DB32∕T 1086-2008 江苏省高速公路建设项目档案管理

PICS01.140.20A14备案号：23565-2008江苏省地方标准DB32DB32/T1086—2008江苏省高速公路建设项目档案管理ManagementforArchivesofJiangsuProvincialExpresswayConstructionProjects2008-00-00发布2008-00-00实施江苏省质量技术监督局发布DB32/T1086-2008I目次前言„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„Ⅲ1范围„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„12规范性引用文件„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„13术语和定义„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„13.1高速公路建设项目档案„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„13.2高速公路建设项目文件材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„13.3案卷„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„13.4卷内目录„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„13.5卷内备考表„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„13.6档号„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„24总则„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25项目档案控制与管理„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25.1与项目建设同步进行„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25.2纳入项目建设管理„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25.3明确档案管理职责„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25.4建立健全档案管理网络„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25.5加强档案的安全保护工作„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„26项目文件的收集„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„26.1收集范围„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„36.2收集时间„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„36.3项目文件质量要求„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„37项目竣工图的编制„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„37.1项目竣工图的编制要求„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„37.2竣工图的更改方法及竣工图章的使用„„„„„„„„„„„„„„„„„„„38项目文件的整理与归档„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„48.1项目文件的归类„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„48.2项目文件的组卷„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„48.3案卷与卷内文件的排列„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„48.4案卷编目„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„58.5案卷装订„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„68.6软卷皮、卷盒、卷内表格规格及其制成材料的质量要求„„„„„„„„„„„„78.7特殊载体档案的整理„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„78.8项目文件的归档„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„78.9项目文件的归档审查„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„78.10项目档案信息化管理„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„89项目档案整理与移交„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„89.1项目档案的整理„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„89.2项目档案的移交„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„810项目档案登记„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„8DB32/T1086-2008II10.1项目档案登记责任„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„810.2项目档案登记方式和时间„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„810.3项目档案登记上报„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„811项目档案竣工验收„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„811.1项目档案专项验收时间和组织„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„811.2项目档案验收是高速公路建设项目竣工验收的组成部分„„„„„„„„„„„811.3项目档案专项验收方法„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„8附录A图例„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„9附录B江苏省高速公路建设项目档案分类编号„„„„„„„„„„„„„„„16附录C江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限„„„„„„„„„„18附录D竣工文件用表„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„81DB32/T1086-2008III前言为了规范高速公路建设项目档案管理，确保高速公路建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本标准。本标准依据《中华人民共和国档案法》、《建筑工程施工质量验收统一标准》、《照片档案管理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《公路工程质量检验评定标准（土建工程）》、《建设工程质量管理条例》、《公路工程竣（交）工验收办法》、《江苏省档案管理条例》结合我省高速公路建设实际制定的。本标准由江苏省高速公路建设指挥部、江苏省档案局提出。本标准由江苏省交通厅归口。本标准起草单位：江苏省高速公路建设指挥部、江苏省交通厅、江苏省档案局。本标准主要起草人：吴泗珍、李文胜、张凤霞、李芸、韩以谦、蔡宜军、孙明霞、王淑华、曹普军。本标准由江苏省档案局、江苏省交通厅、江苏省高速公路建设指挥部负责解释。DB32/T1086-20081江苏省高速公路建设项目档案管理1范围本标准规定了江苏省高速公路建设项目档案管理的术语和定义、总则、项目档案控制与管理、项目文件的收集、项目竣工图的编制、项目文件的整理与归档、项目档案的整理与移交、项目档案登记。本标准适用于江苏省境内高速公路建设项目的档案管理。其他等级的公路建设项目可执行。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T10609.3-1989技术制图复制图的折叠方法GB50300-2001建筑工程施工质量验收统一标准GB/T11821-2002照片档案管理规范GB/T11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范JTGF80.1-2004公路工程质量检验评定标准第一册土建工程中华人民共和国档案法国务院2000年279号令《建设工程质量管理条例》交通部2004年3号令《公路工程竣（交）工验收办法》《江苏省档案管理条例》（2003年4月21日江苏省第十届人民代表大会常务委员会第二次会议通过）3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1高速公路建设项目档案（以下简称项目档案）archivesforexpresswayconstructionprojects指在高速公路建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等形式与载体的文件。3.2高速公路建设项目文件材料（以下简称项目文件）recordsforexpresswayconstructionprojects指记录和反映高速公路建设活动的文字、图表、声像等形式与载体文件的总称。3.3案卷file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。3.4卷内目录innerfileitemlistDB32/T1086-20082登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。3.5卷内备考表filenote卷内文件状况的记录表。3.6档号archivalcode以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映案卷排列顺序的一组代码。4总则4.1应确保项目档案的完整、准确、系统、安全与有效利用。4.2建设、勘测、设计、施工、监理等单位应根据本标准的要求，完成各自职责范围或合同规定的项目文件形成、收集、整理、归档工作。项目建设单位负责组织、协调和指导勘测、设计、施工、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。4.3在签订项目勘测、设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面应提交相应项目文件以及对所提交文件的整理、归档责任。4.4项目文件的形成、收集、整理、归档和项目档案的移交应融入项目建设的全过程，与项目建设同步进行。4.5应在项目档案工作中积极运用计算机等现代技术，推进项目档案信息化建设。5项目档案控制与管理5.1与项目建设同步进行项目档案工作应与高速公路建设同步。在项目档案管理过程中，应明确工作责任、工作步骤。各实施阶段均应进行文件材料的收集、积累和整理工作；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目档案的收集、整理情况；进行单位、分部、分项工程质量等级评定和工程验收时，应同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。对不符合规定的应提出整改要求。5.2纳入项目建设管理项目建设单位、施工单位及监理单位应将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程目标管理，纳入建设管理及考核范围，纳入有关法人和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制。建设项目档案管理人员应参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱，参加各单项验收和工程项目总验收。5.3明确档案管理职责建设单位负责对建设项目档案工作进行监督、指导和协调；勘测、设计、施工、监理单位按合同要求，完成建设项目文件的收集和整理；监理单位还应对施工单位的项目档案工作进行检查。在缺陷责任期内，建设单位应督促设计、施工、监理和使用单位，对高速公路试运行情况进行总结和对设计、施工质量评定材料及时归档。对于未能按要求完成项目档案工作的，不予工程验收。5.4建立健全档案管理网络各参建单位应明确分管项目档案工作的领导，配备档案工作人员，应加强对档案人员的培训，并保持相对稳定。从开工到竣工，每个标段、每个工作程序都要明确档案管理责任部门和责任人，层层建立档案管理岗位责任制。5.5加强档案的安全保护工作在高速公路建设期的全过程，应配备必要的管理和保护设施设备，采取有效的防护措施，确保档案的安全，谨防丢失和损坏。DB32/T1086-200836项目文件的收集6.1收集范围6.1.1反映与项目有关的职能活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。6.1.2项目文件归档范围和保管期限应符合DA/T28、JTGF80.1、《公路工程竣（交）工验收办法》、GB50300的规定，按附录C实施。6.2收集时间各类文件应按项目建设进程及文件形成的先后顺序收集。6.3项目文件质量要求6.3.1项目文件应是原始件。6.3.2项目文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签署完备。不得用易褪色的书写材料(包括红墨水、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔、彩色水笔等)书写、绘制和签字。6.3.3计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。表格应铅印或用计算机激光打印，表内文字应是手写或计算机激光打印。纸张统一采用国际标准纸型。6.3.4签名应由本人亲自书写。特殊情况需要代签，代签人应持有应签字人的委托书，在签字处盖上应签字人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上盖章人的姓名，不允许