招标工作实施细则

新华国际招标有限公司招标工作实施细则新华国际招标有限公司综合部编制二零一零年三月新华国际招标有限公司招标工作实施细则-1-文件编号：XHTC/ZY-2007-002本实施细则符合GB/T19001-2000《质量管理体系—要求》等同采用ISO9001:2008国际质量管理体系标准。版次：第4版目录一、项目开发阶段31、部门职责32、项目开发以信息获取为关键43、项目的跟踪、开发以服务和早期介入为前提5二、项目实施前期阶段61、签署招标委托协议62、任命项目经理、组建项目组73、制定招标实施方案(计划)94、项目编号105、资格预审文件准备及资格预审过程126、编制招标文件(标书)147、招标文件校对、审查和印刷198、发布招标公告和投标邀请函219、出售招标文件2210、澄清、补遗、标前会和现场考察24三、标前准备阶段251、组建开评标工作组252、开、评标场所的选择与确定303、标前准备会324、组建评标委员会33四、开标与评标阶段341、开、评标现场的布置35新华国际招标有限公司招标工作实施细则-2-2、收取投标保证金383、接收投标文件404、开标404、评委预备会455、评标制度及要求466、熟悉投标文件497、资格审查---确定投标的有效性508、初步审查---符合性审查519、澄清或答疑529、详细评审5310、完成评标报告54五、项目实施后期阶段551、评标结果公示、发放中落标通知书552、听取反馈意见、进行项目总结553、中标服务费的收取和退还投标保金564、项目统计和文件归档565、特殊问题的处理576、后期服务57附则57新华国际招标有限公司招标工作实施细则-3-为贯彻落实公司“机构改革方案”，加强基础管理，规范业务工作流程，改善内部管理考核机制，充分体现招标工作“公开、公平、公正和诚实信用”的原则和创建一流招标公司的企业发展目标，依照国家法律规范、政策决议及相关通知批复有关规定并结合本公司实际，特制定本文件。本文件作为招标工作的一般流程规定，因招标类型差异或项目所在地主管机关有特殊规定的，从其规定。一、项目开发阶段项目开发要充分发挥公司的整体优势，通过协助业主开展项目前期工作，提供技术、商务及法律咨询服务等措施，在项目前期即得到项目业主的信任，争取到委托合同。在项目开发过程中，加强团队精神，鼓励跨部门联合。1、部门职责公司各业务部（处）按照公司有关业务领域的划分和目标责任制要求，积极开拓业务、开展项目开发工作。相关业务人员在本部（处）负责人领导下，积极开展本领域范围内的项目信息搜集、客户关系维护和项目挖掘等工作。积极协助本部（处）负责人完成与项目开发各项工作。在项目实施阶段，施行业务部（处）负责人统一领导下的项目经理负责制。项目经理具体负责所承担项目的实施工作。凡遇项目经理无权决策事项或特别事宜，应呈报本业务部（处）负责人处理，同时报综合部审查备案。在项目开发、实施全过程中，本业务部（处）负责人全面负责本部门运行管理，对所承担项目的质量管理及风险控制新华国际招标有限公司招标工作实施细则-4-负总责。公司战略发展部负责开发维护与政府部门、重大客户的关系；负责公司开拓新的业务领域、跟踪大型项目中的关系联络、服务协调；协助各业务部（处）开发和维护有关业务关系，做好招标项目的事后评价；综合公关优势，开展宣传策划工作。公司综合管理部依照国家法律规范和公司内部管理规定，监督业务部门及相关人员的项目开发、运作全过程。综合部负责人员有权纠正违反公司管理规定或不符合公司股东决议、总经理办公会决议精神的做法，并责令有关人员如实汇报其改正情况。同时，公司综合管理部负责招标业务的内部协调和内部统计工作，并按照公司领导的指示，开展绩效考核。各业务部（处）、项目部及分公司应当按照综合部负责人员要求，及时、准确的通报统计数据。2、项目开发以信息获取为关键公司各部门及相关人员应当及时了解、整理国务院、国家发改委、各行业行政主管部门、各省、市、自治区有关方面的政策、法规、条例、招标动态、项目信息以及对业务有指导作用的重要信息。同时，敏锐的搜集市场信息，重点依托现有资源，把握市场动态。公司对收集来的各种信息加以研究分析，不断寻找新的项目开发切入点，提出针对性的开发操作建议，为公司领导决策提供参考，为公司战略发展部、各业务部（处）开展业务提供指导。对分配到各部门的项目信息，战略发展部、各业务部（处）应当责成专人跟踪情况，并在本部门负责人的监督指导下定期进行跟踪情况汇报。发现有跟踪不力或弄虚作假的情况，或者没有跟踪结果而无正当理由的，公司领导应对新华国际招标有限公司招标工作实施细则-5-该项目的操作权作另行分配处理。3、项目的跟踪、开发以服务和早期介入为前提每个项目都要具体落实到人。项目开发人员要认真负责地担负起项目实施全过程的工作。在开发项目中应大力宣传《中华人民共和国招标投标法》和国家有关政策、法规、条例，帮助项目业主了解招标政策性要求以及对项目业主单位的益处。通过提高为业主服务的专业技术水平和解决实际问题的能力、效率等方法来提高项目开发成功率。项目前期阶段要及时了解项目进展情况、项目关联情况、项目需求及招标采购货物和工程特点，建立项目联络档案，有针对性地主动开展工作。如：协助企业开展项目前期工作；为项目可研和评估提供咨询；前期调研和考察；组织或参与技术交流；收集同一类型的项目信息和技术资料；利用各种信息网络和专家网络向业主提供有关项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料及服务的国内外投标厂商情况及技术、经贸、价格等信息，提早为下阶段正式招标作好充分准备。这就要求我们业务人员不断提高自身的专业水平和知识面，一专多能，应用金融、商务、专业技术知识为业主出谋划策，利用我们现有资源，为建设项目服务，提高社会效益。综上所述，在当前市场竞争激烈的情况下，公司战略发展部、各业务部（处）要做到以下几点：(1)及时并有针对性的对项目信息进行分析筛选。(2)早期介入为项目开发赢得先机。(3)对业主能先入为主，取得事半功倍的效果。新华国际招标有限公司招标工作实施细则-6-(4)项目跟踪要勤，勤说、勤跑、勤宣传、勤汇报、勤研究。(5)不怕麻烦和不等、不靠、有长期跟踪的思想准备。(6)部门主管要经常督查，发现问题要及时处理。(7)同时要积极宣传公司实力与服务优势。(8)委托条件成熟时尽早办理招标委托协议书(或委托意向)。为满足上述工作要求，公司业务人员应当具备以下素质：(1)熟悉法律法规，有较高掌握法律法规能力和政策水平。(2)熟悉招标业务程序，有较高业务水平。(3)有较高社交和市场开拓能力。(4)有良好的心理素质。(5)遵纪守法、遵守公司规章制度。二、项目实施前期阶段1、签署招标委托协议对于已确定进行招标的项目，项目开发人员应要求业主提供项目批复文件(或董事会决议文件).经核实后，与业主商定招标形式、招标范围、招标进度安排及招标代理服务费收取标准等有关事项，确定双方权利、义务关系，按公司统一制订的《招标委托代理协议》合同和要求办理委托手续。因招标类型差异或项目所在地主管机关有特殊规定而应当使用特定格式合同（条款）的，从其规定。拟定委托协议条款前，项目开发人员应当向综合部索取项目协议编号。待拟定委托协议条款后，项目开发人员需经过总经理对协议文本的审阅批准，方新华国际招标有限公司招标工作实施细则-7-能要求综合部签章。综合部在用印前，应当认真核对总经理批示。签定委托协议后，项目开发人员应当及时将《招标委托协议书》正本移交公司综合部归档备案。综合部有义务跟踪项目协议签署进展，并及时催收协议文本原件。如委托招标项目为建设工程项目，接受委托后，项目开发人员必须协助业主到当地建委招标投标管理办公室办理报建手续，填写招标申请表,并将《委托协议书》报送招标办备案。2、任命项目经理、组建项目组项目经理的任命，应当综合考虑项目特点、候选人以往工作表现和工作能力以及公司工作的整体安排。项目经理由所在业务部门总经理指定，涉及面较大或国家、省重点项目或社会影响较大的项目，经公司总经理办公会议讨论，可以由公司总经理指定项目经理。项目经理应当服从所在业务部（处）和公司综合部的统一领导，向其汇报工作并接受其监督。公司业务部（处）综合考虑公司和本部门工作的整体安排及相关人员的个人条件和工作能力，抽调人员，组建项目组。公司员工有义务服从公司或本部门人事调整及工作安排。但在调令下达前，公司领导和有关部门应当认真听取员工建议，并进行充分协商；公司员工有权利向上级领导和有关部门客观陈述个人意见并参与充分协商。项目经理任职要求：公司对招标业务实行在各业务部（处）负责人领导下的项目经理负责制。在工作中，项目经理应当认真履行岗位职责，达到以下任职要求：（1）在本业务部（处）负责人的领导下，具体承担项目的质量管理与风新华国际招标有限公司招标工作实施细则-8-险控制工作，确保招标业务工作符合国家法规和政策要求；针对突发情况或不利因素，在授权范围内，采用正确灵活的处理方式予以化解。（2）服从公司综合部和所在业务部（处）的统一领导，及时向其汇报工作并接受其监督。（3）加强内部协作和外部沟通工作。在职责范围内，积极做好与相关主管部门、招标人（业主）、评标委员会以及投标人的协调工作，为项目实施创造良好环境。积极配合本业务部（处）负责人做好对业主的解释、引导、沟通工作，积极争取业主对我公司工作的支持与好评。（4）作为第一责任人，项目经理应当严肃认真的履行公司OA内部审批流程的审批职责。坚决杜绝格式、文字错误；积极配合本业务部（处）负责人，对本项目业务人员的工作质量严格把关；（5）以业主、招标机构合法利益最大化为原则，以保证项目工作圆满完成为目的，采用正当合理的方式，充分利用或申请调配公司人、财、物等方面资源；（6）针对项目工作中反映出的公司经营管理疏漏或决策失误，项目经理有义务采取迅速且有效的汇报形式或告知方法，及时、明确的向公司领导和有关部门做出汇报。同时，积极鼓励项目经理针对公司经营管理提出有建设性的改进方案或意见。（7）不断提高自身领导水平，充分调动项目人员的工作积极性。采取合理有效的方式，组织领导项目人员开展工作。（8）在工作态度、工作作风等方面以身作则，在项目人员和新员工中间起到表率作用。在具体工作中，充分发挥对新员工“传、帮、带”作用，积极新华国际招标有限公司招标工作实施细则-9-传授工作经验和工作方法。（9）负责或指派业务人员负责招标项目重要文件和关键过程资料的收集整理工作，并按照综合部有关资料归档内容、时间等方面的要求及时归档。项目经理对所承担项目的归档资料完整性、真实性负责，不因项目完结或工作调整而免责。项目归档资料的缺项、错项将视为项目没有完成，并追究项目经理责任。相关责任人员已离职的，公司保留其通过诉讼等法律途径追究其责任的正当权利。（10）服从本业务部（处）负责人的领导，认真积极地履行与项目经理业务权限、工作能力相匹配的其他职责。3、制定招标实施方案(计划)项目经理负责征求业主意见，商定招标实施方案（计划）、招标实施时间进度表。招标实施方案(计划)的主要内容为：(1)项目基本情况及业主的具体要求。(2)可招性分析(项目性质、供货厂商数量及竞争性、专家来源、价位等)；估计招标过程中可能会出现的问题；及针对这些问题所提出的相应对策。(3)分包打捆原则和方案。(4)是否需要资格预审。(5)招标文件编审计划。(6)招标文件编制要点和评标依据。(7)招标形式。(8)预计招标周期。(9)招标文件价格，招标文件拟售出时间。新华国际招标有限公司招标工作实施细则-10-(10)开标时间及开标地点。(11)其它需说明的内容。招标实施方案需有以下附件：(1)委托书或其它协议(2)资金落实情况(3)设备清单、技术参数及要求原稿及业主确认件(4)招标公告和投标邀请函如有特殊情况，需变更招标形式，或缩短投资周期(单台设备一般不少于20个工作日，成套设备一般不少于25个工作日)，变更开标地点等情况，要附书面说明。对于涉及迅速发展的技术，而无法较准确的拟定技术规格书的复杂货物进行招标时，招标