项目管理工具介绍

1暨項目管理軟件介紹演示项目智能PROJECTINTELLIGENCE2002年11月2摘要1.工程项目管理的难点2.項目智能的目标3.建立项目智能的基本条件4.项目智能的总体结构5.项目智能的核心软件6.项目智能的实施31.工程项目管理的难点4工程项目管理的难点1.沟通由于工程管理涉及的单位和部门众多，传统的方法如开会、发文等方式，信息传递的效率很低，应该说大部份的问题，首先出在沟通方面。2.数据工程项目的有关进度、投资、质量、合同等数据，量大而且不停地在变化，项目管理人员往往感觉难于把握，能够随时掌握动态的数据并进行汇总，更显得十分困难。3.文檔工程的图纸、文件、资料等文檔，量大而且一般以纸面的形式保存，查找和保存起来非常困难。往往随着工程的进展，很多宝贵的资料就不知丢到了那里，后人要做大量的重复工作，资源的浪费十分严重。ABPaper-basedProjectManagement63.项目智能的目標7什么是项目智能?数据是未经加工和修饰的原料。信息是经过提炼、加工和集成的数据，含有一定量商务信息和意义。智能是把信息提高到一个更高的层次，数据和信息是无生命的东西，而智能是有机的。项目智能就是让工程项目经理能完整看到项目的各个环节，反应更精明快捷，能够更快地做出好的决策，务求能做到成本受控制和风险减至最低，准时和按质量标准完成项目。8项目智能目標1.为项目各参与单位提供完整、准确的信息，为预测未来和正确决策提供依据，还能实现数据共享、综合应用，提高管理水平，优化信息结构，实现项目管理现代化。2.是一个功能完善、性能优良、活用性强的计算机网络管理系统，它必须具有数据处理、预测、计划、控制及辅助决策等功能。3.能够为项目管理人员进行建设项目的进度控制、质量控制、成本控制、合同管理、现场管理、安全控制、人力/机械/材料管理、组织协调、竣工验收等等提供可靠的信息支持。94.建立项目智能的基本条件10建立项目智能的基本条件1.具有一定的科学管理基础只有在合理的管理体制、完善的规章制度、稳定的生产秩序、科学的管理方法和规程，以及完整、准确的原始数据的基础上，才能建成有效的信息系统。必须逐步实现管理工作的程序化，日常业务的标准化，报表文件的统一化，数据资料的完整化和代码化。2.要有使用网络的设施无论那一类工程，那一行专业，项目智能的运用和实施，都离不开网络。利用网络的手段可分两大类型：第一类手段是通过内联网(Intranet)，第二类手段是通过外联网(Extranet)。11建立项目智能的基本条件3.领导要重视，项目管理人员积级性要高只有领导的真正重视和参加，才能保证系统建立工作的顺利进行。领导的参加还有利于对系统实施的监督和审查，能够及时发现系统设计中不能满足要求，甚至与组织系统目标相抵的地方。项目管理人员的积极性也非常重要。因为，在系统实施阶段需要他们积极配合，介绍管理项目，提供有关数据。而在系统建成以后，他们又是系统的主要操作者和使用者。他们的业务水平，工作习惯以及对系统实施的积极性，将直接影响建立项目管理信息系统的使用效果和生命力。12注意三：高层人士不投入13145.项目智能的总体结构示意图硬件网络电信电邮信息化基础结构设施桌面帮助桌支绶业务标准移动内联网//外联网/互联网访问财务报表流动资金管理固定资金管理应付账总账企业资源管理(ERP)中枢估算采购应收账人力资源及发薪健康、安全和环境管理项目管理(进度、成本、质量)变更管理CAD/施工标准计算机辅助设计项目控制分包商管理供货商管理租赁商管理合同管理协同式作业财务分析报表项目包分析项目智能供货商网络重要的策略项目智能系统总体结构示意图提高战略性的优势提高市场的竞争力提高操作及营运的效率采购预算投标16建立网络结构1.内联网(Intranet)内联网以简单的互联网技术为基础，将企业内部分散的员工组织起来使组织成为一个完整的实体和团队。它是在软硬件技术集合的同时，将企业原有的信息系统进行一体化的最简单、最有效、也是成本最底的一种手段。员工通过使用内联网，可以在同一个窗口或同一个浏览器内访问所有的信息、应用、数据、知识、过程等，而不需要转换格式或修改程序。它是搭建项目管理信息系统的最简单、最有效的手段。17建立网络结构2.外联网(Extranet)外联网可以用这样一个公式来表示：外联网=内联网+企业外部扩展。外联网是内联网的扩展，就是因为外联网不仪局限于一个企业内部，而是把相互合作的企业网络连在了一起。在外联网内部，各企业可以自由地加入到中去，方便地查询其它企业与本企业相关的数据。同时，外联网又隔绝了外部的非法访问，从而保护了Extranet内部各企业数据的安全性。有了外联网,就可以大大提升企业之间在项目管理上的协同工作，例如发展商、承建商、咨询工程师、供货商、分包商等等之间信息的交流和共享，减低信息发布和处理成本，提高协作效率。NoWeb-basedProjectCollaborationLandOwner/DeveloperArchitect/ConsultantsProjectManagerQuantitySurveyorSiteOfficeSub-contractorsMainContractorProjectExtranetContractorsClient/OwnerQuantitySurveyorNamedSub-contractorsArchitectEngineers216.项目智能的核心軟件22项目智能的核心軟件项目智能系统的核心就是项目过程控制。要正确把握系统的总体建立，必须按照先实施核心软件的前提下逐渐补充完善软件，并与企业其它相关软件整合起来，实现数据共享和避免重复输入工作。23项目智能系统的核心軟件要求项目智能核心软件的选择必须具备以下条件:功能全面且实用(详见附录二之功能矩阵表)功能扩展性大(除提供预设的系统功能外，还具有强大的用户可以扩展的功能，以满足不同项目的特殊需要。)优良软件供货商(必须具有长时间针对建设行业的项目管理软件开发历史，并且在国际上有良好信誉的公认的项目管理解决方案供货商。)众多成功案例(在国际上有大量满意客户，来自各领域，包括业主、发展商、政府部门、总承包、工程顾问、分包商等等。当中大部份客户能真正将软件主要功能用起来。)经深入研究和详细比较，美国MPS公司的Prolog软件系列最能附合上述要求。247.项目智能的实施概要25实施概要1.分期实施以减低系统建设风险。2.先从较容易的功能入手和尽快使部份功能全面运用。3.首先专注于文档管理过程，因为能较快体现出主要的好处。4.尽量采用应用软件的标准功能，从而减低客户化所需的费用，亦可简化将来软件维护和升级所需的工作量。5.必须适当地选出一些资深用户作为代表，负责学习和掌握熟练的软件操作。这些代表在参与实施过程中担当十分重要的角色，因为他们将确保这系统能满足客户的需要。这亦是知识转移，由专家顾问传到客户的最佳方法。26实施概要6.用户的掌舵人需拥有权力和能力，对系统实施作出及时的决定。7.为减轻对实施进度的影响，掌舵人和资深用户代表需腾出时间参与不同的会议或工作坊。同样概念，未能出席会议的用户必需接受其它与会成员的决定。8.范围管理是各参与者的必然责任，解决问题也应常常被放在优先地位。27增值服务建基于美国项目管理学会(PMI)的项目管理知识体系PMBOK,ProjectAIMS已发展了一套独特的顾问模式，使我们能够很成功地实施网络工程项目信息管理系统。我们深信一套完整的实施计划，实施过程中频密而公开的沟通，和写下来的详细步骤都是成功实施项目管理软件必不可少的原素。当然还有很多因素会影响你实施项目管理信息系统所能获得的成果。ProjectAIMS的复合型专业顾问既懂计算机知识又熟悉建设项目管理，必能运用下列证实成功的五个步骤，协助你实现这些成果。28第一阶段：尽职调查ProjectAIMS认为成功实施建设项目智能系统的第一步是尽职调查，透过这前期工作，尽职调查是要了解你的业务目标和需要，从而确保我们采取的实施模式和提供的项目信息管理系统是最切合你目标和需要。我们深知我们的成功是取决于你的成功。因此，我们会小心选择客户。通过尽职调查，我们会衡量这合约能否取得双赢的结果。这种双赢的承诺对发展长期关系和提升你的业务是相当重要。29第二阶段：制定实施计划要成功，所有建设项目管理信息化，必需先行在纸上执行。我们会与你共同设计出详细的实施计划，作为整个团队将来实现业务目标和需要时所要专主的蓝图。计划书清楚列出实施过程的工作分解结构(WBS)，并附上估计所需时段。通过运用活动清单，日历和横道图(GanttCharts)，资源能够得到最佳安排和管理。实施计划会列明客户软件应用模块，所需进行的测试，并行发生的程序/活动，及你的用户培训计划。只有运用实施计划编制才能实现成功的项目管理，我们的项目经理联同顾问和你的队员将监控整个执行过程。30第三阶段：环境准备三层结构C/S网络系统可带来以往只有主机系统才能做到的力量和功能。更大的功能也代表了软件和硬件间更大程度的互动配合，造就今天的信息科技。应用软件流畅地运作只是计算器信息系统管理得法的表面象征。C/S应用软件不单与网络框架产生密切和互动的关系，也同时和数据库服务器及其它安装了的程序有关联。这些高层次的互动关联增加了在开始实施前充份明白计算器环境配置的重要性。最好的方法是先对现行你的硬件，软件和操作系统等作彻底的检阅，并将结果记录下来。在执行项目前，先将不足之处填补或矫正。这样便可将实施过程中和之后的问题尽量减少。31第四阶段：实施和培训实施阶段是由启动会议开始，在启动会议中，实施小组会检讨和同意实施计划方案和讨论其它重要事情。在实施过程当中，项目经理会发布正式的进度报告给有需要知会的人。若果项目范围有更改会发出变更通知书和记录同意变更条目。模块计划编制确立与每一组件实施策略，例如文件子目录编排，预算代码分解，有那些报表需每月输出作审核，和那些步骤必需先完成才可关闭等。ProjectAIMS顾问相信很多在模块计划和实施时所作的重要决定需要以文件记录下来。可因应你的需要提供详细的客户化用户手册，包括遂步的指示怎样将资料输入系统。这些用户手册再加上培训练习将在进行培训时应用。在扫尾会议中将检讨实施过程和确保所有重要的步骤已迎合你的需要。32第五阶段：持续的支持我们关注你长期和持续的成功。项目实施阶段时，我们会尽力了解有关你的业务流程和特质。这些知识对你整个项目智能系统的发展十分关键。为了保证你的系统与时并进，我们会推行每年一次的系统检阅。这检阅会细查系统的运用和建议你怎样可以透过新增或原有未使用的功能去改善操作过程。此外，对每位新客户，我们都会提出一个主动接触跟进计划，即我们的高级顾问被委派在预定时段接触客户。我们发现这方法可以非常有效地担保客户继续对项目智能系统的满意。典型实施计划横道图典型实施计划横道图(续)35项目主管客户程序员技术员网络管理员项目掌舵组功能组技术组项目管理ProjectAIMS项目经理客户项目经理客户系统管理员ProjectAIMS帮助桌支持顾问联机服务主任维护保养组客户用户群其它人数据中心租赁商网络服务供货商硬件供货商软件供货商建议项目实施的组织结构ProjectAIMS专业管问特别主题专家ProjectAIMS数据库工程师技术顾问系统工程师网络工程师客户功能分析者用户代表36附录AProjectAIMS公司简介(共2页)37附录B案例介绍(共8页)38附录C功能矩阵表(共10页)39附录D企业需求分析(共11页)40附录EProlog与质量管理ISO9000(共10页)