项目3会展项目计划

会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵会展项目计划概述一会展项目范围计划二会展项目进度计划三会展项目成本计划四会展项目质量计划五会展项目沟通计划六会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵【目的要求】熟悉会展项目计划的基本概念，掌握会展项目计划中的范围计划、进度计划、质量计划和沟通计划的编制。【重点难点】会展项目计划中的范围计划、进度计划、质量计划和沟通计划的编制。【教学方法】提问式启发讲授、讨论和发现法。【教学手段】多媒体教学【教学时数】6节【教学过程】教学方案会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵会展项目可行性研究的编写规范？会展立项策划书的主要内容？12会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵LastModified:2004兺06懍14粧10:19湰屃一．总论二．项目背景和发展概况三．项目SWOT分析与定位四．项目规模与客源分析五．项目营销思路六．项目选址与建设内容七．项目组织管理模式与运营安排八．投资估算与资金筹措九．项目风险与对策分析一○．财务、经济和社会等效益评价一一．结论和建议会展项目可行性报告编写规范会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵一．市场环境二．基本框架三．展会价格及初步预算四．人员分工五．招展计划六．招商计划七．宣传推广八．进度计划九．开幕式和现场管理一○．相关活动计划一一．会展的结算计划立项策划书会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵会展项目计划概述一（一）会展项目计划的内涵（二）会展项目计划的要素（三）会展项目计划的作用（四）制定会展项目计划的程序（五）会展项目计划内容会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵（一）会展项目计划的内涵1、会展项目计划：是根据项目策划所选定的会展项目主题，确定会展项目所要完成的目标，并制定为实现这些目标的进度计划和预算安排。2、会展项目计划需要解决的5个问题：图1会展项目计划的“5个W”WhatHowWhoWhenHowmuch会展项目目标何事如何何人何时多少分解及执行完成任务会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵项目章程1计划目标2项目范围3进度计划4资源配置5（二）会展项目计划的要素67评估潜在问题会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵项目章程1（二）会展项目计划的要素是关于一个项目的简要概括，主要是为了让组织的最高领导层或会展活动的委托者了解项目的目标和大概情况。主要包括：项目目标说明、与组织整体目标之间的关系、项目的组织结构、项目的主要事件和进度安排。2计划目标确定计划目标是会展项目计划的首要任务。目标的分解：总目标子目标子子目标明确目标是制定计划的第一步。目标所涉及的主体众多，不同的主体有不同的目标，因此制定展览计划时应考虑多方需求，使展览目标尽量具有体系性，以满足多方的需求。满足各利益相关者的利益要求。满足可行性的要求会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵项目范围3进度计划4（二）会展项目计划的要素包括的内容：（1）确定参会商，参展商；（2）观众商和普通观众的确定；（3）制定合适的营销战略；（4）确定会展服务的范围；（5）展会现场的管理；（6）会展评估工作（1）进度计划是表达会展项目中各项工作的开展顺序、开始完成时间及相互衔接关系的计划。（2）进度计划主要是安排具有里程碑意义的事件执行时间。会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵资源配置5（二）会展项目计划的要素67评估潜在问题包括3个方面：（1）人力资源预算；（2）物资资源的配置；（3）财力的配置是会展项目流程中一个非常重要的步骤，是会展项目的收尾工作。（1）会展业的敏感性要求要关注外界环境和突发事件的影响。（2）作为会展项目的管理者，一定要在会展计划时就充分考虑到会有哪些危机事件发生，并在项目早期就做出相应的处理危机的计划工作。会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵（三）会展项目计划的作用1、明确目标。清晰表述会展项目的总目标和各阶段目标，并以书面的整体计划形式下达到每个项目小组成员手中，使每个成员非常清楚项目的目标，有助于项目小组成员齐心协力，为完成项目目标而协调工作。2、明确任务。可以确定为完成会展项目目标所需的各项任务，每一项任务的开始时间、所需时间和结束时间，一控制每项任务的时间进度。3、资源配置。确定各项任务所需的资源，包括人力、物力和财力资源，制定各项资源的预算，吧最适合的人员、物资和资金分配给最合适的工作。4、明确工作职责。确定会展项目小组各成员的工作责任范围和地位以及相应的职权，以便各成员按计划要求实施工作，最大限度的降低风险。5、所确定的各项工作任务和阶段性目标是项目控制的前提和基础。会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵2、项目工作分解3、为各项任务确定时间4、分配资源5、制定最初计划6、召开会议征集意见，调整计划1、确定会展项目目标7、最终确定计划（四）制定会展项目计划的程序会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵1、项目范围计划确定项目范围并编写项目说明书的过程。项目范围说明书说明了为什么要进行这个项目，形成项目的基本框架，使项目所有者或管理者能够系统地、逻辑地分析项目关键问题及项目形成中的相互作用要素，使项目的有关利益人在项目实施前或项目有关文件书写前，能就项目的基本内容和结构达成一致。2、项目进度计划进度计划是表达项目中各项工作的开展顺序、开始及完成时间及相互衔接关系的计划。进度计划是根据实际条件和合同要求，以项目的交付使用时间为目标，按照合理是顺序所安排的实施日程。3、项目资源计划资源计划就是要决定在每一项工作中用什么样的资源以及在各个阶段用多少资源。资源计划必然和费用估算联系在一起，是费用估算的基础。会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵1、项目范围计划确定项目范围并编写项目说明书的过程。项目范围说明书说明了为什么要进行这个项目，形成项目的基本框架，使项目所有者或管理者能够系统地、逻辑地分析项目关键问题及项目形成中的相互作用要素，使项目的有关利益人在项目实施前或项目有关文件书写前，能就项目的基本内容和结构达成一致。2、项目进度计划进度计划是表达项目中各项工作的开展顺序、开始及完成时间及相互衔接关系的计划。进度计划是根据实际条件和合同要求，以项目的交付使用时间为目标，按照合理是顺序所安排的实施日程。3、项目资源计划资源计划就是要决定在每一项工作中用什么样的资源以及在各个阶段用多少资源。资源计划必然和费用估算联系在一起，是费用估算的基础。（五）会展项目计划内容会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵会展项目范围计划二（一）会展项目范围的含义（二）定义会展项目范围（三）会展项目范围计划的内容会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵根据美国项目管理协会的定义：项目范围包括项目的产出物范围，项目的工作范围。项目范围是构成项目目标的最重要的一个要素，它定义了这个项目最终完成的是什么。项目范围是对项目结果或使命的定义---向你的顾客提供什么样的产品或者服务，首要的目标是尽可能明确的定义向最终用户提供的可交付物，从而使项目计划目标集中。项目范围是将项目计划所有要素联系起来的基点。会展项目范围计划二（一）会展项目范围的含义阅读P77-78资料，进一步认识会展项目范围会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵1.会展项目范围定义的概念项目范围定义就是把会展项目可交付成果分解成较小的且更容易管理的单元。2.工作分解结构(WBS)什么是WBS？——项目→任务→工作→日常活动WBS的表现形式——树形；列表；气泡图。WBS的编码方法——至上而下；集思广益；模板法。（二）定义会展项目范围会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵图3.1树形结构WBS会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵图3.2列表形式WBS图会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵图3.3气泡图形式的WBS图会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵图3.4奥运会WBS工作编码会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵会展项目范围计划编制是将完成展会活动所需进行的项目工作进行逐步明确和归纳，并最终形成书面材料的过程。1、项目范围综述举办展会的理由活动目标项目的工作分解结构2、项目范围综述的相关支持细节3、项目范围管理计划（三）会展项目范围计划的内容会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵会展项目进度计划三（一）会展项目进度计划概述（二）会展项目活动定义（三）会展项目活动排序（四）会展项目活动时间估算（五）制定会展项目进度计划会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵项目进度计划是在拟定年度或实施阶段完成投资的基础上，根据相应的工程量和工期要求，对各项工作的起止时间、相互衔接协调关系所拟定的计划，同时对完成各项工作所需的劳力、材料、设备的供应做出具体安排。每一个项目都有一个明确的进度要求，项目的管理活动必须确保项目在指定的时间内实现目标任务。图3.5项目进度计划包括的步骤（一）会展项目进度计划概述会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵活动是项目过程中最基本的工作单元。图3.6某庆典活动的WBS（二）会展项目活动定义会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵1.会展项目活动的关系(1)按已知的“最好做法”来安排关系(2)为照顾活动的某些特殊性而对活动顺序做出安排2.项目网络图(1)前导图法(PDM)又被称为节点表示法图3.7前导图法(PDM)（三）会展项目活动排序图3.8前导图中的节点时间表示图3.9活动信赖关系图会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵图3.10箭线图法(ADM)(2)箭线图法(ADM)又被称为箭头表示法图3.11虚活动表示图阅读课本P87-89材料3会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵（四）会展项目活动时间估算为确保会展项目以合理的进度执行，使会展企业和客户在有限成本约束下发挥最大时间效率，会展企业需要科学估算承办某主题项目可能需要的时间。1.影响会展项目活动时间的因素(1)工作能力和效率(2)项目计划的调整(3)突发事件2.会展项目时间估算的方法会展项目时间估算的目的，是为了对分解出来的项目活动完成时间进行估计，从而制订出完整的计划确保项目目标的实现。(1)经验类比法(2)专家判断法(德尔菲法)(3)资料统计法(4)三时估计法会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵在确定了会展项目的活动定义、活动排序和时间估算后，就可以开始制订会展项目的进度计划。1.编制会展项目进度计划的方法(1)甘特图（五）制定会展项目进度计划会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵(2)里程碑法会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵(3)关键路径法7准备资料袋市场部20265285315345608安排工作人员办公室50265315295345309落实会场布置办公室1203154533454653010确认与会者形成安排市场部1503454953755253011安排接送与会者办公室4049553552556530会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵2.会展进度编制工具比较3.会展项目进度计划方法的选择(1)会展项目的规模大小(2)会展项目的复杂程度(3)会展项目的紧急性(4)总进度是否由一两项关键事项决定(5)预算会展项目管理版权：贵州商业高等专科学校旅游系•唐明贵会展项目成本计划工作是一项非常重要的工作，不仅仅是几张计划表的编制，更重要的是项目成本管理的决策过程，即选定技术上可行、经济上合理的最优方案。1.会展项目成本和成本计划（1）会展项目成本—资源计划—成本估算—成本预算—成本控制（2）项目成本计划2.会展项目成本计划编制（1）会展项目成本编制程序—收集和整理资料—确定会展项目