招标工作手册-XX集团控股有限公司招投标管理细则

XX集团控股有限公司招标工作手册（文件编号：SG-C-ZB03002-021）版本号：2006-08-10-04中国·上海2006年8月招标工作手册一.说明为了加强公司对招标活动的管理和监督，提高工作效率，降低劳动强度，结合公司实际，根据公司《招标管理规定》和公司的规章制度要求，控股公司商务科特制定本工作手册，经批准后用于规范商务招标活动。本手册按照XX控股有限公司《招标业务流程图》编写，作为商务经理操作的依据。商务经理、项目指挥长是本手册的主要执行者，接受发展工程办、商务科、技术科的管理和监督，发展工程办的招标活动接受XX控股公司审计监察部、财务部的监督。招标业务一般涉及以下部门和小组：1.商务科/商务经理：商务科是招标业务的职能管理部门，商务经理是商务科派驻项目上主管招标活动的主持人，在业务上接受商务科的指导和监督，在招标活动的日程安排、技术条件等内容上接受项目指挥长的指导和安排。商务经理主要负责招标的程序性工作，按照本手册和《招标管理规定》的要求实施招标过程。2.项目组/项目指挥长：项目组是按照控股公司管理规定设立的基建项目，项目指挥长是项目组的执行代表，在招标活动中负责有关技术条款的核定，在招标活动中与商务经理互相监督。3.招标工作小组：为某项招标项目而临时性成立的机构，其组长由公司总裁或其授权代表决定。所有招标项目招标工作小组成员包括集团财务人员、项目指挥长和商务经理。其他有关技术专家、商务、造价人员，由招标工作小组组长指定。4.其他部门：是指集团财务部门、控股公司知识产权办、审计监察部、控股招标办、控股基建处等相关单位，这些部门为招标工作提供支援：造价比较信息、法律审查支援、招标工作监督等。5.主管领导：指集团总裁或其授权代表。二.招标工作操作手册以下招标工作操作手册序号按照《招标业务流程图》相同序号排列。根据《招标管理规定》必须招标的项目，商务经理和项目指挥长按照以下的手册要求的步骤进行项目招标。1.编制项目招标计划综合性建设项目，根据进度计划安排由项目指挥长和商务经理共同制定项目招标计划（招标计划见附表一），在相关计划获得总裁批准后由商务部门（或小组）按批准的计划安排招投标。《项目招标计划》的制定与批准，确定了招标项目的主要责任人（主要是招标小组的组长）和招标各阶段的签字人，以减少平时的请示与审批。在招标计划中还需要确定项目的合同结构、标段划分、进度节点、发包模式、合同形式的建议与建议原因。要点：项目招标计划的编制需要根据项目进度计划、施工图纸出图情况，合理划分标段、发包模式。发包模式的选择：平行发包模式、施工总承包模式、总包+专业分包模式、设计施工一体化的承包方式；从进度、质量、控制的角度看，当公司有很强的技术、管理能力时，一般可选用平行发包模式；当公司技术、管理较弱时，可以采用施工总承包方式；总包+专业分包模式使公司能选择专业分包商，因此对整个项目的进度、质量、投资的控制是有利的；设计施工一体化由于设计与施工结合，对项目的经济性可以得到提高，对公司有利，但是评标难度较大，对承发包双方的风险相应增大，一般适合于市政工程、标准厂房、钢结构工程、幕墙工程、装修工程和园林绿化工程等。合同形式的确定：是选择总价合同、单价合同还是成本+酬金合同总价合同要求标的物性质、要求、范围明确，对具备完整施工图的工程且预计今后变化不大的工程适宜采用；在施工图不完整或准备发包的项目内容、技术规范一时尚不能明确予以规定时，往往采用单价合同；当工程内容及其技术指标尚未全面确定，投标报价的依据尚不充分的情况下，因工期要求紧迫必须发包时或者承包方与公司之间有高度信任，承包方在某些方面具有独特的技术、特长和经验时，可以采用成本+酬金合同。计价模式的选定：是选用工料单价法还是综合单价法。材料设备的供应方式：是由工程施工承包方自行采购、业主采购供应、业主指定，施工承包方采购还是施工承包方采购，业主认可。附表一项目招标计划XX集团******有限公司******项目招标计划审批表前言:为了高效率、有计划的完成******项目各阶段建设任务，对该项目各阶段的招标作出以下标段的划分和时间安排，并预测了‘标的’数额。本表批准后作为发展工程办项目组和商务科实施项目招标工作的依据和指导招标工作的纲领性文件，在实施过程中的变更需要得到领导的批准。序号项目名称内容计划实施时间实际实施时间预计标段决标级别预计金额(万元)决标方式招标组长总部参加招标文件审批中标函签发合同签署人招标地点验收备注分类标序建议建议批准建议批准建议批准建议批准建议批准建议批准建议批准建议批准建议批准…………注释:1.材料费的管理办法:1).全部根据施工图预算按上海市月度材料市场报价信息进行控制，包含在施工标中一起发包。最终按审计后的竣工决算书进行合同结算.2).将其中的主要产品(市场状况不明确的部分)由业主独立进行招标采购,然后供给乙方使用.2.内容代码:1).决标方式代码:A为招标小组预决定中标者，报总裁批准;B为需要经过董事会讨论通过.2).负责人或单位代码:①唐总裁,②发展工程办,③控股长沙,④项目指挥长,⑤商务经理3.签署说明：在中标通知函、合同签署前，必须通过请示函的形式得到批准后签署。4.操作流程按照批准的《招标管理规定》和《招标手册》执行。编制人：审核人：审批人：2.计划审批项目招标计划编制后，先由项目指挥长和商务经理确认后交商务科、工程科审核，核准后交发展工程办审查，最后交集团总裁审批。3.招标实施备案：在具体某项需要招标的项目开始前，商务经理同时会同项目指挥长根据已获总裁批准的《项目招标计划》填写《招标实施报告》，内容包括招标具体时间安排表、招标（评标）小组成员名单、评标办法、招标方式（内部招标还是公开招标）、对投标方资质要求、投标保证金数量（投标保证金根据招标标的金额大小，一般在5000元或10000元，可以是现金、支票或银行保函，保函格式见附件投标保证金银行保函）、履约保证金数额（格式见附件，金额为合同价的5%）报商务科备案。时间要求：招标文件发放后，一般根据招标项目的大小、难易程度最少给予投标方两天的时间进行投标书的编制。《项目实施报告》样本见附件。商务招标实施报告商务[2003]第号（填写招标书编号）主题：关于*******项目招标报告呈报：发展工程办抄送：商务科内容：发展工程办：根据***项目的进度安排，拟对以下项目进行招标：招标内容：时间安排：年月日发标书，月日截标与开标。招/评标小组成员：(组长)、、、、、。评标办法：招标项目预计金额：万元。投标保证金：万元。只接受支票。（一般用支票，操作时可以根据情况可以收取现金）。投标方资质要求：。发包模式：；合同形式：计价模式：材料设备的供应方式：。呈报人：报告时间：4.标书制作及投标单位初选4.1.招标文件的编制与制作原则上，招标文件采用标准文件，标准文件由商务科制订经发展工程办批准后执行。今后报批的招标文件仅需要对主要商务条款和技术条款进行审批。商务经理组织编制招标文件。其中商务条款由商务经理负责编制，技术条款由项目指挥长指定技术人员负责编制。审核后的招标文件中的合同条款用电子邮件方式同时报XX集团知识产权办提前初步审核。招标文件应包括以下内容（具体见样本）：招标邀请：XX公司的文字介绍和网站；能有效说明招标产品或工程的名称、数量、技术规格等要求及开标日期、地点和招标方式、联系人、商务监督电话等；投标保证金的数量和支票抬头填写。投标人须知：对招标内容进行全面的介绍，对投标人提出明确的要求；合同文件：对合同的所有条款作出详细的规定；投标文件要求的格式：提出投标书的基本格式要求；附件：提出投标人必须递交的投标附件格式要求如下：单独A4信封：投标一览表商务条款偏离表；技术规格偏离表；投标方情况表；项目业主证明表；诚信承诺。商务标书：报价汇总表投标分项报价表；货物说明一览表；法人授权委托书格式；预付款银行保函格式；资信证明文件；履约保函格式；对供应商的业绩要求；企业介绍资料；技术标技术或施工方案；施工组织设计。标书制作份数为参加投标单位数量加四份，一份项目部归档，一份商务归档，两份作为开标、评标时的参考。4.2.投标单位初选商务经理将所有候选单位汇总，汇总格式见下表。汇总后报发展工程办，对于不符合资质要求、业绩要求、声誉要求的企业在备注中注明。通过初选单位的数量要求：标的额(万元)通过资格预审单位邀请参加投标的单位备注20≥4≥320A100≥5≥4100A500≥6≥5500A1000≥8≥61000≥10≥6投标单位的来源必须在汇总表中注明来源：项目组联系商务科联系XX销售公司介绍、政府有关部门介绍、其他人员介绍******招标项目投标单位汇总表编号公司名称注册资金资质等级成立时间企业性质曾获殊荣主要业绩联系人电话/传真手机单位来源(推荐人)备注1填写是否通过资格预审23456…5.标书审批及确定投标候选单位：5.1招标书审批《招标书》编制后，由商务经理填写《招标审批表》，由商务经理、主管工程/技术的工程师、招标小组组长（项目指挥长）及发展工程办主任审批后才能发放。招标审批表中应载明（审批）的事项如下：招标项目名称招标内容投标单位资质要求主要技术条件项目实施时间投标保证金数量付款条件等内容。*****项目招标书审批表项目名称招标文件发放时间图纸发放时间递交投标书截至时间投标保证金工期要求报价要求货款支付方式资质要求商务科意见项目组意见工程办主任意见5.2确定投标单位招标小组在接到《招标项目投标单位汇总表》后在24小时内经内部讨论后确定参加投标的单位。招标小组在《招标项目投标单位汇总表》上直接圈定拟参加的投标单位后在汇总表上签名，签名后原件送项目档案归档，商务经理取得复印件，商务经理根据复印件进行下一道步骤。要点：根据招标项目的性质，确定参加投标单位的原则如下：按照公司性质考虑内资、外资、私营企业都要有投标单位；根据公司规模，大、小公司都要有所代表；数量不少于4.2中规定的数量；若实际参加投标的单位少于规定的数量时，商务经理应在最早的时间里通知招标小组组长，由招标小组确定是否增加投标单位。商务经理、项目指挥长等不能减少已经确定参加投标的单位，但是可以增加若干家投标单位。6.资格预审、诚信承诺收发商务经理自接到经招标小组选定了的投标单位《汇总表》后，根据时间安排，向各投标单位传真招标邀请。招标邀请传真文件需要保存备查。招标邀请传真内容和形式如下页。要点：出现以下情况时的处理：拟参加的投标单位来不及开支票时，可以先发招标文件，但是需要其在投标截止日期前将投标保证金交到财务人员，如没有及时交保证金，其投标书作废。需要电话确认投标单位有关人员已经收到招标邀请丙进行电话记录。尽量在投标文件截止前将资格预审表格（投标单位情况表、业主方证明表）、诚信承诺等交到商务经理处。在投标前未提供《诚信承诺》、在投标文件中缺少《诚信承诺》并且在要求其提供《诚信承诺》而投标单位不提供《诚信承诺》的，该投标单位的投标书为废标。招标邀请样本XX集团控股有限公司招标单位名称电话传真公司网页：From：Fax：Date：Phone：-Pages：□Urgent□ForReview□PleaseComment■PleaseReply□PleaseRecycle主题：投标邀请XX控股有限公司是一家民营科技实业投资公司。投资领域涉及高新实用机械设备制造业、车辆制造业、网络通信设备制造业及集成工程、租赁服务业、新材料、进出口及海外事业等。XX重工股份有限公司是XX控股投资并控股的核心企业，由XX重工业集团有限公司整体变更设立，其制造基地位于中国长沙经济技术开发区。XX重工主营工程机械产品及配件的开发、生产和销售，具有生产拖式混凝土输送泵、混凝土泵车等混凝土施工机械、全液压振动压路机、摊铺机等高等级路面施工机械、全液压推土机、挖掘机等铲土运输和挖掘机械共八大类50种规格的各类工程机械产品及配套部件的能力。2002年底X