office-WORD高级应用

第1章Word高级应用MicrosoftOffice概述MicrosoftOffice是一套由微软公司开发的办公软件，它为MicrosoftWindows和AppleMacintosh操作系统而开发。与办公室应用程序一样，它包括联合的服务器和基于互联网的服务。Office最初出现于九十年代早期，最初是一个推广名称，指一些以前曾单独发售的软件的合集。当时主要的推广重点是购买合集比单独购买要省很多钱。WordMicrosoftWord是文字处理软件。它被认为是Office的主要程序。它在文字处理软件市场上拥有统治份额。它私有的DOC格式被尊为一个行业的标准。Word也适宜某些版本的MicrosoftWorks。它适宜Windows和Macintosh平台。主要竞争者是OpenOffice.orgWriter、StarOffice、CorelWordPerfect和ApplePages。本章主要内容：1.1格式设置1.2版面设计1.3域1.4文档修订1.5邮件合并1.1格式设置1.1.1样式1.1.2模板1.1.3脚注和尾注1.1.4题注和交叉引用1.1.1样式样式：应用于文档中的文本、表格和列表的格式设置特性的组合，并将这一组合作为集合加以命名和存储。样式类型：1)段落样式2)字符样式3)表格样式4)列表样式1.1.1样式1.应用样式步骤如下：1)选中文字，或将插入点定位到目标文字所在行。2)单击“格式”菜单的“样式和格式”命令，窗口右侧出现的“样式和格式”窗格。3)在要应用的格式栏中单击一种样式，该文字即应用了选中的样式。1.1.1样式2.修改样式1)在“样式和格式”窗格中右击某样式。2)在快捷菜单中单击“修改…”命令，出现“修改样式”对话框。3)“修改样式”对话框中，可以设置字体、字号和对齐方式等。单击“格式”按钮，可以展开更多的设置项进行设置修改。4)单击“修改样式”对话框中的“确定”按钮完成样式的修改。1.1.1样式3.新建样式1)在“样式和格式”任务窗格中，单击“新样式”。2)在“名称”框中键入样式的名称。3)在“样式类型”框中，单击“段落”、“字符”、“表格”或“列表”指定所创建的样式类型。4)选择所需的选项，或者单击“格式”按钮以便看到更多的选项。5)单击“确定”按钮。4.删除样式1.1.2模板模板是一种带有特定格式的、扩展名为.dot的文件。包含了文件的样式和页面布局等元素。任何MicrosoftWord文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置。1.应用模板创建文档1）应用模板创建文档单击“文件”菜单的“新建”命令，出现“新建文档”任务窗格。2）在“模板”选项中单击“本机上的模板”链接打开模板对话框。3）在该对话框中选择需要的模板类型，然后单击“确定”按钮。2.加载共用模板加载共用模板的操作步骤如下：（1）单击“工具”菜单，选择“模板和加载项”菜单命令，出现“模板和加载项”对话框。（2）选择“模板”选项卡，在“共用模板及加载项”项目中单击“添加”按钮，弹出“添加模板”对话框。（3）选择需要的模板文件，单击“确定”按钮返回“模板和加载项”对话框。（4）单击“确定”按钮，一个共用模板即加载成功。3.修改模板1）单击“文件”菜单上的“打开”命令，然后找到并打开要修改的模板。如果“打开”对话框中没有列出任何模板，单击“文件类型”列表框旁边的下箭头按钮，选择“文档模板”。2）更改模板中的文本和图形、样式、格式、宏、自动图文集词条、工具栏、菜单设置和快捷键。3）在“常用”工具栏，单击“保存”按钮C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Templates\20521.1.2模板4.创建模板1）根据已有文档创建模板①在“文件”菜单上，单击“打开”命令，打开需要作为模板的文档。②单击“文件”菜单上的“另存为命令，打开“另存为”对话框。③在“保存类型”下拉列表框中选择“文档模板”，在“文件名”框中输入新模板的名称。然后单击“保存”按钮。1.1.2模板2）根据已有模板创建新模板①单击“文件”菜单中的“新建”命令，出现“新建文档”任务窗格。②在“模板”项目中，单击“本机上的模板”文字链接，打开“模板”对话框。③选择需要的模板，再单击“新建”下的“模板”单选按钮，然后单击“确定”按钮。④单击“文件”菜单中的“另存为”命令保存模板。1.1.3脚注和尾注脚注和尾注用于文档和书籍中，以显示引用资料的来源或者输入说明性或补充性的信息。1）脚注对文档内容进行注释说明，2）尾注说明引用的文献。3）脚注位于页面的底部。4）尾注则位于文档的结尾处。脚注或尾注由相互链接的两部分组成:1）注释引用标记2)注释文本1.1.3脚注和尾注1．创建脚注和尾注1）打开“插入”菜单，单击“引用”下的“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框。2）单击“脚注”或“尾注”，再单击该对话框底部的“插入”按钮。1.1.3脚注和尾注2．修改或删除脚注或尾注分隔符1）切换至普通视图。单击“视图”菜单中的“脚注”命令。2）在注释窗格中，单击“脚注”或“尾注”下拉列表框中选择要更改或删除的分隔符类型并作出修改。3.脚注和尾注之间的转换1）一个或多个脚注或尾注的转换选择“视图”“脚注”命令，右击要转换的注释。2）所有尾注或脚注的转换,选择“插入”“引用”“脚注和尾注”命令，单击“转换”按钮4.删除脚注和尾注删除文档窗口中的注释引用标记，删除后自动对注释进行重新编号。1.1.4题注和交叉引用题注是可以添加到表格、图表、公式或其他项目上的编号标签。1)自动添加题注2)手动添加题注。交叉引用是对文档中其他位置的内容的引用。例如，“请参阅图表1”，“如表1-1所示”等。使用题注功能可以保证长文档中图片、表格或图表等项目能够顺序地自动编号。如果移动、插入或删除带题注的项目时，Word可以自动更新题注的编号。而且一旦某一项目带有题注，还可以对其进行交叉引用。1.1.4题注和交叉引用1.手动添加题注①选择要为其添加题注的项目，打开“插入”菜单，单击“引用”下的“题注”命令，显示“题注”对话框。②在“标签”列表中，选择最能准确描述对象的标签，如“图表”、“公式”等。也可以单击“新建标签”按钮自定义新的标签。③单击“编号”按钮，显示“题注编号”对话框，设置编号格式。单击“确定”按钮，返回“题注”对话框。④单击“确定”按钮。2.自动添加题注在文档中插入图片、公式或图表等项目时，可以设定Word自动给插入的项目加上题注。按照下述步骤进行：（1）打开【题注】对话框，单击【自动插入题注】按钮。弹出【自动插入题注】对话框。（2）在【插入时添加题注】列表框中选择要添加题注的项目。（3）在【使用标签】列表框中选择需要的标签。（4）在【位置】列表框中选择题注出现的位置。（5）如果要修改用于题注的编号格式，请选择【编号】按钮，再选择需要的编号格式。（6）如果没有合适的标签选择，可以单击【新建标签】创建新的标签1.1.4题注和交叉引用1.交叉引用交叉引用是对MicrosoftWord文档中其他位置的内容的引用，可为标题、脚注、书签、题注、编号段落等创建交叉引用。创建交叉引用之后，可以改变交叉引用的引用内容。例如，可将引用的内容从页码改为段落编号。2.创建交叉引用创建的交叉引用仅可以引用同一文档的项目，交叉引用的项目必须已经存在。创建交叉引用的操作步骤：①在文档中，输入交叉引用开头的介绍文字，如“相关信息，请参阅”、“如[交叉引用]所示”等。②打开“插入”菜单，单击“引用”下的“交叉引用”命令，显示“交叉引用”对话框。1）在“引用类型”下拉列表框右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中看到，Word可以对编号项、标题、书签、脚注、尾注、表格、公式和图表等内容进行引用。2）在“引用内容”下拉列表框中，选择要在文档中插入的信息，如“整项题注”、“只有标签和标号”等3）在“引用哪一个题注”列表框中，选择要引用的特定项目。4）若选中“插入为超链接”复选框，可以通过交叉引用直接跳转到所引用的项目。5）“包括见上方/见下方”复选框用于包含引用项目的相对位置信息。1.1.4题注和交叉引用3.更新交叉引用①若要更新特定的交叉引用，选定该引用；要更新所有的交叉引用，则需选定整篇文档。②右击所选项，然后单击快捷菜单中的“更新域”；或者按F9来更新交叉引用。1.2版面设计1.2.1视图方式1.2.2页面设置1.2.3分隔符1.2.4页眉和页脚1.2.5页码1.2.6目录和索引1.2.1视图方式1）普通视图2）Web版式视图3）页面视图4）阅读版式视图5）大纲视图视图方式与全屏显示1.2.2页面设置页面设置包括文档的排版以及纸张的大小。1）单击“文件”菜单的“页面设置”命令，即可打开“页面设置”对话框。2）在“页面设置”对话框中所作的设置，默认作用于整篇文档，也可选择作用于插入点之后。3）若根据需要对文档预先进行分节，则可以在不同的节中单独进行页面设置，以体现版面设计的灵活性和多样性。1.2.3分隔符WORD文档中，段落之间用换行符分隔。多个段落组成页面，页面之间有分页符。分栏符可以调节文字排版。分节符可以将文档分成多节，每个节的文档可以保持独立的版面形式。•1）换行符•2）分栏符•3）分页符•4）分节符1）换行符“Enter”作为段落的结束，叫硬回车，每个段落可以设计独立的段落格式。有时需要文档分行显示，不分段，保持段落格式一致。方法:“插入”“分隔符”“换行符”2）分栏符选择“格式”“分栏”命令。令某一内容出现在下栏的顶部，可用插入分栏符的方法：1）在页面视图中，将插入点置于另起新栏的位置。2)选择“插入”“分隔符”命令，出现分隔符对话框。3)在分隔符类型中选择“分栏符”命令。3）分页符插入手动分页符，分页符插入后，自动占一行。1.选择“插入”“分页符”命令，出现分隔符对话框。2.在分隔符类型中选择“分栏符”命令。3.页面视图下，分页符不显示，要删除分页符，切换到普通视图下，单击分页符，“Delete”。4)分节符“节”是文档格式化的最大单位。默认方式下，Word将整个文档视为一“节”，故对文档的页面设置是应用于整篇文档的。若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局，只需插入“分节符”将文档分成几“节”，然后根据需要设置每“节”的格式即可。1.插入“分节符”（1）单击需要插入分节符的位置。（2）单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框。（3）在“分节符类型”中选择需要的分节符类型。分节符中存储了“节”的格式设置信息，分节符只能控制它前面文字的格式。插入分节符后，若要使当前节的“页面设置”与其他节不同，只要选择“文件”菜单中的“页面设置”，打开页面设置对话框，在“应用于”下拉列表框中，选择“本节”选项即可。2.删除分节符切换到普通视图方式下，就会看到双虚线分节符。用鼠标单击分节符，然后按一下键盘上的【Delete】键，分节符就被删除了。3.可以更改的节格式：1）页边距2）纸张大小或方向3）打印机纸张来源4）页面边框5）垂直对齐方式6）页眉和页脚7）分栏8）页码编排9）行号10）脚注和尾注注意：1）切记分节符控制其前面文字的节格式。2）如果删除某个分节符，其前面的文字将合并到后面的节中，并且采用后者的格式设置。3）文档的最后一个段落标记控制文档最后一节的节格式。1.2.4页眉和页脚页眉和页脚一般用于显示文档的附加信息，包括文档名、作者名、章节名、页码、编辑日期、时间、图片以及其它一些域等。页眉位于上页边区，页脚位于下页边区。1.2.4页眉和页脚1.设置页眉和页脚单击“视图”菜单的“页眉和页脚”命令，出现“页眉和页脚”工具栏。2．奇偶页不同的页眉和页脚（1）单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设置”按钮。（2）选择“版式”选项卡，在“页眉和页脚”项目栏选中“奇偶页不同”复选框，然后单击“确定”按钮。（3）在“奇数页页眉”区中输入内容后，单击“页眉和页脚”工具栏的“显示下一项”按钮，转换到“偶数页页眉”编辑状态。注意：1）文档被分成多个节，完成当前节的设置，单击“页眉和页