反馈让其他人也养成同样的习惯COAT1Client团队内外的客户2Output团队的产品和服务3Team团队4Admin管理—非核心工作任务财务部行政部市场部模具部供应商项目A项目B项目C个人信息规章制度报表Butler集团的报告所声明的那样：“企业必须接受的事实是公共电子邮件系统无法提供有效的电子邮件管理工作。”类似的，公共电子邮件系统，特别是电子邮件用户不应该依赖于所提供的安全手段以及那些使用web邮件作为备份的选择。该报告认为电子邮件不是一种安全的传输手段，并且建议用户大量使用数字证书和安全网站来传输内容。习惯每日清空收件箱自动收发不要过于频繁收到邮件即时处理随时分门别类如何设置邮件自动归类12如何设置邮件自动归类345选择要过滤的规则6然后定义规则6例如定义规则如下：