备用金管理办法

备用金管理办法为进一步规范我院备用金管理，加强备用金使用监管，确保备用金资金使用效益和安全，根据国家《现金管理暂行条例》规定，结合我院实际，制定本办法。第一章总则第一条本办法所称备用金为因工作需要，经院领导批准借给院工作单位（部门）经办人的款项。备用金按使用用途分为一般备用金、业务备用金；按管理形式分为定额备用金、非定额备用金。一般备用金是指备作差旅费、野外工作经常开支及零星采购、复印、装订等零星开支用途的款项；业务备用金是指经办业务已经或正在发生并已确认付款金额，尚未取得发票，根据工作需要以及院有关费用管理规定，需由财务科银行付（汇）款的业务款项，如订购款、保证金、大额租车费、大额劳务费以及达到应由银行付款结算金额的汽修费、图文制作费等。定额备用金是指院对经常使用备用金的部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等实际需要核定一个现金额度，并保有其核定额度用于周转的备用金。除定额备用金外的为非定额备用金。第二条本办法适用于院属各单位及承担我院项目在我院借支备用金的其他单位经办人员。第二章备用金申请及审批第三条备用金借款实行先申请后借款制度，根据备用金类别、金额不同实行不同的申请规定：（一）一般备用金借款申请一般备用金借款金额小于30,000元的，由经办人向单位（部门）负责人口头申请；一般备用金借款金额30,000元以上的，编制《备用金用款计划单》（见附件一）向单位（部门）负责人申请。一般备用金中需申请为定额备用金的还需填写《定额备用金核定申请单》（见附件二）申请。定额备用金原则上只核定给院管理部门和室内工作部门。（二）业务备用金借款申请业务备用金借款根据业务合同、订单、结算单、付款通知单等依据向单位（部门）负责人申请。第四条备用金借款实行四级审批制度。备用金借款须经单位（部门）负责人、财务部门、分管领导、院长依次审批后才能借款。经办人根据申请同意金额写借条，报单位（部门）负责人签字，报财务科审核，借款金额30,000元以上的还须报分管领导签字批准，最终报院长签字审批。备用金借款审批过程中，出现批准金额与申请金额不一致时，审核、审批人在借条上写出建议借款具体金额，建议金额原则上应小于申请金额，最终审批金额原则上应以最小建议金额数为准。第三章备用金经办人管理第五条备用金经办人为备用金借款人，包括一般经办人员和经管员。一般经办人员为因工作需要经批准以个人名义借备用金的经办人员。经管员为院生产单位安排专门借支、管理本单位备用金，并负责统一向院财务部门报账的人员。第六条生产单位经管员按以下规定进行管理：（一）院生产单位经管员确定应同时具备以下条件：1、由本部门职工推荐，本部门大部分职工认可；2、表现良好、责任心较强；3、为本院在职职工。（二）项目经管员指定后除工作调动及其他特殊情况外，一经指定不得随意变动，经管员指定或变动前应报财务科备案。（三）出现以下情形时生产单位必须更换经管员：1、接到有关对经管员备用金使用、管理问题举报并经核实确有问题的；2、接到反映经管员有赌博及其他不良嗜好行为的；3、经管员经手账目经常出现差错的；4、生产单位负责人未经本单位职工推荐认可擅自指定的。（四）生产单位经管员变动时，原经管员应将其借支备用金冲账并交回余款结清备用金。变动交接有未了事项的，应有交接清单，交接清单应有移交人、接收人、监交人签字。（五）生产单位经管员一般为兼职，在政策允许情况下，院可予发放一定兼职补贴。第七条备用金经办人的责任、权利。（一）备用金经办人承担以下责任：1、对备用金资金保管安全负责；2、对本人经手的备用金支出真实性、合法性负责；3、对他人经手的明知不真实、不合法的费用还予以支付甚至包庇的行为负责。（二）备用金经办人有以下权利：1、对不真实、不合法、不合规费用支出有权拒绝，并向院财务部门或监察审计部门报告；2、有权拒绝单位（部门）安排提取、携带、支付大量现金等违规操作，必要时可向院财务部门报告。第四章备用金资金管理第八条备用金借款金额较大的（一般超过10,000元），付款时由财务科将款项打到借款人指定银行卡上。第九条生产单位备用金实行“专款专存、专卡专用”管理。生产单位要以经管员名字专门开办一张银行卡，该单位所借备用金必须统一打入该银行卡。第十条生产单位备用金银行卡必须妥善管理，确保备用金卡上资金安全，避免信息泄露，造成资金损失。生产单位应实行银行卡与密码分人保管、银行卡短信通知等内部牵制监管措施。第十一条备用金资金使用必须按《现金管理暂行条例》规定进行管理，在《现金管理暂行条例》规定范围内使用，不得违规提取、携带大额现金。第十二条严禁将备用金银行卡借给他人使用，严禁将备用金银行卡转交他人保管。第五章备用金借款额度第十三条备用金借款额度分定额备用金、非定额备用金进行管理。（一）定额备用金额度管理定额备用金根据单位（部门）一个月资金周转量核定。经申请核定为定额备用金的，年内根据工作需要确保核定额度备用金用于日常周转，日常报账直接付款补足其所需周转资金。年终须将备用金余额全部交回财务。（二）非定额备用金按以下原则核定：1、业务备用金借款额度根据业务付款依据据实核定。2、属差旅费、零星采购、零星支出的备用金根据实际需要据实核定。3、生产单位备用金借款额度原则上按承担项目一个月日常生产支出所需资金量核定。一个单位同时承担两个以上项目的分项目核定。生产单位项目备用金实行单次借款额度控制，不同工作地区项目控制额度为：（1）省内项目原则上每次不超过80,000元。（2）省外内地项目原则上每次不超过120,000元。（3）省外青藏高原项目每次不超过150,000元。第六章备用金使用管理第十四条备用金使用除业务备用金按指定用途使用外，一般备用金必须严格按以下使用范围使用：（一）发放野外津贴及外聘人员工资；（二）支付专家咨询费、零星劳务报酬；（三）支付个人零星土地占用费、青苗补偿费；（四）差旅费支出；（五）结算小于起点金额零星支出；起点金额：贵阳市区：个人付款3,000元/人、单位付款3000元/笔；贵阳市以外地区及野外工作区：个人付款10,000元/人、单位付款5000元/笔。（六）其他确实需要支付现金的支出。因采购地点分散不固定、野外偏僻等特殊情况，达到结算起点金额以上需支付现金的，单位（部门）应填写《大额现金付款申请单》（见附件三）申请，《申请单》经分管领导、财务科签字同意后，报院长审批可予支付现金，报账时须附《大额现金付款申请单》。第十五条以下支出严禁使用备用金：（一）购置设备仪器等固定资产；（二）大宗物资采购；（三）大额租车费、劳务费、施工费等支出；（四）大额结算款项支出（如工程款、汽车修理费、制图打印装订费、化验测试费、委托业务费等）；（五）单位（部门）间内部借款及内部结算费用；（六）其他达到结算起点金额以上的支出。第七章备用金报账管理及再借款第十六条备用金借款支出后，除定额备用金外，非定额备用金应在规定时间内及时冲账。（一）业务备用金付款后经办人应及时催促收款单位开具票据，在60日内冲账。（二）出差备用金借款人应在出差返院后30日内冲账。（三）生产单位备用金借款后应在下次借款前及时将已支出备用金冲账。（四）经营项目备用金支出后平时应及时冲账、及时列支成本费用，每个季度季末已使用备用金必须冲账，确保按季上报的税务报表经营利润客观合理，避免因报账不及时造成税务报表利润虚增导致多报多交企业所得税情况。因报账不及时导致经营项目多报多交税的，多报损失由项目单位自行承担，同时财务部门将责成项目单位对相关责任人进行相应经济惩罚。第十七条财务科凭借条支付备用金，借条作为财务部门备用金借款记账依据不再退还借款人，借款人（或经手人）凭支出票据报账冲备用金时，财务科经办会计应向借款人（或经手人）出具票据冲账收据。借款人（或经手人）冲账后交回余款或借款未用退回备用金时，财务科经办会计应向借款人（或经手人）出具现金（或现金存款）冲账收据。备用金借款人（或经手人）冲账后，应及时向经办会计索要冲账收据，冲账收据为备用金已冲账或已结清依据，经办人需查询或核对备用金时应持冲账收据到财务科进行查询、核对。第十八条为加强生产单位备用金自身管理,确保生产备用金及时报账，生产单位应统筹安排好生产工作和备用金管理工作，保证经管员整理票据、填制报销凭证及报账等时间，确保及时报账。第十九条备用金再借款实行“前账不冲、后款不借”管理原则。（一）业务备用金不及时冲账的原则上暂停该单位（部门）业务备用金借款。（二）出差备用金不及时冲账的原则上暂停该借款人下次差旅费备用金借款。（三）生产单位备用金再借款按以下规定进行管理：1、省内项目备用金再借款实行使用额度管理。使用额度为根据项目规模核定给项目累计借支或结余备用金的最高限额。超过使用额度的，应将已支出备用金冲账后在使用额度内借款。省内项目备用金使用额度按以下规定核定：（1）项目年度经费超过100万元（不含委托业务费）的160,000元。（2）项目年度经费50-100万元（不含委托业务费）的60,000元。（3）项目年度经费50万元以内（不含委托业务费）的30,000元。2、省外项目备用金再借款按以下规定管理：（1）项目野外工作期间返院的省外项目，项目野外工作持续期间备用金再借款根据用款计划结合实际需要核定再借款。期间返院后应及时将已支出备用金进行冲账，冲账后再借款按补足该项目一个月日常生产支出所需资金量核定，冲账后备用金实际结存额超过月所需资金量的暂时不予借款。（2）项目野外工作期间不返院的省外项目（如承担青藏高原项目单位），其野外工作期间备用金再借款根据用款计划结合实际需要核定，野外工作结束收队返院后，须在30日之内冲账并交回结余备用金，未在规定时间内冲账的原则上暂停该单位备用金再借款。结余备用金交回后确因工作需要可重新申请借款。3、因生产单位临时突击任务等特殊情况难以及时冲账或短期内确因工作需要急需借款的，经分管领导签字同意、院长审批后可予借款。第八章备用金余额管理第二十条备用金余额不足以支付经办支出时，金额较小（不超过3000元）的，经办单位（人）可以垫支办理，垫支办理后应及时冲账，多冲部分的垫支款财务科直接支付经办人。金额较大（超过3000元）的，经办单位（人）应及时补借备用金后再办理支出。严禁擅自大额垫支报账，使备用金冲账出现大额赤字，备用金冲账出现大额赤字的，财务对赤字金额不予认可。第二十一条年内备用金借款拟办工作结束后应在规定时间内及时冲账并将备用金余额交回财务结清。第二十二条年终单位（部门）及个人备用金余额应于当年12月31日前全部交回财务部门，生产单位备用金余额全部交回财务部门后备用金卡余额应为零。备用金交回后，确因工作需要需使用备用金的，根据实际需要重新申请备用金借款。第二十三条不按时将备用金余款交财务部门的，院有关部门将责令限期交回；对故意拖欠限期不交的院将根据有关规定按挪用公款处理；涉及犯罪的，移送司法机关处理。第九章监督检查第二十四条备用金监管部门主要有财务部门、审计部门、备用金使用单位，履行相应职责如下：（一）财务部门财务科为备用金核算管理职能部门，对备用金借款、使用及报销的合规性、合理性及手续完备性负责。（二）审计部门审计部门为备用金使用的监管部门，负责对院备用金管理及使用情况进行检查，对大额业务备用金付款情况进行核实性抽查。（三）使用单位备用金使用单位为备用金使用责任单位，对本单位（部门）备用金使用支出的真实性、合法性负责。第二十五条备用金使用监管采取日常检查与重点抽查相结合。财务科有权对院属单位备用金的管理和使用情况进行检查；院审计部门不定期对院备用金借款申请、审批、报销、结存等情况进行检查，对金额较大业务备用金借款支付情况采取电话核实、实地核实等方式进行抽查，对院属单位备用金余额账实相符情况进行抽查。第二十六条出现超范围使用备用金行为，金额较小的院财务部门责令责任单位（人）立即改正；金额较大的院将组织财务、审计等有关部门进行调查核实，根据调查情况作出相应处理；涉及违纪、违法的按有关规定对责任人进行严肃处理。第二十七条单位（部门）或个人有下列行为之一的，由院审计部门责令限期改正，追回损失；院