费用报销管理办法

—1—XXXXXXXXXXX有限公司费用报销管理办法第一章总则..............................................................................-2-第二章报销流程及审批职责.............................................................................-2-第三章招待费报销原则及标准.........................................................................-3-第四章交通费报销原则及标准.........................................................................-4-第五章差旅费报销原则及标准.........................................................................-6-第六章物料采购报销原则及标准...................................................................-10-第七章会议（培训）费报销原则及标准.......................................................-11-第八章业务推动费报销原则及标准...............................................................-12-第九章其他事项报销原则及规定...................................................................-12-第十章填报规定及票据要求...........................................................................-14-第十一章附则.......................................................................................................-16-—2—第一章总则第一条为加强公司成本管控力度，提升费用支出管理水平，规范和确立费用开支标准及流程，保证各项支出的合理性、合规性，特制定本办法。第二条本办法作为公司《财务支出审批授权管理办法》具体操作细则，在《财务支出审批授权管理办法》效力内执行。第三条本办法旨在规范公司报销支出流程及填报规定，并重点对交通、招待、差旅、会议等日常费用的具体报销原则及支出标准做出规定。第四条本办法适用于董事会、监事会、经营管理层、公司各部门以及各分公司，控股子公司费用报销管理参照本办法的规定。第五条各分公司可参照本办法，结合当地的实际情况及税务、监管要求，制定切合本单位实际情况的报销管理实施细则，但各项费用标准不得高于本办法规定，且执行力度不得低于本办法所设定要求。第二章报销流程及审批职责第六条公司财务支出分为财务费用、管理费用、销售费用、资本性支出和税务支出，依据管理要求不同，各费用项目对应不同的支出审批流程。第七条未经审批人审核批准的预算动支申请，以及应执行但未执行事前预算动支申请流程的支出，不得支付。第八条报销流程为公司支出流程中的一个“子流程”，公司支出流—3—程主要包含“内请流程（含合同）”、“费用申请流程”及“费用报销流程”，前两项流程为事前控制流程，报销流程为事后审核流程。事前控制流程非每项支出的必须流程，报销人需依据不同的费用项目而选择不同的支出流程。对于需要立项的费用项目，应提前进行“内请”，涉及合同及协议的，需同时完成“合同审批流程”（财务支出项目审批流程详见[附件1]）。第九条费用报销必须按《财务支出审批授权管理办法》规定的报销审批流程签批方为有效。凡需要两个或两个以上审批人签批的支出项目，只有在所有审批人全部签批后该申请方可支出。第十条根据支出审批程序，经办人需打印“费用报销单”及相关附件，与粘贴好的原始单据交由部门负责人（或指定第一责任人）手工签批后送交财务部门。第十一条部门负责人对报销支出的真实性、必要性及预算额度的充足性负责并审批。第十二条财务部门对发票的真实合规性、金额的准确性、费用填报的合理性进行审核，对报销事项的合理性、必要性负责。第三章招待费报销原则及标准第十三条公司招待费分为一般招待和加班误餐津贴两类。一般招待是指公司举办内部活动、会务及与外部往来单位工作业务交流时发生的交际性支出；加班误餐津贴指公司给予员工因加班产生的误餐费，员工因公出差享受的误餐津贴在“差旅费”项目列支。第十四条公司招待工作应坚持“统一安排、对口接待、有利工作、—4—内外有别、热情俭朴”的原则，各部门招待费支出在下达的预算额度内统筹安排。第十五条招待费报销时应同时提交《招待费明细表》（详见[附件2-1]），招待费发票需与明细表中列示的招待时间、招待地点及金额保持一致。第十六条部门及个人单次招待消费1000元以上的需提供消费小票或报销人银行卡刷卡记录。第十七条公司员工在符合公司规定的情况下周末加班或工作日加班至晚上7:30以后的可以报销误餐津贴，误餐标准为30元/餐/人。当月加班误餐津贴随加班交通费在次月30日前提交报销，过期视同放弃。报销时须提供部门主管签字确认的《交通费及误餐津贴报销清单》（详见[附件2-2]）。第十八条员工在异地发生的招待支出应随差旅费一同提交报销，报销时应同时提供《差旅费用明细表》（详见[附件2-3]）及《招待费明细表》（详见[附件2-1]），计入部门“招待费”预算项目。第十九条员工出差期间按规定可享受误餐津贴，计入“差旅费”预算项目，与差旅费包含的费用项目一并填列《差旅费明细表》（详见[附件2-1]）报销。误餐津贴标准参照第五章“差旅费报销原则及标准”规定执行。第四章交通费及车辆使用费报销原则及标准第二十条交通费包含市内交通费及车辆使用费。第二十一条市内交通费包含市内公交费、出租车费；车辆使用费包—5—含过路过桥费、停车费及燃油费（不包含业务条线发生的租车费用）。第二十二条员工出差期间由出发地或目的地往返于机场、车站、码头以及异地乘坐市内交通工具所发生的费用，计入“差旅费”预算项目，与差旅费包含的其他费用项目共同填列《差旅费明细表》申请报销。第二十三条员工在以下情况可以报销交通费：1)员工例行公事市内外出及参与组织公司职场外活动或培训需要携带大量物品或贵重物件情况下乘坐出租车的费用。2)员工工作加班至晚上六点以后由公司返回住地发生的交通费。3)需要调用行政车辆但办公室不能予以调配安排，使用私有车辆出行发生的市内交通费，具体标准参照第二十五条规定执行。第二十四条车辆使用费分为公司车辆使用费和私车公用使用费二种。公务车辆报销要求写明出行日期、出行事由、出发地、目的地、里程数、费用明细（过路过桥费、停车费、燃油费、维修保养费、洗车美容费、每百公里耗油率等）。过路过桥费发票日期应与出行期间一致，燃油费发票日期可在出行日前十日起至出行结束当日内有效（发票付款人名称必须为公司名称），且不再报销其往返公司与出行地的其他交通费用。第二十五条员工确因公务外出需要使用车辆，但公司不能满足相应需求的情况下，经部门负责人及分管领导批准，填写《私有车辆公务出行审批表》（详见[附件2-4]），可使用自有车辆安排出行。第二十六条私有车辆用于公务外出按规定程序报经批准者，凭车辆燃油费、过路过桥费发票报销既定路程的合理费用。市内及周边地区发生费用的可报销总额以乘坐出租车所发生的费用为上限，异地发生费用的可报销总额按乘坐出差交通工具（参照第三十四条规定）发生的费用为上限。—6—过路过桥费发票日期应与出行期间一致，燃油费发票日期可在出行日前十日起至出行结束当日内有效（发票付款人名称必须为公司名称），且不再报销其往返公司与出差地的其他交通费用。第二十七条员工私有车辆用于市内公务出行的费用使用部门“交通费”预算额度，用于异地出差的使用部门“差旅费”预算额度。第二十八条车辆出行发生的违章行驶相关罚款及经济纠纷，应由驾驶人自行负责，公司不承担任何责任。第二十九条当月加班交通费随加班误餐津贴在次月30日前一并提交报销，过期视同放弃。报销日常公出市内交通费时须提供上级主管签字同意的《员工外出申请单》（详见［附件2-5］）。第三十条普通员工报销的非加班产生的市内交通费及车辆使用费应与加班产生的市内交通费分开填列，发票也应分开粘贴，报销时须提供经部门主管签字确认的《交通费及误餐津贴报销清单》及经部门主管和办公室签字确认的《公务车辆费用报销清单》（详见［附件2-6］）。第五章差旅费报销原则及标准第三十一条差旅费指员工因公务需要在外埠出差期间发生的相关费用，包括交通费、住宿费、误餐津贴及出差杂费。第三十二条员工出差应事先在人力资源管理系统中提交出差申请，经批准后方可公出。第三十三条员工预支差旅费，需填写《个人借款申请单》，审批后至财务部领取借款需同时提交审批的《出差申请单》。第三十四条事项完成后一周内办理报销还款手续，归还借款时由出—7—纳开具收款收据核销借款。上次借款未清还原则上不得再次借款。第三十五条借款额度备注：超出以上各项额度的特殊事项由总经理最终审批。第三十六条差旅费报销时须提供出差审批表及《差旅费明细表》。发票日期、往返地必须与实际出差日期、出差地一致，单据上如登记旅客姓名的，该姓名必须与实际出差人一致。第三十七条差旅费中的交通费指出差期间往返于办公地点、住所、酒店、机场、车站及码头之间乘坐交通工具所发生的费用。其中普通员工单次出差在出发地及目的地往返于机场、车站及码头之间的交通费总额应不超过200元，出差目的地发生的往返于酒店及办公地点之间的交通费每天最高不得超过100元，报销时凭有效票据在《差旅费用明细表》中详细列明乘车时间、起讫地点以及具体事由等信息。第三十八条员工出差往返出发地和目的地乘坐的交通工具依职位等级、路程远近决定，具体规定如下：（1）交通工具选择标准：原则上，出差目的地距出发地500公里（含）以内且有火车直达的，应选择火车出行；500公里至1000里（含）以内，如有高铁直达或换乘的，应选择高铁出行，如无高铁直达或换乘的，可选择飞机出行；超过1000公里的，可选择飞机出行。职位等级借款额度副总经理及以上高级管理人员40元（含）以下部门负责人/分公司负责人30元（含）以下部门副总经理/部门总助分公司副总经理/分公司总助20元（含）以下其他人员10元（含）以下—8—（2）飞机舱位选择标准：董事、监事及高级管理人员可乘坐商务舱，如乘坐的航班无商务舱则可乘坐头等舱；其他人员需乘坐经济舱。（3）火车席位选择标准：部门负责人及以上职级人员、分公司负责人可以乘坐软卧或一等席位，其他人员需乘坐硬卧或二等席位。（4）特殊情况如携带大额现金、支票或重要文件等，经分管领导事先批准可选择适宜的出行方式。第三十九条出差交通工具选择飞机出行的应由办公室统一订票，机票低于六折以内或选择其它交通工具出行的，可自行订票，由办公室统一订票的需在《差旅费明细表》中注明交通工具费用由办公室统一报销。第四十条员工以自驾车方式发生的交通费，参照第四章“交通费报销原则及标准”规定执行。第四十一条住宿费指出差期间入住酒店或旅馆发生的相关费用，不包括桑拿、迷你酒吧等娱乐性非必须支出。住宿费发票必须是出差期间内的当地发票，报销时需提供住宿费清单。员工出差在三日以上的，可以报销在酒店的洗衣费用，但总体费用不应超出住宿标准。住宿期间发生的食品（饮料）等费用从差旅误餐津贴中相应扣减。第四十二条住宿费标准依职位等级分别设定，详见下表：第四十三条除部门负责人/分公司负责人（含）以上职级员工外，职位等级住宿费标准/间副总经理及以上高级管理人员40元（含）以下部门负责人/分公司负责人30元（含）以下部门副总经理/部门总助分