DB50T 818-2017 社会保险业务档案数字化技术规范

ICS01.140.20A14备案号：55818-2017DB50重庆市地方标准DB50/T818—2017社会保险业务档案数字化技术规范Specificationfordigitizationofarchivesofsocialinsurance2017-09-25发布2017-12-25实施重庆市质量技术监督局发布DB50/T818-2017I前言本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。本标准由重庆市社会保险局提出。本标准由重庆市人力资源和社会保障局归口。本标准起草单位：重庆市社会保险局。本标准主要起草人：李明亮、郑丽、鲁家义、张瑞琴、王小林、陈志学、赵甜甜、唐岱。DB50/T818—20171社会保险业务档案数字化技术规范1范围本标准规定了社会保险业务档案数字化的主要技术要求。本标准适用于对市各级社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中形成的纸质社会保险业务档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T31599-2015社会保险业务档案管理规范3定义和术语下列术语和定义适用于本文件。3.1数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。3.2纸质档案数字化digitizationofpaper-basedrecords采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3.3社会保险业务档案socialinsurancearchive社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。3.4分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi）表示。4原则4.1社会保险经办机构应将具有长期保存价值的社会保险业务档案进行数字化处理。DB50/T818—201724.2社会保险业务档案数字化的基本原则是使社会保险业务档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，满足社会对档案利用的需求。4.3社会保险业务档案数字化应符合国家和我市档案管理、档案数字化、数字化成果管理和应用的相关规定。4.4社会保险业务档案数字化应加强各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。4.5社会保险业务档案数字化各环节应进行详细的登记，并及时整理、汇总、装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。5基本环节5.1档案整理5.1.1目录数据准备按照GB/T31599-2015要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等。5.1.2拆除装订在不去除装订物情况下影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。5.1.3页面修整破损、折皱不平等无法直接进行扫描或影响扫描质量的档案，应先对页面进行专业处理后再扫描。5.1.4完善页码应在扫描之前对没有编页或编页不规范的档案重新进行编页，保证页号的清晰、工整、连续、不漏、不重复、不错。5.1.5档案整理登记制作并填写社会保险业务档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每件文件的起始页号和页数。5.1.6生成条码5.1.6.1档案整理完成后，为每件（卷）档案生成并打印条码。条码号由档案数字化软件自动生成。5.1.6.2条码标识方式可以用条码打印机打印条码粘贴在档案上，也可以用A4纸单独打印条码页。5.2档案扫描5.2.1扫描方式5.2.1.1大幅面档案宜采用大幅面扫描设备直接扫描或采用分幅扫描后进行图像拼接，或先进行微缩拍摄后再进行数字化转换。DB50/T818—201735.2.1.2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描或高拍仪拍摄的方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式。5.2.2扫描色彩模式一般采用彩色模式进行扫描。页面为黑白两色时，也可采用灰度扫描模式。5.2.3扫描分辨率扫描分辨率采用大于或等于300dpi。5.2.4存储格式扫描后的图像文件长期保存格式统一为JPEG或TIFF通用格式，JPEG压缩品质采用“中”级。5.3图像处理5.3.1扫描图像质量检查应对扫描处理后的图像是否清晰、完整进行检查。遗漏的应进行补扫并正确插入图像；不符合质量要求的图像，应重新进行处理或扫描。5.3.2纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。5.3.3去污对扫描过程中出现的影响图像质量的杂质（黑点、黑线、黑框、黑边等）应进行去污处理。处理过程中应遵循展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。5.3.4图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。5.3.5裁边处理如需对数字图像进行裁边处理，应在原页面距页边向外延至少2-3毫米处进行剪裁。5.3.6扫描登记和自检扫描人员应登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。5.4装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订或采用封装方式保管。装订或封装时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。5.5目录建库5.5.1数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。5.5.2档案著录按照GB/T31599-2015的要求对档案进行著录5.5.3目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录5.6数据挂接通过图像文件的文件名与档案目录数据库中联，实现档案目录数据库与图像文件的挂接5.7质量检查在数字化加工过程中，档案质检人员对数据挂接是否正确正确进行检查，发现问题应要求相关人员及时返工5.8数据验收5.8.1数据抽检5.8.1.1以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据总体质量。5.8.1.2验收时抽检的比率不得低于5.8.2验收指标5.8.2.1目录数据库与图像文件挂接错误误等质量问题时，抽检标记为“不合格5.8.2.2数字化转换质量抽检的合格率式中：D：抽检合格的文件数；N：抽检文件总数。5.9数据备份5.9.1在数字化加工过程中，管理人员应定期对数据库图像文件进行备份5.9.2经验收合格的完整数据应及时进行备份离线相结合的方式实现多套备份，并异地保存5.10数据管理应加强对纸质档案数字化成果的管理全、完整和长期可用。_________________________________DB50。的要求对档案进行著录，建立目录数据库。采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录是否完整发现不合格的数据应要求进行修改或重录。通过图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立对应的关系关实现档案目录数据库与图像文件的挂接。档案质检人员对数据挂接是否正确、图像质量是否符合要求和著录是否完整发现问题应要求相关人员及时返工。以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的验收时抽检的比率不得低于5%。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不合格”。数字化转换质量抽检的合格率≥98％时，认定验收“通过”。合格率＝％管理人员应定期对数据库图像文件进行备份。经验收合格的完整数据应及时进行备份，同时为保证数据安全，备份载体的选择应采用在线并异地保存。化成果的管理，制定相应的管理制度，对备份数据定期检查，_________________________________50/T818—20174核对著录是否完整、著建立对应的关系关图像质量是否符合要求和著录是否完整图像文件及数据挂接的、不清晰、有错备份载体的选择应采用在线、，确保数据的安