项目二系统操作与系统管理-PowerPointPres

成都职业技术学院财经学院会计电算化教案项目二系统操作与系统管理成都职业技术学院财经学院【教学目的与要求】理解账套和年度账，系统管理员和账套主管的区别掌握系统管理员与账套主管的职责与权限理解系统运行安全和数据安全的重要性理解企业基础档案设置的重要性成都职业技术学院财经学院2．1系统管理2．1．1启用会计信息系统1．新用户操作流程安装启动系统管理模块设置操作员新建账套设置操作员权限启动其他系统成都职业技术学院财经学院2．老用户操作流程启用系统管理建立新年度账结转上年数据启动其他系统设置操作员权限进入新年度操作成都职业技术学院财经学院2．1．2系统管理的主要功能1．账套管理账套即指一组相互关联的数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统可以拥有多个账套。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。2．年度账管理年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据3．操作权限的集中管理以及安全机制的统一设立操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员并为操作员分配一定的权限；设立统一的安全机制，其中包括数据库的备份、功能列表及上机日志。成都职业技术学院财经学院2．1．3系统管理的启动启动系统管理将涉及诸多具体管理的操作过程，下面以用友财务软件为例进行具体说明。首先选择桌面上的“开始”菜单，依次指向“程序”、“系统服务”，最后单击“系统管理”，即可启动。打开“系统管理”窗口。成都职业技术学院财经学院1．注册(1)系统管理员与账套主管①系统管理员系统管理员还可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。成都职业技术学院财经学院②账套主管账套主管负责所选账套的维护工作，其中主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出和各子系统的年末结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置。（2）“注册”操作进入系统管理员登录界面，输入系统管理员权限密码并确认，即可注册。此时，在“系统管理”界面的左下角会指明注册为“系统管理员”。成都职业技术学院财经学院2．“配置”操作系统管理可以对系统的数据进行自动备份，以增强系统数据的安全性。用户可以通过系统管理中的配置功能，来对系统数据的备份方式进行设置，使之能够更好地满足用户的使用要求。在此，用户可以决定是否使用“自动备份”功能，还可指定备份路径。此外，用户还可以指定自动卸载时间。自动卸载是指系统管理中没有任何功能任务登录的时间超过了一个固定值，系统管理便自动终止服务，自动卸载下来。这个固定时间段可以由用户在界面中自行指定。3．“注销”操作系统菜单下的“注销”，可以将旧的注册注销掉，重新进行注册。成都职业技术学院财经学院2．1．4设置操作员及权限管理1．操作员设置只有系统管理员才有权利设置操作员。因此，定义系统操作员时，必须以系统管理员的身份注册进入系统管理，然后进入“操作员管理”界面，在该界面中，可以进行操作员的维护工作。如下图所示：成都职业技术学院财经学院（1）增加操作员如图所示，单击“增加”，输入编号“101”，输入姓名“李乐”，输入所属部门“财务部”，单击“增加”。成都职业技术学院财经学院（2）修改和删除操作员在“操作员管理”界面，选中一操作员，运用“修改”或“删除”按钮，即可实现对该操作员的修改或删除操作。但所设置的操作员用户一旦以其身份进入过系统（即该操作员已被启用），便不能被修改和删除。（3）刷新在“操作员管理”界面上，“刷新”按钮的作用是根据系统中有关操作员用户的变化来适时地刷新系统管理中有关操作员设置的内容，此功能在网络版时尤其重要。成都职业技术学院财经学院2．“权限设置”操作（1）设定或取消账套主管在“操作员权限”界面中，用户首先在左边窗口选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员，然后在界面最上一行选择账套，最后用鼠标单击旁边的账套主管标记。成都职业技术学院财经学院（2）增加操作员权限①如图所示，在左侧选中操作员“李乐”，在右侧选中“888成都东方有限公司账套”，选中期间“200７”年，在账套前面“账套主管”前打上对勾，在“设置操作员:［101］会计主管权限吗?”中，选择“是”。成都职业技术学院财经学院②在“操作员权限”窗口中，选中操作员“张山”，单击“增加”，选中“888”账套，选中会计期间“200７”年。③如图所示，在总账前空白处单击，在右侧“填制凭证”前双击，赋予“张山”填制凭证权限，单击“确定”。成都职业技术学院财经学院（3）删除操作员权限系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作已拥有的权限进行删除。方法是：首先在界面右侧的权限显示区点取欲被删除的权限，然后单击“删除”按钮，此时系统将自动弹出一个对话框弹出一个对话框以供用户对该删除操作进行确认。成都职业技术学院财经学院2．1．5账套管理1．建立账套设定操作员之后、进行系统之前，首先应该为本单位建立一个账套。以系统管理员的身份注册进入系统管理。在系统管理界面账套菜单下，进入创建账套界面。跟随建账套向导，创建账套的过程分为以下5步：（1）单击“账套”，选中“建立”单击。（2）如图，输入账套号“888”，输入账套名称“成都东方有限公司”，输入启用会计期间“200７年３月”，单击“下一步”。成都职业技术学院财经学院（2）输入单位信息如图所示，输入单位名称“沈阳市华旭集团有限责任公司”，输入单位简称“东方”，输入单位地址“成都市三友街888号”，输入法人代表“王一”，输入电话“02８-12345678”，输入税号“123456789”，单击“下一步”。成都职业技术学院财经学院（3）输入核算信息如图所示，输入本币代码“RMB”，输入本币名称“人民币”，选择企业类型“工业”，选择行业性质“股份制”，选定“按行业性质预置科目”选项，单击“下一步”。成都职业技术学院财经学院（4）输入基础信息选项如图所示，根据单位的实际情况，决定选中某些项。在本例中分别选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”、“有无外币核算”。如果不能确定是否进行分类核算，在此可以不进行设置，等分销软件启用时再进行设置。单击“完成”，在“可以创建账套了么?”中选择“是”成都职业技术学院财经学院（5）完成“基础信息设置”账套建立后，系统将分别提示设置“基础信息设置”，即“分类编码方案”和“数据精度定义”，完成上述设置后账套创建成功。如图所示:成都职业技术学院财经学院2．修改账套用户可以通过修改账套功能，查看或修改账套信息。以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面，在此进行账套修改。系统自动列出所选账套的账套信息、单位信息、核算信息和基础设置信息，账套主管可根据自己的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。只有账套主管才有权限修改相应的账套。3．账套的引入和输出（1）账套的输出成都职业技术学院财经学院（1）在“系统管理”窗口中单击“账套”，选中“输出”，在账套号中选中“888”账套，如果要删除当前账套，则在“删除当前输出账套”前打上对勾;如不删除可直接单击“确认”。（2）在“选择备份目标”中，选中E盘，找到事先建立的文件夹q，双击打开，单击“确认”，然后系统开始备份，备份后出现提示“硬盘备份完毕!”。成都职业技术学院财经学院(2)账套的输入首先,在“系统管理”窗口中单击“账套”，选中“引入”，如图所示，选中E盘中的名为q的文件夹并双击打开，选中账套文件后单击“打开”。其次,当出现窗口询问““此项操作将覆盖［888］账套当前的所有信息，继续吗?”时单击“是”，完成账套引入。2．1．6年度账管理年度账套管理由账套主管负责，包括年度账套的建立、引入和输出、结转上年数据和清空年度数据等。成都职业技术学院财经学院2．1．7使用视图视图主要包括3个部分，即刷新、清除异常任务和上机日志。1．刷新系统管理可以随时将正在登录到系统管理的子系统及其正在执行的功能在界面列示出来。这些随时可能改变的内容将根据系统的执行情况自动变化。如果想看最新情况，可以在“系统管理”窗口中单击“视图”后选中“刷新”即可。2．清除异常任务在操作软件的过程中，如果出现网络阻断、死机等异常现象，则单击“视图”后选中“清除异常任务”，系统会把这些异常任务所申请的系统资源予以释放，使系统恢复正常。3．上机日志为了保证账套数据的安全，为审计留下更充足的线索，系统可以随时对系统的操作员、操作起止时间、操作的具体内容进行自动记录，形成上机日志。单击“视图”按钮后选中“上机日志”，可以利用其中的“过滤”按钮，输入过滤条件后，单击“确认”按钮，即可查看各个操作员的上机日志。如果想看最新的上机日志，可以单击“刷新”，将上机日志的内容进行刷新。成都职业技术学院财经学院2．2基础设置(1)点击“开始”选中“程序”选中“用友财务及企业管理软件UFERP-M811”选择“系统控制台”，进入“系统控制台”。（2）在账套中选择“888”账套，会计年度选中“2001”，输入操作日期，选择用户“李乐”，单击“确定”。（3）单击“基础设置”，进入基础设置主界面，如图所示。成都职业技术学院财经学院2．2．1基本信息设置1．编码方案为了便于用户进行分级核算、统计和管理，系统可以对基础数据的编码进行分级设置，可分级设置的内容有：科目编码、存货分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、收发类别编码、部门编码、结算方式编码、地区分类编码和成本对象编码等。（1）设置编码方案编码方案设置是按照资料在“分类编码方案”设置界面进行的，成都职业技术学院财经学院（2）编码方案中各栏目说明①科目编码级次，系统最大限制为6级15位，且任何一级的最大长度都不得超过9位编码。一般单位用422即可。用户在此设定的科目编码级次和长度将决定用户单位的科目编号如何编制。例如，某单位将科目编码设为422，则科目编号时一级科目编码是4位长，2-3级科目编码均为两位长。②存货分类编码级次，系统的最大限制为8级12位，且任何一级编码长度都不得超过9位编码。③客户分类编码级次，系统的最大限制为5级12位，且任何一级编码长度都不得超过9位编码。④供应商分类编码级次，系统的最大限制为8级12位，且任何一级编码长度都不得超过9位编码。成都职业技术学院财经学院⑤收发类辊编码级次，系统将收发类别编码级次固定为3级，总长度不得超过5位编码。⑥部门编码级次，系统的最大限制为5级12位，且任何一级编码长度都不得超过9位编码。⑦结算方式编码级次，系统将结算方式编码级次固定为两级，总长度不得超过3位编码。⑧地区分类编码级次，系统的最大限制为5级12位，且任何一级编码长度都不得超过9位编码。成都职业技术学院财经学院2．数据精度由于各用户企业对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应各用户企业的不同需求，系统提供了自定义数据精度的功能。在系统管理部分需要设置的数据精度主要有存货数小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位数和换算率小数位数。具体要求是只能输入0-6之间的整数；系统默认值为2。根据实际需要用户可以更改小数位数。成都职业技术学院财经学院2．2．2机构设置1．建立部门档案（1）如图所示，双击“部门档案”后的空白处，进入“部门档案”。成都职业技术学院财经学院（2）如图所示，单击“增加”，输入部门编码、部门名称和部门属性等，单击“保存”即可。成都职业技术学院财经学院2.建立职员档案（1）双击“职员档案”后的空白处，进入“职员档案”。（2）单击“增加”，输入职员编号、职员名称、所属部门及职员属性后按回车键。成都职业技术学院财经学院2．2．3往来单位设置1．客户分类（1）双击“客户分类”后的空白处，进入“客户分类”。（2）单击“增加”，输入类别编码、类别名称，单击“保存”。2．客户档案（1）双击“客户档案”后的空白处，进入“客户档案卡片”。（2）如图，先选中“02中期客户”，单击“增加”，选择客户档案“基本”选项卡，如图所示，输入客户编号