招标管理作业指引

招标管理作业指引1目的规范工程招标管理，以合理低价选择合适的供方，维护招标单位的权益。2适用范围本办法适用于所有工程施工、材料设备（包含甲指乙供）、工程监理等业务。3术语和定义无。4职责a)合约部i.负责本管理办法的制订、修订、解释、监督和检查。ii.招标工作的决策机构，对定标起集体决策的作用。小组成员至少包括：总经理、工程及成本分管领导、成本部经理、财务部经理、工程部经理、项目部经理（设计部经理）等。招标领导小组可对招标项目按额度授权分管副总或部门经理确定。b)工程部i.投标单位资质预审，建立及维护合格供方名录；ii.组织编制招标文件的技术部分；iii.主持评审技术标，参与技术部分的谈判，原则上不参与商务价格的谈判。c)预算部i.编制项目招标计划、编制招标文件；ii.编制招标文件的经济部分；iii.组织发标、接标、开标；iv.主持评审经济标，主持商务谈判工作；v.控制招标工作进度，负责招标资料的收集、整理、归档、保存；vi.组织安排全过程的招标小组会务；每次招标必须确定一名经办人，与投标方的任何联系均需通过当次招标经办人。经办人负责跟进招标全过程并完成资料归档。d)项目部i.全过程参与招标工作，如参与供方的考察、技术标的评审，原则上不参与商务价格的谈判等。e)设计部i.在装修类、园林类等工程招标前进行设计交底，介绍设计理念、重点和难点；ii.提供图纸、方案，产品定样，并对投标产品的外观效果进行评价，原则上不参与商务价格的谈判。部门程序工程部成本部项目部设计部1、制定招标计划参与并提出意见主持编制招标计划提出进场时间、工期要求参与并提出意见2、编制招标文件编制技术条款主持编制招标文件、编制经济条款参与并提出意见材料设备的产品定样3、确定入围单位主持参与参与参与4、、发出招标邀请参与主持参与参与5、发标、答疑负责提出技术、工期及配合要求主持发标、答疑会议、同时负责经济条款答疑参与协助6、开标参与开标主持接标、开标协助协助7、评标评审技术标、参与技术部分谈判、参与评标会议评审经济标、主持经济部分、技术部分谈判、主持评标会议提出意见并根据情况参与谈判负责评审技术标中产品外观效果部分8、定标招标领导小组组长主持，集体表决定标，根据权限报审批后，发出中标通知9、资料管理成本部招标经办人负责招标资料的收集、整理、归档、保存。注：该种适合事业部层面有项目部的弱矩阵形式，如城市公司，只有工程部，则项目部和工程部合并。f)在招标过程中，集团对下属公司的管控点：入围单位招标文件定标合同事业部一、二类采购项目的入围供方报集团审批超过100万合同的招标文件，集团成本管理部审核，事业部最终审批。中标金额在200万以上的采购项目必须报集团总裁审批金额在200万以上的合同，必须报集团总裁审批城市公司一、二、三、四类采购项目的入围供方报集团审批超过50万合同的招标文件，集团成本管理部审核，城中标金额在100万以上的采购项目必须报集团总裁审批金额在100万以上的合同，必须报集团总裁审批市公司最终审批注：1）采购项目的分类详见《工程采购类别作业指引》；2）下属公司在招标过程中，若采用“集团标准招标文件”且未作任何修改的，可以不必上报集团审批，相关文件留存备查。若下属公司认为必须上报的，集团各部门应在一个工作日内完成审批；3）除此之外，一般情况下，集团成本管理部审核招标文件应在三工作日之内审核完成，否则视为同意；4）下属公司在招标过程中，若采用“集团标准合同文本”且未作任何修改的，可以不必上报集团审批，相关文件留存备查。若下属公司认为必须上报的，集团各部门应在一个工作日内完成审批；5）下属公司上报定标资料时应包括中标单位、价格及评标过程资料等。5工作程序a)原则i.透明公正原则：招标过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，所有招标决策应在招标机构内集体公开决策，杜绝暗箱操作。ii.充分竞争、择优中标原则：每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标，公司应鼓励投标单位积极开展公平竞争，保证招标具有充分的竞争性，公司应选择具有充分竞争优势的单位中标。iii.廉洁奉公原则：所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之变谋求私利，任何个人不得影响招标小组进行客观公正的评价。iv.维护信誉原则：选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公司良好的招标信誉和形象。v.保密原则：各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向，都是公司的重要机密，不得泄露或作不当承诺；公司并且要求各投标单位对自己的投标资料保密，互不串讲。vi.可追溯原则：项目的招标资料，包括：招标文件、投标文件、供方考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、评定标评审表、询标记录、相关会议纪要等；须及时收集、整理、归档、保管。vii.尽量招标原则：除涉及政府垄断项目，如：供电、供水、供气、有线电视等，以及10万元以下的工程外，所有工程、材料设备均采用招标或议标进行。对于特殊原因不能招标的，需向集团成本管理部提前申报不能招标或议标的具体项目及原因，经集团总裁审批。批准后须在合同上传时将所有招、投标文件上传集团成本管理部。b)适用工程i.本管理办法适用于所有工程施工、材料设备（包含甲指乙供）、工程服务类（如监理等）的招标。其中金额大于等于20万元的工程、材料设备（包含甲指乙供）、工程服务类（如监理等）必须实行招标选择合作单位，禁止将应统一招标的分部分项工程肢解或化整为零，规避招标。ii.金额大于10万元小于20万，可采用议标或招标采购。iii.小于10万元的标的物是否招标不作强制要求，可采用议标、直接委托的方式确定合作单位。iv.下述情况时：a、政府垄断工程；b、因技术、市场原因造成实质性垄断，投标单位不足3家，且标的物无替代性的工程，c、紧急情况下的工程，下属公司提出申请，经集团审批后可采用直接委托或议标确定合作单位，当合作单位有不止一家可供选择时，优先采用议标。零星工程宜采用集中定点采购方式进行招标，以项目或年度为单位签订协议，发挥规模效应，降低成本。v.议标应按如下要求执行：(1)参与议标的单位不得少于3家，特殊情况可以是2家；如果公司合格供方信息库中有符合要求的单位，必须选择合格供方信息库中的单位；(2)议标的谈判均由成本部组织，工程部、法务人员等必须参与（如没有法务人员，则行政人事部派人参与），视项目需要可邀请项目部、设计部和财务部参加，并按约谈结果填写定标结果，询标记录作为审批表附件同时报批。vi.直接委托时应按如下要求执行：(1)直接委托的谈判均由成本部组织，工程部、法务人员等必须参与（如没有法务人员，则行政人事部派人参与），视项目需要可邀请项目部、设计部和财务部参加；(2)经办人填写直接委托结果，报招标领导小组审批。c)招标前期工作i.招标计划1)成本部组织工程部、项目部、设计部等相关部门根据项目开发计划，编制项目招标计划，计划内容包括提交技术要求或出图时间、招标工程的进场时间（供货时间）、招标方式(清单、单价、费率)、发标时间、定标时间、签约时间、经办部门及配合部门等，招标计划应尽可能考虑多项目集中招标的可能性。经公司招标领导小组审批后执行，同时报集团成本管理部、工程管理部备案。2)招标计划应召集工程、项目、成本及设计等相关部门进行会审，使其切实可行。3)在招标计划的实施过程中根据实际情况对招标计划进行适当调整。4)招标方式的选择：总承包工程：①一般情况下采用邀请招标，未经批准不得采用议标方式；②根据项目具体情况，可选择合适的承包模式，例如：在具备条件、且不影响项目总计划的情况下，应优先选用清单模式；在条件不具备、或项目进度十分紧急的情况下，可选用费率模式也可选用清单模式，但选用费率模式必须经各分公司第一负责人签字，由成本部报送集团成本管理部备案。首期开盘示范区（样板区）的各类工程：①可采用议标方式直接确定中标单位；②承包模式可选用费率模式也可选用清单模式；③议标单位的选择范围必须是集团合格供应商库、或曾经合作过且表现良好的供应商；④议标方式和议标单位的选择必须经各分公司第一负责人签字，由成本部报送集团审批后方可实施。配套工程：①可采用邀请招标或议标方式确定中标单位，但相关节点应根据授权要求报集团审批；②根据项目具体情况，可选择合适的承包模式，对统一清单模式不作强制要求，但应优先采用总价包干。其他各类工程：①根据授权额度要求，采用相应的邀请招标或议标方式确定中标单位；②一般的情况下应优先采用统一工程量清单模式。特殊情况下无法采用清单模式时，须经各分公司第一负责人签字，由成本部报送集团成本管理部，经集团总裁审批后方可执行。各公司编制“项目开发计划”时，应给工程量清单招标安排合理的时间。在图纸具备条件的情况下，必须采用总价包干；其次选择综合单价包干，暂定总价的形式；如前两种方式不合适，采用单价和总价暂定的合同。（注：单价和总价均开口的合同一般不采用，如需采用，应提前与集团成本管理部沟通。）ii.招标策划1)招标工作具体实施前，由成本部组织工程部、项目部、设计部等相关部门进行招标策划，招标策划经事业部分管领导审批。2)招标策划主要内容应包括：标段划分、入围单位的选择标准、招标的详细安排；3)标段划分：应综合工程的复杂程度、技术要求、工期要求，结合承建商的实力以及招标人自身的管理水平，合理划分标段。避免标段过小导致合作方不能发挥规模效益，而提高报价；也要防止标段划分过大导致不能按时竣工或者降低工程质量。4)下述工程项目宜采用两阶段招标法：招标项目的技术含量高，产品质量差异程度大且难以量化，如幕墙、门窗、精装修；投标产品存在较大差异，如智能化、机电产品等。两阶段招标法可先进行方案招标(可要求投标方初步报价)，统一技术标准或设备型号后再进行第二阶段招标。iii.招标文件1)招标文件由成本部组织工程部及法律人员共同起草。对于使用频率较高的某类招标文件，集团成本管理部门应组织相关人员编制“标准招标文件”或“示范招标文件”。2)施工招标文件分正文和附件两部分。包括且不限于如下内容：招标内容、招标范围、项目简介、工期、质量要求、工程造价要求、投标截止日期、开标时间和地点、评标办法、违约责任、投标押金、相关规范、投标文件格式、特别约定、技术标编制要求、经济标编制要求、工程量清单报价表、甲控材料表(含甲供、甲指乙供)、施工图、拟签的合同文本等。3)招标文件应完整、系统，全文表述准确，对于涉及双方利益的经济条款，应在招标文件中表述清晰，避免事后发生纠纷。4)公司在开展招标工作时，应已对拟招标项目的市场价格、主流供应商或生产加工工艺等有清晰的了解。施工类招标应根据工程量清单、当地预算定额和通行的取费标准、市场行情编制评标参考价，应力求准确、全面，不得漏项。5)招标文件中，应要求投标单位及时回标，并将技术标、经济标分开封装，以方便我方评标。6)总包工程经批准不采用工程量清单招标的项目，须在招标文件和合同中明确计费依据，并规定在施工单位收到完备施工图后60个日历天内，甲乙双方完成施工图预算的编制及核对工作，就确定后的总价，根据项目具体情况，该施工图预算可以作为将来竣工结算的参考依据，在具备条件的情况下，也可以另行签署补充协议。7)下属公司招标文件的审核：对于事业部，如超过100万的合同的招标文件，则应报集团成本管理部、法务人员审核后，事业部最终审批；对于城市公司，如超过50万的合同的招标文件报集团成本管理部审核、法务人员，城市公司最终审批。集团成本管理部应在3个工作日内审核完成，否则视为集团同意。d)招标实施过程i.投标单位的选择1)投标单位的选择直接影响到招标工作的质量。招标单位应深入了解市场，包括能承接该招标工程的队伍数量、市场价格、供求现状，以及拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、历史工程，结合我方的工程管理水平、招标工程项目的特点，选择入围投标单位；对于材料设备供应商，应重点了解其生产工艺及原料来源等情况。2)各项招标采用邀请招标的方式，对于一、二类工程的采购项目等，至少有5家投标单位参与竞标，其余的工程不少于3家投标单位参与竞标